10 tips för att förhindra att e-post sänker din produktivitet

Trots att det är ett produktivitetsverktyg är e-post en stor distraktion under arbetstiden och hindrar dig från att göra viktigare uppgifter. Du kan till och med ha för vana att kontrollera dina e-postmeddelanden när ett meddelande kommer in.

Sådana metoder hämmar din prestation och orsakar hinder för att nå ditt mål. För att maximera produktiviteten kanske du vill använda följande metoder för att kontrollera e-postanvändningen.

1. Börja inte dagen med inkorgen

Under morgonen bör du överväga dina prioriteringar, skapa en att göra-lista för dagen och fokusera på den viktigaste uppgiften utan att oroa dig för andras önskemål. Så frestande som det kan vara att kolla dina e-postmeddelanden först på morgonen, det avleder din uppmärksamhet.

Relaterad: Digital vs. Pappersuppgiftslista: Vilken är bättre?

Ditt sinne blir rörigt med möjliga svar på e-postmeddelanden, och som ett resultat lider ditt faktiska arbete. Att svara på e-postmeddelanden tidigt på morgonen låter folk veta att du redan är tillgänglig. Därför måste du börja dagen med att fokusera på arbetet, inte på e-post.

2. Töm inkorgen regelbundet

Det är inte nödvändigt att svara på varje e-post du får. Du måste dock bearbeta varje e-postmeddelande för att hålla din inkorg full av olästa e-postmeddelanden. Annars hittar du inte den nödvändiga e-postadressen. Du kan hålla inkorgen fri från olästa massmeddelanden med följande metoder:

• Do: Om e-postmeddelandet ber om någon åtgärd som kan ta mindre än två minuter, gör det omedelbart.
• Delegera: Det handlar inte nödvändigtvis om att överlämna ansvaret till någon annan. Så du kan vidarebefordra uppgiften till rätt personer.
• Uppskjuta: Om e-postmeddelandet inte behöver ett brådskande svar kan du skjuta upp svaret till en bättre tid.
• Radera: Du bör radera e-postmeddelanden som delegeras till någon annan eller icke-kritiska omedelbart för att undvika förvirring och röran.

3. Avstå från att hantera varje e-post till alla

CCing e-postmeddelanden kan vara nödvändiga ibland, men det betyder vanligtvis att bli bombarderad med svar som inte har något att göra med dig. Lägg inte till fler än två personer i CC-fältet medan du skickar ett e-postmeddelande.

Om dina kollegor CC dig i e-postmeddelanden som innehåller information du inte behöver veta, kan du också få onödiga e-postmeddelanden. I så fall bör du informera ditt team att svara individuellt istället för att svara till alla, såvida de inte delar information som alla behöver veta.

4. Kontrollera e-post i partier

Det finns två typer av e-postanvändare: Den första typen beror på aviseringar och kontrollerar e-postmeddelandet direkt när det anländer. Den andra typen av avsändare har sin fasta tid att kontrollera alla e-postmeddelanden i ett parti så att de kan glömma bort det resten av dagen.

Du måste vara den andra typen för att dina uppgifter ska kunna utföras effektivt. Ställ in dina egna regler för när du ska kontrollera tiden.

En av de bästa metoderna för att hindra din e-postinkorg från att komma ur kontroll och spara din dyrbara tid är att ta extern hjälp för att granska dina meddelanden. Ett smart alternativ för att hantera e-post är att använda verktyg som Sanebox eller Unroll.me.

Sanebox hjälper dig att sortera och rensa din e-postinkorg och bara göra plats för viktiga e-postmeddelanden. Alla andra e-postmeddelanden som når din e-postadress kommer att gå till papperskorgen eller arkivera. Med Unroll. Jag, du kan avbryta e-postprenumerationer som inte är nödvändiga.

6. Välj en ny driftsmodell för kommunikation

Genom att införa en ny kommunikationsmodell bland dina teammedlemmar kan du bli mindre beroende av e-postmeddelanden. Till exempel, du kan använda ett verktyg för projektledning för gruppkommunikation eller ordna ett kort möte. Med verktyg för projektledning kan du få alla nödvändiga pekare listade i ett projekt.

På samma sätt kan du schemalägga en en-till-en-konversation via telefon för att undvika att ha en lång e-posttråd. För samarbete och realtidskommunikation kan du använda meddelandetjänster som Slak, Flock, Yammer, etc., för att snabbt komma i kontakt med ditt team för alla behov.

Relaterad: Vad är slack och hur fungerar det?

7. Förbättra din e-postetikett

För att bli mer framgångsrika när det gäller att göra fler saker utan avbrott, finjustera dina e-postetiketter med följande tips:

• Skriv alltid en tydlig ämnesrad som anger ämnet för e-postmeddelandena. Således kommer mottagaren inte att förbise e-postmeddelandena, och du behöver inte skicka ytterligare e-postmeddelanden som ber om ett svar.
• Hoppa aldrig korrekturläsning av dina e-postmeddelanden innan du slår på Skicka knapp. Det säkerställer att det inte finns någon chans att missförstå på grund av skrivfel.
• Se till att din e-postsignatur innehåller din kontaktinformation, till exempel telefonnumret. Således kan mottagaren kontakta dig direkt om behovet uppstår.

8. Gå för försenat svar

Du kan ofta sluta svara på e-postmeddelanden så snart de anländer. Detta tar dock bara bort din koncentration från din primära uppgift. Sluta ha bråttom för att svara på ett e-postmeddelande. Ta istället en timme eller ännu mer och svara enligt ditt schema för att hantera din inkorg.

Om du är orolig för att sakna brådskande e-postmeddelanden får du inte e-postmeddelanden i så fall. För eventuella nödsituationer får du ett telefonsamtal, inte ett e-postmeddelande.

9. Testa metoden "Yesterbox"

Skapad av Tony Hsieh, främjar den här metoden att bara svara på e-postmeddelandet som kom igår - såvida de inte är brådskande. Den grundläggande regeln för denna teknik är att bearbeta gårdagens inkorg istället för dagens. Naturligtvis läser du ett brådskande e-postmeddelande som behöver omedelbar åtgärd, men inte många e-postmeddelanden faller under den kategorin.

10. Säg adjö till nyhetsbrev

Varje e-post som kommer till din inkorg motsvarar ett ögonblick av distraktion. En stor del av e-postmeddelandena du får varje dag är nyhetsbrev. I de flesta fall kommer du inte ens ihåg när du prenumererar på nyhetsbrevet och varför.

För att hålla din inkorg ren och undvika onödiga meddelanden under udda timmar, avsluta prenumerationen på de nyhetsbrev du inte behöver. Avregistreringen kan ta lite tid, men du är för alltid fri från oönskade e-postmeddelanden. Du kan alltid använda ett RSS-flöde istället för e-post om du inte vill missa något inlägg.

Din produktivitet är viktigare än dina e-postmeddelanden

Den oändliga samlingen av e-postmeddelanden räcker för att göra dig stressad och distraherad. Genom att ändra dina e-postvanor med dessa metoder kan du hindra e-post från att orsaka distraktion och bli mycket produktiv.

10 sätt att öka produktiviteten genom att rensa din arbetsstation

Ta reda på hur en rörlig arbetsstation hjälper dig att arbeta uppmärksamt och slutföra uppgifterna i tid.

Läs Nästa

Om författaren

Expandera för att läsa hela berättelsen