Hur man organiserar anteckningsböcker med OneNote

En OneNote-anteckningsbok är huvudbehållaren för anteckningar du fångar i appen. Det är som en specialmapp, men med ett eget gränssnitt och unika verktyg. Du kan lägga anteckningar var som helst i en anteckningsbok och synkronisera dem över dina enheter.

Tyvärr berättar den här enkelheten inte om hur du använder dem på rätt sätt. Det är lätt att avsluta med en bokhylla full med bärbara datorer. Vi visar hur du organiserar och hanterar anteckningsböcker i OneNote.

Notera: Instruktionerna för den här artikeln är baserade på OneNote-appen för Windows 10.

Vad är anteckningsböcker, avsnitt och sidor

Om du är nybörjare är det lätt att lära sig de grundläggande begreppen. OneNote består av tre huvudhierarkiska nivåer:

Anteckningsböcker är innehavare av alla föremål som du anser värda som anteckningar. Du kan lagra anteckningsböcker på datorn (endast i OneNote 2016) och OneDrive.

Avsnitt tillhandahålla en organisationsnivå inom en anteckningsbok som motsvarar enskilda projekt eller ämnen. I OneNote-appen visas sektionerna till vänster i navigeringsfönstret och sidorna till höger.

Avsnittsgrupper innehåller ett eller flera avsnitt. Det skapar ett extra lager av organisation till en anteckningsbok för att hålla samman relaterat innehåll.

Sidor innehålla dina anteckningar, bilder, länkar och andra element som du fångar och skapar för att hjälpa dig med arbetet. Ge din sida ett tydligt namn och spåra den genom listan över sidflikar.

Organisera din OneNote-anteckningsbok

Hur du organiserar anteckningsböcker är en fråga om individuella preferenser. Du kan samla allt du vill komma ihåg i en anteckningsbok och lita på sökfunktionen. Eller så kan du skapa en separat anteckningsbok för varje projekt eller ämne.

Du kan skapa många sektioner eller slå samman dem i sektionsgrupper. Det är också möjligt att dra in sidor två nivåer djupt för vidare organisering. OneNote erbjuder allt för användare besatta av ordning.

Allmän strategi

• Vill du dela en anteckningsbok med någon annan eller ett team? Skapa en dedikerad anteckningsbok för detta ändamål.
• Är din anteckningsbok sannolikt att ballongera med bilder, videor eller bilagor? Det kan finnas problem med synkroniseringshastighet och tillförlitlighet.
• Kommer du åt anteckningsboken i OneNote-mobilappen? En mindre riktad bärbar dator fungerar bättre på långsamma anslutningar och kräver mindre lagring.
• Syfte med att skapa en anteckningsbok? Rikta in din anteckningsbok med något övergripande mål för att ta ett företag.

Finare poäng om OneNote-anteckningsböcker

• Att byta namn på en anteckningsbok kan bryta synkroniseringen med OneDrive. Du kan ge det ett smeknamn istället. Högerklicka på en anteckningsbok, klicka Smeknamn anteckningsbok och skriv in ditt namn.
• Med anteckningsboksfärg kan du snabbt identifiera en anteckningsbok i listan Anteckningsböcker. Högerklicka på en anteckningsbok och välj en färg från Anteckningsbok färg alternativ.
• Om du ofta arbetar med många bärbara datorer kan listan bli rörig. Du kan stänga dem när som helst och öppna dem senare. Högerklicka på en anteckningsbok och välj Stäng den här anteckningsboken.
• Du kan bara ta bort anteckningsböcker från OneDrive. Gå till Dokument mapp. Markera kryssrutan bredvid ett OneNote-dokument och klicka Radera.
• OneNote använder ett eget synkroniseringsprotokoll som endast fungerar med OneDrive. Men du kan säkerhetskopiera en anteckningsbok till Google Drive.

Metoder för att strukturera din OneNote-anteckningsbok

Det är alltid klokt att skapa separata anteckningsböcker för personliga och arbetsprojekt.

Du kan synkronisera dem med OneDrive eller välja SharePoint för din arbetsanteckningsbok; valet är ditt.

Du kan också skapa en anteckningsbok för alla ämnen du vill lära dig, som en dagbok och anteckningsböcker för skoluppgifter, bland annat.

Nu kan du placera valfritt antal sektioner, sidor och till och med sortera dem. Om du inte är nöjd med strukturen kan du justera sektionsgrupperna, undersidorna eller flytta dina saker till en ny anteckningsbok.

PARA-systemet för att organisera information

PARA står för Projekt, Områden, Resurseroch Arkiv. Det är ett organisationssystem som använder dessa fyra kategorier på toppnivå för att organisera information.

