De 7 mest användbara Excel-formlerna för lagerhantering

Om du startar ditt eget detaljhandelsföretag måste du ha ett sätt att spåra ditt lager. Numera kommer bara penna och papper inte att klippa det längre. Fullfjädrad programvara för lagerhantering kan dock vara dyr.

Men visste du att du kunde göra din egen med Excel?

Här är sju formler som hjälper dig att skapa ditt kalkylark för lagerhantering. Hantera ditt företag bättre utan att spendera extra på speciella appar.

1. BELOPP

Om det finns en formel du kommer att använda under hela ditt liv, så skulle SUM vara det. Med den här funktionen kan du lägga till värden utan att välja varje cell individuellt.

Du kan spara tid genom att använda det här kommandot och sedan välja det cellområde du vill lägga till.

Formel: = SUMMA (nummer1, [nummer2], ...)

• NUMMER ETT: Detta är det första värdet för att lägga till. Det kan vara vilket nummer som helst, en cell eller till och med en uppsättning celler (kallas ett intervall).
• NUMMER2-255 (valfritt): Dessa är följande värden som funktionen kommer att lägga till. Återigen kan det vara valfritt tal, cell eller intervall. Du kan placera så många som 255 värden här.
  instagram viewer

2. SUMIF

Denna formel lägger till ett lager av komplexitet i sumfunktionen. Du kan använda kommandot SUMIF om du vill filtrera bort cellerna du vill lägga till.

Om du till exempel bara vill hitta summan av sålda lager från en specifik leverantör kan du använda SUMIF. Om du går längre för att begränsa filtret till en viss produkt kan du använda SUMIFS.

Du kan till exempel använda den här funktionen om du vill filtrera både leverantör och produkttyp. I grund och botten ger SUMIFS dig möjligheten att använda två eller flera variabler för att filtrera dina värden.

Formel: = SUMIF (intervall, kriterier, [sum_range])

• RÄCKVIDD: Det här är cellerna som Excel kommer att inspektera för att veta om det kommer att lägga till motsvarande värden.
• KRITERIER: Detta är värdet eller formeln som Excel jämför med cellerna under RANGE.
• SUM_RANGE (valfritt): Dessa är cellerna som kommer att läggas till. Om de lämnas tomma används cellerna under RANGE istället.

I bilden nedan ser du att endast det belopp som ska betalas till Abacus Technologies läggs till.

3. SUMMER

Formel: = SUMIFS (sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria20, ...)

• SUM_RANGE: Dessa är cellerna som ska läggas till.
• CRITERIA_RANGE1: Det här är cellerna som Excel testar. Om värdena här är sanna baserat på CRITERIA1 läggs motsvarande SUM_RANGE-celler till.
• KRITERIER1: Det här definierar CRITERIA_RANGE1. Detta kan vara ett tal, funktion eller något annat värde.
• CRITERIA_RANGE2, KRITERIER2,... (valfritt): Dessa är ytterligare cellintervall och kriterier för att filtrera dina SUMIFS ytterligare. Du kan ha upp till 127 extra intervall / kriteriepar.

I exemplet nedan läggs bara de belopp som ska betalas till Jupiter Brand under Abacus Technologies-tillverkaren.

Om du tycker att dessa formler blir lite komplicerade, här är några tips som hjälper dig att lära dig Excel snabbt.

4. SLÅ UPP

Denna funktion har två alternativ: VECTOR och ARRAY. Alternativet Vector är bäst för att leta upp data i specifika kolumner.

Alternativet Array söker tvärtom efter värden i flera rader och kolumner. Det har sedan dess ersatts av VLOOKUP och HLOOKUP men förblir för kompatibilitet med äldre kalkylark.

Formel: = LOOKUP (lookup_value, lookup_vector, [result_vector])

• LOOKUP_VALUE: Detta är det värde som Excel hittar i din LOOKUP_VECTOR.
• LOOKUP_VECTOR: Detta är intervallet där Excel hittar din LOOKUP_VALUE. Detta får bara vara en enstaka rad eller kolumn, och värdena nedan ska vara i stigande ordning.
• RESULTAT_VECTOR (valfritt): Detta är intervallet där Excel hittar motsvarande värde att returnera. Detta är baserat på resultaten från LOOKUP_VECTOR.

I exemplet nedan vet användaren artikelnamnet men känner inte till SKU-koden. För att få SKU-koden använde de LOOKUP-formeln.

5. VLOOKUP

VLOOKUP-funktionen är till hjälp för data ordnade i kolumner. Excel letar efter det värde du tilldelar i den första kolumnen i det valda intervallet. Det räknas sedan över kolumner baserat på antalet du ger och returnerar ett motsvarande värde.

