Hur man skapar professionella Excel-kalkylark

Microsoft Excel är ett bra kalkylprogram för allmänna ändamål. Med tanke på hur lätt det är att använda, kommer misstag att uppstå när man skapar mer komplicerade kalkylark.

Några av de vanligaste felen inkluderar komplexa relationer, dold information, obegripliga beräkningar eller helt enkelt misstag. För att skapa och underhålla konsekvent bra Microsoft Excel-filer finns det ett par saker du alltid bör komma ihåg.

Hur förbereder man ett bra kalkylark?

Det första du behöver göra är att välja en organisationsstandard innan du börjar utveckla ditt kalkylark. Om du arbetar i en professionell miljö kommer denna organisationsstandard att sätta scenen för alla användare som ska använda / arbeta med ditt kalkylblad.

En delad standard förbättrar din kommunikation med teamet och sparar utvecklingstid.

Med det sagt är det viktigt att skapa ditt kalkylblad med framtiden i åtanke. Du måste vara beredd, eftersom du säkert kommer att stöta på tillfällen som du inte kände till när du började ställa in kalkylarket.

Genom att hålla framtida förändringar i åtanke kan du göra ditt kalkylblad mer hållbart. Detta innebär i sin tur att du slöser mindre tid med att skapa ett ersättningsark.

Relaterad: Hur man arbetar med kalkylbladsflikar i Microsoft Excel

Utnyttja flera arbetsblad

Du kan bli förvånad över att veta hur många proffs som gör detta misstag! Microsoft Excel erbjuder flera kalkylblad, och det är viktigt att du lär dig hur du använder dem. Du bör börja med att placera olika typer av data på olika kalkylblad.

Till exempel kan du använda de första paren av kalkylblad för grundläggande information; följande kalkylblad kan användas för beräkningar, medan det sista arket ofta används för resultat och diagram.

Naturligtvis varierar detta också beroende på vilken typ av arbete du gör och vad du är mest bekväm med. Tänk på att ha flera tabeller per kalkylblad kan orsaka många problem när du försöker sortera ut dem, infoga eller formatera celler.

När du arbetar med ett team blir det lättare för alla att förstå vad som händer med flera kalkylblad som är dedikerade till olika delar av arbetet.

Organisera informationsflödet

Informationen ska flyta från det övre vänstra till det nedre högra, och du bör organisera dina kalkylblad för att följa denna struktur. Din tidslinje ska vara konsekvent i alla dina kalkylblad, eftersom det gör det lättare för alla att förstå hur kalkylarket fungerar.

När du hanterar informationsflödet, undvik korsade mönster, eftersom de tenderar att distrahera läsarna. På den noten bör du också undvika alla typer av cirkulära referenser.

Märkning av kolumner och rader

Även om ett enkelt kalkylblad utan etiketter kanske inte är förvirrande för dig (som skapare av kalkylblad), kan andra användare tycka att det är ganska problematiskt.

Det är därför det är viktigt att du börjar märka dina kolumner och rader med enkla namn. Se till att du konsekvent använder samma namn för samma typer av data.

Vad ska man undvika när man skriver formler?

Om ditt Excel-kalkylblad har många formler finns det några saker du kan göra för att få det att se mycket mer professionellt ut. Först och främst, undvik att göra upprepade beräkningar och beräkna bara formler en gång.

Om du kopierar en formel ökar du risken för fel. För att inte tala om att om du ändrar en formel kommer inte duplikat som du gjorde tidigare att ändras. Detta kan leda till många förvirrande fel.

Om du behöver använda exakt samma formel igen är det bättre att hänvisa till den första instansen där du var tvungen att använda formeln.

Dessutom bör du alltid undvika att använda fasta nummer i formler. I stället är vad du ska använda för fasta värden separata inmatningsceller och använda referenserna till den här cellen när du använder den i beräkningar.

Ytterligare saker du bör undvika när du gör kalkylark

En av de viktigaste sakerna att undvika när du använder Microsoft Excel är alternativet att Sammanfoga celler. Detta är sällan en bra idé, och oftare används den bara för att förbättra estetiken. Genom att slå ihop dina tabellceller kommer du att ha större sannolikhet för att få problem med referenser och beräkningar.

En av de största riskerna är om du hänvisar till en sammanslagen cell. När du refererar till en sammanslagen cell kommer alla celler att vara en del av dina beräkningar, medan bara en av dem faktiskt kommer att vara korrekta.

En annan sak du bör undvika är att dölja information, till exempel rader, kolumner och till och med kalkylblad. Detta ökar bara chansen att andra användare missar något viktigt när de arbetar med / på kalkylbladet.

Spara estetiken till slutet

Excels stylingsalternativ är omfattande, så att du kan justera cellvärdena efter dina önskemål på många sätt. Du kan välja olika gränser, färger, teman och andra funktioner.

Det är inget fel med att du vill ha en specifik design av ditt kalkylblad, men vanligtvis gör det abstrakt information för tittaren om du gör det.

Om du planerar att utforma kalkylarket, försök att hålla det konsekvent i hela dokumentet. En konsekvent och enkel formateringsform hjälper läsarna att förstå ditt kalkylblad mycket enklare!

Dessutom är det också viktigt att skapa en legend och förtydliga dina källor tydligt. Du kan lära dig hur du korrekt skapar en diagramförklaring i Excel på tjänstemannen Microsoft hemsida.

Relaterad: Hur man lägger till Sparklines i Excel

Lär dig hur du får ditt Excel-dokument att se professionellt ut

Att skapa och underhålla genomgående bra Excel-filer är inte så svårt om du känner till de grundläggande tipsen och knep. Det är inget fel med att vilja utforma ditt Excel-dokument, men försök att lämna stylingen / estetiken till slutet.

Först bör du skapa ett tydligt och koncist kalkylblad, från början till slut. Efter det kan du lägga till lite finjustering i ditt Excel-dokument, men försök att hålla det enkelt och konsekvent över alla kalkylblad!

Hur man hittar och tar bort cirkulära referenser i Excel

Här är vad du behöver veta om cirkulära referenser i Microsoft Excel och hur du hanterar dem när de visas.

Läs Nästa

Om författaren