Hur man markerar varannan rad i Excel

Att göra data mer läsbara är ett bra sätt att öka din effektivitet med liten ansträngning. Om du arbetar med mycket data i Excel kan det bli lättare att hitta ett objekt genom att markera varannan rad. Denna formatering kan också ge dina kalkylblad ett mer professionellt utseende.

Här täcker vi flera sätt att färga varannan rad i Excel för att komma igång.

Hur man byter färg genom att välja varannan rad

Det mest intuitiva sättet att ändra färg är att välja en rad och fylla i cellerna med den färg du väljer.

För att välja en rad, klicka på radnumret till vänster på skärmen. Du kan också välja flera celler eller rader genom att hålla ned Ctrl när du väljer dem.

För att ändra färg, gå till fliken Hem och välj Fyllnadsfärg, som ser ut som en färghinkikon, i Font grupp.

Genom att klicka på rullgardinsmenyn med ikonen för målarfärg kan du välja mellan ett stort urval av färger - du kan till och med hitta fler färger med Fler färger alternativ.

Detta är ett enkelt sätt att färga varannan rad i Excel, men det har vissa begränsningar.

Det kan vara tidskrävande när du arbetar med ett stort bord. Färgen är också hårdkodad för dessa celler, så om du ändrar platsen för cellerna genom att använda en sortering eller ett filter, rör sig också färgerna.

Istället är det bättre att du skapar alternerande färger i en Excel-tabell.

Hur man skapar alternerande färger i en Excel-tabell

Det bästa sättet att färga varannan rad i ett kalkylblad är att använda tabellfunktionerna i Excel. Om du formaterar dina poster som en tabell kan du använda inbyggda mallar för färgformatering med dem.

För att göra detta, välj alternativet Formatera som tabell från i Stilar gruppen av Hem flik.

Tabeller har många olika formateringsalternativ. När du har hittat den bästa stilen för ditt bord, klicka på den. Excel uppmanar dig att välja de celler du vill använda formateringen på.

Det är så enkelt!

Denna metod har flera fördelar jämfört med den tidigare. Om du manipulerar data i tabellen ändras inte färgformateringen. Det är också mycket snabbare att färga en stor mängd data.

Tabeller har också några ytterligare funktioner som kan vara användbara. När du har konverterat dina data till en tabell bör du märka att vissa rullgardinsmenyikoner visas i tabellrubrikerna. Dessa menyer ger dig snabb åtkomst till sök- och sorteringsfunktioner.

Relaterad: Hur man skapar en rullgardinslista i Microsoft Excel

Hur man skapar en rullgardinslista i Microsoft Excel

Lär dig hur du skapar en rullgardinslista i Microsoft Excel, samt anpassar den och lägger till en beroende rullgardinslista.

Lägga till anpassad formatering till ditt bord

Det finns många förbyggda mönster att välja mellan med Excel-tabeller och du kan också skapa din egen anpassade design.

Välj om du vill skapa en anpassad stil Ny bordstil ... från Formatera som tabell rullgardinsmenyn. En popup-meny presenterar fler alternativ så att du verkligen kan finjustera ditt bords stil:

• Lägg till formatering till Hela bordet att applicera den på alla celler.
• Rand hänvisar till alternerande färger. De kan läggas till i kolumnerna eller raderna.
• Om du vill att en färg ska visas på flera rader innan du växlar till nästa färg kan du öka Randstorlek.
• De Avancerad stil med funktioner kan du också anpassa den första eller sista raden eller kolumnen. Den första raden kallas Rubrikrad, och den sista raden är Total rad.
• Du kan lägga till speciell formatering i den första eller sista cellen i raden Rubrik eller Total.

Dessa avancerade funktioner erbjuder mycket mer anpassning. Den enda begränsningen är att bordets kropp är begränsad till två alternerande färger.

Hur man färgar varannan rad i Excel med villkorlig formatering

Villkorlig formering kräver lite mer arbete, men det ger mest frihet att skapa anpassade stilar, inklusive tre eller flera alternerande färger.

Låt oss börja med att titta på hur man skapar två alternerande skuggade rader:

1. Börja med att välja det dataintervall du vill utforma.
2. Klicka på Villkorlig formatering i Stilar grupp på Hem flik.
3. Välj Ny regel... från rullgardinsmenyn. Detta ger upp en popup-meny.
4. Välj Regeltyp som låter dig använda en formel.
5. Ange formeln: = MOD (RAD (), 2) = 1
6. Klicka på Formatera... och välj formatering för de udda raderna.
7. Klicka på när du är klar OK för att stänga formateringsmenyn och klicka OK igen för att lämna menyn för formatering av regel.

Varannan rad ska nu ha den formatering som du valde. För att få ut det mesta av denna metod, låt oss dela upp hur den fungerar.

Det första likhetstecknet (=) anger att vi anger en formel. Det här liknar hur du skriver in formler i celler i ett kalkylark. Regeln kräver en formel som kan utvärdera en cell. Om vår formel returnerar sant tillämpas formateringen.

Vi vill att vår formel ska baseras på cellens position. För att komma åt information om var cellen finns använder vi funktionen ROW (). Den returnerar cellens radnummer. Nu kan vi kontrollera om cellraden är ett udda tal, och om det är det, lägg till vår formatering.

Det finns ingen funktion som kan berätta om ett tal är udda eller jämnt. Men Excel har funktionen MOD (). MOD står för modulus. Kommer du ihåg när du lärde dig delning som barn? Innan du lärde dig att dela med decimaler skulle du ha använt rester. Modulus är värdet på resten av ett tal efter delning.

Relaterad: Otroligt användbara kalkylarkmallar för att organisera ditt liv

För att kontrollera om ett tal är udda kan vi använda modul. Om ett tal dividerat med två har en återstod på ett måste det vara udda. I vår formel är den första parametern i MOD det antal vi kontrollerar (radnumret) och den andra parametern är det nummer vi delar med (två).

Den sista delen av formeln skapar villkoret. Om MOD (ROW (), 2) är lika med en, så använder vi formateringen. Detta verkar som mycket arbete jämfört med föregående exempel, men det kan ge dig fler alternativ än tabellformatering. Till exempel är du inte begränsad till att bara växla mellan två färger.

Skapa en tabell med flera alternerande färger i Excel

Med regelformatering kan vi använda så många alternerande färger som vi vill. Det enda tricket är att hålla reda på ordern. Modulus kan hjälpa till med det. Det kan berätta mer än om ett tal är udda eller jämnt. Till exempel kanske vi vill ha tre alternerande färger.

Vi kan använda formeln = MOD (RAD (), 3) = 0 för att välja varje rad som kan delas med tre. På samma sätt, om vi använder formeln = MOD (RAD (), 3) = 1 det skulle välja nästa rad. Och = MOD (RAD (), 3) = 2 väljer raden efter det.

Med den här metoden kan vi ha så många färgade alternerande rader som vi vill.

Formatering kan förbättra läsbarheten

Med alla tillgängliga formateringsalternativ kan det vara frestande att bli lite galen med färger. Men kom ihåg, mindre är ibland mer. Det är definitivt sant för formatering.

Fokusera på att lägga till funktioner som förbättrar läsbarheten. Tänk på vilka typer av information du behöver skanna mest. När du väl vet vilken information du behöver markera kan du bestämma den bästa metoden för att formatera dina data.

Så här filtrerar du i Excel för att visa de data du vill ha

Lär dig alla de bästa sätten att filtrera data i dina Excel-kalkylblad, vilket gör trender och mönster lättare att upptäcka.

Om författaren