Framtiden är här

Annons

Papperslös - en term som används ganska ofta nu dagar. Men vad betyder det? Och i vilken utsträckning gäller det? Visst vi alla fortfarande använder papper i viss utsträckning trots teknikens framsteg, så hur kan vi gå helt och hållet papperslös?

Sanningen är, det kommer sannolikt alltid att finnas någon form av papper, men problemet ligger inte i att använda papper själv, utan istället ha medvetenhet för den mängd som används och metoder som den används för. Webversion av instagram för stationär och dator Instagram Bläddra på Instagram med den bästa upplevelsen.

Sammantaget, trots de papperslösa tips som presenteras för dig i den här artikeln, är det i slutändan upp till dig att göra det hända. Så när du läser, tänk själv hur du kanske kan utföra detta i ditt liv. Om det är något du känner att det inte är för dig, istället för att stänga dörren helt, försök att fundera över vad det kan ta för att få det att hända. Ofta är den ursprungliga tanken att den inte fungerar, men vanligtvis efter en seriös tanke och djupare forskning kanske du upptäcker några snygga sätt att få det att hända.

Alternativ till utskrift och pappersanteckningar

Det kan vara bra att skriva ut, det råder ingen tvekan om det. Ibland är det trevligt att bara ha dokumentet i handen och ibland är det nödvändig också. När så är fallet är det viktigt att veta hur man håller utskriftskostnaderna så låga som möjligt Hur man håller utskriftskostnaderna så låga som möjligtLåt oss få det här rakt - att skriva ut e-postmeddelanden och dokument är överlägset! Det kostar inte bara pengar, det slöser också med resurser, lagringsutrymme och tid. Faktum är att hälften av alla tryckta sidor används aldrig ... Läs mer . Men ofta klickar vi bara på tryck utan att tänka två gånger. Vad ska vi egentligen göra med det kvittot från webbshop som vi just skrev ut? Det är trevligt att ha det för skivorna, men gör det verkligen behöver du skriva ut? Antagligen inte.

Skriv ut till PDF

”Utskrift” till PDF kan göras med en mängd olika verktyg - av vilka några är webbläsarplugins och andra är program. Vi har delat några sätt på MakeUseOf att göra det med PDF995 Konvertera allt till PDF med PDF995 Läs mer och Skriv ut till sidor i Firefox Skriv ut sidor till PDF: Använd Firefox för att skriva ut webbsidor till PDF-filer Läs mer . Personligen använder jag Nitro PDF och rekommenderar det starkt som PDF-läsare. Det innehåller också en ”print to PDF” -applikation.

Men du kanske inte ens behöver ett program som gör detta. Google Chrome kan spara det du skriver ut direkt till en PDF.

Andra alternativ är att använda Google Cloud Print i Google Chrome för att spara på Google Drive. Jag kanske också noterar att Microsoft OneNote också har en funktion som din dator känner igen som en skrivare och kan skicka dokumentet dit.

Spara som WWF, Save A Tree

Du kanske känner till World Wild Fund for Nature (WWF). I deras "Tänk innan du skriver ut" rörelse, de har behandlat en viktig fråga - onödigt tryck. Visst kan du vara papperslös, men hur kan du se till att andra också börjar?

De har skapat ett filformat som heter WWF - en PDF som inte kan skrivas ut. När du har installerat programvaran kan du spara filer i det här formatet. Formatet kan öppnas med alla PDF-filer, men uppenbarligen inte skrivna ut.

Elektroniskt signera dokument

Om signering av dokument är en stor anledning till att du skriver ut dokument, kanske du vill överväga att skriva under dem på din dator. Det finns enheter som du kan köpa för att göra detta och program för att hjälpa dig enkelt göra det. Många PDF-läsare, som Nitro PDF eller Adobe (eSignatures), har funktionerna inbäddade i dem. Men det finns många andra verktyg som kan göra det också.

