Hur man prioriterar uppgifter med Eisenhower Matrix Produktivitetssystem

Annons

To-do-appar är alla rasande idag. Det har vetenskapen bevisat listor uppmuntrar verkligen produktiviteten, och du kan ytterligare öka produktiviteten med hjälp av trick som att göra din uppgiftslista offentlig. Vissa människor till och med använder sina e-post inkorgar som att göra-listor.

Men vad händer om du har provat allt detta och inget av det fungerar?

Tur för dig, alternativa produktivitetsmetoder 5 nya produktivitetstekniker som du förmodligen inte har hört talas omOm du fortfarande söker efter det bästa sättet att öka din produktivitet kan du prova ett av dessa bättre alternativ till Pomodoro och GTD. Kom ihåg att sluta titta när du hittat en "tillräckligt bra" lösning. Läs mer existera. Och om du tycker att vanliga arbetslistor är för besvärliga eller för överväldigande rekommenderar vi att du testar en gammal men effektiv teknik som kallas Eisenhower Matrix.

Vad är Eisenhower-matrisen?

Eisenhower Matrix är ett 2 × 2 rutnät. Den översta raden är för uppgifter som är "viktiga" medan den nedre raden är för uppgifter som är "inte viktigt." På samma gång, den vänstra kolumnen är för uppgifter som är "Urgent" medan den högra raden är för uppgifter som är "Not Urgent." Så här ser det ut tycka om:

För de flesta är termerna Viktigt och brådskande, så låt oss ta ett ögonblick att definiera skillnaden mellan dem:

• Viktig - Uppgifter som bidrar till dina långsiktiga mål och värderingar, vare sig de är personliga, professionella etc. Betydelsen handlar om relevans. Ett sätt att avgöra om en uppgift är viktig är att fråga dig själv: "Kan jag fortfarande nå mina mål och hålla sig tro mot mina värden om jag hoppar över den här uppgiften?"
• Brådskande - Uppgifter som måste hanteras i slutet av dagen. Om ditt schema har mer svaghet, kanske du föredrar i slutet av veckan. Hur som helst, brådskande handlar om tid. Ett sätt att avgöra om en uppgift är brådskande är att fråga dig själv: "När är tidsfristen för denna uppgift?"

Innan du kan bestämma om en uppgift är viktig eller inte, måste du känna till dina egna mål och värderingar. För många är karriärprogression ett långsiktigt mål, så uppgifter som är direkt relaterade till detta är viktiga. Eller om du värdesätter familjen mest, kan det vara viktigt att komma hem i tid.

Men hur kan en uppgift vara brådskande men ändå inte viktig? Kom ihåg att det är brådskande endast på tiden. Tänk på tidsfristen. Anta att idag är den internationella kaffedagen och din lokala kafé erbjuder ut gratis kaffe. Om du inte utnyttjar det idag förloras möjligheten - men gratis kaffe har ingen relevans för dina långsiktiga mål eller värderingar. Det är brådskande, men inte viktigt.

Med dessa definitioner blir det lättare att beskriva vilka typer av uppgifter som hör till var och en av de fyra rutorna. Vi kan till och med tänka på matrisen på detta sätt:

Varför använda Eisenhower-matrisen?

Eisenhower Matrix är helt enkelt ett sätt att göra prioritera dina uppgifter.

Att göra-listor är bra att spåra Vad du måste göra, men det är inte alltid lätt att avgöra som uppgifter har högre prioritet. Jag har personligen aldrig använt funktionen "Prioritet" i någon att göra-lista-app eftersom jag alltid hamnar med att märka allt som "High Priority" - och när allt är högt prioriterat är ingenting.

När du tittar på en uppgiftslista och ser 30 upplagda uppgifter, hur bestämmer du dessutom vilken uppgift du ska ta itu med? "Börja med det enklaste", säger vissa. "Nej, börja med det svåraste", säger andra. Men vad är lätt och vad är svårt? Det är aldrig svartvitt. Ofta har jag slösat bort 10, 15 eller till och med 30 minuter bara för att försöka välja min uppgift!

Det är därför Eisenhower Matrix lyser. Till skillnad från en enda att göra-lista är matrisen självprioritering. Det säger dig som uppgift att hantera nästa. Det minskar den kognitiva belastningen eftersom bara rutorna Nu och Senare verkligen spelar roll. Och om du någonsin har blivit trångt i tid hjälper det dig att se vilka uppgifter du kan hoppa över.

Dessutom har matrisen två andra mindre fördelar. Först tvingar det dig att vara mer medveten om varje uppgift. Istället för att kasta allt i en stor smutsig att göra-hög, bestämmer du aktivt om uppgifterna är värda din tid framme och håller din faktiska att-listan tät. För det andra påminner det ständigt om dina mål och värderingar.

Det enda problemet är att Eisenhower Matrix kan vara lite knepigt till en början. I synnerhet tenderar nya användare att löstas ut av rutorna Delegat och Trivial. där är en inlärningskurva, så låt oss gå igenom ett praktiskt exempel på hur man ställer in en matris, organiserar uppgifter och går igenom en dag.

Hur man använder Eisenhower-matrisen

Även om Eisenhower Matrix konceptuellt är en fyrkant med fyra rutor, kan du praktiskt närma dig den som fyra separata att göra-listor: en Nu-lista, en delegerad lista, en senare lista och en trivial lista. De två brådskande listorna kommer framför de icke-brådskande listorna.

