Hantera ditt företag för bättre resultat med Intellinote

Intellinote är en allt-i-ett projektledning, samarbete och organisationsverktyg Intellinot: Placera dina uppgifter, filer, meddelanden och online-möten på ett ställeIntellinote gör det lättare att hantera, samarbeta och bättre kommunicera med ditt team, kollegor och klienter med en omfattande blandning av fildelning, organisation och video och text i realtid chatt. Läs mer för företag, ägare, chefer och proffs. Det kan användas för att driva produktivitet, öka medarbetarnas eller kundens engagemang och minska driftskostnaderna medan du gör det.

Plattformen kretsar kring ett system med enskilda arbetsytor som erbjuder en vertikal nivå av tillgänglighet till anställda, teammedlemmar och till och med kunder som behöver tillgång, utan att vara en distraktion för dem som gör det inte.

Medan Intellinote är ganska rakt fram för att komma igång, förlitar effektiv användning av alla plattformar sig på att veta exakt hur den ska användas bäst. Vi har kommit med några verkliga scenarier för användning där affärsteam och anställda som samarbetar regelbundet kan dra nytta av de tjänster som erbjuds.

Hantera ditt företag för bättre resultat med Intellinote

Fånga allt (bara om)

Som en samarbetsplattform, Intellinote strävar efter att ersätta flera plattformar och fragmenterade verktyg med en lösning. Det gör detta med anpassningsbara arbetsytor - redo att rullas ut nav för anteckningar, diskussioner och uppgiftshantering. Varje arbetsyta kan användas för att skapa dessa objekt, och det finns ingen begränsning för antalet arbetsytor du kan skapa.

Anteckningar, uppgifter och diskussioner är alla medier för allt som är relevant för din organisation. Oavsett om du vill dela och samarbeta om forskning, genomföra brainstorming sessioner mellan olika avdelningar eller tilldela olika uppgifter och roller till olika medlemmar i ditt team, Intellinote kan göra det.

Exempel på verklighet är inte svårt att föreställa sig: snarare än att skicka ut ett e-postmeddelande varje gång du ändrar en policy, håll bara en relevant notering uppdaterad och tilldela medlemmarna i ditt team till den. Skapa en arbetsyta bara för dina gruppidéer och lägg resultaten på en ny anteckning varje gång. Använder du en whiteboard för att studsa idéer runt ett rum? Ta en bild och bifoga den till relevant diskussion för säker bevaring. Listan är praktiskt taget oändlig.

När du besöker ett arbetsområde är du alltid redo att lägga till innehåll med hjälp av området "Lägg till snabb anteckning", bara börja skriva och trycka på Enter för att fånga dina tankar. För uppgifter eller Google Drive-dokument, tryck på den inbjudande knappen Lägg till ny.

Många organisationer använder e-post för diskussion medan de fortfarande förlitar sig på externt projekthanterings- och organisationsverktyg, vilket ofta resulterar i överbelastning av e-post för att fatta beslut. Det kommer alltid att finnas en plats för e-post inom de flesta organisationer, men många diskussioner trivs när de flyttas tillsammans med andra relevanta anteckningar och bilagor.

En plats för allt arbetsrelaterat

Och så är Intellinotes huvudmål att vara ett organiserat arkiv för det som är viktigast för din organisation, projekt eller företag. För att verkligen få ut mesta möjliga av plattformen bör du använda den för att lagra absolut allt - och arbetsytor är nyckeln till att hålla allt rent och organiserat.

De Personlig arbetsyta till och med erbjuder medlemmarna i ditt team en plats att skapa sina egna anteckningar och uppgifter som inte rör på andra medlemmars arbetsytor och är privata för den användaren. Sådant material har en tendens att hamna i personliga Evernote-konton eller på iPad-anteckningsappar, snarare än på en plats som är relevant för projektet eller företaget självt. Med Intellinote kan varje anteckning snabbt flyttas från arbetsyta till arbetsyta eller redigeras av andra medlemmar.

Om du vill ändra ett objekts arbetsyta-anslutning eller om objektet kan redigeras av andra medlemmar eller inte, välj först det och klicka sedan på Information-knappen, som visas som en liten "jag“. Du kan sedan ändra vem som kan göra ändringar genom att markera Låt arbetsytemedlemmarna redigera eller klicka på Workspace för att tilldela objektet någon annanstans.

Bilagor spelar också en stor roll i Intellinote-systemet, där varje anteckning ger användare möjlighet att ladda upp filer från sina datorer eller Google Drive-konton. Använda mobilapparna (tillgängliga för båda iOS och Android) är det till och med möjligt att lägga till bilder - eller vilken fil som helst på din mobila enhet - direkt från en smartphone eller surfplatta till en anteckning.

