Hur man använder villkorlig formatering i Google Sheets

Villkorlig formatering är när du automatiskt formaterar utformningen av celler i kalkylarket baserat på data i varje cell. Med Google Sheets kan du använda villkorlig formatering för att använda olika teckensnitt, fylla färger och andra stilar, vilket gör dina kalkylblad omedelbart lättare att läsa.

Allt du behöver göra för att använda villkorlig formatering är att skapa några regler för ditt kalkylblad att följa. Nedan visar vi hur du skapar dessa villkorliga formateringsregler med Google Sheets.

När ska du använda villkorlig formatering

Du kan använda villkorlig formatering av nästan vilken anledning som helst att du vanligtvis kan formatera ett kalkylark. Den största fördelen är att du sparar tid och säkerställer konsekvens, men villkorlig formatering uppmuntrar dig också att tänka på installationen och utformningen av ditt kalkylblad i förväg.

Du kan använda villkorlig formatering för att skilja mellan datatyper i en uppsättning och gruppera till exempel anställda efter deras avdelning. Eller så kan du också använda den för att uppmärksamma problematiska värden, till exempel en negativ vinst. Ibland kan det också vara användbart att bagatellisera föråldrade poster, till exempel aktiviteter med ett datum tidigare.

Relaterad: Googles kalkylarktrick som är lätta att lära sig och komma ihåg

6 Google-kalkyltrick som är lätta att lära sig och komma ihåg

Låt oss gräva en handfull supernyttiga Google Sheets-tricks som är lätta att lära sig och komma ihåg.

Hur man skapar villkorlig formatering i Google Sheets

Det bästa sättet att visa villkorlig formatering är kanske med ett enkelt exempel. Börja med ett nytt kalkylark och följ stegen nedan:

1. Ange några exempelvärden i några rader.
2. Markera det antal celler som du vill vara berättigad till villkorlig formatering.
3. Från Formatera menyn, välj Villkorlig formatering.
4. Ändra Formatera celler om ... rullgardinsmeny till Är lika med.
5. Ange ett av dina exempelvärden i Värde eller formel låda.
6. Välj den formatering du vill lägga till, till exempel en fyllningsfärg.
7. Klick Lägg till en annan regel.
8. Ersätt det tidigare värdet med ett annat än kalkylarket och välj ett annat format eller en annan färg för detta värde.
9. Upprepa de två föregående stegen för fler värden, med olika formatering varje gång.
10. När du är klar klickar du på Gjort -knappen för att se en lista över de regler du har skapat.

Typer av villkor som Google Sheets stöder

Google Sheets stöder ett stort antal villkor som du kan basera din formatering på. Dessa är uppbyggda kring tre kärndatatyper: text, datum och siffror.

Text

Det enklaste villkoret för text, tömma, beror på om cellen innehåller något värde alls.

Använd för att kontrollera om det finns en viss textbit innehåller. Detta tillstånd kan söka efter en fast bit text eller det kan också använda mönstermatchning där var och en ? står för alla karaktärer och * står för noll eller mer av vilken karaktär som helst.

Slutligen, för mer strukturerade textmatchningar, börjar med, slutar med, eller exakt kommer att begränsa de möjliga matcherna.

Datum

Datum är enkla, även om de stöder några användbara fördefinierade värden förutom användardefinierade. Använd villkorlig formatering för att leta efter datum innan, efter, eller likvärdig till ett urval av relativa datum (t.ex. imorgon, det senaste året). Du kan också jämföra dem med ett visst datum efter eget val.

Tal

Slutligen kan du använda villkorlig formatering för att leta efter siffror som är lika med, större än, mindre än eller mellan en rad andra nummer.

Anpassade villkorliga formleringsformler

Anpassade formler gör villkorlig formatering mer kraftfull eftersom de kan markera hela intervall och till och med referensceller utanför det område som formateras. För att visa anpassad villkorlig formatering, låt oss ta ett annat mycket enkelt exempel.

Den här gången skapar du en tabell i Google Sheets med två kolumner. Vi valde att registrera lagernivåer för olika frukter.