Inklusive, men inte begränsat till: Hellofax Ingen faxmaskin? Inga problem - Logga enkelt och skicka fax från din datorFram till den dag vi äntligen kan döda den tidigare föråldrade maskinen, kan du behöva skicka ett fax då och då men hitta dig själv utan en faxmaskin. Prova HelloFax. Läs mer , PDFPen, MyLiveSignatures MyLiveSignature: Skapa din online-signatur Läs mer , DocShaker, MiddlePost, DocuSign och SignNow Signnow: Ett enkelt och gratis elektroniskt signaturverktyg Läs mer . Valet är upp till dig vad du använder, men jag uppmuntrar dig att undersöka det om det är något du gör ofta. Om det är mer av "en gång i en blåmåne", kan det hända att avvägningen inte är lika stor, men om du verkligen är vill gå helt papperslöst och det skulle underlätta att organisera dina dokument, då rekommenderar jag den.

Använd din smartphone för anteckningar

Du kanske inte har en smartphone (det har jag inte heller) och om du inte gör det kommer jag från förstahandsupplevelsen att säga att det är helt papperslöst ofta är svårt. Men om du har en smartphone kan du verkligen dra nytta av dess "pappersfria funktioner". Den första fördelen med att ha en smartphone är helt enkelt att du alltid har den. Det betyder att du inte behöver göra klisterlappar och gips dem över hela ditt arbetsområde. Skapa helt enkelt en anteckning i din telefon (det finns många appar som gör det) och du behöver inte oroa dig för glömmer det papperet du lämnade på skrivbordet med din inköpslista, så och så är telefonnummer, etc.

Det finns också ofta möjligheten att ställa in en påminnelse för anteckningar i din smartphone - klisterlappar kan inte göra det, särskilt om du tappar eller glömmer att ta dem med dig.

Naturligtvis kan detsamma också tillämpas på surfplattor, men trots deras bärbara fördelar är de inte så mobil som en smartphone.

Klipp webbsidor istället för att skriva ut dem

Slutligen Evernote Web Clipper är ett mycket praktiskt verktyg för att spara information. Jag kommer att utvidga Evernote lite mer senare, men det här verktyget är utmärkt. Det är tillgängligt som webbläsarförlängning och bokmärke, men du behöver naturligtvis ett Evernote-konto för att använda det - vilket du borde få! Web Clipper kan upptäcka och spara artiklar eller vald text. Detta betyder att du kan spara precis vad du vill läsa och inget annat.

Stäng av posten

Det finns så många saker som rör din brevlåda, vilket leder till röran på skrivbordet eller köksbordet - kontoutdrag, räkningar, tidskrifter, tidningar, för att inte tala om nyhetsbrev och vanlig skräppost. Hur blir du av med allt? Tja, det finns flera sätt du kan skära ned på post, inkommande och utgående.

Få dina kontoutdrag via e-post

Det första du kan göra är att meddela din bank att du vill få uttalanden via e-post. Jag vet inte om din, men min bank marknadsför ständigt detta - även för människor som jag som redan har aktiverat det. Du behöver förmodligen inte ens prata med din bank, men du bör kunna komma åt inställningen på ditt onlinebankontokonto.

Fyll i formulär online

Istället för att skriva ut formulär, fylla i informationen och spendera porto för att skicka den, erbjuder många tjänster, till och med statliga organisationer, möjligheten att fylla i formulär och skicka dem online. Många gånger föredrar de detta faktiskt, så innan du går in i de trånga statliga byggnaderna, försök att se om du kan fullföra uppgiften från ditt hem.

E-fakturor (för företag)

Om du äger ett företag har du troligen mycket mer papper att ta itu med än den genomsnittliga husägare. Ett sätt att minska detta dramatiskt är att minska mängden utgående post, t.ex. fakturor. Naturligtvis finns det många andra dokument också, men fakturor verkar vara en av de viktigaste. Dina kunder kommer sannolikt att uppskatta dina papperslösa ansträngningar också.

