10 lite kända Microsoft Office-funktioner du bör känna till

Annons

Ibland gör de minsta sakerna de största skillnaderna. Ställ in Auto Recover-varaktigheten precis så du kan återställa ett osparat dokument utan fladder. Prova det med en sommaruppgift.

Microsoft Office 2016 presenterar en enkel front, men under allt är det en kraftfull motor med massor av kuggar och muttrar. Många av Kontorsfunktioner är dolda 10 dolda funktioner i Microsoft Word som gör ditt liv enklareMicrosoft Word skulle inte vara det verktyg det är utan dess produktiva funktioner. Här är flera funktioner som kan hjälpa dig varje dag. Läs mer eftersom vi inte vet om dem. Och om vi inte vet om dem, kan vi inte använda dem för vår produktivitet.

Den här artikeln handlar om det - att avslöja lite kända Microsoft Office-funktioner. Men jag kan inte gå igenom deras betydelse utan att få ut deras fördelar för dig. Så här är mitt försök att förklara "konstiga" Microsoft Office-funktioner på det enklaste sättet.

1. Berätta för mig

För Word 2016, Excel 2016, Outlook 2016, PowerPoint 2016 och Access 2016.

Inte så lite känd längre som den helt nya "Berätta vad du vill göra”Rutan är kanske den mest användbara förbättring av Microsoft Office 2016 13+ skäl till att du ska uppgradera till Microsoft Office 2016Microsoft Office 2016 är här och det är dags för dig att fatta ett beslut. Produktivitetsfrågan är - ska du uppgradera? Vi ger dig de nya funktionerna och de fräschare skälen för att hjälpa dig ... Läs mer . Textfältet på bandet är det snabbaste sättet att komma till funktioner du vill använda eller åtgärder du vill utföra. Skriv in ett naturligt ord eller fras som hänför sig till vad du vill göra och rutan svarar med en rullgardinsmeny med föreslagna matchningar. Välj den funktion du tycker är rätt och Office öppnar rätt dialog för att hjälpa dig göra det.

Tänk på det som ett mer dynamiskt sätt att få hjälp med alla Office-kommandon. Du kan fortsätta med hjälp genom att klicka på Få hjälp på som visas i bildskärmen ovan. Det öppnar den traditionella hjälpvisaren.

2. Håll dokumentets datum och tid aktuell

För Word 2016 och PowerPoint 2016.

Att lägga till det aktuella datumet i ditt dokument är enkelt som att skriva och tillåta Microsoft Office att automatiskt fylla resten. När du återanvänder samma dokument vid något annat datum är det en liten uppgift att ändra datum och tid för ett enda datum, men ett stort om du har lagt till några till. Till exempel - i sidfoten på varje sida.

Det är också något du kan glömma. Microsoft har en enkel funktion som uppdaterar datumet automatiskt. Det räcker för att rädda dig från din glömska.

Placera markören där du vill infoga datumet. Gå sedan till Band> Infoga> Datum och tid.

Välj det format du vill använda i dialogrutan. Aktivera Uppdatera automatiskt kryssrutan för att se till att datumet hålls aktuellt varje gång du öppnar dokumentet.

3. Snabbdelar

För Word 2016.

Snabbdelar är "byggstenar" tillgängliga i Word och Outlook. Tänk på dem som mallar som ännu inte har vuxit upp. Som namnet säger är de återanvändbara delar av allt innehåll du vill använda i Microsoft Word. De kan vara enstaka eller flera stycken av text, textrutor, tabeller, listor, omslag, vattenmärken, bibliografier eller någon annan form av innehåll. Dessa byggstenar som alla återanvändbara mallar kan vara enorma tidsbesparare, särskilt i områden där format och innehåll är repetitiva.

I Word och Outlook använder du Quick Part Gallery för att lagra dessa återanvändbara utdrag av innehåll. Gå till Band> Infoga flik > Text Grupp > Snabbdelar.

Listrutan innehåller tre olika typer av snabbdelar och Building Block Organizer. AutoText kan vara omedelbart användbart eftersom det låter dig återanvända allt innehåll igen och igen som en genväg. Till exempel använder jag "Microsoft Office" som en AutoText för att undvika att skriva det upprepade gånger i det här dokumentet.

Om du vill spara något i Quick Part Gallery väljer du innehållet. Klick Sätt i> Snabbdelaroch klicka sedan på Spara urvalet i Quick Part Gallery. Ändra namnet och lägg till en beskrivning om du vill. Klick OK.

För att återanvända den här biten med innehåll, placera markören på rätt plats i ditt dokument, klicka på Sätt i> Snabbdelaroch välj sedan det sparade valet.

Använd Byggstenar Organizer listar alla byggstenar som är tillgängliga för dig i Word. Du kan alltid redigera deras egenskaper, ta bort och infoga nya byggnadsblock.

