Vad är Notion Database Views? Hur man använder dem

Databaser är en oumbärlig funktion i Notion. Till skillnad från traditionella kalkylark och andra online-databaser kan du se samma Notion-databas från flera vyer. Detta gör organisering av information och projekt i Notion super hjälpsam.

Om du just börjar med Notion kan du vara förvirrad över skillnaderna mellan varje vy och dess användning. Den här artikeln kommer att förklara varje Notion-databas i korthet och visa dig hur du använder dem för dina produktivitetsbehov.

Hur man skapar en begreppsdatabas

Innan vi dyker in i de 6 olika vyerna kan det vara till hjälp att veta hur man skapar en Notion-databas.

Var som helst i din arbetsyta, skriv framåt-snedstreckstangenten (/) följt av namnet på databasvyn (tabell, kort, lista etc.). Begreppet visar två alternativ för din databas utseende: i kö och hel sida.

Inbyggda databaser upptar endast en del av sidan. De är användbara för att lägga till tabeller och listor i texten till skriftliga dokument.

Helsidesdatabaser tar naturligtvis upp en hel sida.

Genom att välja endera i kö eller hel sida, kan du skapa din databas. Senare kan du alltid lägga till en vy eller ändra den du ursprungligen valde till något annat.

Låt oss titta på varje databasvy, hur de fungerar och några exempel för att använda dem produktivt.

1. Tabellvy

Tabellen är troligen den mest använda Notion-databasvyn på grund av dess mångsidighet och enkelhet.

En Notis-tabelldatabas visar objekt (dvs. uppgifter som ska slutföras, böcker att läsa, recept att förbereda) rakt ner på första raden. Följande kolumner anger sedan egenskaper (definierade högst upp i varje kolumn) för varje objekt.

Som ett exempel kan du skapa en enkel läslista som en tabell. Den första kolumnen innehåller titlarna på artiklar och böcker du vill läsa.

Följande kolumners egenskaper kan då vara för författarnas namn, webbadresser för artiklarna och status för artiklarna eller böckerna (vill läsa, läsa, läsa).

Du kan öppna varje objekt individuellt på sin egen sida, precis som du gör med alla andra vyer. Läsningslisttabellen ger dig möjlighet att öppna ett objekt för att anteckna den boken eller kopiera / klistra in en hel artikel.

Notionsdatabasvyer har också egenskaper som du kan dölja från en tabellvy.

Om en av dina läslistegenskaper är att taggar ska kategorisera objekt efter ämne och du vill ha taggarna egendom som hålls utanför din tabellvy, går du helt enkelt till fliken Egenskaper ovanför tabellen och växlar mellan taggarna egendom av.

Du kan dock fortfarande se den här egenskapen Taggar om du öppnar ett objekt som en sida.

2. Board View

Notions styrelsevy liknar en enkel Kanban styrelse för projektledning, vilket gör det enklare än någonsin att hålla reda på projekt och tilldela uppgifter.

I den här vyn hittar du kolumner med titeln "Inte startad", "Pågår" och "Slutförd". Så du kan använda kort under kolumnerna för att representera dina projekts status och flytta dem till lämplig kolumn.

Medan enskilda användare säkert kan använda Notions styrelsevy, lyser det definitivt när det används av ett team. Om du till exempel använder styrvyn för att hantera ditt lags projekt kan du tilldela uppgiftskorten till teammedlemmar och lägga till kommentarer i korten när de öppnats som sidor.

Precis som med tabeller kan du redigera vilka egenskaper som visas i den övergripande vyn. Om du till exempel har en egendomsägare men inte vill att deras namn ska visas i den övergripande vyn, gå till Egenskaper och växla mellan Tilldelad egendom av.

Relaterad: Hur man använder Kanban för att hantera GTD

3. Listvy

Notions listvy är överlägset det enklaste sättet att visa din databas. Men som med andra saker i Notion kan listan vara så enkel eller komplex som du behöver.

Till skillnad från en tabell använder listvyn inte ett rutnät eller några kolumner. Det är bara listan med artiklar följt av eventuella egenskaper som är värda att visa.

Du kan till exempel använda listvyn för en lista med recept. Öppna bara varje objekt som en sida för att klistra in eller skriva in receptet inuti. Du kan också använda en Tagg-egenskap för att ordna dina recept efter kök.

4. Kalendervy

En kalendervy liknar i princip alla andra månatliga kalendrar. Det ordnar objekt i din databas efter datum, vilket kan vara skapelsedatumet eller ett valt datum, kanske för ett uppdrags- eller projektförfallodatum.

Dina objekt - som antagligen kommer att vara projekt eller evenemang om du använder en kalendervy - visas som kort. Som med andra vyer kan du välja vilka egenskaper du vill visa på dessa kort.

Dessutom kan du gå från den aktuella månaden till tidigare eller kommande månader och år för att kontrollera dina projekt eller evenemang.

5. Gallerivy

Ett Notionsgalleri visar alla dina artiklar som kort i en rullningsvy, ungefär som Pinterest. Gallerier är den perfekta databasvyn om du vill visa bilderna för dina artiklar.

Klicka på för att visa dina objekts bilder Egenskaper fliken och välj Förhandsgranskning av kort, som öppnar en rullgardinsmeny med flera alternativ.

Den första är sidomslaget, som visar varje artikels omslag i galleriet. Den andra är sidinnehåll, som visar en bild eller ett textval från ett objekts sida. Det tredje alternativet låter dig visa bilder av filer i dina objekt.

Relaterad: Hur kan du använda uppfattningen? Utmärkta mallar för att inspirera dig

6. Tidslinjevy

Även om kalender- och tidslinjevyer har vissa likheter, erbjuder tidslinjevyn fler alternativ för att se saker efter tid, vilket är perfekt för projektledning.

Med tidslinjer för begrepp kan du se dina projekt efter timmar, dagar, kvartal eller år. Du kan enkelt lägga till en längre längd i ett projekt genom att helt enkelt hålla det i slutet och dra det åt vänster eller höger.

Tidslinjer har också en inbyggd tabell som listar artiklarna i din databas. Precis som en standardtabell kan du lägga till olika egenskaper i varje objekt. För att se listan, klicka på >> symbol bredvid månaden ovanför tidslinjen.

Hur man använder Notion Database Views

Naturligtvis skiljer Notion-databaser från andra online-databaser att du kan se samma Notion-databas från många olika vyer.

Om du använder Notion för projektledning kan projektets huvudvy vara en kortvy.

Du kan dock behöva se tydligare när du behöver börja på varje projekt, så det skulle vara användbart att se samma databas i en kalender- eller tidslinjevy.

I vissa fall kanske du vill se alla bilder på ett ställe, så en gallerivy är till nytta.

Om du vill visa samma databas från en annan vy klickar du på texten längst till vänster överst i din nuvarande vy ("+ Lägg till en vy"). Välj sedan den andra vyn du vill ha och ge den ett namn.

Du kan växla mellan flera vyer genom att välja deras namn längst upp till vänster på sidan, som visar en rullgardinsmeny med alla vyer du har skapat.

Använd Notion Database Views för att förenkla dina uppgifter

En Notion Database View kan vara praktisk om du kommer igång med projektledning och försöker organisera dina uppgifter. Nu när du känner till Notion-databasvyer öppnar du Notion på din dator för att se vilka produktiva saker du kan åstadkomma.

26 skäl att använda uppfattning för dina produktivitetsbehov

Notion är en utmärkt allt-i-ett-arbetsyteapp. Här är många anledningar till varför du bör titta.

Läs Nästa

Om författaren