Hur man förbereder att göra-listor med Eisenhower Matrix

Du kan förbättra din produktivitet genom att schemalägga uppgifter ordentligt och minimera distraktioner. Men hur prioriterar man uppgifter? Att lägga allt på din att göra-lista säkerställer att du gör de viktigaste uppgifterna först, följt av de sekundära.

När du har en lista över alla dina uppgifter, spendera lite tid på att organisera och prioritera dem så att du gör rätt saker vid rätt tidpunkt. I den här artikeln lär du dig hur du prioriterar dina uppgifter beroende på hur mycket uppmärksamhet de behöver och hur du kan använda Eisenhower-principen för att utföra dem korrekt.

Olika typer av uppmärksamhet

Innan du prioriterar dina uppgifter, låt oss förstå de olika typer av uppmärksamhet som varje uppgift behöver.

1. Proaktiv uppmärksamhet: Det är den typ av uppmärksamhet som måste fokuseras och hållas för att slutföra de svåraste eller mest komplexa uppgifterna. Att skriva din avhandling, skicka e-postmeddelanden till projektförslag, lösa ett akademiskt problem, skapa en youtube-video är de uppgifter som kräver mest fokus. För att få dessa uppgifter klara måste du vara uppmärksam.

2. Aktiv uppmärksamhet: Aktiv uppmärksamhet avser den noggranna uppmärksamhet som krävs för att hantera dagliga upprepade uppgifter på måttlig nivå. De flesta av de mindre dagliga aktiviteterna, som att schemalägga dina möten i Google-kalendern, skicka väntande e-post, skicka viktiga dokument till kollegor, kräver aktiv uppmärksamhet. Även om du inte proaktivt skapar något behöver du fortfarande lite uppmärksamhet för att få saker gjorda.

3. Inaktiv uppmärksamhet: För relativt enkla uppgifter som du kan automatisera kräver minimal uppmärksamhet. Rensa skräppost från din e-post, avbryta utkast till e-post, skicka inbjudningar till evenemang till en lista över din kollega, alla dessa aktiviteter kräver ett enda klick. För en sådan uppgift behöver du inte ordentlig aktiv uppmärksamhet.

Prioritera uppgifter enligt uppmärksamhetsnivån

Att prioritera dina uppgifter enligt den uppmärksamhetsnivå de behöver är ett utmärkt sätt att lista upp dina dagliga aktiviteter.

Alla de uppgifter som kräver proaktiv uppmärksamhet är mycket viktiga för dig. Det är värt att spendera mer tid på dessa uppgifter, så de bör vara de som du börjar dagen med. Försök också att tilldela de mest fokuserade och färska timmarna på din dag till dessa aktiviteter. Att ta en kopp kaffe och slänga på hörlurar kan hjälpa dig att hålla dig proaktiv.

Uppgifter som kräver inaktiv uppmärksamhet står mellan proaktiv och inaktiv aktivitet. Du kan fördela dessa timmar under dagen när du varken är aktiv eller inaktiv. Om du måste ringa till din vän kanske morgonen kanske inte är rätt tid att göra det. Så slösa inte dina aktiva timmar på sådana aktiviteter.

Du kan schemalägga de uppgifter som bara kräver din inaktiva uppmärksamhet till de timmar på en dag när du kommer in i den lata zonen. Det här är den perfekta tiden att snabbt kontrollera dem i dina att göra-listor. På så sätt kommer du att använda dina lata timmar för att göra något produktivt när dagen fortskrider.

Låt oss implementera ovanstående begrepp till prioritera dina att göra-listor i todoist. För det, titta på listan över 6 uppgifter som du måste göra under dagen.

Ovanstående lista över uppgifter, skrivning av manus och filmning av YouTube-videon kräver mest av din uppmärksamhet. Så klicka på båda dessa uppgifter och ställ in prioriteten till en.

1. Klicka på tre prickar framför varje uppgift.

2. Ställ in prioritet till den röda flaggan.

Du ser alla uppgifter med prioritet en kommer att flytta över alla andra uppgifter.

När du träffar din chef och ringer till din vän behöver du inte vara proaktiv. Men du kan inte göra både när du är lat och slö. Så ställ in dessa uppgifter som din andra prioritet genom att välja den orange flaggan från prioritetsinställningarna.

Skicka e-postinbjudningar till kollegor och överföra data till MS-Excel är två uppgifter som kräver din inaktiva uppmärksamhet. Så ställ dem till ditt prioritetsträd genom att välja den blå flaggan från prioritetsinställningarna.

Så här kan du prioritera uppgifterna i din att göra-lista genom att bestämma vad som ska vara proaktivt, inaktivt och aktivt. Att bara ge rätt uppmärksamhet som passar varje uppgiftsuppmärksamhet kräver att du uppfyller dina effektivitetsmål.

Efter att ha prioriterat dina dagliga uppgifter och förstått den uppmärksamhet som varje kräver, är det dags att passa in dem i själva arbetsdagen. Eisenhower-metoden är en välkänd metod som lär ut hur man hanterar olika typer av rutinuppgifter.

Relaterad: Bästa att göra-appar för att fokusera på uppgifter

Sätta uppgifter i ditt dagliga schema med Eisenhower Matrix

Enligt Eisenhower kan du dela alla uppgifter i fyra olika kategorier beroende på hur viktiga och brådskande de är. Då antingen gör du det direkt, delegerar det, skjuter upp det eller dumpar det helt.

Låt oss kort diskutera var och en av dessa kategorier:

1. Gör det: Det hänvisar till slutförandet av en uppgift som du inte kan undvika. Genom att känna till dess betydelse och tidskänslighet slutför du det omedelbart.
2. Delegera det: Du överlämnar uppgiften till någon annan, och de tar hand om den.
3. Uppskjuta det: Du vill göra det själv dock senare på dagen. Det här är de uppgifter som du kan lägga åt sidan och schemalägga därefter.
4. Dumpa det: Det hänvisar till att dumpa de uppgifter som inte är värda din tid, och dessa uppgifter är inget annat än en distraktion.

Så här gäller Eisenhower-metoden för uppgifter i todoist.

Att filma YouTube-videon är den första uppgiften, så du borde göra det gör det först eftersom det är din prioritet. Din nästa prioritet är att skriva ett manus, något du kan delegera till din författare. På samma sätt kan du delegera uppgiften att överföra data till Excel.

Det kan bli försenat att träffa din chef och ringa dina vänner uppskjuta dessa två uppgifter. Slutligen, om du har kort tid, kan du dumpa skicka e-postinbjudningar och gör dem senare.

Detta är det enklaste och effektivaste sättet att hantera din arbetsrutin ordentligt. Annars kan du vara super upptagen med att slutföra uppgifterna vid fel tid ineffektivt annat än att vara produktiva.

Relaterad: Todoist Shortcuts Cheat Sheet för uppgiftshantering

Få ut mer av dina att göra-listor

Oavsett om du är en morgonperson eller en nattuggla, filtrera bort dina mest effektiva timmar och fördela dem för att utföra uppgifter som kräver proaktiv uppmärksamhet. Din prioritet bör vara att inte låta inaktiva och aktiva uppgifter distrahera dig från de proaktiva.

Börja använda produktivitetsappar som hjälper dig att prestera bättre under trycksituationer och hålla dig disciplinerad.

Hur man utför under tryck: 8 produktivitetsappar som hjälper

Tid och tryck kan göra dig mer produktiv. Lägg till dessa användbara produktivitetsappar i ditt arbetsflöde för positiva resultat!

Läs Nästa

Om författaren