Detta Microsoft Office-supportartikel förklarar de olika typerna av snabbdelar i korthet.

4. Watermark

För Word 2016.

Vattenmärken kan användas för att skapa ett varumärke eller som en säkerhetsåtgärd. Du kan till och med använda text eller en bild för att visa status för ett dokument. Ett vanligt vattenmärke är ”Utkast”.

Gå till Band> Design> Vattenmärke. Använd något av de fyra standardvattenmärkena eller skapa dina egna.

Klick Anpassad vattenstämpel> Textvattenmärke. Välj en från listan eller skriv din egen text. Därefter justerar du vattenmärket genom att ställa in teckensnitt, layout, storlek, färger, orientering och transparens.

Klick Anpassad vattenstämpel> Bildvattenstämpel och bläddra till en bild. Den lättare automatiskt så att den inte stör dokumenttexten om du inte avmarkerar Fiasko låda.

Du kan spara dina skapelser i Vattenmärkesgalleri. Observera att kommandot Anpassad vattenstämpel är aktiverad endast i utskriftsvyn.

Skapa vattenmärken i Excel 2016 och PowerPoint 2016 är inte så automatiskt som supportinformationen visar.

5. Flesch Reading Enkel

För Word 2016 och Outlook 2016.

Det snabbaste sättet att göra dina dokument och e-postmeddelanden mer läsbara? Använd läsbarhetsresultatet för att mäta läsbarhetsnivån för dina dokument Hur man får läsbarhetsresultatet för alla Word-dokumentAtt veta hur svårt ditt dokument är att förstå kan hjälpa dig att bli en bättre författare. Så här gör du att Microsoft Word ger dig information om läsbarhet. Läs mer . Word och Outlook använder två mått:

1. Flesch-läsningstest
2. Flesch-Kincaid-testnivå

De Läsning lätt test mäter det genomsnittliga antalet stavelser per ord och ord per mening på en 100-punkts skala. Ju högre poäng, desto lättare är det att förstå dokumentet. Sikta efter 60-70.

De Betygsnivå test benchmarkar innehållet med amerikanska skolnivåer. Till exempel betyder en poäng på 7,0 att en sjunde klassare kan förstå dokumentet. Sikta efter 7,0 till 8,0.

I Word: Gå till Band> Fil> Alternativ och klicka proofing.

Under Vid korrigering av stavning och grammatiki ord, se till att Kontrollera grammatik med stavning kryssrutan är markerad.

Välj Visa läsbarhetsstatistik.

(I Outlook: Gå till Arkiv> Alternativ och klicka på E-post> Skriv meddelande> Stava och Autokorrigera.)

Efter en Stavnings kontroll, kommer dialogrutan att visa dokumentets läsbarhetsnivå.

6. Enkel markeringsvy

För Word 2016.

Kontorsdokument använder Spåra ändringar för att övervaka förändringar när ett team samarbetar om ett dokument. Dessa inkluderar indikatorer som innehållsredigeringar, formateringsändringar, kommentarer och andra infogningar och raderingar. Ju fler författare i ett dokument, desto mer blir den visuella röran. Gå till Band> Granskning> Spårning grupp för att finjustera ändringarna som övervakas.

Om du tycker att dokumentet är svårt att läsa, slå på Enkel markering. Den visuella röran försvinner, och endast en röd vertikal nära marginalen indikerar att eventuella förändringar har gjorts. Word visar en liten ballong för en kommentar.

Om du klickar på den röda vertikala stapeln (det förvandlas till en grå vertikal stapel) växlar dokumentet tillbaka till All Markup View med alla spårade ändringar synliga igen. Klicka på den grå fältet för att växla igen till Enkel markering se.

7. Signaturrad

För Word 2016, Excel 2016 och PowerPoint 2016

En signaturrad är en enkel platshållare för ett dokument du planerar att skicka digitalt eller skriva ut. Men det kommer med ytterligare en fördel. Du kan inkludera deras personliga information eller annan instruktion för signatorn som du anser vara nödvändig.

Gå till Band> Infoga> (Textgrupp)> Signaturrad.

Signaturlinjen kan anpassas från Signaturinställning låda.

Undertecknaren kan använda sina digitala ID för att underteckna dokumentet genom att högerklicka på platshållaren och klicka Skylt.

Om du inte använder en digital signatur kan du skapa ditt eget signaturformat och spara det som en byggsten och återanvända från Quick Parts i varje dokument.

8. Osynlig digital signatur

För Word 2016, Excel 2016 och PowerPoint 2016.

Digitala signaturer är inte elektroniska signaturer Är din elektroniska signatur laglig över hela världen?Är elektroniska signaturer giltiga och lagliga över hela världen? Är de mer föredragna framför den färgade handskrivna signaturen i en papperslös värld? Vi tittar på vad lagen säger globalt. Läs mer . De är starkare behörighetsverktyg och är krypterade för att säkra dina dokument. Du kan lägga till dina egna osynliga digitala signaturer i Word, Excel eller PowerPoint för att skydda ett dokument.

