Produktivitet 101: Hur man använder metoden Getting Things Done (GTD)

Känner du att du bearbetar flera uppgifter och projekt i huvudet men inte slutför dem? När du tänker mycket på uppgifter, projekt och mål blir det utmanande för dig att fokusera på produktivitet.

Genom systematisk uppgiftshantering hjälper Get Things Done (GTD) dig att minska mental stress. Lär dig mer om GTD-metoden, processer och hur du organiserar för att utföra uppgifter effektivt.

Vad gör jag för att få saker gjort (GTD) -metoden?

De fem stegen, nämligen Capture, Clarify, Organize, Review, and Engage, konstruerar GTD-systemet som gör proffs eller frilansare mer produktiva på jobbet eller hemma.

Du måste investera några produktiva timmar i att konfigurera GTD-metoden och dess verktyg. Men en så liten investering av energi och tid kommer att löna sig för resten av ditt liv om du ständigt övar det.

När du implementerar GTD-systemet för varje professionell eller personlig uppgift börjar du se följande fördelar:

1. Du sparar mer tid och kommer att kunna uppnå rätt balans mellan personligt och professionellt liv.
instagram viewer
2. Du blir effektivare och produktivare genom uppgiftshantering. Därmed blir du i slutändan fri från mental stress.
3. Du kan undvika att skada projektet genom att fokusera på mer viktiga uppgifter.
4. Du blir mer kreativ eftersom ditt sinne inte behöver bearbeta onödiga data.

När ska du anta GTD-metoden

Du kan praktiskt taget använda GTD-systemet för att fullgöra alla professionella eller personliga uppgifter. Frilansare och yrkesverksamma som tar hand om många uppgifter bör öva GTD för att vara produktiv. De verkliga scenarier som bäst passar GTD-systemet är:

1. Du fruktar att du kanske glömmer de små men avgörande uppgifterna i alla projekt.
2. Du är inte säker på att hålla reda på alla saker.
3. Du utför flera roller i ditt professionella och personliga liv.
4. Du hamnar ofta i att initiera olika projekt men kan inte slutföra dem i tid.
5. Du har aldrig provat metoden Getting Things Done för att hantera uppgifter.

Hur GTD-metoden fungerar

Steg ett: fånga

David Allen, utvecklaren av GTD-metoden, betonar att fånga uppgifter och idéer i skrift eller lagring digitalt för att hålla sinnet stressfritt.

Därför måste du omedelbart lagra händelser, idéer, möten, uppgifter, uppgifter, deluppgifter, projektreferenser etc. i din inkorg. Denna inkorg kan vara ett pappersbaserat arkivsystem eller appar som Gmail, Yahoo Mail, Evernote, OneNote, etc.

En inkorg är en visuell representation av de element som du behöver ta hand om regelbundet på jobbet eller hemma. Det är det första steget mot GTD-baserat arbetsflöde för personlig tidshantering. Detta steg kräver mycket energi och tid eftersom du behöver gå igenom omfattande tankeprocesser för att fånga alla uppgifter och idéer på ett ställe.

Du kan effektivt fånga alla uppgifter i din GTD-inkorg med hjälp av GTD-baserade tidshanteringsappar som Trello, Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp, etc.

Steg två: Förtydliga

När du har fyllt i idéer och uppgifter i GTD-inkorgen måste du konvertera dessa röriga element till handlingsbara steg. Följ nedanstående checklista för alla artiklar i din inkorg:

1. Slutför uppgiften direkt om det tar mindre än två minuter.
2. Om projektet tillåter, leta efter uppgiftsdelegeringsmöjligheter.
3. Lägg referensobjekt som dokument, filer, kontaktinformation etc. i kommentarsektionen för en specifik uppgift.
4. Om du behöver slutföra en uppgift i framtiden, ange ett förfallodatum.
5. Ta bort alla element som är irrelevanta i ett personligt eller professionellt sammanhang.