Så här markerar du alla rader i data med mer än fyra artiklar i lager:

1. Välj dataintervall (A2: B5).
2. Öppna Regler för villkorligt format fönster.
3. Välja Anpassad formel är som villkor.
4. Som en Värde, stiga på = $ B2> 4.

Var särskilt uppmärksam på detaljerna i formeln vi använde.

Relaterad: Hur man skapar anpassade funktioner i Google Sheets

Som med en normal formel i en cell måste den börja med ett likhetstecken (=). Dollarn ($) före kolumnen (B) gör den till en absolut referens, så jämförelsen hänvisar alltid till data från den specifika kolumnen. Raden (2) är relativt den första raden i dataområdet, så för varje rad sker jämförelsen med lagervärdet i samma rad.

Typer av formatering som stöds i Google Sheets

Du kan välja mellan en begränsad uppsättning förinställda stilar i Google Sheets genom att klicka på Standard text, strax under Formateringsstil.

Utöver det är formateringsalternativen ganska begränsade, men de bör räcka för de flesta praktiska ändamål.

Först och främst kan du konfigurera valfri kombination av standardtypstilar: fet, kursiv, understruken och genomstrykning. I synnerhet det senare kan vara användbart för att indikera ogiltiga eller föråldrade data.

Den andra typen av styling som du kan använda gäller färger: både text (förgrund) och fyllning (bakgrund). Standardfärgväljarna är tillgängliga, inklusive anpassade färger för att välja valfri färg i princip.

Villkorlig formatering med en färgskala

En bekväm metod för att visualisera numeriska värden är färgskalan. Detta tilldelar färger från en palett enligt varje cells relativa värde. Färger appliceras på bakgrunden, annars känd som Fyllnadsfärg.

Denna teknik används ofta i diagram och kartor där till exempel en mörkare färg kan indikera ett lägre värde.

Google Sheets implementering är begränsad men mycket lätt att använda. Välj ett antal nummer som tidigare, men den här gången ändrar du fliken högst upp på Regler för villkorligt format fönster från Enfärgad till Färgskala.

Under Formatera regler du kan definiera karaktären på din färgskala. Klicka på Förhandsvisning -knappen visar en begränsad uppsättning fördefinierade paletter att välja mellan. Du kan anpassa skalan genom att välja olika värden eller procentsatser för att representera minsta färgpunkt, högsta färgpunkt och mittpunkt. Färgväljarna bredvid varje punkt möjliggör mer kontroll över färgpaletten.

Andra aspekter att tänka på

Om du använder den här funktionen i ett kalkylark i stor utsträckning kan det vara lätt att tappa koll på vilka villkorliga formateringsregler du har infört. Sidopanelen ger inget sätt att se alla spelreglerna; det visar helt enkelt vilka regler som är inställda för de markerade cellerna.

Om du vill visa alla dina regler väljer du alla celler med antingen kortkommandot (Ctrl / Cmd + A.) eller genom att klicka på den tomma rektangeln längst upp till vänster innan rad 1 och kolumn A.

Observera att om du kopierar och klistrar in en cell som innehåller villkorlig formatering, kopierar du också den villkorliga formateringen för den cellen.

Slutligen, om du skapar flera motstridiga regler för en cell eller ett område, gäller endast den första regeln. Du kan ändra ordningen genom att dra en regel med den vertikala prickikonen på vänster sida.

Spara tid och säkerställ överensstämmelse med villkorlig formatering

Villkorlig formatering är den typ av Google Sheets-funktion som kan spara mycket tid, även om du enkelt kan gå utan att veta att den existerar. Även på den enklaste nivån låter det dig presentera kalkylbladsdata med extra betydelse utan ytterligare pågående ansträngning.

Formatera data automatiskt i Excel-kalkylblad med villkorlig formatering

Excels villkorliga formateringsfunktion låter dig formatera enskilda celler i ett Excel-kalkylark baserat på deras värde. Vi visar hur du använder detta för olika vardagliga uppgifter.

Om författaren