Så här filtrerar du i Excel för att visa de data du vill ha

Så du har tusentals rader med data i ett Excel-ark, och du vill skanna igenom raderna för att hitta ett mönster i datakolumnerna.

Du vet att du behöver ett Excel-filter för att hjälpa dig med det, men du vet inte hur du ska göra det. Här diskuterar vi alla de bästa sätten att filtrera ditt Excel-ark och visa de data du behöver.

Hur man filtrerar i Excel

Antag att du har ett Excel-ark med tre kolumner: åldersgrupp, region och antal försäljningar. I så fall kan ett Excel-filter komma till nytta när du vill se dina försäljningsresultat i en vald region, baserat på en viss åldersgrupp.

Excel-filter kan också vara användbara när du vill skapa en mindre grupp tidigare plotta dina Excel-data i ett diagram.

Hur man skapar ett diagram i Excel

Har du aldrig skapat ett diagram i Excel? Så här skapar du ett diagram i Excel och anpassar det med de vanligaste diagramtyperna.

Låt oss ta en titt på följande metoder för att filtrera data i Excel.

Hur man filtrerar baserat på kategorier

När du har öppnat databladet klickar du på Excel-bandet Data.

Leta reda på Sortera och filtrera grupp och klicka Filtrera. Detta sätter en rullgardinsmeny på varje kolumn i databladet.

Till exempel, om dina data har en könskolumn, som är en kategorisk variabel, kan du välja att filtrera dina data för att bara se kvinnliga poster.

För att göra det, klicka på rullgardinsmenyn i din kategoriska kolumn du väljer (kön i det här fallet). Avmarkera allt i menyn som visas genom att klicka på Välj alla låda. Välj sedan de värden du vill filtrera dina data efter och klicka OK.

Den åtgärden filtrerar data baserat på kvinnliga listor, eller vad din kategoriska data du valt var. Du kan sedan kontrollera det nedre vänstra hörnet av Excel-filen för att se antalet poster på just det filtret.

Även om det här alternativet fungerar för siffror är det vanligtvis ineffektivt och skrämmande. Det beror på att siffror kan ha ett större antal värden. Som sådan tar det tid att kryssa genom den långa listan.

Hur man använder nummerfilter i Excel

Ibland kanske du vill filtrera baserat på ett visst antal siffror.

Klicka på för att använda nummerfiltret Filtrera i bandet. Klicka sedan på rullgardinsmenyn högst upp i kolumnen som innehåller siffrorna du vill filtrera.

Gå till nästa meny Antal filter och välj ditt önskade val bland alternativen som dyker upp.

Till exempel, om du vill filtrera kolumnen baserat på alla nummer som är mindre än eller lika med ett visst antal, från Antal filter alternativ, välj Mindre än.

Du kan också använda Och/Eller avsnitt för att lägga till ett andra filter för dina nummer.

Klick OK när du är klar.

Massor av nummerbaserade filteralternativ finns tillgängliga. Du kan leka med dem för att se hur de fungerar.

Hur man använder avancerade filter i Excel

Excels avancerade filtermetod erbjuder ett mer flexibelt sätt att filtrera data. Med det avancerade filtret kan du separera ditt filtrerade resultat från källdata genom att klistra in i samma ark eller i ett nytt Excel-ark.

Om du vill använda det avancerade filtret skapar du en ny kolumn till höger på arket. Den här nya kolumnen är där du ställer in dina filtreringskriterier. Du kan lämna ett mellanslag mellan den här kriteriekolumnen och den sista kolumnen i källdata för att separera dem om du vill.

Skriv det exakta namnet på källdatakolumnen som du vill filtrera i kriteriekolumnen. ett bättre alternativ är att kopiera och klistra in kolumnrubriken för att undvika misstag.

I nästa rad skriver du det värde du vill filtrera dina data efter för den kolumnen. Till exempel, om du vill se data för alla män i könens kolumn för källdata, skriv "man" under "kön" i ditt kriterieavsnitt.

