Hur man skapar en gemensam inkorg i G Suite

När ditt team behöver hantera samma inkommande e-post kan du använda Collaborative Inbox från G Suite för att lägga till flera användare till samma konto. Funktionen tillåter flera teammedlemmar att behålla samma inkorg samtidigt.

Så här skapar du din egen Collaborative Inbox, använder alla funktioner, tilldelar teammedlemmar och beviljar specifika behörigheter allt från ditt G Suite-konto.

Vad är en gemensam inkorg i G Suite

Den gemensamma inkorgen i G Suite tillåter en grupp individer att komma åt, underhålla och hantera samma e-postinkorg. Detta kan vara till hjälp för företag och organisationer som behöver hela sin marknadsföring eller säljteam för att svara på liknande e-postmeddelanden.

Det är ett utmärkt sätt att öka produktiviteten genom att uppmuntra online lagarbete samarbete via Googles verktyg för att skapa ett effektivt arbetsflöde.

Om dina säljare ständigt får e-postmeddelanden om potentiella partnerskap kan du till exempel tilldela alla att övervaka samma inkorg. Vem som helst kan svara och hantera de e-postmeddelanden som kommer in.

Du kan också skapa en kollaborativ inkorg om du arbetar på en skola som tar emot e-postmeddelanden från föräldrar så att alla lärare kan svara på dessa e-postmeddelanden. Alla medlemmar som har rätt behörighet kan göra anspråk på ett e-postmeddelande för sig själva eller tilldela det till en annan gruppmedlem.

Google Workplace är inte det enda samarbetsverktyg att kombinera med Gmail, men det är det mest effektiva om du redan har G Suite.

Du kan använda det här verktyget för att märka specifika e-postmeddelanden, vilket hjälper till att organisera din inkorg och gör det lättare att söka efter äldre e-postmeddelanden. Om du säljer produkter hjälper andra att hitta dem genom att märka alla e-postmeddelanden med de specifika produkterna.

Innan du kan ha en gemensam inkorg måste du ställa in en Google-grupp och lägga till medlemmar.

Hur man skapar en Google-grupp och lägger till medlemmar

För att börja hantera och komma åt din Collaborative Inbox måste du först skapa en grupp. Detta gör att du kan börja lägga till medlemmar i din Collaborative Inbox.

1. Logga in Google-grupper.
2. Klick Skapa grupp.
3. Stiga på info och välj inställningar.
4. Klick Skapa grupp.

När du väl har skapat din grupp kan du börja bjuda in personer till gruppen via e-post, lägga till dem direkt i din grupp eller godkänna personer som ansökte.

Skicka en inbjudan via e-post direkt till mottagarens inkorg för att bekräfta att de vill gå med i gruppen. Att direkt lägga till en medlem i gruppen kräver sin e-postadress. Det kommer att lägga till medlemmen efter inlämning.

Genom att skapa din grupp och lägga till medlemmar kommer du att kunna ha en fullt fungerande samarbetsinkorg. Det enda som håller dig tillbaka är behovet av att aktivera funktionen.

Hur man aktiverar samarbetsfunktioner

För att skapa en samarbetsinkorg för dina befintliga medlemmar måste du först aktivera samarbetsfunktioner. Men innan du följer stegen nedan, se till att du har aktiverat konversationshistorik för Google Grupper.

1. Logga in Google-grupper.
2. Klicka på gruppens namn.
3. Klick Gruppinställningar.
4. Under Aktivera ytterligare Google Group-funktioner > Välj Samarbetsinbox.

När alla samarbetsfunktionerna är inställda måste du tilldela behörigheter till varje medlem för att göra det lättare för dem att hantera kontot.

Hur man tilldelar behörigheter till medlemmar i samarbetsboxen

Genom att tilldela behörigheter till gruppmedlemmar kommer du att göra det möjligt för ditt team att kunna ta konversationer, tilldela samtal, markera konversationer som slutförda, markera konversationer som dubbletter och markera konversationer som ingen åtgärd behövs.

Du kan tilldela en grupp olika behörigheter beroende på standardgruppsroller (ägare, chefer, medlemmar), alla i organisationen, alla på webben eller anpassade roller.

1. Logga in Google-grupper.
2. Klicka på gruppens namn.
3. Klick Gruppinställningar.
4. Klicka på växla till Sätta på behörigheter.
5. Flytta skjutreglaget och välj vilka användare som får behörigheter.

Du kan också skapa undantag i dina behörigheter för att utesluta specifika medlemmar från dina behörighetsinställningar.

Hantera din gemensamma inkorg för G Suite

En kollaborativ inkorg låter dig tilldela olika medlemmar till en grupp och ge dem specifika behörigheter så att de kan hantera din e-post effektivt.

Varje lagmedlem kommer att ha tillgång till hela inkorgen och kan tilldela olika konversationer till olika medlemmar. Nu när ditt team har skapats måste du tänka på att hålla alla på kontot säkra.

Google lägger till nya säkerhetsfunktioner i G Suite

Allt från stöd för BIMI-standarden i Gmail till nya säkerhetsfunktioner i chatten ingår i denna G Suite-uppdatering.

Läs Nästa

Om författaren