Så här importerar du data från Microsoft Word-formulär till ett Excel-kalkylark

Att använda formulär i Microsoft Word för att samla information är ganska enkelt och bekvämt. Den största utmaningen ligger i att överföra de insamlade uppgifterna till ditt Excel-kalkylblad.

Det kan vara överväldigande att manuellt ange all information du har samlat in. Lyckligtvis finns det flera sätt att automatiskt fylla i data från dina Microsoft Word-formulär i ditt Excel-kalkylblad.

Förstå formulär i Microsoft Word

Innan vi börjar, låt oss diskutera formulär i Microsoft Word-dokument. Du kanske undrar hur Word-former fungerar, men det är ganska enkelt.

Med Word kan du skapa standardiserade dokument som kan användas för att samla in data. Det gör det genom att förse dig med en mall som du väljer.

Mallen innehåller alla relevanta fält som du kanske vill att dina användare ska fylla i. När du har angett frågorna har användarna möjlighet att fylla i dessa mallar. Dessa svar lagras sedan i Word-former, som du kan komma åt när som helst.

Skapa ett Excel-kalkylblad från ett Microsoft Word-formulär

Du kan använda någon av dessa metoder beroende på antalet formulär du har eller vilken typ av data du vill exportera från dina Word-formulär.

Metod 1: Import av enstaka celler

Det är bäst att använda den här metoden om du vill importera data från en enskild cell till ett Excel-kalkylblad. Här är stegen du måste följa för att använda den här metoden.

1. Öppna en ny på din dator Excel kalkylark.
2. Klicka på Infoga fliken och välj Objekt alternativ.
3. När du klickar på den, Objekt alternativet leder dig till ett fönster, som visas på skärmdumpen.
4. Välj där Skapa från fil alternativ.
5. Sök igenom Microsoft Word-dokument för att importera önskad fil.
6. Välj det genom att dubbelklicka på filnamnet och stäng sedan fönstret genom att klicka på OK knapp. Denna process slår samman Word-filen till ditt Excel-kalkylblad.
7. Din celltextruta ska nu visas = EMBED ("Dokument") under den, som visas på bilden. Detta kan endast utföras om källordredigeringsbehörigheter för Word-dokument är aktiverade.
8. Klicka på Fliken Arkiv>Spara som, och byt namn på din Excel-fil istället för att skriva över ditt tidigare omärkta dokument.
9. Klicka på Spara igen för att avsluta processen.

Metod 2: Cell för celldataimport

Med den andra metoden kan du importera din datacell för cell. Här är några steg som hjälper dig igenom.

1. Öppna Word-dokumentet med avsedd data för överföring.
2. Klicka på luckmärkena som finns på bordet.
3. Kopiera bordet genom att trycka på Ctrl + C.
4. Du kan då stänga ditt orddokument.
5. Öppna ett Excel-kalkylblad och klicka på första cellnätet.
6. Klistra in data du kopierade genom att trycka på Ctrl + V.. Dina uppgifter kommer att klistras in enligt bilden.

Om du väljer att använda den här metoden, se till att Excel-tabellen har samma layout som Word-tabellen som har detaljerna.

Det betyder att om din ordtabell har tio kolumner, bör din Excel-tabell ha samma.

Metod 3: Konvertera Word till Excel med CSV-filer

En annan enkel metod för att konvertera information från ditt Word-formulär till ditt Excel-kalkylblad använder kommaseparerade värden (CSV) -fil. En CSV-fil är en avgränsad textfil som använder kommatecken för att separera värden i en fil.

Att använda denna metod är enkel. Word skiljer relevant information från annan text i ditt formulär. Detta innebär att din klients svar inte kan blandas med ytterligare detaljer från mallen.

Konvertera Word till CSV

Innan du använder CSV för att överföra data till dina Excel-kalkylblad kan du behöva konvertera ditt Word-formulär till CSV-format. För att konvertera dina filer kan du använda någon av följande metoder.

Alternativ 1: Använd alternativ för att konvertera ditt ord till CSV

Du kan använda alternativ fliken för att konvertera ditt formulär till CSV genom att följa dessa steg.

