Hur man slår e-postberoende genom att spåra inkorgsvanor

Annons

Du: Låt mig kolla min e-post förra gången.

Den irriterande inre röst: Om igen?

E-post kapar dina dagar och det blir lurvigt om det. Men vem säger att du inte kan återfå kontrollen över din tid? Allt du behöver göra är att ta reda på hur mycket tid du ägnar åt e-post just nu och sedan hitta sätt att förkorta det.

Tack till appar som Mailström, mycket eftertraktad inkorg noll Begravda i e-post? Krymp din massiva inkorg till noll med postströmVi har erbjudit ett antal lösningar genom åren för att hantera ditt Gmail-konto och städa upp en rörig inkorg. Ingenting är bekvämare än en central online-lösning som Mailström. Läs mer är inte längre svårt att uppnå. Jag nådde det för länge sedan. Det hindrade inte mig från att stirra på min tomma inkorg hela dagen, vänta förväntat på mitt nästa e-postmeddelande, i beredskap att tappa det direkt och hålla min inkorg ren. Det verkar anal-retention, men den typen av besatthet via e-post är ganska vanligt för många av oss. Så mycket som vi kanske försöker förneka det är beroende det ord som passar det vi har.

Liksom andra beroende kan den här också hanteras, om du förstår vad som utlöser det och gör något för att motverka det.

Sparad tid = Förtjänt tid

Du vet när något är dåligt för dig. Men tills du kvantifierar de negativa effekterna kommer du att ha svårt att göra övergången till bättre vanor.

När det gäller e-post, om du checkar in det mellan uppgifterna, börjar det känns som en icke-uppgift. Den tid du spenderar på detta sätt är inte mer än några minuter regelbundet, vilket är det som gör det enkelt att ignorera dess kumulativa effekt. E-post verkar vara ett nödvändigt ont i dessa tider, men det betyder inte att du måste låta det driva ditt liv eller att du inte kan hitta ett sätt att få ut det bästa.

Om du inte sätter den förlorade tiden i perspektiv kommer din e-postkontrollrutin att fortsätta känna sig ofarlig i det större sakerna. Finns det inte några appar för att logga in e-posttid? Jag trodde att du aldrig skulle fråga. Naturligtvis finns det.

Det finns olika appar som är utformade för att hjälpa dig spåra tiden du spenderar på enskilda aktiviteter online. Använd dem för att hålla koll på dina e-postvanor och se resultaten i hårda siffror. De kommer att berätta var du har det bra och var du klarar av.

Här är några appar som kan hjälpa dig att förstå hur din dag går över när du alla är samlade i en konversation med din inkorg.

skarpt

Om för mycket fram och tillbaka e-postmeddelanden äter in ditt teams arbetstid, kan ett automatiserat tidsspårningsverktyg som Crisply vara precis vad ditt team behöver. Spåra den exakta tid som dina teammedlemmar tvingas spendera att gå igenom sin inkorg och använd den informationen för att ta reda på ett bättre arbetsflöde som inte innebär så mycket e-post. Ännu bättre, växla till en teamsamarbetsservice Slack gör gruppkommunikation snabbare och lättareGruppemails kan verkligen döda produktiviteten. Det är dags att få postklienter att vila och använda samverkanstjänster som nyligen lanserade Slack. Läs mer som Slack, som vi på MakeUseOf har.

Crisply är gratis för personligt bruk. Team och Enterprise smaker är prissatta.

Pomodoro Timers

Om du är en fan av Pomodoro-tekniken kan du låta den spåra dina e-postvanor genom att tidställa alla dina e-postkontrollsessioner och lägga till deras varaktigheter. Det finns många utmärkta Pomodoro-appar som flyter på webben. Vi rekommenderar Tomato.es, en webbläsarbaserad Pomodoro-timer Pomodoro Web App Tomato.es är tidshantering enkeltKan inte fokusera? Gå till jobbet nu. Tomato.es är en gratis Pomodoro-timer som du kan använda direkt i din webbläsare - och det är kanske den bästa sådan app jag någonsin har använt. Pomodoro-tekniken är enkel: ... Läs mer som förenklar tidsstyrning. Det kräver ingen registrering, men om du länkar det till ditt Twitter-konto får du detaljerad statistik om dina Pomodoro-sessioner. Analysera statistiken för att se hur mycket tid du ägnar åt att läsa och svara på e-postmeddelanden.

Windows. Mac. Linux. Android. iOS. Du kan installera den populära tidspårningsappen Toggl på alla dessa plattformar eller få tillgång till den från dess online gränssnitt. Registrera dig för att börja mäta din e-postanvändning.

RescueTime (vår recension Håll noggrant reda på vad du gör på datorn och hur länge med RescueTimeOm du tillbringar en betydande tid på att arbeta på din dator utan företagets Big Brother för att övervaka vad du gör, kan du finna att du ägnar lite mer tid än du borde ... Läs mer ) är ett annat fantastiskt plattformsverktyg för tidsspårning. Det ger dig tillgång till detaljerade rapporter om dina datorvanor. Läs dem för att ta reda på om du är så produktiv som du tror att du är. Hur ser din e-postanvändning ut? Inte så minimal som du skulle vilja vara? Sätt dig ett mål för att minska det och arbeta med dina e-vanor med hjälp av de enkla tips som presenteras i nästa avsnitt.

