De bästa automatiseringsverktygen för att låta frilansare återta sin tid

Att vara frilansare kräver mycket admin för att hålla ditt företag löpande och lönsamt. För att säkerställa en stadig ström av kunder måste du marknadsföra dina tjänster, svara på frågor och följa upp tidigare leads. När du väl har landat lite arbete måste du hålla koll på möten och e-postmeddelanden, och i slutändan är det fortfarande fråga om fakturering.

Hela den här administratören kan ibland ta över dagen och lämna ingen tid för ditt faktiskt betalda arbete. Men med olika automatiseringsverktyg kan du spara tid, undvika fel och minska stressen att driva ett frilansföretag.

1. Nämna: Lyssna och studera din publik

Sociala medier spelar en stor roll i att marknadsföra dina frilanstjänster och boka nya kunder. Det finns flera verktyg som hjälper dig att schemalägga dina inlägg på sociala medier, till och med att du automatiskt kan lägga om eller samla inlägg från andra källor.

4 sätt att schemalägga inlägg på flera sociala medieplattformar samtidigt

Om du vill skicka samma innehåll över flera sociala nätverk samtidigt är det de verktyg du behöver.

Men innan du börjar schemalägga dina sociala medier måste du veta vad du ska publicera för att locka nya kunder. Det bästa sättet att göra det är med ett socialt lyssningsverktyg som hjälper dig att studera både ditt kompetensområde och dina konkurrenter.

Med den kostnadsfria versionen av Mention kan du skapa en varning som spårar nyhetssajter, bloggar, forum och sociala medier. Denna varning kan spåra omnämnandena för ditt eget varumärke, titta på dina konkurrenter eller leta efter specifika nyckelord relaterade till ditt område.

Istället för att registrera dig för olika nyhetsbrev och ständigt söka på nätet kan du lära dig mer om vad som trender inom ditt område på ett ställe. Webbplatsens kostnadsfria plan låter dig också schemalägga inlägg på tre sociala profiler - vilket automatiserar uppgiften ytterligare.

2. Lugnt: Bokmöten med lätthet

Möten är en stor del av att landa nya kunder och hantera pågående projekt. I början, när en kund inte är säker på att dina tjänster är exakt vad de behöver, kan ett kort introduktionsmöte hjälpa till att försegla affären. Senare är möten ett utmärkt sätt att lösa missförstånd och anpassa förväntningarna.

Att planera möten kan dock bli en tidskrävande sysselsättning. Att se till att alla är tillgängliga samtidigt, särskilt i olika tidszoner, kan skapa ett oändligt fram och tillbaka via e-post. Det finns flera appar där ute som hanterar schemaläggningsmöten, men vår favorit är Calendly.

Den gratis versionen erbjuder integration med din Google Kalender eller andra populära kalendrar, så att du kan dela din tillgänglighet utan att göra ditt personliga schema offentligt.

Du kan helt enkelt skicka din Calendly-länk till den du vill träffa, och de väljer bland de tider som du ställer in som tillgängliga - visas i deras lokala tidszon. Händelsen visas sedan i allas kalender.

Programvaran integreras med onlinekonferenser som Zoom och Microsoft Teams, vilket sparar tid för att skapa en länk för varje möte. Det skickar också påminnelser via e-post före mötena för att se till att alla kommer i tid. Om du har en personlig webbplats kan du också lägga till den där.

E-post är en annan tidsguzzler - från potentiella kunder som frågar om din tjänst till befintliga kunder som letar efter en statusrapport. Många av dessa e-postmeddelanden blir ganska repetitiva. Lyckligtvis, om du använder Gmail finns det inte bara ett sätt att skapa mallar utan också ett sätt att skicka några av dem automatiskt med filter.

Först måste du aktivera mallar i dina avancerade inställningar. Skapa sedan ett nytt e-postmeddelande för att svara på alla dina vanliga frågor. Istället för att spara det som ett utkast, välj att Spara utkast som mall istället. Om det här är något du skulle skicka manuellt kan du lämna mellanslag för information som namn, prisuppskattning och så vidare.