Med allt under samma tak är det förvånande hur lätt det är att minska mängden e-post du skickar när du kan helt enkelt ändra en anteckning eller kommentera en uppgift i rad - trots allt har varje anteckning, uppgift eller diskussion sin egen kommentar sektion.

Att vara fäst är bra

Intellinote hoppas kunna ta upp alla dina lösa filer genom att tillhandahålla en mycket bilaga-vänlig miljö för arbetsrelaterade filer. Anteckningar, diskussioner och uppgifter kan alla ha flera filer fästade till dem, och det kan också kommentarer göras på dessa objekt. Det som en gång skulle ha varit ett till-och-tillbaka e-postutbyte om en uppgift blir en arbetsfokuserad diskussion i en produktiv miljö.

Detta gör att du kan göra intressanta saker som att diskutera reviderade versioner av produkter med klienter direkt i Intellinote själv, inom ett arbetsområde du skapade specifikt för den klienten. Vid sidan av detta finns många andra mockups som du redan har rabatterat, protokoll över diskussioner, protokoll från möten och inspelningar av konferenssamtal som är specifika för den klienten.

Intellinote faktureras som ett arkiv för allt arbetsrelaterat, för det är så det fungerar bäst.

Organisera och dela allt med kontext

Gmail var revolutionen i e-post som Internet behövde 2004, men genom att smälta effektiv sökning och organisation med en till synes gränslöst utrymme för e-postmeddelanden skapade Google något som många av oss nu är beroende av för arbetsrelaterade uppgifter. Väsentligt men det kan vara, är e-post inte den idealiska plattformen för samarbete, organisation eller projektledning. Trots att det är nödvändigt med e-post under många år framöver, kan du förmodligen flytta de flesta av dina diskussioner till en mer lämplig och produktiv plattform.

Om du är van vid Gmail eller ett Google Apps-e-postkonto är din förmåga att organisera dig begränsad till antalet filter du har och de söktermer du använder. Även om du är särskilt organiserad och skicklig att hitta det du letar efter, betraktas e-postinkorgen allmänt som ett mycket disorganiserat utrymme.

En ofta distraktion kostar e-post företag runt om i världen hundratals miljoner dollar per år - eller, till en mer personlig anteckning, timmar från din annars produktiva dag - så det finns något att säga om att undvika din inkorg så mycket som möjlig. Att använda e-post som en go-to för att dela idéer, brainstorma och till och med kommunicera med klienter eller leverantörer måste stoppa om du vill lägga din tid till bättre användning.

Organisera dina anteckningar, uppgifter och diskussioner

De två sakerna som gör Intellinote perfekt för att organisera dina idéer, uppgifter och samarbetsidéer är arbetsytor och taggar.

Arbetsytor är kontextspecifika nav och kan skräddarsys efter behov du för närvarande har. Det är ett ganska kraftfullt organisatoriskt verktyg, särskilt med tanke på att varje anmärkning, uppgift eller diskussion är knuten till ett arbetsområde särskilt. I själva verket underlättar arbetsytor organisationen genom att binda ditt innehåll till det relevanta sammanhanget.

Dessa artiklar kan delas vertikalt med vem som helst i din organisation eller genom att lägga till användare i ett arbetsområde kan du se till att de ser allt relevant material som delas där. Detta resulterar också i en mindre rörig arbetsyta för medlemmar som inte behöver tillgång till absolut allt. Och eftersom du kan skapa så många arbetsytor som du behöver kan sammanhanget variera mycket.

Skapa arbetsytor för hela avdelningar, enskilda projekt, klienter eller leverantörer och eventuell godtycklig gruppering du råkar behöva. Använd tillfälliga arbetsytor för årliga revisioner som kan arkiveras tills du behöver dem igen, men som alltid är tillgängliga från samma plats.

På varje arbetsyta inställningar sidan hittar du ett alternativ för Workspace Group. Detta erbjuder en högre organisationsnivå som du kan använda för att gruppera vilande projekt, slutförda kontrakt eller arkiverade arbetsytor du kanske inte längre behöver. Du kan skapa så många grupper du behöver, bara skriva ett nytt namn i rutan.

Arbetsytor är redan ganska organiserade, men med taggar är det möjligt att filtrera innehåll ännu mer effektivt. Taggar finns inom arbetsytor, inklusive Personlig arbetsyta och låter dig gruppera olika uppgifter, diskussioner eller anteckningar tillsammans. Taggar är utformade för att organisera på en personlig nivå, medan arbetsytor hjälper till att organisera allt i mycket större skala.

Följ bara vad du behöver

Intellinote ger en fullständig översikt över de arbetsytor som du är medlem för, med digereringar via e-post och aktivitetsöversikter för att komma ikapp de senaste ändringarna. Det kan dock finnas saker du vill hålla reda på som en prioriterad fråga och i denna situation bör du följa en anmärkning.