Relaterad: En nybörjarguide för användning av Asana för att spåra alla projekt

Steg tre: Organisera

För att organisera dina uppgifter måste du lista dem i den tillfälliga att göra-listan för vidare bearbetning baserat på följande objekt:

1. Kalender: Du måste ange möten i din kalender. Du kan börja använda kalenderappar, eftersom de är effektivare än pappersbaserade kalendrar.
2. Nästa åtgärder: De uppgifter som inte passar för något projekt ska finnas i listan Nästa åtgärder. Du kan ha olika sammanhangsspecifika listor som sysslor, personligt arbete, telefonsamtal etc.
3. Projekt: Du måste organisera projekt i en separat lista baserat på sammanhanget. Tilldela specifika tidsfrister för varje uppgift i ett projekt och granska projektlistan dagligen.
4. Väntar på: Om du delegerar några projektuppgifter till andra bör du ha en påminnelselista för dessa uppgifter.

Att göra-listor och anteckningsappar som TickTick, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote, etc., hjälper dig att organisera och visa dina att göra-listor.

Steg fyra: Engagera

Du härleder systematiskt vad du ska göra nästa steg i Engage genom att använda följande fyra kriterier:

1. Sammanhang: Du kommer att ha olika uppgifter relaterade till arbete, liv och hobbyer. Dessa kallas sammanhang. Du måste skapa separata att göra-listor för var och en av dessa sammanhang.
2. Tillgänglig tid: Om du har ungefär 15 minuter att köra till din destination kan du förmodligen stanna vid en livsmedelsbutik för att köpa varor som du listade på din inköpslista.
3. Tillgänglig energi: Schemalägga komplexa uppgifter för den tid då du är mer energisk. Lämna de enkla uppgifterna för timmar med låg energinivå.
4. Prioritet: Du kan också identifiera vad du ska göra nästa beroende på prioriteten för uppgifterna i en att göra-lista.

Verktyg för uppgiftshantering som följer GTD-metoden gör att du kan lägga till anpassade uppgiftsvyer med filter. Dessa filter kan vara en prioritet, förfallodatum, tilldelare, nyckelord, skapande datum, etc. Sådana appar automatiserar också GTD-metoden genom vyer som idag, kommande, visa nästa, sammanhang via en etikett, etc.

Relaterad: De bästa funktionerna i nTask för sömlös projektledning

Steg fem: Granskning

Granskning av GTD-element som kalenderposter och att-göra-listor håller ditt GTD-system uppdaterat. I GTD-metoden kan du öva veckovisa recensioner för bästa resultat. Granskningssteget gör att du kan förfina dina arbetsflöden för tidshantering och identifiera nästa steg.

Verktyg för uppgiftshantering som du kanske använder för Getting Things Done automatiserar granskningssteget. Appar som Infinity, Trello, Asana, Todoist etc. levereras med inbyggda GTD-granskningsmallar. Dessa mallar innehåller alla kontrollpunkter som du behöver gå igenom för en lyckad veckovis granskning av ditt GTD-arbetsflöde för alla projekt eller uppgifter.

Med apparna kan du också anpassa dessa granskningsmallar för att passa dina projektbehov. Du kan till exempel skapa en granskning två gånger per månad snarare än en granskning varje vecka. Du kan skapa uppgiftskommentarer eller underuppgifter för att bestämma dina veckovisa reflektioner och fokus för nästa vecka.

Bli mer produktiv med det att få saker gjort

GTD-metoden delar upp hela uppgiftshanteringsprocessen i fem enkla steg: Capture, Clarify, Organize, Review, and Engage. GTD-systemet och verktyg för att få saker och ting hjälper dig att utnyttja hjärnkapaciteten mer vid fullbordande av uppgifter än oproduktiva tankar.

För optimal produktivitet, vet hur du väljer den bästa appen för uppgiftshantering medan du regelbundet använder GTD-metoden.

Online Task Management Guide: 10 Tips för att välja rätt app

Om du vill välja en uppgiftshanteringsapp för att hantera dina projekt mer effektivt, här är några saker att tänka på!

Läs Nästa

Om författaren