Jag tycker att Trello är fantastisk för det här. Sätt upp ett bräde för varje livssfär (t.ex. personlig, professionell, kyrka, hobby) och sätt upp dessa fyra listor i vart och ett av styrelserna. Eller om du inte har mycket att hända, kan du använda ett bräde för alla uppgifter. Det är upp till dig. Gillar du inte Trello? Överväga dessa alternativa Kanban-verktyg Adjö, hej! 5 Alternativa gratis Kanban-styrverktygTrello är en otrolig app för projektledning och organisering av dina uppgifter. Men det finns andra kanbanappar som kan vara perfekta för dina uppgifter. Låt oss prata om de bästa Trello-alternativen. Läs mer .

När dina listor är klara kan du börja lägga till uppgifter:

Låt oss säga att du är en traditionell kontorsarbetare som vill använda Eisenhower Matrix för att bli mer produktiv på jobbet. Det här är scenariot som driver resten av detta exempel, men det bör vara lätt att tillämpa dessa koncept på annat sätt.

Vad står på din tallrik för idag? Det första som kommer att tänka på: e-post. Låt oss skapa en uppgift för når inkorgen noll, som är brådskande (e-post ska töms dagligen) och viktigt (vi pratar om arbetsrelaterade e-postmeddelanden här):

Idag är det Pretzel Day på kontoret och du vill ha en gratis kringla med verk. Detta kan vara brådskande, men det är inte viktigt:

Din chef påminner dig om att dokumentationsrapporten för ditt teams senaste projekt beror klockan 16.00, vilket är både brådskande och viktigt:

Han påminner dig också om att ditt teams budgetbegäran för ditt nästa projekt beror på slutet av dagen på fredagen. Detta är viktigt, men inte brådskande:

Kontorschefen kommer till dig och säger att pappers- och bläcktillförseln håller på att ta slut. Du måste beställa så snart du kan - men det har inte mycket att göra med dina karriärmål eller värderingar:

Det är tidigt på sommaren (i det här scenariot) och kontoret blir alltför lurvigt med den våta säsongen. Allas produktivitet skulle skyrocket med en bra avfuktare, för att inte nämna alla andra fördelar med att minska luftfuktigheten 4 hälsofördelar med att övervaka temp och fuktighet hemmaVisste du att det finns hälsofördelar med att använda smarta hemprodukter? Det är rätt. Ett eller två smarta inköp kan förbättra din livskvalitet drastiskt hemma. Läs mer .

Du gör en anteckning för att ta upp detta, men det är varken brådskande eller viktigt:

Till och med går det. Möten dyker upp, planering måste göras, du kommer ihåg saker du vill göra etc. Så småningom kommer din matris (dvs. listor) att fyllas, och det bästa är att det är väldigt mindre skrämmande än en huvudlista med uppgifter:

När du är fri för en annan uppgift, börja helt enkelt till vänster och flytta åt höger. Du bör ta itu med allt i nu- och delegatlistorna innan du hänför dig till de icke-brådskande listorna.

Om du kan delegera, ta itu med delegatlistan först och ladda loss så många av dessa uppgifter som möjligt. Gå sedan igenom listan Nu. När du har gått igenom listan Nu, anser du att din dag är en framgång. Du kan nu få ett försprång på den senare listan eller avsluta dagen tidigt.

Om du kan inte delegera, börja med nu-listan. Om du går igenom Nu-listan och har mer tid kan du välja: behandla delegerade listan som en Nu-lista, få ett försprång i den senare listan eller avsluta dagen tidigt. I praktiken kommer du förmodligen att vilja växla mellan delegerade och senare uppgifter.

Vid dagens slut går du igenom delegatlistan och dumpar alla uppgifter vars tidsfrister har gått. Behåll de du fortfarande kan göra. Spara dem för imorgon.

I början av nästa dag, gå igenom den senare listan och bestäm vilka uppgifter som nu är brådskande. Skift dem till Nu-listan. Gör samma sak för Trivial-listan, förutom att flytta dessa uppgifter till delegatlistan. Lägg till nya uppgifter som dyker upp hela dagen. Skölj och upprepa.

När listor ska göras fungerar inte för dig

Observera att du kan ändra Eisenhower Matrix hur du än vill. I stället för att använda den för att vägleda hela dagen kan du till exempel göra det sortera din e-post med sin egen matris Här är den mest avgörande e-postsorteringslösningen du någonsin kommer att behövaEn enkel sorteringslösning kommer att säkerställa att du alltid är ovanpå dina e-postmeddelanden. Du behöver bara fyra etiketter eller mappar för att hantera din inkorg och minska din e-poststress. Läs mer . Hela begreppet brådskande / viktighet kan visa sig vara användbart i alla typer av fall bortom arbete och e-post.

Många har hittat stor framgång med Eisenhower Matrix. Men om du har nått denna punkt och du inte tror att det hjälper är det okej. Fortsätt leta efter den metod som fungerar för dig. När allt är sagt och gjort, den enda produktivitetstekniken som är viktig Det bästa produktivitetsverktyget är det du faktiskt använderI en värld som jagar produktivitet lovar varje ny och blank produktivitetsapp något nytt. Men förlorar vi något när vi ändrar våra produktivitetsappar för ofta? Läs mer är den du faktiskt använder.

Tycker du att Eisenhower Matrix är till hjälp? Om inte, vilken produktivitetsteknik använder du för att förbli organiserad och framåt? Dela med oss ​​i kommentarerna nedan!

Bildkredit: Amy Bull via Shutterstock.com