Nu då?

När du har förstått hur mycket tid du spenderar på e-post varje dag och hur mycket det överstiger vad du anser nödvändigt, kan du vidta effektiva åtgärder för att göra övergången till ett smartare e-postarbetsflöde. Här är några steg för att hjälpa dig komma igång.

Stäng den inkorgen i 5, 4, 3 ...

Om du håller din inkorg öppen hela dagen kan du inte motstå att hoppa till den mellan uppgifterna. Använd begreppet chunking 8 nördiga uppgifter som du kan klumpa ihop för att öka din produktivitetMulti-tasking är en uppmärksamhetsdödare. "Chunking", är en annan typ av multi-tasking. Det är inte nytt och har funnits under den geeky termen för batchbehandling under lång tid nu. Läs mer till dina e-postrelaterade uppgifter och hantera dem vid specifika tidpunkter. Bara en gång om dagen är bra om du kan dra av det, två gånger är rimligt, tre gånger kan det vara lite för mycket. Fastställa en tidsbegränsning på dina inkorgskontrollsessioner baserat på den genomsnittliga mängden e-post du måste hantera dagligen. Innan du dyker in i inkorgen ska du ställa in ett larm för att påminna dig när din tid är ute och följa den utan undantag.

Håll dig borta från din inkorg ett par timmar efter att du vaknat och ett par till innan du lägger dig. Spara dina e-postaktiviteter för sådana tider eftermiddagsnedgång efter lunchen 8 sätt att slå eftermiddagssänkningar produktivt när du arbetar ensamBra matvanor och sömnvanor hjälper. Planerade arbetsvanor hjälper till med det oundvikliga ännu mer. Här är åtta enkla lösningar när din produktivitet kryper, dina ögon glaserar och du kväver gäspan. Läs mer , när du har lagt en bit av ditt arbete för dagen bakom dig och när du inte känner dig nog vaken för att fokusera på riktigt arbete.

Aktivera skrivbordsmeddelanden? Nej tack.

Live-aviseringar stör ditt flöde, tvingar oplanerade pauser och gör dig ovillig att återvända till jobbet. Skyll på din nyfikenhet för att lära dig vad din inkorg har i väntetid för dig. Säg nej till dessa omedelbara aviseringar. Istället för att tillåta dig själv att vara förtjusande av din inkorg, du bestäm dig när du vill ta emot den information den har.

Gå tillbaka till skrivbordet

E-postmarknadsförare justerar sina strategier för att optimera sina e-postmeddelanden för mobila prylar, eftersom antalet personer som byter skrivbord för mobila enheter för att läsa e-post ökar varje dag.

Om du är en del av denna statistik och vill slå e-postberoende, avinstallera e-postappen från din smarta enhet och växla tillbaka till ditt skrivbord för att kontrollera e-post. Detta kan införa en nivå av ansträngning som inte finns när du har att göra med en gadget som din smartphone, och som bara kan ha en positiv effekt på dina e-postvanor. Det verkar ha fungerat bra för Jake Knapp, som startade en distraktionsfritt iPhone-experiment ett år sedan.

Programmera din hjärna

I sin bok Hur man misslyckas med nästan allt och fortfarande vinna stort, Dilbert-skaparen Scott Adams kallar det mänskliga sinnet en fuktig robot som man kan programmera. Du kanske vill programmera din för att minimera e-postkontrollen. Gör det genom att byta ditt e-postberoende för ett annat, om än ett som kommer att ha en positiv effekt på ditt liv. Jag talar om HabitRPG. Se hur HabitRPG gör att du kan förbättra dig beroendeframkallande HabitRPG gör att du blir bättre beroendeframkallandeÄndra dina vanor till det bättre genom att binda dem i utmaningar i ett rollspel. Nivå upp för att göra saker du vet att du borde och förlora träffpunkter för att hänge dig åt vanor du känner ... Läs mer , och använd den för att spela dina e-postvanor och styra dem i en sund riktning.

Redo att klippa sladden?

Eftersom e-posten är tillgänglig för alla har e-post spelat en viktig roll för att eliminera geografiska barriärer, men det har också förvandlats till en blomstrande distraktion som hindrar dig från viktigare saker i din liv. Den goda nyheten är att om du lyckas klippa av e-postkabeln återhämtar du dig mer tid från dagen och kan till och med ge tid för personliga projekt Vilken upptagen dag: 10 kunniga sätt att hitta tid för dina personliga projektHar du en passion som i hemlighet bankar in i huvudet? Vad håller dig tillbaka? Kanske tar klockan slut efter en ansträngande arbetsdag och en timmes pendel. Låt oss stjäla tid. Läs mer .

Hur spårar du dina inkorgsvanor? Förändras de till det bättre?

Bildkrediter: Ung student stressad via Shutterstock, Seier + Seier via Compfightcc, amsfrank via Compfightcc, matthias-uhlig.photography via Compfightcc // Alla bilder är derivat