Väsentliga tips för online videokonferenser

En online videokonferens låter enkelt. Du slår på din bärbara dator och klickar på den virtuella mötesappen för att starta webbkamera. Men den här avlägsenheten och den enkla tekniken för att ansluta oss alla kan göra dig glömsk för den lilla dos och don'ts bakom att träffa dina kollegor på skärmen.

Du kanske kämpar med tekniken eller atmosfären i ditt hem. Så förberedelserna för mötet är lika viktiga. När du väl är på mötet kommer ditt sätt att vara nyckeln till att höja din närvaro.

I huvudsak är videokonferenser online en del av våra liv nu. Hatar dem eller gillar dem, du måste ta itu med dem. Varför inte använda fusket nedan för att göra det bästa av dessa videomöten?

GRATIS NEDLADDNING: Det här fusket är tillgängligt som nedladdningsbar PDF från vår distributionspartner, TradePub. Du måste fylla i ett kort formulär för att få åtkomst till det för första gången. Ladda ner Online Videokonferenser Essentials.

Online Videokonferenser Essentials

Förberedelse
Följ klädkoden	Behandla ett online-möte som ett personligt möte och följ arbetsplatsens standarder.
Ta hand om din skötsel innan du sätter dig ner för mötet.
Projicera ett professionellt ansikte eftersom det ger en känsla av normalitet till en fjärransamtal.
Undvik att distrahera färger som är för ljusa eller för mörka. Det kan kasta bort några webbkameror som automatiskt justerar exponering och ljusstyrka.
Stå inför kameran med en bra hållning.
Ställ in din utrustning	Välj en bekväm stol att sitta på.
Använd en bildskärm som låter dig enkelt se bilder och kalkylblad. (En smartphone-skärm är bra för ett avslappnat möte men inte för att visa data.)
Invester i ett bra brusreducerande headset.
Bekanta dig med chattprogramvaran du måste använda. Var särskilt uppmärksam på de inställningar du kan behöva under mötet.
Undvik bakgrundsbelysning eftersom det kan dölja ditt ansikte. Naturligt ljus eller luftbelysning är idealiskt.
Ingenting är lika viktigt som bra bandbredd. Allt mindre än 20MBPS kan pixla din video.
Om mötet är kritiskt ska du hålla en alternativ anslutning klar. Till exempel kan du ställa in en oberoende WiFi-hotspot.
Stäng onödiga bakgrundsapplikationer och stoppa samtidiga strömningsprogram i din webbläsare.
Placera din webbkamera på ögonhöjd så att du kan få ögonkontakt med andra i ditt team.
Var ditt eget tekniska support eller testa din utrustning med en kollega några minuter innan det verkliga mötet.
Slå på din webbkamera och förhandsgranska ramen och ljuseffekten inomhus. Mer ljus är bättre.
Inaktivera aviseringar under mötet.
Om du planerar att dela din skärm, se till att hålla personliga data ur vägen.
Gran upp din miljö	Stäng av din mobiltelefon för att undvika avbrott.
Rengör ditt rum och skrivbord.
Skanna din bakgrund och se till att det inte finns något olämpligt.
Välj en virtuell bakgrund i appar som Microsoft Teams och Zoom för att dölja röriga bakgrunder.
Ha vatten och te / kaffe till hands.
Välj ett isolerat utrymme, helst med en dörr, så att du kan hålla ett möte utan distraktioner.
Informera din familj om mötesplanen i förväg.
Se till att dina barn förblir ockuperade under hela ditt möte.
Håll ditt husdjur borta från ditt mötesområde.
Hantera din tid	Planera online-möten i god tid.
Var alltid i tid. Det hjälper att vara online några minuter innan mötet börjar.
Om du inte kan delta i mötet eller kommer att vara sen för det ska du informera den som leder mötet i förväg.
Slå på eller aktivera din konferensutrustning i förväg för att undvika störningar i sista minuten.
Undvik att delta i ett online-möte under körning. Det är varken säkert eller en effektiv användning av din mötetid.
Betrakta ett ljudmöte som en sista utväg.
Organisera dina tankar	Om du kommer att leda mötet ställer du in en agenda med start- och sluttider.
Förvara all information bredvid dig eller i en tillgänglig mapp på din dator.
Bokmärk allt som är relevant för mötet.
Declutter ditt skrivbord för att hålla rätt information tillgänglig i en överblick.
Skriv ner dina frågor så att du kan presentera dem vid rätt tidpunkt.
Dela innehåll och filer före mötet för att säkerställa att alla deltagare är förberedda för diskussionen.
Deltagande
Uppför dig	Presentera dig själv när alla teammedlemmar inte är bekanta med varandra.
Använd alltid video eftersom ansiktsuttryck förmedlar dina tankar i frånvaro av andra gester.
Använd visuella signaler (som en upphöjd handflata) för att signalera att du vill prata.
Delta genom att tala tydligt i mikrofonen. Att hålla sig tyst eller inaktivera din webbkamera är precis som att vara en stolfyllare i ett riktigt möte.
Stäng av din mikrofon när du inte pratar eftersom det kan hämta mycket bakgrundsbrus.
Om du behöver flytta runt mitt i mötet för personliga uppgifter, stäng av videon för att undvika störningar.
Vänta tills den andra personen slutar prata eftersom tidsfördröjningen på nätet ofta kan få teammedlemmar att prata över varandra.
Håll dig närvarande	Undvik multitasking eller driva bort till Facebook eller Twitter när du är på ett möte.
Ät inte under ett möte. Att dricka vatten eller en dryck som te eller kaffe är okej.
För att få ögonkontakt med en mötesdeltagare, titta in i kameran och inte på personens ansikte eller deras bakgrund.
Använd textchattfunktionen om den är tillgänglig som ett stöd för frågor och för att länka till relevanta dokument.
Säg adjö med ett leende i slutet av mötet. En avslappnad chatt om ämnen utan arbete hjälper också till att slå samman möten på en glad anmärkning.
Om du har ledat mötet, se till att du loggar ut senast.

Online videomöten är här för att stanna

Naturligtvis handlar det inte bara om teknik. Några enkla sociala nådar kan öka din närvaro i alla onlinemöten. När allt kommer omkring är videokonferenser mer "i ditt ansikte" eftersom alla är synliga på skärmen. Videon hjälper men den lilla ramen räcker inte för att visa upp ditt kroppsspråk eller känslor när du förvirrar ditt team.

Det är därför alla ovanstående nyanser är kritiska oavsett online-mötesverktyg som du väljer att samarbeta med ditt team De 6 bästa gratis online-mötesverktygen för att samarbeta med ditt teamHär är några fantastiska gratis online-mötesverktyg som låter dig samarbeta och chatta med dina kollegor, oavsett var de är. Läs mer . Kort sagt, för att få rätt videomöteetikett på rätt sätt, gör inte något du inte skulle göra i ett verkligt möte.

Bildkredit:visuals på Unsplash