Hur man använder IF-funktion med kapslade formler i Excel

De flesta är bekanta med att använda IF-funktioner för att testa ett tillstånd mot en stor dataset. Men de kanske inte vet fördelarna med att använda dem i kombination med deras OR, AND eller andra operatörer och funktioner.

Innan vi går vidare, låt oss se hur en enkel IF-funktion ser ut och hur man använder argumenten korrekt.

En översikt över Excels IF-funktion

Som visas ovan använder IF-funktionen tre argument som förklaras nedan:

1. Logiktest: Den behandlar det tillstånd som du bedömer är sant eller falskt.
2. Value_if_true: Detta argument innehåller texten / informationen som du vill att funktionen ska returnera om data uppfyller de testade villkorskriterierna.
3. Value_if_flase: Liksom ovanstående argument returnerar den också den information du vill att funktionen ska returnera om villkoret är falskt.

Det första argumentet krävs för att IF-funktionen ska kunna köras; de andra två är valfria. Du kan lägga till valfri text till de två sista argumenten eller lämna dem tomma. Om du lämnar antingen ett eller båda av de två sista argumenten tomma blir resultatet också en tom cell.

Låt oss nu se hur du kan använda IF-funktionen för att analysera mer än ett villkor i en enda formel. Dessutom lär du dig också hur du använder den i Nested Formula med OR och AND-operatörer.

Excel IF-funktionsexempel

Antag att du arbetar i en smyckenbutik där du registrerar försäljningen och intäkterna från var och en av sju arbetare som arbetar i butiken. I slutet av varje vecka ger företaget en veckobonus till endast de anställda som uppfyller ett definierat tröskelvärde.

Nedan ser du antalet försäljningar och intäkter som genereras av varje arbetare under en vecka.

Låt oss säga att bonuströskeln för den här veckan är antalet försäljningar som är lika med eller större än 4. För att kontrollera vilken av de anställda som får en bonus för den här veckan använder du en enkel IF-funktion.

Så du kommer att använda mängden försäljning som ett testargument i IF-funktionen, som visas nedan.

I markerad formel, B4> = 4 är testargument, “Berättigad" är argumentet Value_if_true, medan argumentet Value_if_false lämnas tomt medvetet.

Om ett argument är tomt, lägg alltid ett dubbelt citattecken ("") runt det; annars ger resultatet ett fel eller visar noll i cellen som uppfyller villkoret.

Efter att ha testat varje arbetares kvantitet av försäljning måste IF-funktionen returnera resultat som Kvalificerade om försäljningskvantiteten är större än eller lika med fyra; I annat fall, lämna cellerna tomma.

Tryck Enter-tangent för att implementera formeln. Eftersom mängden försäljning av arbetare 1 är sex, vilket är större än fyra, blir resultatet för funktionen för den första cellen Berättigad.

Du behöver inte ange formeln för alla celler individuellt. Använd istället autofyllningsfunktionen för att flytta markören till det nedre vänstra hörnet av det valda blocket och dra ner det.

Om du gör det kommer funktionen att implementeras i andra celler i raden.

Se hur arbetare 1, 2, 4 och 7 uppnår tröskeln på knappt fyra försäljningar och därmed är berättigade till en bonus, medan resten av cellerna förblir tomma eftersom dessa arbetare inte når tröskeln.

Låt oss säga; istället för att lämna det andra argumentet tomt har du lagt Ineligible där. I så fall kommer den slutliga utgången att vara som visas nedan.

Relaterad: Hur man använder datavalidering i Excel

Använda OCH operatör med IF-funktion

Under ytterligare en vecka har företaget ändrat sin policy att ge bonusar och ökat intäkterna i det inställda tröskelvärdet med mängden försäljning. Således måste du analysera samma data men med två testvillkor istället för en.

Företaget ger bonusen till arbetare som genererar lika med eller större än fyra försäljningar med intäkter större än 2500. Du kommer att använda en AND-operation i det här fallet, och formeln kommer att vara följande:

= IF (AND (B4> = 4, C4> 2500), "Kvalificerad", "Invalible")

Här, i ovanstående formel, används AND-operatören som ett testargument eftersom du måste testa två parametrar.

Precis som i det föregående fallet kommer funktionen att återgå om ingångsdata (antal försäljningar och intäkter) uppfyller kriterierna "Berättigad" som dess produktion, annars "Oberättigad."

Tryck Enter-tangent för att utföra funktionen och dra den sedan nedåt för att tillämpa samma formel på resten av datasetet. Du får se de slutliga resultaten enligt följande.

Du kan se att endast arbetare 1, 2 och 4 är de som har genererat mer än eller lika med fyra försäljningar med intäkter mer än 2500. Så de är berättigade till bonusen.

Även om arbetare 7 har genererat fyra försäljningar som uppfyller de första kriterierna, är dess intäkter mindre än 2200. Så han är inte berättigad till en bonus på grund av att han inte uppfyller det andra villkoret.

Använd ELLER operatör med IF-funktion

För tredje veckan har företaget gjort en bra vinst och ger en bonus till arbetstagare som har uppfyllt något av de två villkoren. I det här fallet kan du använda OR-operatören som ett testargument för IF-uttalandet för att filtrera bort ett exakt antal arbetare.

Således kommer arbetare som sålde fyra artiklar eller mer eller genererade en intäkt på mer än 2500 att kvalificera sig för bonusen.

Formeln ser ut så här:

= IF (ELLER (B4> = 4, C4> 2500), "Kvalificerad", "Invalible")

Tryck Stiga på för att utföra formeln och genom att dra den ner på raden får du detta resultat.

Du kan se att Worker 7 också är berättigad till en bonus i det här fallet som om han inte har uppnått intäktsgränsen men har gjort fyra försäljningar. Han uppfyller ett villkor, vilket gör honom berättigad till bonusen.

På samma sätt kan du använda IF-funktionen med AND- och OR-operatörer och med andra funktioner för att filtrera bort resultat från en stor uppsättning data.

Relaterad: Hur man snabbt blir en Microsoft Excel-användare

Förenkla dina beräkningar med IF-funktionen i kapslade formler

När du kombinerar IF-funktionen med andra funktioner kan du samtidigt testa flera villkor i en stor dataset.

Detta eliminerar behovet av att manuellt testa flera villkor individuellt, vilket sparar både tid och ansträngning. Automatisering av grundläggande funktioner gör det också möjligt för dig att vara mer produktiv.

Lär dig hur du automatiserar Excel och förbättrar dina ekonomiska färdigheter

Att lära sig att automatisera grundläggande redovisnings- och ekonomifunktioner i Excel kan spara tid och pengar.

Läs Nästa

Om författaren