Hur man får bättre utskrifter i Microsoft Word

Microsoft Word har gjort utskriften enkel och okomplicerad. Men bara för att något fungerar betyder det inte att du inte kan göra det bättre.

Du kan justera Words utskriftsinställningar för att göra utskriften enklare och bättre. Om utskrift är något du gör ofta är dessa tips ett måste för dig.

1. Skriv ut många kopior av specifika sidor

Du kan be Word skriva ut många kopior av ett dokument i Word genom att ange ett nummer för kopiorna. Detta kommer dock att skriva ut hela dokumentet flera gånger.

Vad händer om du vill skriva ut ett annat antal kopior för olika sidor? Denna uppgift är fortfarande förvånansvärt lätt att göra.

När du har ditt dokument klart för utskrift, gå till menyn Skriv ut. Gå till Arkiv> Skriv ut från navigeringsmenyn eller använd genvägen Skift + P.

Under inställningar, det finns en textruta för att välja sidor som ska skrivas ut. Tricket att skriva ut specifika sidor flera gånger är att infoga dem flera gånger. Om du till exempel vill skriva ut en enskild kopia av Sida 1, tre exemplar av Sida 2 och två exemplar av Sida 3 ska du infoga: 1, 2, 2, 2, 3, 3.

Observera att beställningen du anger är viktig eftersom skrivaren skriver ut sidorna i nämnda ordning. Om du till exempel lägger 3, 2, 1 i textrutan skriver din skrivare ut sida 3 före sida 2 och skriver ut sidan 1 senast.

Klick Skriva ut och din skrivare skriver ut flera kopior av de sidor du ville ha i den ordning du ville ha.

Microsoft Word försöker skilja hyperlänkar från vanlig text genom att understryka dem och ge dem en annan färg. Men hyperlänkar kan inte användas när de skrivs ut på papper och bryter också textens enhetlighet. Så det är bra att ta bort dem innan du skriver ut dokumentet.

Hyperlänkar kan tas bort på samma sätt som de skapas i Word. Så här gör du det:

1. Markera ankartexten och högerklicka på den.
2. Välj på menyn Ta bort hyperlänk.

Detta är enkelt men tidskrävande om det finns många hyperlänkar i dokumentet. Använd denna tangentbordsgenväg istället.

1. Markera texten med alla hyperlänkar. (Om detta råkar vara hela dokumentet kan du använda genvägen Ctrl + A.)
2. När du väl har valt texten trycker du på Ctrl + Skift + F9. Det skulle döda alla hyperlänkar i din text.

Kommentarer gör det enkelt att granska, revidera och samarbeta om varandras arbete. Word kan också skriva ut dessa kommentarer tillsammans med huvudtexten.

Du kan läsa vår artikel på hur man använder kommentarer i Microsoft Word om du vill använda detta verktyg mer effektivt. Kommentarer betraktas som markering och för att få dem att skrivas ut måste du markera en specifik ruta innan du börjar skriva ut.

Hur man tar bort kommentarer och accepterar alla ändringar i Word

Om du arbetar med medarbetare bör du veta hur du tar bort kommentarer i Word. Låt oss se hur vi hanterar kommentarer i ett dokument.

1. Gå till Skriva ut meny (Ctrl + P).
2. Välj det första alternativet i inställningar sektion. (Skulle säga Skriv ut alla sidor om du inte har ändrat det.)
3. Från rullgardinsmenyn, kontrollera Skriv ut märkning alternativ. Du kan omedelbart se ändringarna i förhandsgranskning av utskrift.
4. När du är redo klickar du på Skriva ut.

Se ett exempel på ett dokument som skrivs ut med Print Markup aktiverat.

4. Ställ in genvägar för utskrift

Genvägar görs för att göra livet enklare och det gäller utskrift i Microsoft Word. Men Microsoft Word har en begränsad uppsättning kortkommandon för utskrift med Ctrl + P (även Ctrl + Skift + F12) som huvudmenyn för utskriftsmenyn.

Relaterad: Microsoft Word-tangentbordsgenvägar i Windows

Du kan skapa dina egna tidsbesparande kortkommandon med Makron och tilldela sedan genvägar till dem. Makron är grupper av kommandon som låter dig automatisera en uppgift som ofta används.

Om du inte vet hur du använder makron eller behöver uppdatera ditt minne, läs vår guide på hur man använder makron i Word.

Skapa ett makro för utskrift

Låt oss skapa ett makro som skriver ut två kopior av den aktuella sidan i dokumentet. Så i praktiken, om du kör det här makrot när du befinner dig på sidan 5 i ett 20-sidars dokument, kommer det att skrivas ut två instanser av sidan 5.

