Hur du tar kontroll över din e-postinkorg och förblir produktiv

För en professionell är det omöjligt att tänka på en dag utan e-post. Studier visar att yrkesverksamma spenderar ungefär en tredjedel av sina kontorstid på att kontrollera sina inkorgar.

Genom att prioritera e-post slutar du sluta med din produktivitet, fokus och kreativitet. Följande tips kan hjälpa dig att hålla kontroll över din inkorgstid.

1. Begränsa kontroll av e-post

Att kontrollera din inkorg oändligt många gånger tar dig ingenstans. Begränsa därför antalet gånger du vill kolla nya e-postmeddelanden i din inkorg.

Skapa gränsen beroende på ditt krav och arbetsbelastning. Att kontrollera e-post i början och slutet av arbetstiden är bra. Om det behövs kan du också kontrollera det en gång efter lunch.

Kontrollera inte din inkorg under de mest produktiva timmarna på dagen, som morgon och kväll, eller när du tillbringar tid med din familj. Du kan vara flexibel och fortsätta experimentera tills du hittar något som passar. Du kan till exempel ställa in gränser som:

• Kontrollera inte företagets e-post före kl. 10 och efter kl. 19. eller under helgerna.
instagram viewer
• Kontrollera din inkorg bara två eller tre gånger om dagen.
• Använd alla strukturerade system som bara visar senaste eller viktiga e-postmeddelanden.

2. Få uppgifter direkt till Task Management App

Är du en av dem som är beroende av e-postmeddelanden för uppgiftsuppgifter? Om ja, är det dags att ändra. En av de främsta anledningarna till att ständigt kontrollera inkorgar är att andra tilldelar dig nya uppgifter via e-post eller behåller dina uppgifter där.

Relaterad: De bästa funktionerna i nTask för sömlös projektledning

Din e-postinkorg behöver inte fungera som din att göra-lista. Begränsa e-postanvändningen endast till kommunikationsändamål, flytta allt som behöver åtgärdas utöver ett svar på applikationer för uppgiftshantering eller applikationslistor. Sådana applikationer erbjuder också direktkommunikationsfunktioner som gör projektledningen sömlös.

Om du öppnar ett e-postmeddelande och läser det ska du inte bara stänga det efter att ha läst och vara upptagen med andra e-postmeddelanden. Handla om det e-postmeddelandet omedelbart för att undvika att komma tillbaka till din inkorg igen för att svara.

Om e-postmeddelandet behöver ett svar, gör det. Om du behöver e-postmeddelandet för framtida referens:

• Behåll det.
• Om e-postmeddelandet är affärskritiskt, stjärna det.
• Om du inte behöver det längre tar du bort det.

Att bli klar med varje e-post du läser är nyckeln till att hålla din inkorg och hjärna fri från röran.

4. Stäng din e-postklient

Ja, du kan fortsätta arbeta på skrivbordet utan att hålla e-postappen igång. När du har kontrollerat och svarat på dina e-postmeddelanden stänger du appen och fokuserar på att slutföra dina uppgifter.

Informera din familj, vänner, kollegor och kunder om att e-post inte är det bästa sättet att nå dig för omedelbar respons.

När de är medvetna om det har de begränsade förväntningar från dig angående e-postsvar. Du kan använda olika andra applikationer för snabbmeddelanden på din telefon eller bärbara dator för att hålla kontakten med din familj och kollegor.

5. Håll e-postsvar korta

Om du har för vana att skriva långa e-postmeddelanden, sluta slösa bort din tid och byt till skriva korta e-postmeddelanden. Se till att dina e-postmeddelanden är till punkten och att din fråga anges i första raden för att undvika förvirring. Du kan avsluta de flesta e-postmeddelanden med några få meningar, och dess korthet tyder på att du värdesätter allas tid, inklusive din egen.

Bara några få e-postmeddelanden behöver ett längre svar, och du kan enkelt behålla dem i kategorin "svara senare". Om möjligt kan du skicka sådana svar i form av ljudmeddelanden.

6. Säg nej till e-postmeddelanden

Meddelanden är den främsta orsaken till distraktion för en modern professionell. Det skulle vara fel att anta att alla meddelanden kommer från sociala medier.

E-postaviseringar visas också ibland, vilket gör att ditt vanliga arbetsflöde störs. Med e-postavisering aktiverad kan det inte vara till hjälp att stänga appen eller fliken.

Om du distraheras av varje ny e-postavisering och blir upptagen med att kontrollera din e-postinkorg är det bättre att inaktivera den nya e-postaviseringen. Det hjälper dig att fokusera på uppgiften, särskilt de som behöver fullständig uppmärksamhet.

7. Försök att aktivera helgens autosvarare

Denna metod är viktig om du är frilansare eller solopreneur. Autosvarare sparar dig från att bli alienerad från alla medan du ignorerar e-postmeddelandena för din sinnesfrid.

Skapa några omtänksamma och informativa autosvar som kan ta hand om alla e-postmeddelanden du får under helger eller semestrar.

Relaterad: Android-appar för att ställa in automatiska svar för allt

8. Sluta kontrollera e-post på din smartphone

Denna punkt kan skrämma dig med FOMO. Men tänk två gånger om du verkligen behöver en e-postklient installerad på din telefon eller inte. Istället för att få e-post kan du använda fler snabbkommunikationsappar som Slack på din telefon. Låt oss lämna e-postmeddelandet på skrivbordet och njuta av din korta paus utan bekymmer.

9. Värdera ditt inkorgsutrymme

Du kanske använder en gratis e-postklient, men det betyder inte att du låter din inkorg röra med oönskade e-postmeddelanden. Om du prenumererar på webbplatser som bombar dig hela dagen med försäljnings- och kampanjerbjudanden är det dags att vidta några åtgärder.

Många reklam e-postmeddelanden landar på dina e-postmeddelanden eftersom du gav dem tillåtelse i första hand. Så avsluta prenumerationen på de webbplatser som du inte är intresserad av längre.

Tänk också två gånger innan du registrerar dig för nyhetsbrev nästa gång. Med det behöver du inte spendera tid på att hitta viktiga e-postmeddelanden eller ta bort onödiga e-postmeddelanden.

10. Separera dina personliga konton och e-postkonton

Det kan se ut som något vi alla vet, men det kommer alltid att finnas några som får både professionella och personliga e-postmeddelanden i samma inkorg. Om du är en av dem är det hög tid att du skapar olika e-postmeddelanden för personliga och professionella ändamål.

Försök att inte kontrollera din personliga e-post under kontorstid (såvida du inte förväntar dig att ett viktigt e-postmeddelande kommer fram). Undvik också att kontrollera officiell e-post utanför kontorstid. Således kan du upprätthålla en hälsosam balans mellan arbete och privatliv som i slutändan kommer att bidra till din produktivitet.

Arbeta produktivt utan att hindra din inkorg

Även om e-post har medfört en revolutionerande förändring i hur vi kommunicerar kan det vara både distraherande och destruktivt att ägna alltför mycket uppmärksamhet åt det. Genom att begränsa din uppmärksamhet till din inkorg kan du fortsätta att fokusera på dagliga uppgifter.

De 8 bästa sätten att hantera dina uppgifter i Chrome

Kan du använda din Chrome-webbläsare för att hantera dina uppgifter? Prova dessa tilläggshanteringstillägg för att hantera dina (team) att göra-listor och spåra din produktivitet.

Läs Nästa

Om författaren