7 nya funktioner på Google Workspace gör det enklare att arbeta hemifrån

Under det senaste året har många verktyg dykt upp som möjliggör sömlöst fjärransamarbete, men Google Workspace sticker ut.

Det beror på de specialfunktioner som läggs till med den här uppgraderingen från G-Suite, som är den ursprungliga samlingen av Google-appar. Med bara några få ändringar möjliggör dessa verktyg samarbete i realtid på ett sätt som ökar produktiviteten.

Även om arbetet hemifrån har sina nackdelar är Googles arbetsyta utformad för att hjälpa till. Googles G-suite var jättebra, men Workplace är särskilt spännande att använda, eftersom det gör jobbet lättare att hantera. Här är sju skäl till varför:

1. Unified Interface

Om du har använt G-Suite vet du hur svårt det är att växla mellan appar. Innan uppdateringen var Gmail, Meet, Calendar och Drive separata, och eftersom arbetet kräver användning av mer än ett av dessa verktyg var det lite besvärligt att växla mellan appar.

Enligt forskning av Pegaväxlar den genomsnittliga medarbetaren mellan 35 olika applikationer upp till 1100 gånger per dag, vilket kan leda till distraktion, tidsförlust och minskad produktivitet.

Google Workplace förenklar denna process genom att tillhandahålla allt du behöver på ett ställe, redo att använda var som helst. Du behöver inte byta flik för att visa ett dokument i ett e-postmeddelande eller klicka på din kalender för att komma till alla dina kalendermöten. Allt är till hands.

2. Lättare samarbete

Det kan vara svårt att arbeta på distans över tidszoner och platser, eftersom detta kan skapa brist på synergi som gör samarbete och produktivitet svårt.

Med nya funktioner som chatt, rum, Jamboard och Meet är det nu möjligt för dig att växla mellan dina e-postmeddelanden för att hitta snabbmeddelanden. Du kan även ringa video- och röstsamtal. Samarbetet blev bara enklare!

Chattfunktionen skulle också innehålla en funktion som hjälper till att skapa dokument direkt så att alla i ett chattrum kan samarbeta och arbeta med dokument tillsammans.

Delade länkar och filer lagras också för enkel åtkomst, och olika rum effektiviserar kommunikationen för olika ändamål. På så sätt kan alla som arbetar med projekt vara i slingan om den senaste utvecklingen eller uppgifterna.

Slutligen har Google meddelat införandet av "Google Workspace Frontline" för anställda i frontlinjen. Det verkar vara ett enklare sätt för administratörer att skapa en Google Workspace för detaljhandlare eller fältanställda.

En av de mest nedslående aspekterna av arbetet hemifrån är de röriga arbetstimmarna. I vissa organisationer börjar flexibla arbetstider betyda tillgänglighet dygnet runt. Och det här är inte lätt; balansera olika personliga ansvarsområden och arbete har blivit ännu svårare.

Uppgraderingen av Google Kalender-funktioner skulle betyda mer för anställda och chefer. Tidsinsikter finns nu tillgängliga för att hjälpa dig att övervaka de timmar du spenderar på faktiska uppgifter och möten. Oroa dig inte, dessa insikter är bara tillgängliga för dig, inte dina arbetsgivare.

Du får också möjlighet att ange arbetstid och plats för att hjälpa din arbetsgivare att vara medveten om din tillgänglighet och tidszon. Google Kalender nu delar din tillgänglighet status och hjälper till att indikera att du inte är på kontoret.

Förutom att ställa in out-of-office och arbetstid, kommer användare att kunna skapa en ny händelsetyp som heter Focus Time. När du ställer in ett block av fokustid säger Google att det kommer att begränsa "aviseringar under dessa evenemangsfönster".

4. Google Assistant

Innan nu var Google Assistant endast tillgängligt för personliga Gmail-konton, men inte längre. Du kan nu använda röstmeddelanden för arbetsfunktioner som att fråga Google vad som händer i din kalender eller skicka ett meddelande till någon.

AI låter dig också hålla koll på uppgifterna genom att hjälpa dig att automatisera enkla och påminna dig om att svara på chattmeddelanden och e-postmeddelanden. Röstassistenten kan till och med fungera som en påminnelse och hjälpa dig att ställa in dina arbetsrutiner.

Relaterad: Vad är Google Assistant? Hur man använder den till full potential

5. Tredjepartsappsintegrationer och säkerhetsfunktioner

Dina favoritinsticksprogram och integrationer från tredje part har fortfarande en plats på arbetsytan. Du kan komma åt appar som Trello, DocuSign och Salesforce från Gmail, chatt och rum för att vidta åtgärder och hålla dig informerad om uppdateringar.

Säkerheten har också uppgraderats så att känslig information inte äventyras. Med avancerat phishing-skydd kan du vara säker på att skadligt innehåll och länkar som skickas till din e-post eller chatt kommer att flaggas. Google Meet har också en uppgradering för säkerhetslås och knackningskontroller för att säkerställa att möten inte hackas.

Relaterad: Gå till dina Creative Cloud-bibliotek i Google Workspace

6. Delad skärmfunktion

Den nya Google Workspace lovar ännu en spännande funktion, en som låter dig jonglera mellan två skärmar medan du använder enheten för ett möte.

Den ena skärmen gör att du kan se mötesdeltagarna, medan den andra är kvar för extra funktioner du kan behöva under möten.

Detta skulle innebära att du kan komma åt andra smarta funktioner utan att behöva gå av med video i slutet. Denna funktion är för närvarande tillgänglig på skrivbordet men skulle rullas ut på mobilen senare.

7. Live-bildtexter under möten

För Pixel-användare börjar live-bildtexter aktiveras under Workspace-möten. Språken som ska omfattas inkluderar engelska, franska, tyska, spanska och portugisiska.

Slutligen skulle du inte behöva anstränga dig för att förstå en konversation eftersom du enkelt kan komma ikapp oavsett ditt språk. Den här funktionen är inkluderande, inte bara för personer vars modersmål inte är engelska, utan även för icke-verbala eller hörselskadade.

Vad Google Workspace har att erbjuda

Googles strävan efter "Collaboration Equity" har lett till lanseringen av olika kontorsverktyg som gör samarbete och lagarbete lika sömlöst som i en arbetsmiljö på plats.

Denna nya dynamik skulle sträcka sig till post-pandemitider, och du kan förvänta dig att det kommer att finnas en blandning av denna nya takt av fjärrarbete, flexibla timmar, såväl som "gammal normal."

Dra nytta av dessa funktioner idag. En gratis plan är tillgänglig för alla användare, men företag med mer komplexa behov kan använda betalda alternativ, med månatliga planer från $ 6 till $ 13 och $ 18.

Vad är nytt i G Suite? 5 uppdateringar att se upp för

Här är de senaste nyheterna från Google Workspace som kan göra fjärrarbete mer produktivt.

Läs Nästa

Om författaren