1. Gå till Utvecklare och välj Spela in makro. Detta öppnar Spela in makro fönster.
2. I dialogrutan anger du ett namn och en beskrivning för ditt makro. Lämna Förvara makro i inställning Alla dokument så att du kan använda detta makro i alla andra dokument.
3. Nästa, i Tilldela makro till klicka på Tangentbord för att ställa in en kortkommando. Detta öppnar fönstret Anpassa tangentbord.
4. I Anpassa tangentbordet klicka på textrutan under Tryck på ny genvägsknapp. Tryck sedan på det snabbtangent som du vill tilldela detta makro på tangentbordet. Microsoft Word meddelar dig om genvägen du har angett redan har tilldelats en annan uppgift.
5. Klicka på Tilldela. Du kan alltid ändra genvägen senare, så oroa dig inte om du inte är nöjd med genvägen eller om den kolliderar med en annan.
6. Klick Stänga. Detta startar omedelbart inspelningen.
7. Gå till Skriva ut skärmen och ändra antalet kopior till 2. Ändra sedan inställningen från Skriv ut alla sidor till Skriv ut aktuell sida. Klick Skriva ut.
8. I Utvecklare klicka på fliken Stoppa inspelningen.
9. Ditt makro spelas nu in och sparas.

Testa ditt nya makro genom att trycka på kortkommandot. Om du inte har tilldelat en genväg ännu kan du också hitta makrot genom att klicka på Makron i Utvecklare flik. Välj det och klicka sedan på Springa. Du bör få två kopior av den aktuella sidan i ditt dokument.

Koden bakom utskriftsmakroen

Nu när makrot är klart, låt oss ta en titt på vad du spelade in.

1. Från Utvecklare klicka på Makron. Detta öppnar ett fönster som innehåller alla dina makron.
2. Välj ditt makro och klicka sedan på Redigera. Detta öppnar Microsoft Visual Basic for Application, en plattform som låter dig redigera dina makron. Du kan se koden som är associerad med ditt makro i huvudfönstret.

Koden ska vara ungefär så här:

Sub PrintCurrentPageX2 ()
'
'PrintCurrentPageX2-makro
'
'
Ansökan. PrintOut FileName: = "", Range: = wdPrintCurrentPage, Item: = _
wdPrintDocumentContent, kopior: = 2, sidor: = "", sidtyp: = wdPrintAllPages, _
Sortera: = True, Bakgrund: = True, PrintToFile: = False, PrintZoomColumn: = 0, _
PrintZoomRow: = 0, PrintZoomPaperWidth: = 0, PrintZoomPaperHeight: = 0
Avsluta sub

Huvudmetoden i den här koden som skriver ut dokumentet är Ansökan. Skriv ut. Alla rader till och med före slutet av Sub är parametrar för den här metoden. Ta en titt på parametrarna, särskilt parametrarna Räckvidd och kopior.

Du kan se att intervallet är inställt på den aktuella sidan och antalet kopior är inställt på 2 och det gör att detta makro gör vad du ville att det skulle göra.

Skapa andra makron

Ett makro registrerar varje åtgärd i Word tills du slutar spela in. Detta låter dig göra genvägar för alla åtgärder med ett makro.

Du kan till exempel skapa ett makro som skriver ut kommentarerna med dokumentet om det finns fler än tre kommentarer samtidigt som dokumentet krymper till 75% av den faktiska storleken samtidigt. Genom att bifoga en genväg till detta makro kan du be Word att göra dessa med ett par tangenttryckningar.

För att skapa och ändra makron är det bättre att ha en uppfattning om parametrarna för metoden i ditt makro. I vårt fall är Skriv ut metoden användes.

Det finns över ett dussin parametrar för PrintOut-metoden och du kan utforska dem i Microsoft-dokumentation. Dokumentationen täcker också några användbara exempel på hur man använder PrintOut-metoden.

Du kan skriva ut som ett proffs

Du kan få bättre resultat av din skrivare och få dem snabbare än någonsin. Det finns fortfarande mer att skriva ut i Microsoft Word, och de är värda att veta.

Hur man skriver ut Microsoft Office-dokument på rätt sätt

Verkar det ibland omöjligt att skriva ut dokument precis som du vill? Vi kan hjälpa! Vi visar alla dina utskriftsalternativ och hjälper dig att välja rätt inställningar för perfekt utskrivna dokument.

Om författaren