Det första steget i GTD är att få alla "grejer" ur huvudet. Ett av sätten att göra detta är att skriva ner allt på 3x5-kort, och den bästa digitala motsvarigheten till 3x5-kort är Kanban-tekniken.
Låt oss gå igenom stegen i GTD och se hur bra de passar in i Kanban.
Samla dina tankar
Om du är som de flesta har du förmodligen 100 olika uppgifter, projekt, idéer och andra saker (som GTD kallar det) som skramlar runt i ditt huvud. Låt oss börja med att skapa en inkorg för att ladda ner allt detta.
Vi ska använda Trello eftersom det är det mest populära Kanban-verktyget och erbjuder en generös gratis nivå. Utöver det har Trello stora tangentbordsgenvägar och ett välorganiserat gränssnitt. Det gör det till ett av de snabbaste och enklaste programmen att använda för jobbet.
Att kunna få ut dina tankar utan många extra steg är viktigt när du brainstormar. Men du är fortfarande välkommen att prova en alternativ till Trello om du vill.
Gillar tanken på Trello men inte Trello själv? Dessa alternativa Kanban-appar integreras med kalendrar, e-post, Slack och mer.
Börja med att skapa en ny styrelse och kalla den "GTD".
Därefter lägger vi till en Inkorg lista för att ladda ner alla våra saker.
Ta nu några minuter och skapa ett kort för varje tanke och idé du har bakom dig. Börja med att klicka på Lägg till ett kort knapp. Skriv sedan ut din första uppgift eller idé vad det än är och träffat Stiga på.
Upprepa denna process tills du inte kan tänka dig något annat.
Ställ in listor som matchar GTD-systemet
Nästa steg är att avgöra om var och en av objekten i vår inkorg är användbar. Det vill säga, kan du göra något åt det eller inte?
Låt oss först skapa två listor för handlingsbara objekt. Om något kan åtgärdas bör du bestämma om det tar mindre än två minuter eller inte. I så fall bör du arbeta med det så snart som möjligt.
Om inte, måste du bryta ner det ytterligare i ett annat steg. De två listorna du behöver för detta är "Projekt" och "Att göra i dag."
Klick Lägg till en annan lista, skapa sedan de två listorna precis som du gjorde med att lägga till kort i inkorgen.
Om ett objekt inte kan åtgärdas kan det gå till några olika platser. Fråga först "Är det viktigt?" Om det inte är något du brinner för kan du radera det och glömma det.
Fråga sedan om det här är något som du vill komma runt någon gång, men inte riktigt än. Kanske är det en avlägsen dröm. Eller det kan vara något som bara kommer att vara möjligt någon gång i framtiden. För situationer som dessa, skapa en lista som heter "Someday / Maybe."
Om föremålet är viktigt men är informativt istället för handlingsbart bör det gå i en "Referens" -lista. Kanban är bättre lämpad för handlingsbara föremål. Så referenslistan bör vara ett tillfälligt stopp för informationen tills den flyttas till en bättre plats, som en lättviktsnotering webbapp.
Listor att lägga till om du arbetar med ett team
När du har bestämt att ett kort kan användas kan du fortfarande inte kunna vidta åtgärder på det. Det kan bero på att du väntar på att någon ska avsluta något annat innan du kan börja. Eller kanske någon annan borde arbeta med det här projektet.
Skapa en "Uppskjuten" -lista för det första scenariot. Du kan ställa in ett förfallodatum för att få en påminnelse om när blockeringsprojektet ska göras. Öppna kortet genom att klicka på det och välj Förfallodatum för att komma åt kalendern.
För det andra fallet, skapa en lista som heter "Delegerad". När du har flyttat ett kort till den listan kan du lägga till andra medlemmar på kortet. Någon måste dock ha bjudit in medlemmarna för att komma åt styrelsen.
Öppna kortet och välj Medlemmar. Hitta sedan den medlem du vill dela ansvaret med.
Först sortera, tänk sedan på dina projekt
Nu är det dags att faktiskt gå igenom din inkorg och dra objekt till lämpliga listor. Börja från toppen av listan och arbeta dig neråt. För varje objekt, överväga de kategorier du har skapat och var det hör hemma.
När du har sorterat alla dina objekt vill du analysera dina projekt. Titta på var och en och tänk på komplexiteten. Om det är ett enkelt projekt kan du lägga till en checklista på kortet. Öppna kortet genom att klicka på det. Klicka sedan Checklista och börja lägga till dina artiklar, precis som du lade till korten.
För större projekt kan du skapa en ny styrelse för att hantera det projektet. Du kan sedan flytta kortet till det nya kortet. För att göra detta, håll muspekaren över kortet du vill flytta och klicka på pennikonen. Klicka sedan på Flyttaoch välj det bräde du vill flytta det till från rullgardinsmenyn.
Ett annat alternativ för stora projekt innebär också att man skapar en checklista. Det är ett bra sätt att gå om du har en uppfattning om vad du vill göra med ditt projekt, men inte är redo att lägga mycket arbete på det.
Du kan skapa en grov lista med objekt i en checklista som platshållare. Tänk på det som idédugnad för din inkorg, det här är bara potentiella delprojekt. När du är redo kan du sedan flytta ditt kort till ett annat kort. Och du kan förvandla varje objekt i din checklista till ett nytt kort.
Håll systemet igång
Att komma igång med GTD är enkelt; du kan göra det på en timme eller två. Men du måste underhålla systemet, annars kommer det att misslyckas. Kolla in med ditt GTD Trello-kort en eller två gånger i veckan. Dumpa dina nya tankar i inkorgen och utvärdera objekten i var och en av dina listor. Ta reda på om de fortfarande är på rätt plats eller inte.
När du är klar med projekt har du två alternativ. Du kan ta bort kortet om du inte behöver veta mer om det. Eller om du vill ha ett register över dina tidigare projekt kan du skapa en "Klar" lista och flytta färdiga projekt dit.
Detta system kan också hjälpa dig att planera din vecka. Du kan lägga till en annan lista som heter "Att göra nästa." Denna lista är för projekt som du planerar att arbeta med inom de närmaste dagarna eller under den kommande veckan. Om du kontrollerar ditt Trello-tavla söndag kväll eller måndag morgon kan du planera ditt arbete för veckan då.
Gör det här systemet till ditt. Du behöver inte följa GTD till punkt och pricka om det inte fungerar för dig. Blanda gärna och prova olika metoder. Det viktigaste är att du håller på med det! Ställ in en kalenderpåminnelse om du måste, eftersom systemet bara fortsätter att fungera om du fortsätter att arbeta i systemet.
Så här använder du den japanska projektledningstekniken för Kanban för att optimera ditt arbetsflöde i en grupp eller solo.
- Produktivitet
- Samarbetsverktyg
- GTD
- Uppgiftshantering
- Trello
- Produktivitetstips
Lee är en heltid nomad och en polymat med många passioner och intressen. Några av dessa passioner kretsar kring produktivitet, personlig utveckling och skrivning.
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Ett steg till…!
Bekräfta din e-postadress i e-postmeddelandet som vi just skickade till dig.