Få dina nyheter och information online

Istället för att få dagstidningen kan du försöka få bara veckotillägget. Eller ännu bättre, klipp ut den helt. Det vackra med webben är att vi har en oändlig mängd information till hands. Du kan kolla alla stora nyhetssajter på egen hand och få informationen om fri, så varför betala för det?

Men om du fortfarande vill ha tidningen (eftersom den har fördelarna), låter många av de stora förlagen prenumerera på en elektrisk version. Detta gäller också för tidningar.

Som en bonus, om du har en eReader, kan du förmodligen få dem skickade rätt till det! Jag har faktiskt skrev en artikel om MakeUseOf Hur du sparar webbartiklar att läsa senare på din icke-surfplattaVi har alla varit där - du surfar på Internet och hittar en bra artikel som du vill läsa. Men det finns så mycket att göra och du vet att du inte borde ta dig tid att läsa ... Läs mer när du skickar webbartiklar (som till och med kan ersätta behovet av dina tidskrifter helt) till din Kindle.

Avsluta prenumerationen från postlistor

Tro det eller inte, du kan bli av med mycket av den posten. Tyvärr kan det ta lite tid, men det finns en utmärkt resurs på WikiHow som förklarar olika sätt att göra det - nummer att ringa, organisationer att skriva och tekniker att komma ihåg att göra.

Betala dina räkningar online

Sist, men säkert inte minst, betalar du dina räkningar. Det är förmodligen ett av de största sätten att minska papper och spara tid i processen. Ofta kan du få påminnelser via e-post från företag istället för utskick och du kan till och med automatisera processen så du behöver inte ens tänka på att göra betalningarna - se bara till att du har pengarna i dig konto.

Skanna befintliga och nya dokument

Det bästa sättet att konvertera dina befintliga dokument till en digital fil är att skanna in dem. Jag rekommenderar att du använder PNG-format, eftersom JPEG-formatet är av lägre kvalitet. Om du har en stor skanner, bra, men om allt du har är en smartphone, oroa dig inte - i själva verket kanske du börjar föredra den framför traditionella skannrar.

Det finns många appar tillgängliga för att skanna dokument. Varför kan du inte bara knäppa ett foto med telefonens kamera? Du kan dock upptäcka att många av de appar som är speciellt skapade för skanning har fler funktioner som kommer att resultera i ett bättre skannat dokument.

Använd en filorganisator, helst med OCR

Nu när du skannar både dina befintliga och nya dokument måste du hantera dem. Det finns definitivt några tekniker och metoder du behöver använda för att göra detta och jag har skrivit en artikel om detta också på MakeUseOf. Det är avgörande för din övergång till att vara papperslös för att se till att du startar det redan från början - även om du hittills inte har varit så bra med att organisera.

När du har grunderna i att organisera ner kommer programvaran att vara mycket mer fördelaktig. Det finns ett par olika program som jag rekommenderar. En av dem är den allberömda, Evernote. Enligt min mening är det bra. Det är inte bara ett program för att gå papperfritt, det är ett program för vad du vill att det ska vara - det är vad jag älskar med det - det är universellt och det överensstämmer med hur du arbete.

En av de stora funktionerna i Evernote är dess förmåga att upptäcka text i bilder - annars känd som OCR eller Optical Character Recognition. Detta innebär att om du skannar in ett dokument och sparar det som en bild och senare letar efter något i dokumentet kommer Evernote att skanna och hitta texten i bilden.

Vi har nyligen publicerat en hel guide om hur du använder Evernote Hur man använder Evernote: Den inofficiella manualenDet tar lång tid att lära sig använda Evernote på egen hand. Det är därför vi har satt ihop denna guide för att visa dig hur du kan dra full nytta av de viktigaste Evernote-funktionerna. Läs mer , så jag rekommenderar att du checkar ut det och blir bekant med andra artiklar om det på MakeUseOf.

Det andra verktyget är Doxo. Det är fokuserat på att hjälpa dig att bli papperslös och är ett utmärkt verktyg för att göra det.

