Hur man gör en kassaflödesanalys i Microsoft Excel

Du behöver inte använda en viss app eller ens anställa en bokhållare för att skapa ekonomiska dokument. Allt du behöver är Microsoft Excel och lite kunskap.

De flesta finansiella rapporter består av kassaflödesanalysen, resultaträkningen och en balansräkning. Men för nu, låt oss fokusera på det första dokumentet.

Så här är en guide om hur du gör ditt kassaflödesanalys i Excel.

Vad är ett kassaflödesanalys?

Ett kassaflödesanalys är ett finansiellt dokument som visar förflyttningen av likvida medel i ditt företag. Du kunde se var alla pengar i ditt företag kom ifrån och var du spenderar dem.

Detta dokument kan berätta hur du hanterar din verksamhet. Har du tillräckligt med pengar för att driva ditt företag? Kan du betala av dina kommande skyldigheter?

Du kan exakt berätta de kontanter du har tillgängliga under en viss period med detta.

1. Välj en period att täcka

Kassaflödesanalyser är vanligtvis uppdelade i månadsperioder. På det sättet kan du se hur mycket du tjänat och spenderat.

De flesta företag börjar sitt räkenskapsår vid grundandet. Men du kan välja att börja i andra månader (som i januari) om det är bekvämare för dig.

2. Förbered dina data

Innan du skapar ett kassaflödesanalys bör du ha dina uppgifter till hands. Detta gör att du kan få exakta resultat. Så om du har en dagbok, håll den inom räckhåll.

Om du inte har en dagbok är en lista över alla dina utgifter och intäkter en bra utgångspunkt. Så länge du skriver ner datum, betalningsmottagare, betalare, detaljer och belopp för varje kontantrörelse kan du göra ett kassaflödesanalys.

3. Sortera dina data

När du har alla dina transaktioner är det dags att dela upp dem i tre kategorier: operationer, investeringar och finansiering.

Verksamheten avser kontanter som gjorts och spenderats för dagliga aktiviteter. Dessa inkluderar pengar som görs genom att sälja produkter och tjänster. Kontanter som betalas på allmänna kostnader, löner och lager faller också under denna kategori.

Investering täcker kostnader på långfristiga tillgångar som fastigheter och utrustning. Eventuella kontanter från försäljning av dessa tillgångar beaktas också här.

Finansieringen kommer från investerare (inklusive ägarna) och från lån. I detta avsnitt diskuterar vi också utdelning och återbetalning av lån.

4. Skapa din Excel-fil

För att börja göra din kassaflödesanalys, öppna Excel och skapa en ny fil.

Skriv ner din översta rad [Företagsnamn] Kassaflödesanalys. Detta låter dig enkelt identifiera filen när den öppnas.

Lämna en rad tom för formatering och skriv sedan Periodens början och Period slutar i de kommande två raderna. Gör detta för att veta vilken period du exakt täcker.

Återigen, lämna en rad tom och skriv sedan Kontant början och Kontant slut. Dessa rader visar återspegla vad du har i början och slutet av perioden.

Relaterad: Lär dig hur du automatiserar Excel och förbättrar dina ekonomiska färdigheter

5. Bestäm dina underkategorier

De tre huvudkategorierna förblir i allmänhet desamma mellan företag. Underkategorierna varierar dock vilt. De beror på din typ av verksamhet och verksamhet.

För att komma igång är här några utmärkta exempel per kategori.

1. Operationer

• Under kontantflöde
  • Försäljning
• Under kassaflödet
  • Lager
  • Löner
  • Driftskostnader: dessa inkluderar allmänna kostnader som hyra, telekom, el.
  • Ränta: detta är det räntebelopp du betalar för lån du har gjort.
  • Skatter

2. Investeringar

• Under kontantflöde
  • Tillgångar sålda
  • Återbetalade lån: det här är betalningar till lån som du har gett till personer eller institutioner.
• Under kassaflödet
  • Tillgångar köpt
  • Utgivna lån: det här är det belopp du har lånat ut till personer eller institutioner.

3. Finansiering

• Under kontantflöde
  • Låna: det här är pengar du får från utlåningsinstitut.
  • Aktieemission: detta är investeringar gjorda av ägarna och andra tredje parter.
• Under kassaflödet
  • Återbetalning av lån: det här är det belopp du spenderar för att betala tillbaka huvudstaden på dina lån.
  • Utdelning: detta är kontanterna som spenderas vid vinstdelning med investerare och ägare (inklusive dig själv).

Det här är de vanliga underkategorierna, men lägg gärna till mer som du tycker passar. Bara en påminnelse: varje kategori måste relatera till faktiska utgifter och mottagna kontanter.

Lägg till en tom rad i slutet av varje kategorilista och skriv sedan Nettokassaflöde - [Kategori]. Det här är delsumman som visar hur mycket pengar du har gjort (eller spenderat) för varje avsnitt.

