Hur man schemalägger möten och uppgifter med hjälp av Calendly

Schemalägga möten kan vara en besvärlig process. Du kan behöva spendera för mycket tid och energi på att kommunicera fram och tillbaka för att hitta en lämplig mötetid.

Tack och lov ersätter ett intuitivt digitalt verktyg denna ineffektiva schemaläggningsprocess med en enkel, tidskänslig metod. Detta verktyg kallas Lugnt.

I den här artikeln går vi igenom Calendly, hur det fungerar och hur du får ut det mesta.

Hur fungerar Calendly?

Om du är bekant med hur du planerar ett möte i Microsoft Outlook, fungerar Calendly på ungefär samma sätt. Förutom Outlook fungerar Calendly också med Google Calendar och Apple iCloud Calendar.

När du synkroniserar dina personliga kalendrar och arbetskalendrar kan du skapa evenemangstyper. Du kan till exempel ha en typ "15-minuters möte" och en "30-minuters möte" -typ.

Därifrån kan du skicka en bokningslänk till kunder, kollegor eller vänner. Dessa personer kan välja en av de händelsetyper du tidigare skapade och sedan välja en tid med dig. Oroa dig inte - de har inte tillgång till vilka händelser som finns i din kalender.

Det är en snabb översikt över hur Calendly fungerar. Låt oss nu gå in i detaljerna.

Hur man lägger till kalendrar i Calendly

Innan du konfigurerar händelsetyper, se till att dina kalendrar är synkroniserade.

När du har skapat din profil klickar du på konto bredvid din profilbild längst upp till höger på Calendlys webbplats. Välj från rullgardinsmenyn Kalenderanslutningar.

Klicka på sidan Kalenderanslutningar + Lägg till kalenderkonto och då Ansluta bredvid den typ av kalender du vill lägga till. Tyvärr låter gratisplanen dig bara synkronisera en kalender.

Se också till att kontrollera konfigurationsavsnittet. Här kan du ställa in vilka kalendrar Calendly ska kontrollera för att undvika händelsekonflikter. Också under Konfigurationkan du välja vilka av dina kalendrar som nya händelser ska visas i.

Hur man skapar händelsetyper i Calendly

Detta gör att du nu kan skapa nya typer av händelser som människor kan boka. För att börja, välj antingen + Ny händelsetyp eller + Skapa>Event typ på din Calendly-hemsida.

Du ser två alternativ för mötetyper: En på en och Grupp. Eftersom de flesta sannolikt kommer att använda Calendly för en-mot-en-möten, är det vad vi kommer att gå med här. Välj Skapa bredvid En på en.

Därefter måste du ange följande detaljer: namn, beskrivning, färg och en specifik URL för händelsen.

När du väljer en mötesplats kan du välja en zoom- eller Google Meet-länk, ett telefonsamtal eller begära händelsen till en viss plats.

Du kan lägga till så många platsalternativ som du behöver. Om du väljer ett telefonsamtal kan du välja om du eller deltagaren ska initiera samtalet. När du har slutfört dessa steg klickar du på Nästa.

På den här sidan kan du schemalägga mötesförväntningar, till exempel hur långt i förväg deltagarna kan boka en plats, varaktigheten på möte, vilka tider du är tillgänglig och vilken buffertid som behövs före eller efter mötet för pendling eller för inslagning saker upp.

Om du behöver ange hur många av den här specifika händelsetypen som kan bokas på en dag kan du göra det under Ytterligare regler för din tillgänglighetsavdelning.

Slutligen, efter att du har valt Nästa igen, se till att ditt evenemang är inställt på På, och du är redo att använda.

Du kan ändra fler händelseinställningar, till exempel den fråga som den inbjudna måste svara när han bokar ett möte, hur de kommer att meddelas, vad som kommer att visas på bokningsbekräftelsessidan eller betalningsspecifikationer (endast Calendly Pro-funktionen) innan du återvänder till din hemsida.

Relaterad: Sätt att göra Google Kalender till din Windows Desktop-kalender

Du kan dela en Calendly-länk via två metoder. Det första sättet är att dela din Calendly URL, som visas under din profilbild och ditt namn på hemsidan, där deltagare kan boka vilken typ av evenemang som helst med dig.

När de väl har klickat på din länk kommer den att omdirigera deltagarna till en liknande sida som ovan. Människor kommer att kunna välja vilken typ av evenemang de vill ha och deras tillgängliga tid också.

Det andra alternativet är att dela en länk till endast en typ av händelse med deltagaren. För att göra detta, antingen kopiera länken eller välj Dela med sig på en specifik händelsetyp på din Calendly-hemsida.

Oavsett vilket alternativ du väljer kan du kopiera och klistra in din Calendly-länk i ett e-postmeddelande, textmeddelande eller webbplats (under Dela med sig och dela det med människor så att de kan boka ett möte med dig.

Hur man bokar ett evenemang med Calendly

Ovan ser hur en specifik händelsetypsida ser ut för dina deltagare. De nedtonade dagarna är antingen förflutna eller när du inte är tillgänglig.

Personen kommer att kunna se din tillgänglighet genom att välja en blå markerad dag och välja en tid. När de har bekräftat tiden kommer Calendly att uppmana personen att ange sina uppgifter (namn, e-postadress, plats etc.).

Efter det kommer en deltagare att få ett e-postmeddelande med en kalenderinbjudan, och evenemanget kommer att visas i både deras och din kalender.

Relaterad: Verktyg för att synkronisera Microsoft Outlook med Google Kalender

Med Calendly är det enkelt att planera möten mer effektivt. Allt som krävs är att lära sig den grundläggande processen.

Calendly är gratis att använda, men det finns alternativa prenumerationsalternativ som kan tillåta flera evenemangstyper, ansluta till flera kalendrar, hantera betalningar från gäster och mer. Du kan kolla in Calendys prissättning här.

Ska du använda lugnt?

Så kanske du undrar om du ska använda Calendly. Tja, om du ständigt stöter på schemaläggning av kinks, då definitivt. När du väl har infört händelsetyper kan Calendly spara dig oräkneliga timmar med irriterande schemaläggning fram och tillbaka.

Men om du inte schemalägger möten ofta kan Calendly hindra din produktivitet. Dessutom är det inte den bästa användningen av din tid när du sällan planerar möten att ställa in Calendly-evenemangstyper.

Ändå är Calendly bara ett av de digitala schemaläggningsverktygen på marknaden. Om Calendly inte uppfyller dina behov kan du överväga andra alternativ.

De 6 bästa verktyg och appar för schemaläggning av möten

En schemaläggningsapp gör det enklare att organisera möten. Här är de bästa mötesplanerna du kan använda för att bestämma när du ska träffas.

Läs Nästa

Om författaren