Google Doc kan verka grundläggande på ytan men molnproduktivitetsverktyget har många förbises funktioner som kan hjälpa dig att göra mer på jobbet.
I den här artikeln tittar vi på flera Google Doc-funktioner som du förmodligen inte visste om och hur du kan använda dem för att spara tid på att skapa innehåll.
Observera att dessa funktioner oftast är tillgängliga på skrivbordsversionen av Google Docs-verktyget. De som också kan användas i mobilversionen kommer att anges.
1. Röstskrivning
För att använda rösttypfunktionen, öppna ett dokument och klicka Verktyg från menyraden längst upp på sidan. Välj Röstskrivning från rullgardinsmenyn.
En mikrofon dyker upp på skärmen med en språkmeny där du kan välja önskat talande språk. När du är redo att tala din text klickar du på mikrofonen eller trycker på Cmd + Skift + S (om du använder en Mac) eller Ctrl + Skift + S (om du använder en Windows-dator) för att börja spela in.
För att lägga till skiljetecken mellan texten, säg namnet på skiljetecknet du vill lägga till, till exempel ”punkt”, ”kommatecken” eller ”frågetecken”. Du kan ge formateringsinstruktioner som "ny rad" eller "nytt stycke" eller "sluta lyssna" om du vill ta en paus från röstskrivning och "återuppta" när du är redo att fortsätta.
Slå upp de avancerade redigeringskommandona från detta lista med kommandon på Googles supportsida.
Du kan också använda den här funktionen för att transkribera ljud. Spela bara ljudet (från din telefon eller någon annan enhet) till röst-till-texten, och det borde skriva ut det åt dig. Du kan behöva göra några redigeringar, men du hade sparat mycket tid.
Relaterad: Google Doc-tips som tar sekunder och sparar tid
Lär dig några hemligheter som ökar produktiviteten i Google Docs med hjälp av dessa snabba och enkla tips.
Rösttypfunktionen är endast tillgänglig på skrivbordet men den fungerar bara i Chrome-webbläsaren.
2. Offline redigering
Många människor älskar Google Dokument för dess omedelbara spar-till-moln-funktion, men det kan vara obekvämt om du inte har tillgång till internet på ett tag. Den goda nyheten är att du fortfarande kan komma åt och redigera dina filer offline.
Denna funktion är endast tillgänglig i Google Chrome och du måste installera och aktivera Google Docs Offline Chrome-tillägg. Se också till att du inte surfar i privat läge.
Den här funktionen måste sättas in när du är online, men när den är klar kan du skriva och redigera text offline, och sedan sparas de i molnet när du får tillgång till internet. Här är hur.
För att göra det möjligt att öppna och spara Google Docs-filer offline, Följ dessa instruktioner. Den här funktionen är tillgänglig på datorer, iOS och Android.
3. Spåra / återställa dokumentets versionshistorik
Om du arbetar med ett dokument ensamt eller tillsammans med andra kan du spåra ändringar i dokumentet med hjälp av funktionen Versionshistorik.
Du kan också återställa dokumentet till en tidigare version tillfälligt eller permanent. en funktion som kan vara en livräddare om du av misstag raderar delar av ditt dokument och inte kan använda Ångra för att återställa dem.
Klicka på för att använda versionshistorikfunktionen Fil från menyraden och välj Versionshistorik från rullgardinsmenyn. Du ser att du också kan namnge en version så att du kan använda den för att hålla reda på kontinuerliga förändringar i dokumentet, särskilt om andra användare gör ändringar i samma dokument.
Den här funktionen är endast tillgänglig på skrivbordet.
4. Förslag och granskningsläge
Även om det är fantastiskt att samarbeta med andra och redigera ett dokument tillsammans, kan det vara svårt (och rörigt) att hålla reda på de förändringar varje person har gjort.
Med funktionen Förslag kan du helt enkelt föreslå ändringar om du inte vill ändra dokumentet helt. Dina förslag dyker upp till redaktören som kommentarer i sidofältet, och redaktören kan göra omedelbara ändringar genom att acceptera förslaget. Du kan också fortsätta konversationstrådar med Svarså att du kan ge och ta emot feedback direkt på dokumentsidan utan att behöva skicka e-post fram och tillbaka.
För att föreslå ändringar, klicka på pennikonen för redigeringsläge i det övre högra hörnet av ditt öppna dokument och välj sedan Föreslår.
Klicka på om du vill visa dokumentet utan förslagen Visning. Du kommer att kunna läsa utan genomslag och popup-fönster för kommentarer.
För att spara tid kan du acceptera eller avvisa alla förslag på en gång. Klick Verktygoch välj sedan Granska föreslagna ändringar. Klick Acceptera alla eller Avvisa allt.
Den här funktionen är endast tillgänglig på skrivbordet.