Slutligen, efter att ha listat alla kategorier, underkategorier och delsummor, längst ner, skriv Nettokassaflöde. Detta visar det totala inflödet (eller utflödet) av pengar du hade för perioden.

Glöm inte att lägga till en tom rad mellan kategorier (efter delsumman) och ett indrag för varje underkategori. Du hittar Indrag knappen under Inriktning avsnittet i Hemband. Detta möjliggör renare formatering och gör det lättare att se och analysera.

Ändra också storlek på den första kolumnen för att undvika att innehållet sprids över till nästa kolumner. Dubbelklicka på linje mellan kolumnerna A och B. att göra detta automatiskt.

6. Förbered dina formler

Formler för kassaflödesanalys är ganska enkla. Allt du behöver är att använda sum kommando för att delsumma varje kategori.

1. Välj först nettokassaflödet - [Kategori] under motsvarande period och kategorisubtotal.
2. Skriv sedan = summa ( och välj alla celler för varje avsnitt. Glöm inte att hålla i Skift-tangenten så att du kan välja flera celler.
3. När du är klar trycker du på Enter-tangent, och du bör se delsumman för den kategorin.

4. Upprepa proceduren ovan för att få nettokassaflödet.

5. Typ = summa (och välj sedan varje motsvarande delsumma.

6. Håll den här gången ctrl nyckel- för att välja flera celler som inte finns bredvid varandra.

7. När du är klar trycker du på Enter-tangent igen, och du har ditt totala kassaflöde för den valda perioden.

För att få dina kontanter slut:

1. Gå till motsvarande cell och skriv = summa (
2. Medan du håller ner ctrl-tangenten, klicka på cellerna med nettokassaflöde och kontantstartvärden för motsvarande period.
3. tryck på Enter-tangent, och du får det belopp du borde ha i slutet av din valda period.

7. Ställa in flera månader

Om du vill jämföra ditt kassaflöde över flera månader måste du ställa in denna formel först. Under början av kontanter för nästa månad, skriv "="klicka sedan på motsvarande cell för avslutande kontanter för den senaste månaden. Detta kopierar automatiskt slutkassan för föregående månad till början av nästa månad.

När det gäller resten av formlerna behöver du bara kopiera dem under resten av månaderna du vill täcka.

1. Håll flytta nyckel- för att välja alla celler från Cash Ending hela vägen till Nettokassaflöde.
2. När du är klar skriver du ctrl + c för att kopiera dem.
3. Klicka sedan på motsvarande cell för Cash Ending för följande månad och skriv ctrl + v.
4. Excel justerar automatiskt dessa formler för att återspegla rätt motsvarande kolumn.

Notera: se till att det inte finns några andra värden i cellerna du valt förutom formlerna.

8. Formatera dina rader och siffror

Formatera dina poster så att negativa siffror visas röda. Detta gör att du kan analysera ditt uttalande mycket lättare.

1. För att göra det, välj alla numeriska poster och klicka sedan på rullgardinsmenyn i siffra sektion.
2. Du hittar dem på Hemband.

3. Klick Fler nummerformat ... Ett nytt fönster heter Formatera celler kommer öppna.

4. Under siffra fliken, gå till Kategori menyn och välj sedan Valuta.

5. Välj det rätta Symbol i rullgardinsmenyn.

6. Sedan, under Negativa siffror: underfönster väljer du - $ 1234,10 med en röd teckensnittsfärg alternativ.

Detta bör låta dig se dina kostnader i rött, vilket gör det lättare att skilja inflöde från utflödet.

Du kan också välja varje kategori och delsumma rad och fylla dem med olika färger. Detta gör det lättare att snabbt skilja mellan sektioner.

Relaterad: Bli en Excel-guide 2021 med detta paket med kurser

9. Ange dina värden

När du har förberett allt är det bara att mata in de faktiska värdena. Glöm inte att lägga till ett negativt tecken på utgifter! När du är klar har du nu ett färdigt kassaflödesanalys.

Du kan komma åt och spara en kopia av detta kassaflödesanalys här.

Planera ditt nästa drag

Nu när du har slutfört ditt kassaflödesanalys har du en bättre bild av ditt företags likviditet. Det kan hjälpa dig att planera dina nästa drag, så att du kan fatta kloka beslut.

Med ett kassaflödesanalys har du det första dokumentet du behöver för att se din totala affärsresultat. Koppla ihop det med en resultaträkning och en balansräkning, då vet du exakt var du står.

3 galna Microsoft Excel-formler som är extremt användbara

Dessa Microsoft Excel-formler kan öka produktiviteten i kalkylarket och göra saker lite roligare.

Läs Nästa

Om författaren

Expandera för att läsa hela berättelsen