Du kan skapa flera kriteriekolumner att filtrera efter om du vill. För att göra det, kopiera de kolumnnamn du vill ha från huvuddata och klistra in dem efter din första kriteriekolumn.

Skriv in det datavärde du vill filtrera efter under varje kolumnrubrik.

Du kan använd booleska Excel-funktioner som mindre än () som kriterier för att filtrera nummer.

När du har följt processen ovan väljer du Data i Excel-bandet. Inom Sortera och filtrera grupp, klicka Avancerad.

I menyn som öppnas klickar du på uppåtpilen bredvid Listintervall fält och välj vilken del av dina data du vill filtrera. Eller ignorera Listintervall fält om du vill tillämpa filtret på alla dina data.

Därefter placerar du markören i Kriterier fält och markera kriteriekolumnerna du skapade tidigare: rubriker och värden.

Klick OK för att applicera filtret.

Hur man klistrar in de filtrerade resultaten med den avancerade filtermetoden

Som vi nämnde tidigare kan du också använda det avancerade filtret för att separera ditt resultat och klistra in det någon annanstans i samma ark eller i ett nytt Excel-ark.

För att göra det, upprepa processen ovan för att filtrera data med den avancerade metoden. Men den här gången, i Avancerat filter välj Kopiera till en annan plats.

Därefter placerar du markören i Kopiera till fält och välj vilken cell som helst i ditt Excel-ark och klicka sedan på OK.

Den här åtgärden kopierar det filtrerade resultatet och klistrar in det på den valda platsen i ditt Excel-ark.

Så här visar du det filtrerade resultatet med valda kolumner i Excel

Om du bara vill visa valda kolumner i de filtrerade uppgifterna, markera dessa kolumnrubriker och kopiera dem.

Klistra sedan in rubrikerna var som helst inom samma ark, där du vill se ditt filtrerade resultat.

Upprepa processen ovan för att separera filtrerade resultat med den avancerade filtermetoden. Men den här gången, när du kommer till Kopiera till markera rubrikerna du klistrade in.

Klicka sedan OK för att visa det filtrerade resultatet under dessa rubriker.

Hur man använder avancerade filter för att klistra in det filtrerade resultatet i ett nytt Excel-ark

Om du vill klistra in den resulterande informationen i ett nytt ark, klicka på Lägg till (+) -knappen i det nedre vänstra hörnet av Excel-arket för att öppna ett nytt ark.

Klicka på vilken cell som helst i det nya arket för att aktivera det.

Välj Data från menyfliksområdet och klicka sedan på Avancerad att göra Avancerat filter meny dyker upp. Välj Kopiera till en annan plats alternativ.

Placera markören i Listintervall fält och hoppa in i arket som innehåller källdata. Markera sedan hela källdata.

Därefter placerar du markören i Kriterier markera kriterierna du skapade tidigare i källdatabladet.

Välj Kopiera till fält. Välj sedan vilken cell som helst på det nya arket igen. Klick OK att klistra in det filtrerade resultatet i det nya arket.

Notera: För att detta ska fungera, se till att du aktiverar målarket genom att klicka på en cell i det först.

Relaterad: Hur man slår samman Excel-filer och ark

Få ut mesta möjliga av Excel-filter

Även om det finns andra alternativ för att filtrera data är Excel ett av de mest mångsidiga produktivitetsverktygen. Även om Excel-filter kan bli lite förvirrande är det enkelt när du behärskar dessa knep.

Vi har diskuterat de vanligaste sätten att filtrera data i Excel här, men det finns ännu mer avancerade alternativ tillgängliga om du spelar med det avancerade filtret. När det gäller att analysera dina filtrerade data kan du behöva använda en Excel-formel också.

15 Excel-formler som hjälper dig att lösa verkliga livsproblem

Excel är inte bara för företag. Här är flera Microsoft Excel-formler som hjälper dig att lösa komplexa dagliga problem.

Om författaren