5. Lägg till teckensnitt
Om du någonsin vill stilisera din text för att passa ditt meddelande kan du göra det med Google Docs också. Förutom de 24 standardteckensnitt som redan är programmerade i Google Docs-verktyget, kan du lägga till flera coola teckensnitt efter eget val för att förstärka din text visuellt.
För att lägga till teckensnitt, klicka bara på Typsnitt på menyraden och välj Fler teckensnitt. Välj så många teckensnitt du vill från den angivna samlingen.
Den här funktionen är endast tillgänglig på skrivbordet.
6. Jämför dokument
Det här är en annan funktion som du kan använda för att hålla reda på ändringar som görs av ett dokument av dig själv eller en medarbetare. Det är särskilt användbart för stora dokument, och som namnet antyder kan du jämföra två dokument för att se skillnader mellan dem.
För att använda den här funktionen, öppna basdokumentet som du vill göra en jämförelse för och klicka sedan på Verktyg och välj Jämför dokument.
I dialogrutan som dyker upp väljer du det dokument som du vill jämföra det mot från din Drive och klickar på Jämföra. I Attribut skillnader till fält, ange namnet på den medarbetare som kommer att vara författare till de föreslagna ändringarna i det slutliga dokumentet.
Skillnaderna kommer att visa på samma sätt som de gör i Föreslår läge som vi diskuterade ovan, och du kan också acceptera eller avvisa ändringar.
Den här funktionen är endast tillgänglig på skrivbordet.
7. Hitta och ersätta
Om du någonsin behöver byta ut flera förekomster av ett fel i din text gör Google Docs det enkelt att göra det med funktionen Sök och ersätt.
För användare som är bekanta med funktionen Sök och ersätt i Microsoft Word, fungerar det precis samma sak.
Använd genväg för att hitta ett visst ord eller en viss fras i ditt dokument Ctrl + F på en Windows-dator eller Kommando + F på en Mac. Ange ordet i fältet "Sök i dokument".
För att ersätta den hittade texten, klicka på de tre punkterna på höger sida och välj Hitta och ersätta.
Ange sedan texten i Hitta fält och ersättningstexten i Ersätta med fält. Bläddra genom textinstanserna med uppåt- och nedåtpekaren och klicka Byta ut att byta ut dem individuellt. Eller klicka Ersätt alla för att ersätta all markerad text på en gång.
8. Använd en ordbok
Google Docs har en ordlista i appen för att hjälpa dig att koncentrera dig och undvika att behöva växla mellan flikar när du letar efter innebörden av ett ord.
När du skriver och behöver leta upp ett ord, markera ordet, högerklicka och välj Definiera från menyn. Ordboksverktyget söker efter definitionen av ordet på internet och det kommer att visas till höger på skärmen.
9. Lägg till språkaccenter
Säg hej att memorera genvägar för accenttangenter eller kopiera / klistra in bokstäver med accent från andra dokument.
Om du vill använda bokstäver med accenter måste du ladda ner tillägget “Easy Accents”. Det låter dig infoga accenter för 20 olika språk direkt från ett sidofält i ditt dokument.
Ladda ner Google Doc-tillägget genom att öppna Verktyg menyn och klicka sedan på Tillägg och Få tillägg. I Google Marketplace-rutan som dyker upp, sök efter Enkla accenter och klicka på den blå installationsknappen för att lägga till den i din Google Docs-tilläggssamling.
Efter installationen, klicka på Tillägg -menyn för att välja Easy Accents-tillägget och börja lägga till korrekta accenter på alla dina främmande ord.
Det här tillägget är endast tillgängligt på stationära datorer, men mobila tangentbord stöder vanligtvis språkaccent så att du kan skriva text med accentmarkeringar på din telefon utan tillägget.
10. Skapa anpassade genvägar
De flesta är bekanta med Microsoft Word-genvägar, men du kan också skapa egna genvägar i Google Dokument. Klicka på för att skapa anpassade genvägar Verktyg> Inställningar> Ersättning. Du kommer att upptäcka att det redan finns några bråk och symbolgenvägar (som att ändra 3/4 till ¾), men gärna lägga till några av dina egna.
Den här funktionen är endast tillgänglig på skrivbordet.
Gör mer med Google Dokument
Nu när du har lärt dig dessa Google Docs-verktyg kan du använda dem när du skapar ditt nästa dokument. Förhoppningsvis gör de det enklare för dig!
Dessa tidsbesparande Google Docs-mallar hjälper dig att avsluta dina dokument istället för att kämpa för att sätta ihop dem.
- Internet
Keyede Erinfolami är en professionell frilansskribent som brinner för att upptäcka ny teknik som kan förbättra produktiviteten i vardagen och arbetet. Hon delar med sig av sin kunskap om frilans och produktivitet på sin blogg, tillsammans med heta tar på Afrobeats och popkultur. När hon inte skriver kan du hitta henne spela Scrabble eller hitta de bästa vinklarna för att ta naturbilder.
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Ett steg till…!
Bekräfta din e-postadress i e-postmeddelandet som vi just skickade till dig.