1. Öppna ditt Word-formulär. Se till att den innehåller all information du behöver.
2. Välj Arkiv> Alternativ.
3. På alternativ välj Avancerad. Du hittar detta till vänster i dialogrutan, som visas på bilden nedan.

4. Kolla upp Spara formulärdata som avgränsad textfil.

5. Stäng slutligen dialogrutan genom att klicka på OK.

Du kan nu antingen exportera dina data till Excel eller spara dokumentet som du vill.

Alternativ 2: Använd "Spara som" för att exportera dina data till CSV

Alternativt kan du använda Spara som alternativ för att spara ditt dokument i CSV-format. Om det här är din perfekta metod, här är några steg som hjälper dig igenom.

1. Medan du fortfarande är i ditt Word-formulär klickar du på Arkiv-menyn> Spara som alternativ.
2. Du kommer att se en dialogruta som innehåller vanlig text vald som standard, som visas på bilden.
3. Om du har gjort några ändringar måste du byta namn på filen och klicka Spara.
4. En förhandsgranskningsdialogruta som den på skärmdumpen dyker upp och visar de data du tänker exportera till ditt CSV-format. Klicka på för att exportera data OK.

Genom att följa dessa steg extraherar Word data i formuläret till en .csv fil. CSV-filer är kompatibla med Excel. De ger dig friheten att komma åt dem i vilken version av Excel som helst.

För att separera de olika fälten i dokumentet infogar Word kommatecken. Excel använder dessa komma för att separera data som tillhör olika celler.

Alternativ 3: Använd Exportera för att spara data till CSV

Om du inte vill använda Spara som alternativ, kanske du vill överväga alternativet Export. Så här exporterar du data till en CSV-fil.

1. Medan du fortfarande är i ditt formulär, klicka på Fil.
2. Välj Exportera alternativ.
3. Klicka på ÄndraFiltyp, sedan på filtyperna och välj Vanlig text (* .txt). Det är så enkelt som det ser ut på skärmdumpen.
4. Klicka på Spara som. Genom att göra detta öppnar du Spara som dialogruta, som låter dig redigera filens egenskaper.
5. Välj önskad plats för din fil.
6. Namnge din fil efter önskemål och klicka på Spara. Detta exporterar sedan data.

Importera formulärdata till Excel

Nu när du har konverterat dina Word-formdata till dess CSV-format är nästa steg att importera dem till ditt Excel-kalkylblad.

Din fil kanske inte syns i Excel eftersom Excel bara visar Excel-filer som standard. Följ dessa steg för att komma åt din CSV-fil.

1. Öppna en ny Excel kalkylark.
2. Klicka på Arkiv>Öppna.
3. Välj den Bläddra ikonen och välj Alla filer i listrutan för typer.
4. Hitta filens plats och välj den.
5. Klicka på Öppna. Detta kommer att uppmana Excel att öppna Textimportguiden, enligt nedanstående. Klicka på Avgränsad>Nästa.

Hantera många former

Ibland kan du behöva konvertera många formulär på en enda dag. Att gå igenom hela processen kan vara ansträngande i det här fallet.

Det bästa alternativet är att skapa kodanslutningar till kalkylbladet med ADO när man hanterar många former. ADO (ActiveX Data Object) automatiserar överföringsprocessen. På så sätt blir det lättare att överföra data.

Relaterad: Galen Microsoft Excel-formler som är extremt användbara

Varför använda dessa metoder

Även om att lära sig dessa nya tekniker kan vara skrämmande, kommer de att löna sig på lång sikt. Du kan spara mycket tid genom att använda dessa metoder.

De ökar också din noggrannhet när det gäller datainmatning. På det här sättet blir risken för fel något lägre eftersom data lyfts från en programvara till en annan snarare än att knappa in den manuellt.

Så här kombinerar du två kolumner i Microsoft Excel (snabb och enkel metod)

Att använda flera kolumner i Excel sparar tid för att manuellt slå samman dem. Så här kombinerar du kolumner i Excel.

Läs Nästa

Om författaren

Expandera för att läsa hela berättelsen