Formel: = VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

• LOOKUP_VALUE: Detta är det värde som Excel kommer att leta efter i den första kolumnen i din tabell.
• TABLE_ARRAY: Detta är det cellområde där funktionen fungerar. Excel kommer att använda LOOKUP_VALUE och hitta den i den första kolumnen i TABLE_ARRAY. Det räknar sedan antalet celler baserat på följande variabel för att returnera ett resultat.
• COL_INDEX_NUMBER: Detta är antalet kolumner som Excel räknar för att returnera ett resultat.
• RANGE_LOOKUP (valfritt): Detta kan endast vara SANT eller FALSKT. Om du skriver SANT returnerar den ungefärliga matchningar (och din första kolumn ska vara i stigande ordning). Om du väljer FALSE returnerar den bara exakta matchningar.

I exemplet nedan sökte användaren efter priset för en specifik SKU. Eftersom priset ligger under 5: e kolumnen, är värdet under COL_INDEX_NUMBER är satt till 5.

6. SLUTSÖKNING

HLOOKUP-funktionen är nästan densamma som VLOOKUP, förutom att dina data här ska ordnas efter rad.

Formel: = SÖKNING (lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

• LOOKUP_VALUE: Detta är det värde som Excel kommer att leta efter i den första raden i din tabell.
• TABLE_ARRAY: Detta är det cellområde där funktionen fungerar. Excel kommer att använda LOOKUP_VALUE och hitta den i den första kolumnen i TABLE_ARRAY. Det räknar sedan antalet celler baserat på följande variabel för att returnera ett resultat.
• ROW_INDEX_NUMBER: Detta är antalet rader som Excel räknar för att returnera ett resultat.
• RANGE_LOOKUP (valfritt): Detta kan endast vara SANT eller FALSKT. Om du skriver SANT returnerar den ungefärliga matchningar (och din första kolumn ska vara i stigande ordning). Om du väljer FALSE returnerar den bara exakta matchningar.

Som visas nedan används HLOOKUP-formeln för att få det tillgängliga beståndet av en SKU. Eftersom radnumret för tillgängligt lager är 9, kommer ROW_INDEX_NUMBER läser 9.

7. XLOOKUP

XLOOKUP-funktionen är utvecklingen av formlerna VLOOKUP och HLOOKUP. Det låter dig returnera flera resultat, och du kan använda det för att söka efter både kolumn eller rad. Detta fungerar dock bara med Microsoft 365-versioner av Excel.

Formel: = XLOOKUP (lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode])

• LOOKUP_VALUE: Liksom formlerna ovan hänvisar detta till det värde som Excel hittar.
• LOOKUP_ARRAY: Detta är det cellområde som Excel kommer att kamma igenom för att hitta LOOKUP_VALUE du tilldelar. Detta kan placeras var som helst i din tabell men måste bara vara en enda rad eller kolumn. Annars returnerar din formel ett fel.
• RETURN_ARRAY: Detta är resultaten som Excel visar när den hittar LOOKUP_VALUE i din LOOKUP_ARRAY. Detta måste återspegla formen på din LOOKUP_ARRAY. Till exempel, om LOOKUP_ARRAY är en kolumn, bör RETURN_ARRAY också vara en kolumn. Men om du väljer flera rader eller kolumner returnerar RETURN_ARRAY många resultat.
• IF_NOT_FOUND (valfritt): Formeln visar texten du skriver här om den inte kan hitta det värde du söker. Om det lämnas tomt kommer detta att vara # N / A.
• MATCH_MODE (valfritt): Kan bara vara -1, 0, 1 eller 2. -1, 0 och 1 returnerar en exakt matchning. Om ingen hittas kommer -1 att visa nästa mindre värde, 0 returnerar # N / A och 1 kommer att visa nästa större värde. Om det lämnas tomt kommer detta att vara 0.
• SEARCH_MODE (valfritt): Kan bara vara 1, -1, 2 eller -2. 1 startar sökningen från det första objektet i din LOOKUP_ARRAY, medan -1 börjar från det sista. 2 utför en binär sökning som kräver att din LOOKUP_ARRAY ska vara i stigande ordning. -2 gör detsamma, men din lista måste vara i fallande ordning. Både 1 och -1 är bra för korta listor, men om du har mycket data som du kan sortera, överväg att använda 2 eller -2.

I följande exempel kan du se hur du kan hämta den fullständiga informationen för ett enskilt objekt genom att helt enkelt skriva in artikelnamnet. Du är inte heller begränsad till att välja den första kolumnen eller raden i din tabell - du kan välja vilken datauppsättning du vill titta igenom.

Det finns mycket mer att Excel än vad du kan förvänta dig

Det här är några av de formler du kan använda för att hjälpa dig att hantera ditt lager. Om du vill använda Excel i andra aspekter av ditt liv kan dessa formler hjälpa dig lösa verkliga problem.

Att veta hur man använder dessa funktioner och lite formatering kan få ditt lagerhanteringssystem att gå långt.

3 galna Microsoft Excel-formler som är extremt användbara

Dessa Microsoft Excel-formler kan öka produktiviteten i kalkylarket och göra saker lite roligare.

Läs Nästa

Om författaren

Expandera för att läsa hela berättelsen