Skaffa en egen digital ID. Microsoft har samarbetat med några fler tjänster för digital signatur förutom DocuSign.

Gå till Fliken Arkiv> Info> Skydda dokument, Skydda arbetsboken eller Skydda presentationen och klicka Lägg till en digital signatur.

I Skylt ange orsaken till signaturen i Ändamål ruta och klicka Skylt.

När du har signerat dokumentet digitalt visas Signatur-knappen och filen är nu skrivskyddad för att förhindra ändringar.

Detta Microsoft Support-artikel förklarar metoden för Outlook 2016.

9. Tillgänglighetskontroll

För Word 2016, Excel 2016 och PowerPoint 2016.

Tillgänglighetschecker hjälper dig att skapa rent läsbart innehåll för personer med funktionsnedsättningar. Det visas som en rapport om problem som den hittar i ett dokument och förklarar också varför varje problem kan vara ett problem för någon med funktionsnedsättning.

Exempelvis kommer en bild som saknas alternativ text att göra det svårt för en skärmläsare och en visuellt utmanad person. Det finns också lösningar som hjälper dig att skapa felfria dokument för alla och inte bara för någon med funktionsnedsättning.

Gå till Arkiv> Info. Eventuella tillgänglighetsproblem kommer att visas som ett meddelande bredvid Kolla efter problem knapp.

Klicka på om du vill köra och reparera problemen i filen Sök efter problem> Kontrollera tillgänglighet.

Uppgiftsfönstret för tillgänglighetskontroll visar potentiella problem och lösningar för hur du åtgärdar problem i dokumenten.

Att köra ett dokument genom en tillgänglighetskontroll visar ofta fel som kan göra eller bryta ett professionellt dokument. Till exempel saknade rubriker eller formateringsproblem.

10. Taggade PDF-filer

För Word 2016, Excel 2016 och PowerPoint 2016.

Taggad PDF är inte samma sak som att lägga till "taggar" för att organisera PDF-filer. En taggad PDF är en hjälpfunktion för skapa mer användarvänliga PDF-filer Gör dina PDF-filer mer tillgängliga och läsarvänliga med dessa tipsAlla bra PDF-filer måste vara tillgängliga för att kommunicera idéer - följ dessa tips för att se till att ditt dokument når målet. Läs mer från Microsoft Office. Taggad PDF är också viktig för att skapa reflexbara dokument som fungerar i alla typer av skärmar. På de enklaste sätten definierar "Taggar" strukturen för en PDF. Tänk på dem som kartor som förklarar de logiska förhållandena mellan de olika elementen i ett komplext PDF-dokument. Till exempel: listor, tabeller och bilder.

Microsoft förklarar grunderna i taggade PDF-filer:

Tagging lägger till ett lager information som kallas “semantik” i ett PDF-dokument, vilket indikerar vilka typer av objekt som ingår [i] en fil, till exempel: rubriker, stycken, bilder och tabeller. När du sparar din fil som PDF identifieras och märks dessa semantiker av Office-applikationen du använder och läggs till i filen.

Microsoft Office märker automatiskt dokumentet när det konverteras till PDF, men du bör vara medveten om inställningen som styr det.

Klick Arkiv> Spara som och bläddra till en plats.

I Spara som Välj dialogrutan PDF i Spara som typ lista.

Klicka på Fler alternativ. I Spara som dialogrutan, välj igen PDF och klicka på alternativ knapp. Se till att Dokumentstrukturtaggar för tillgänglighet kryssrutan är markerad och klicka OK.

Lite kända funktioner är produktivitetsspurs

Tänk på en ovanlig funktion som du upptäckte från ett tips. Kanske var det en liten tangentbordsgenväg 60 viktiga Microsoft Office-kortkommandon för Word, Excel och PowerPointHundratals kortkommandon finns tillgängliga i Office, men det här är de viktigaste du borde veta eftersom de kommer att spara mycket tid. Läs mer eller något starkare kryptering eller lösenordsskydd Hur du lösenordsskyddar och krypterar dina Microsoft Office-filerKan du tänka dig att någon tittade genom dina OneNote-anteckningsböcker eller hade tillgång till dina Word-dokument? Om ditt svar är ja, låt oss visa dig hur du skyddar dina Office-filer. Läs mer . Kanske är det möjligheten att publicera dina Office-dokument till Docs.com.

Varje ny funktion som införs i våra personliga arbetsflöden gör att vi inte bara uppskattar en programvara, utan lägger också ett steg till vår inlärningskurva.

Nu är det din tur att berätta om Microsoft Office-funktionen som är nästan lika viktig som din högra hand. Hur många av ovanstående funktioner från listan ovan var "nya" för dig?