5 sätt att hindra anställda från att stjäla företagsdata när de lämnar

När en anställd bestämmer sig för att lämna finns det väldigt lite många företag kan göra för att få dem att stanna kvar. Det är normalt att anställda söker efter grönare betesmarker, men det är viktigt att förstå att inte alla anställda kommer att ha goda avsikter när det är dags att gå.

Faktum är att en sak som blir ett allt vanligare problem för företag överallt är stulna uppgifter från avskedade anställda. Om du undrar hur du kan förhindra stöld av medarbetardata, här är några saker du bör tänka på.

1. Betona samtycke till övervaknings- och dataskyddsprinciper

Att skydda dina företagsuppgifter är en praxis som bör finnas i alla steg i arbetstagarens livscykel. All nödvändig praxis för att skydda företaget bör dock alltid ha sitt ursprung i samtycke.

Innan du börjar arbeta med ditt företag bör de anställda redan förstå vad förväntningarna är när det gäller data. De måste också förstå mängden övervakning de går med på för att skydda den.

Relaterad: Hur man skyddar personuppgifter från arbetsgivare

Med sitt samtycke kan företag vidta både förebyggande och proaktiva åtgärder för att identifiera dataintrång.

Företagen bör också uppmuntra team att rapportera tvivelaktigt beteende och ges möjlighet till gör det säkert och anonymt, särskilt när det gäller lag vars data kan påverka hela företag.

2. Etablera institutionell kunskapshantering

När det gäller roller som försäljning kämpar många företag med att förlora sina relationer när en säljare lämnar. Många säljare kommer att försöka ta med sina konton till sina nya företag, vilket gör att det värde som ditt företag investerade i relationen går till spillo.

Dessutom har stjälning av strategier från planeringsmöten flera effekter på företag.

Inte bara kan detta skapa intäktsförlust utan det kan också leda till minskad lagmoral. Inom en kampanj arbetar tvärfunktionella team ofta för att kontakta kunder, bygga platser, hantera relationer och stänga försäljningen. Så när ett företag förlorar kunder till konkurrenter på grund av dataintrång är det en besvikelse för många människor.

Relaterad: Bygg bättre kundrelationer med Keap

För att skydda ditt företag från att förlora ditt värdefulla nätverk av kunder finns det två delar av ekvationen - att skapa ett system för lagring av institutionell kunskapsinformation och decentralisering av ett kundförhållande genom automatisering.

Om du upptäcker att dina team är för överväldigade för att lägga till ytterligare ett steg i deras arbetsflöde kan du lägga ut delar av datahanteringen till försäljningsaktiverande programvara eller specialister. Det finns redan olika verktyg som spårar relationer och automatiserar delar av försäljningsrörledningen.

3. Förbättra detekteringssystem för intrång

Innan en anställd ska avgå, finns det några tydliga tecken som kan dyka upp.

För det första kan det vara så att anställda är oftare på LinkedIn eller surfar på karriärportaler för andra företag. För det andra kan de använda företagets Wi-Fi för att skicka jobbansökningar via e-post.

Om du misstänker att specifika företag försöker piratkopiera din talang i syfte att stjäla dina uppgifter, skapa ett meddelande om korrespondens med dessa företag. Även om det inte behöver göras några omedelbara åtgärder efter dessa spekulativa försök, bör säkerhetsteam öka övervakningen för utsatta anställda.

Oavsett om det är att ladda ner en tveksam filstorlek, skicka PDF-filer via krypterade meddelandeplattformar eller skicka ovanligt stora e-postmeddelanden till personliga konton, det finns många sätt att upptäcka datastöld och företagsspionage förebyggande.

4. Genomför avslutningsintervjuer

Utgångsintervjuer är ett utmärkt sätt att söka efter röda flaggor för avresande anställda och även de som kommer att vara kvar. Att hålla koll på vart en anställd ska gå nästa hjälper till att kartlägga den möjliga avsikten i händelse av stulna uppgifter.

Till exempel kommer anställda som lämnar arbetet för en konkurrent i en liknande roll mer sannolikt att vara i riskzonen än de som kommer att arbeta i en icke-närstående bransch med en annan kapacitet. Om en anställd anses ha hög risk, bör de övervakas under de återstående par veckorna på jobbet och till och med veckorna efteråt.

För de långvariga anställda kommer många inte ihåg villkoren i sina kontrakt vid avgång. Dessa relevanta avtal inkluderar sekretessavtal, konkurrensbestämmelser och andra datarelaterade villkor.

Påminn medarbetarna om de specifika termer som de fortfarande är juridiskt bundna av under en exitintervju, även om de inte längre arbetar med dig.

Detta bör inkludera avsiktlig distribution av företagsägd information samt att inte avslöja, ta bort eller returnera data som tillhör företaget. Detta är ett utmärkt sätt att avskräcka dem med möjlig avsikt att stjäla data och fungerar som en påminnelse för alla som helt enkelt har glömt bort sina anställningsvillkor.

5. Förfaranden för ombordstigning

Efter avslutningsintervjuer är nästa steg att säkra data under off-boarding. Bortsett från den uppenbara begäran om att returnera företagsenheter och återkalla administrativ åtkomst, bör säkerhetsgrupper också göra en rutinintervju om datalagringsmetoder.

Intervjuer efter avgången bör innehålla frågor om deras säkerhetsrutiner för personuppgifter. Till exempel att arbeta med offentligt Wi-Fi medan de arbetar med företagsfiler, fråga om de har kvar några kopior av data hemma eller har lånat ut sina enheter till vänner eller familjemedlemmar.

Även om det inte är bra att anta att varje avgående anställd kommer att tänka att stjäla dina uppgifter, är det säkert att anta att många kommer att vara slappa om det. Även om det är oavsiktligt kan dessa handlingar fortfarande hänföras till den avgående anställde och riskera dina företagsuppgifter i onödan.

Förhindra dataintrång med existerande anställda

Att lära sig god säkerhetspraxis är en investering som är värt att göra för alla företag. Även om en anställd bara stannar hos dig i några månader, kan datahanteringspolicyer och procedurer förhindra många möjliga problem inom den tiden.

Det är omöjligt att veta från början vilka anställda som är pålitliga, men det är mycket bättre att undvika spel. Trots att man inte frestas av konkurrenter eller planerar att stjäla företagsuppgifter finns det fortfarande sätt för saker att gå fel. Vissa spännande anställda kan helt enkelt vara lat och orsaka dataintrång.

Oavsett om det är genom skadlig avsikt eller ren okunnighet är det värt att sträva efter att skydda företagsdata. Anställda har all rätt att gå vidare till nya företag och bättre lämpade roller. Dina företagsdata behöver dock inte följa med dem.

Använder du din egen enhet för jobbet? Så här skyddar du affärs- och privata data

Så här kan du skapa starka policyer för Bring Your Own Device (BYOD) på jobbet för att hålla informationen säker.

Läs Nästa

Om författaren