Synkronisera dina dokument över alla enheter

Du har troligen mer än en enhet och en av fördelarna med att gå papperslöst är att inte behöva ta den pappersanmärkningen eller dokumentet med dig. Att behöva kopiera och klistra in dokumentet från enhet till enhet är dock nästan mer besvärande. Tack och lov finns det många molntjänster att välja mellan för att hjälpa till med det här problemet. Från SugarSync SugarSync: Den mest väl avrundade kostnadsfria säkerhetskopieringen och synkroniseringstjänstenFilbackup är inte ett nytt konversation eller ett ämne på något sätt. Om du söker på Google efter "filbackup" kommer du troligen att bli överväldigad av tjänster och artiklar om ämnet. Det är en enorm ... Läs mer att ruta till de "stora tre" - Google Drive, SkyDrive och Dropbox Dropbox vs. Google Drive vs. OneDrive: Vilken molnlagring är bäst för dig?Har du ändrat hur du tänker på molnlagring? De populära alternativen för Dropbox, Google Drive och OneDrive har förenats av andra. Vi hjälper dig att svara på vilken molnlagringstjänst du ska använda. Läs mer , har du mycket att välja mellan.

Slutsats: Användbara metoder att anta

Förutom dessa olika saker du kan göra, är det i själva verket helt upp till dig att bli papperslös. Precis som att hantera dina filer, om du inte anstränger dig och har rätt saker på plats, fungerar det inte så bra. Jag vill hänvisa till dig den här artikeln på LifeHack som tar upp det ännu mer. Jag tycker att det är ganska viktigt att få det etablerat innan tekniker eller andra metoder testas.

Andra saker du kan göra för att bli papperslösa är att helt enkelt gå till biblioteket och låna en bok istället för att köpa den. Återvinning är mycket viktigt och kan göras mer än bara det traditionella sättet, men också genom att använda båda sidorna av papperet istället för att använda ett nytt ark. Att återanvända det som repapapper eller andra ändamål är bra att göra också.

Se till att inte övertrycka. Kom ihåg - "tänk innan du skriver ut". Innan du skriver ut ett dokument kan du också se om du justerar teckenstorlek och typ samt sidomarginalerna minskar antalet sidor. Naturligtvis kräver vissa dokument, oavsett om de är i skolan eller yrkesmässigt, ett visst format och layout. Dessa saker kan inte undvikas, men kom ihåg att hänvisa tillbaka till Tinas artikel, som jag nämnde tidigare, om hur man sänker utskriftskostnaderna.

Andra sätt att minska kostnaderna vid utskrift från webben är att använda webbplatser som PrintWhatYouLike och PrintFriendly för att ta bort allt från sidan som annonser, ytterligare bilder eller länkar etc. så att du bara får det du vill ha på sidan.

Slutligen måste du säkerhetskopiera. Nu. Lägg inte av det Dessa killar säkerhetskopierade inte sina filer, se nu vad som händeOm det finns något jag lärde mig under de tidiga åren med att arbeta med datorer (och de människor som använder dem), var det hur kritiskt det är att inte bara spara viktiga saker, utan också att ... Läs mer . En av fördelarna med att gå papperslöst är har säkerhetskopior om något skulle hända med den ursprungliga filen, så se till att du inte skjuter upp det här.

Jag trodde att den här videon kunde vara till hjälp för att komma igång i riktning mot att bli papperslös. Videon är från SmallBusinessDoer [No Longer Available] och grundaren av DocumentSnap.

Har du gått papperslös? Om så är fallet, hur har det förändrat ditt liv? Vad är dina övergripande tankar om att bli papperslösa?

Bildkrediter: Böcker på bärbar dator via Shutterstock, Paperless Keyboard Key via Shutterstock, eSignature via Shutterstock, Smartphone anteckningar via Shutterstock, Betala räkningar via Shutterstock, Skräppost via Shutterstock, Online-nyheter via Shutterstock, Transformation av papper via Shutterstock, Filer i moln via Shutterstock, Online Banking via Shutterstock, WWF