Hur man skapar flera beroende listrutor i Excel

Du kanske vet hur du skapar en rullgardinsmeny i Excel, men du kanske inte vet hur du skapar flera beroende rullgardinsmenyer.

Det finns olika tillvägagångssätt för att skapa flera rullgardinsmenyer, där vissa är enkla att köra och andra är svåra. Den här artikeln förklarar hur man gör det relativt snabbt med en enda förskjutningsformel.

Exempel för att skapa flera beroende listrutor

Låt oss ta en titt på nedanstående data som du tänker skapa en beroende rullgardinslista med hjälp av förskjutningsformeln.

Här kan du se tre olika ligor, var och en med sin lista över lag. För att förenkla konceptet kan varje liga bara ha ett litet antal lag istället för att ha en fullständig lista.

På vänster sida har du två val att välja en liga och dess motsvarande lag. Ditt lagval beror på vilken liga du väljer, eftersom val två är beroende av förstahandsvalet.

Vårt mål är att skapa en enkel rullgardinsmeny för liganamn och en beroende rullgardinsmeny för varje ligas lista.

1. Gå till Fliken Data och klicka på Datavalidering.

2. Välj Lista i Tillåt alternativ i valideringskriterier.

3. Välj celler E4 till G4 som källa.

4. Klick OK för att tillämpa ändringarna.

I tre enkla steg kan du skapa en enkel listruta. Sedan kopiera och klistra formeln till resten av cellerna längs raden.

Relaterad: Hur man skapar en rullgardinslista i Microsoft Excel

Skapa en beroende listruta i Excel

Fotbollslagets rullgardinsmeny är beroende av en enkel rullgardinslista som du just har skapat. Om du väljer en specifik liga bör du ha chansen att välja ett lag från rullgardinsmenyn för fotbollsligan som endast innehåller lag från den ligan.

Använd offsetformel för att skapa rullgardinslista

Låt oss skapa en formel för att se till att den fungerar perfekt innan du sätter den direkt i datavalideringsrutan. Därefter kan du fortsätta att implementera den i hela datasetet.

Låt oss ta en titt på syntaxen för Offset-funktionen.

Offset-funktionen har fem argument. Låt oss diskutera dem kort här:

1. Referens: Det hänvisar till startpunkten för data. Offset-funktionen ger ett område som ligger nära referenspunkten. Därför måste referenspunkten vara nära datasetet.

2.Rader: Raderargumentet hänvisar till antalet rader du vill flytta ner från referenspunkten.

3.Kolumn: Precis som rader beskriver detta argument antalet platser du vill flytta över kolumnerna i en dataset. Eftersom kolumnpositionen beror på fotbollsligan som ingår i vår enkla rullgardinsmeny kan du behöva använda matchningsfunktionen som ett kolumnerargument.

4. Höjd och bredd: Dessa två argument hänvisar till positionen för celler du för närvarande sitter i baserat på argumentet rader och kolumner som valts tidigare. Du måste räkna detta manuellt, så var försiktig när du lägger till värdet. Kontrollera också det två gånger för bekräftelse.

Låt oss implementera offset-funktionen i denna dataset för att förstå konceptet bättre.

Implementering av offsetfunktion

Här är cell E4 en referens eftersom den är startpunkten för datasetet. Planen är också att kopiera samma formel till andra celler längs raden så att du kan göra den till en absolut cellreferens genom att lägga till en $ tecken.

Eftersom teamnamnet börjar under referenspunkten blir radargumentet 1.

Höjdargumentet kan dock ändras mellan 0, 1 och 2, och du kan inte lägga till det i varje cell manuellt. För att fylla i andra flikar med formeln kan du använda en matchningsfunktion som tilldelar ett kolumnnummer korrekt. Låt oss diskutera det kort utan att gå in för mycket i detalj.

Syntax för matchningsfunktion

Lookup_value, lookup_arrayoch match_type är de tre argumenten i matchningsfunktionen.

I det här exemplet är värdet i cell B5 uppslagsvärdet, medan listan över liganamn i cellerna E4 till G4 är uppslagsmatrisen. Från match_type, låt oss välja exakt matchning.

Välj hela matchningsfunktionen och tryck på F9 för att kontrollera om den har valt rätt kolumnposition för den valda fotbollsligan i den enkla rullgardinsmenyn. Matchningsfunktionen börjar räkna från den första kolumnen och den tar hänsyn till cell E4 vid position ett, vilket är referenspunkten.

Å andra sidan börjar offset räkna från 0. Matchningsfunktionen måste också ta referenskolumnen i position noll för att göra den överensstämmande med offsetfunktionen. För att ändra det, dra en från hela formeln.

Ställ sedan in höjden till det maximala antalet värden du vill ha i rullgardinsmenyn och bredden till ett. Det motsvarar radens och kolumnens position i formeln.

Tryck stiga på för att se om formeln har valt rätt lag.

Nu när formeln är klar, låt oss lägga till den i datavalidering.

Lägga till formel till datavalidering

1. Genom att trycka CTRL + C, kan du kopiera formeln från den valda cellen.

2. Gå till Datavalidering.

3. Placera den kopierade formeln som källa efter att du har valt Lista som det första alternativet.

När den har körts genererar formeln flera beroende rullgardinsmenyer för fotbollslag.

Kopiera och klistra formeln på rad för fotbollslag att implementera den hela raden.

Så här kan du använda förskjutningsformeln och matchningsfunktionen i kombination för att skapa en multipelberoende rullgardinsmeny. Förskjutningsformeln kan verka förvirrande först, men du kommer att vänja dig efter att ha implementerat den några gånger.

Relaterad: Hur man arbetar med kalkylbladsflikar i Microsoft Excel

Gör det enkelt att skapa rullgardinsmenyer med offsetformel

Många av lakan på arbetsplatsen kräver att du skapar rullgardinsmenyer. Offsetformeln är den snabbaste och enklaste metoden för att skapa hela rullgardinsmenyn med bara en formel.

Det är dessutom möjligt att manuellt välja celler för datavalidering för att skapa rullgardinsmenyer. Det är dock tidskrävande att skapa rullgardinsmenyer manuellt för en stor dataset och det finns större chans att göra misstag. Precis som Excel kan du också skapa en rullgardinsmeny för Google Sheets.

Hur man skapar en rullgardinslista i Google Sheets

Om du vill se till att endast vissa uppgifter kan läggas till i en cell, börja begränsa poster med rullgardinslistor i Google Sheets.

Läs Nästa

Om författaren