Använd dessa nya Google Kalender-funktioner för att optimera dina fjärrarbetstimmar

När du arbetar på distans äter du tid och energi på att hantera de oändliga sysslorna. För att ta itu med frågan om tidshantering finns massor av användbara verktyg tillgängliga online. Men Google Kalender är ett av de mest populära verktygen för att optimera din tid och eliminera tidsavfall.

Så den här artikeln presenterar dig för några häftiga funktioner, tricks och tillägg som du kan använda för att få ut det mesta av din fjärrarbete med Google Kalender.

Google Kalenders nya funktioner

Google uppdaterar kontinuerligt Google Workspace (tidigare G Suite) och lägger till nya funktioner i sina appar, inklusive Kalender. Låt oss diskutera några av dessa funktioner och deras fördelar.

1. Schemalägg kalenderhändelser från chatt

När du skickar meddelanden till dina kollegor eller kunder i Google Chat kan du schemalägga Google Kalender-evenemang direkt utan att lämna chatten. Den här praktiska funktionen sparar massor av tid och besväret med att byta flik då och då.

Den är tillgänglig för alla Google-användare, oavsett arbetsplan. I chattens skrivfält finns en

kalender ikon. Genom att klicka på den öppnas Kalender i sidopanelen (på skrivbordet) med händelsen. Som standard kommer alla chattmedlemmar att läggas till som deltagare, men du kan alltid göra ändringar.

2. Förplanera Google Meet Breakout-rum

Med den här funktionen kan du ställa in Google Meet Breakout-rum i förväg via Google Kalender. Genom att förplanera Breakout Rooms kan du maximera mötetiden och undvika besväret med att skapa rum under samtalet.

Alternativet att ställa in Meet Breakout Rooms är tillgängligt för alla användare utom Workspace Business Starters, Education Fundamentals och G Suite Basic-användare. Detta artikel om schemaläggning av Google Meet Breakout Rooms kommer att vägleda dig om hur du gör det.

3. Dela din tillgänglighet enkelt och exakt

Med fjärrarbete kan du ställa in dina timmar. Men att låta dina kollegor veta om din ständigt föränderliga tillgänglighet blir en utmaning.

Nu kan du kommunicera din tillgänglighet till dina medarbetare med de två nya alternativen i Google Kalender: upprepa poster utanför kontoret och dela upp din arbetstid i flera segment om dagen. Medan du aktiverar kontorsposter kan du välja om du vill avvisa alla möten eller bara de nyligen tillagda.

4. Se förslag från Google Chat baserat på dina Google Kalender-händelser

När du har ett möte planerat i Google Kalender visar chatt en genväg för chattförslag högst upp på chattar sektion. Den här genvägen visas tio minuter före evenemanget och förblir där i 10 minuter efter evenemanget / mötet.

Tack vare den här funktionen kan du dela filer och följa upp dokument utan krångel. Att uppdatera deltagarna om ändringar i tid eller dagordning blev också enklare med den här funktionen. Alla, utom användare med personliga konton, kan använda den här funktionen.

5. Visa personlig och företagskalender tillsammans (Android 11 och senare)

Den här var kanske den mest nödvändiga funktionen i Google Kalender. Istället för att växla mellan dina personliga och arbetskalendrar ser du båda dina kalendrar tillsammans.

Såvida du inte har delat din personliga kalender med arbetskontot kommer inte Admin eller dina kollegor att se dina personliga engagemang. Även om alla Google-användare kan dra nytta av den här funktionen är den endast tillgänglig på enheter med Android 11 och senare.

Notera: Både administratörer och användare bör aktivera den här funktionen innan någon användare kan använda den här funktionen.

6. Få avisering när någon prenumererar på din kalender

Genom att prenumerera på din kollegas delade kalender kan du hålla dig uppdaterad om de ändringar de gör i deras kalender.

I syfte att säkerställa transparens har Google meddelat att nu får du ett e-postmeddelande om någon av dina medarbetare prenumererar på din kalender. Denna funktion är tillgänglig för alla användare.

7. Stöd för flera Exchange-slutpunkter i Google Kalender

Med lanseringen av Kalender Intertop kan du synkronisera din Google Work-kalender med flera Microsoft Exchange-slutpunkter och visa varandras tillgänglighet. Funktionen fungerar för Exchange lokalt och Exchange online-servrar.

Alla användare från båda sidor kan se varandras kalendrar, men du kan fortfarande dölja alla händelser genom att markera det som osynligt.

Den här funktionen är tillgänglig för alla Google-användare utom Workspace Essentials, G-Suite ideella kunder och Enterprise Essentials.

Relaterad: Verktyg för att synkronisera Microsoft Outlook med Google Kalender

Andra praktiska funktioner i Google Kalender

Förutom de nya funktionerna som vi skisserat ovan har Google Kalender också en samling andra funktioner som kan göra fjärrarbete enklare. Här är en översikt över fler funktioner i Google Kalender som du bör dra nytta av när du arbetar hemifrån.

1. Schemalägg zoommöten direkt från Google Kalender

Zoom Scheduler webbläsartillägg, utvecklat av Zoom själv, gör att du kan förbeställa Zoom-möten direkt från Google Kalender.

När du ställer in en ny händelse i Google Kalender ser du ett alternativ att ställa in ett Zoom-möte i förväg, precis som ett Google Meet-samtal. Zoom samlar all information från Calendar Event och ger dig en möteslänk. Det är en enkel funktion men en riktig tidsbesparing.

Ladda ner: Zoom Scheduler för Krom | Syn | Firefox (Fri)

2. Skicka en agenda till dig själv

Oavsett om du är en scatterbrain eller en extremt organiserad person, skulle du gärna få ett e-postmeddelande på morgonen med dagens agenda. Lyckligtvis ger Google dig möjlighet att göra det. Genom att aktivera det här alternativet i Google Kalender får du ditt dags schema i din inkorg klockan 05:00 varje dag.

3. Använd Hitta en tidsfunktion för att schemalägga möten

När ditt team arbetar på distans blir det svårt att hitta en tidslucka för möten. Med den här smarta funktionen kontrollerar Google deltagarnas kalendrar och visar tillgängliga platser. Således kan du snabbt ordna möten utan att oroa dig för tillgången till deltagare.

4. Gör kalenderhändelser från e-post

Har du fått ett mejl med information om ett evenemang? Lägg till det i Google Kalender direkt genom att klicka på ikonen med tre punkter ovanför e-postmeddelandet och spara tid.

5. Använd Toggl för att spåra kalendertiden

När du arbetar på distans är det viktigt att spåra hur mycket tid du faktiskt har spenderat på möten eller möten, särskilt om du får betalt per timme. I det här fallet kan du använda Toggl för att spåra den totala tid du spenderat på Google Kalender-händelser.

Ladda ner: Toggl för Krom | Firefox (Gratis, prenumeration tillgängligt)

Använd dessa funktioner för att arbeta smart

Oavsett om du arbetar på distans eller internt är Goggle Calendar ett bra verktyg för att samarbeta med ditt team. Dessa nya funktioner har ytterligare underlättat fjärrarbete, så att du kan hålla koll på uppgiften.

Även om alla knep och tillägg som nämns ovan kan öka din produktivitet kan du inte få ut det mesta av din tid förrän du lär dig att använda kortkommandona för Google Kalender.

Google Kalender: Alla tangentbordsgenvägar du behöver

Hantera din Google Kalender som ett proffs med det här gratis nedladdningsbara PDF-fuskarket.

Läs Nästa

Om författaren