För att automatiskt skicka ett e-postmall måste du skapa ett nytt filter. Välj de nyckelord som är mest relevanta för förfrågan och i filteråtgärdsmärket Skicka mall.

En nyckelfras kan till exempel vara "hur mycket kostar din avgift", för vilken du får ett förskrivet e-postmeddelande som beskriver dina paket och tjänster.

4. Zoho faktura: Chase Never Another Faktura

Medan vissa frilansare väljer att hantera sina avgifter på ett Excel-ark och använda en standardfakturamall finns det ett mycket enklare och mer organiserat sätt att få betalt, med en olika faktureringsappar. Vår favorit är Zoho Invoice, som har så många funktioner i sin kostnadsfria plan, att du kanske aldrig behöver betala för det.

Du kan skapa en fakturamall med alla dina bankuppgifter och villkor som ska användas med vilken klient som helst. Du kan också generera vanliga uppgifter till ett fast pris, vilket sparar tid för att ange informationen varje gång du skapar en ny faktura.

När du är redo att skicka fakturan ger appen också en mall-e-post som du kan ändra om du behöver. Om du väljer att ansluta Zoho till ett onlinebetalningssystem (t.ex. PayPal) uppdaterar det fakturastatus och skickar ett tackmeddelande när du får betalning. Detta säkerställer att du vet vilka konton som behöver följas upp.

Men även uppföljning är lättare med Zoho, eftersom du kan ställa in ett antal automatiska påminnelser för obetalda fakturor, vilket sparar huvudvärk att jaga upp dem. Programvaran låter dig också spåra tid för klienter där du tar betalt per timme och sedan skapa en faktura utifrån det. Du kan även ställa in återkommande fakturor för projekt med fast pris.

5. Zapier: Automatisera allt annat

I alla ovanstående appar har vi diskuterat integrationer - hur en programvara kan ansluta till en annan för att skapa ännu mer automatisering. Men vad händer när du vill ansluta två appar som inte har en inbyggd integration? In kommer den magiska Zapier.

Det skulle ta en hel artikel att prata om de olika alternativen som finns i Zapier. Kort sagt, det hjälper dig att skapa arbetsflöden som involverar nästan allt online, där du kan "ställa in det och glömma det."

Till exempel kan du dela nya Twitter-omnämnanden på Slack. Eller så kan du skicka uppföljningar via e-post till nya Typeform-svarare. Du kan till och med få nya Facebook-meddelanden som SMS.

Möjligheterna är oändliga, och med den fria versionen av Zapier kan du skapa upp till 100 uppgifter per månad. Det här är mer än tillräckligt för att automatisera en rad åtgärder, men du kan komma att bli beroende av att vara hands-off med din frilansningsadministratör.

Vad ska du automatisera?

Det finns så många automatiseringsverktyg där ute, särskilt om du är redo att betala en månadsavgift. Dessa kan göra ditt frilansliv mycket lättare, men bara för att något kan automatiseras betyder det inte alltid att det borde vara.

Speciellt inom frilans kan den personliga kontakten gå långt. Kunder som vänder sig till frilansare för att få hjälp söker vanligtvis att bygga ett arbetsförhållande - detta är en av anledningarna till att de inte valde en byrå eller ett stort företag.

Uppgifter som e-postmeddelanden från första kontakt, schemaläggning av möten och uppdatering av ark kan automatiseras. Det är dock viktigt att investera lite mer tid för att bevisa för klienten att du vill lära känna dem och att du bryr dig om deras arbete. Denna extra ansträngning får dem att komma tillbaka för mer.

Hur du effektiviserar ditt företag med smart automatisering

Du kan automatisera några dagliga uppgifter och göra ditt företag mer effektivt. Låt oss se hur enkelt det verkligen är.

Om författaren