• A Projekt är en serie uppgifter kopplade till ett mål med ett deadline-datum.
• De Område ansvar består av uppgifter med en uppsättning standarder som du bör upprätthålla över tiden. Det finns ingen tidsfrist för uppgifter, men de är viktiga.
• A Resurs är ett ämne av pågående intresse.
• Och Arkiv inkludera färdiga artiklar från de tre andra kategorierna.

Att publicera en bok är till exempel ett projekt där skrivning är ett ansvarsområde. Skrivprocessen, med tips och tricks, kan vara din resurs. Arbetsflödet är komplext och tar lite tid att förstå.

Om du vill veta mer, läs om detta PARA-system för att organisera digital information.

Använda PARA-systemet i OneNote

Först måste du definiera dina projekt. Skriv ner dem på ett papper, borta från begränsningarna för alla noteringsappar. Det är möjligt att du använder olika appar som Asana, Zoho, Basecamp, Google Drive, etc. för att hantera dina personliga och arbetsprojekt

Istället för att binda dig till varje apps unika organisationsschema kan du använda ett gemensamt PARA-system för att kopiera samma projektlista över varje verktyg du använder. Detta låter dig utnyttja varje apps unika styrkor medan du använder samma projektlista över gränssnitt.

Med detta system kan du också separera information som kan användas och som inte kan åtgärdas. Detta gör att du kan filtrera översvämningen av information som kommer din väg och bara fokusera på de handlingar som kan genomföras.

I mitt fall är OneNote utmärkt för anteckningar, Todoist för uppgiftshanterare och Google Drive för att hålla projektfiler synkroniserade över maskinen.

OneNote har ett inbyggt enkelt wiki-system. Med den kan du ansluta till andra anteckningar i samma avsnitt eller en annan anteckningsbok. Du kan också länka till en webbsida, Office-dokument och andra resurser.

Och om du gör en innehållsförteckning (TOC) på den översta nivån kan du länka till sidor med vilken anteckningsbok som helst. Du måste göra detta manuellt eftersom det inte finns några tillägg tillgängliga för OneNote i Windows 10.

OneNote 2016-användare har bättre tur med Onetastic-appen. Här är en guide som visar hur du ställer in en wiki-system i OneNote 2016.

Hur man skapar en personlig Wiki med Microsoft OneNote

En wiki är ett utmärkt sätt att lagra och dela stora mängder information. Här är hur enkelt det är att skapa en wiki med OneNote.

Anteckningsbokstorlek och dess effekter

Om du använder OneNote-appen med rätt strategi bör en bärbar dator med 2–3 GB i storlek inte orsaka några problem. Här är några tips du kan följa.

• Sätt inte i flera PDF-utskrifter i samma anteckningsbok: Utskriften (100 MB eller mer) och OCR-bearbetning kan sakta ner indexeringsprocessen och synkroniseringshastigheten.
• Överbelasta inte en anteckningsbok med onödigt mediainnehåll: Ladda upp den till Youtube eller Vimeo och bädda sedan in den.
• Sidversioner kan påverka anteckningsbokens storlek: Högerklicka på en sida och välj Sidversioner. Ta bort den äldre versionen för en sida med tungt innehåll.

För att se hur stora dina OneNote-anteckningsböcker är, gå till OneDrive-webbplatsen och klicka på Dokument mapp. Byt visningsvy från brickor till lista. Du ser hur mycket utrymme varje anteckningsbok upptar i kolumnen längst till höger.

Sök efter anteckningar i OneNote

Det är enkelt att söka igenom dina anteckningar oavsett var du lagrar dem i en anteckningsbok. Tryck Ctrl + F eller klicka på förstoringsglasikonen nära Navigering växlingsknapp. I sökrutan som visas anger du ett sökord eller en fras och trycker på Stiga på.

Klicka precis under sökrutan Sidor för att se resultat som finns i texten i dina anteckningar. Eller klicka Taggar för att söka efter anteckningsmärken.

För att justera omfattningen av sökresultatets omfång, klicka på rullgardinspilen och välj blandAlla anteckningsböcker,Nuvarande anteckningsbok,Nuvarande sektion, och Nuvarande sida.

Lite kända Microsoft OneNote-funktioner

Precis som en vanlig spiralpapper anteckningsbok byggs OneNote-anteckningsböcker sida för sida. Du kan ordna dem i sektioner eller sektionsgrupper. Med så mycket flexibilitet måste du ha en grundlig strategi och planera hur du vill använda den bärbara datorn.

Med de tips som diskuteras i den här artikeln kan du ordna och hantera anteckningsböcker på ett bättre sätt. OneNote har många kända funktioner som du kanske inte känner till. Dessa lite kända OneNote-funktioner kan förbättra dina anteckningsförmåga.

12 Lite kända Microsoft OneNote-funktioner du kommer att älska

Microsoft OneNote är gratis och fylld med funktioner. Här är några små funktioner för att öka produktiviteten för anteckningar!

Om författaren