För att följa ett objekt, klicka på (eller knacka på) RSS-liknande Följ ikon. Anteckningar du har följt visas under Följande i Unified Workspace.

Uppföljda objekt filtreras som standard efter anteckning, uppgift och diskussion. Det kan vara de viktigaste artiklarna som du arbetar med för arbetsytor du ofta, eller de kan vara ett annat sätt att följa en anteckning, uppgift eller diskussion utan att behöva prenumerera på arbetsytan i dess helhet.

Gör möten användbara igen

Teknik har gjort det möjligt för oss att ha fler möten än någonsin, så varför tycker vi att vår tid inte utnyttjas? Möten utgör grunden för ett effektivt grupparbete, men alltför ofta blir de frustrerande tidssträckor som upptar stora bitar av dina arbetsdagar. Det är värre när du tänker på att dessa händelser ofta involverar omgångar med ineffektiv e-post-ping-pong före och efteråt - du skulle förlåtas för att du aldrig vill delta i ett annat möte igen.

Nyckeln till att ha smidiga möten är planering, och det innebär att man överväger vad man kan göra innan, under och efter att mötet är avslutat. Mycket av elände i samband med möten beror på dålig hantering av dagordningar, protokoll - och de flesta för tiden är dessa material begravda i inkorgar snarare än att vara lättillgängliga när du behöver dem.

Det är till och med möjligt att dina möten är ineffektiva och introducerar en del av förseningar i ditt arbete - skapa listor över saker som måste göras snarare än att bara göra dem, till exempel.

Att göra möten mindre eländiga

Intellinote-plattformens omedelbarhet gör den perfekt anpassad för att skaka upp hur möten genomförs. Som mötesarrangör kan du skapa en diskussion i det relevanta arbetsytan som sammanfattar mötesagendan, som automatiskt kommer att vara synlig för alla medlemmar i den berörda avdelningen.

En sådan agenda bör definiera mål som saker som behöver diskussion, samtidigt som du tar förslag från ditt team som använder Intellinotes förmåga att kommentera allt. Om du har några förslag, dokument, bilder, mockups eller andra filer att distribuera kan du göra det helt enkelt genom att bifoga dem till din anteckning.

Klicka på den lilla jag "Information" -knappen på en anteckning för att redigera dess synlighet och låta andra medlemmar i ditt team också redigera den.

Intellinote kan användas under ditt möte för att skapa och tilldela uppgifter direkt till dina teammedlemmar. Istället för att skapa en lista över saker som ska göras när ditt möte är över kan du börja organisera ditt team omedelbart - skapa nya arbetsytor i farten för ditt nya projekt, starta diskussion trådar för objekt utanför ämnet som dyker upp genom att publicera nya konversationer till relevanta avdelningar eller använda plattformens organisatoriska förmåga för att snabbt hänvisa till tidigare mötesdagar, mål och minuter.

Minuter är en nödvändig ondska som inte ens ljud- eller videoinspelningar kan ersätta. Medan du skriver dina minuter direkt i Intellinote kommer inte processen att bli roligare förmågan att omedelbart dela frukterna av ditt samarbete med den relevanta gruppen människor är ovärderlig. Även om du inte är ordförande för mötet är Intellinote's Personlig arbetsyta ger dig en fokuserad, arbetsorienterad plats för dina egna anteckningar.

Och när du har hållit ditt möte gör Intellinote det enkelt att följa upp alla uppgifter du har tilldelat (eller varit) tilldelad), frågor som tagits upp, diskussioner utanför ämnet som flyttades någon annanstans och ställ in tid och datum för ditt nästa team sammankomst.

Fjärrlag? Håll dem i slingan

Intellinote gör det möjligt att hålla kontakten oavsett om det är för enstaka affärsresor eller hålla kontakten med anställda som regelbundet är ute på kontoret under vissa perioder. Den kan också hantera team som helt och hållet består av permanenta telekommunikatorer spridda över hela världen, som du aldrig har mött ansikte mot ansikte.

Telekommunikation kan vara ensamt arbete, men om du ingår i ett team kan det bli ännu värre; det finns en verklig fara att känna sig främmande och utanför slingan när framstegen fortsätter i din frånvaro. Medan e-post är ett sätt att hålla kontakten med kollegor kommer det förmodligen inte att få dig att känna att du har ett finger på pulsen. Det är också ett otroligt ineffektivt och distraherande medium.

Chefer och andra kontorsbundna arbetare måste också hålla kontakten med telekom. Internet avlägsnade många begränsningar och gränser, men införde samtidigt hinder som måste övervinnas - liknande organisera ett team, samarbeta på projekt, diskutera idéer, tilldela uppgifter och otaliga andra saker som Intellinote kan hjälpa dig med.

Vikten av att känna sig ansluten

Utöver att vara en arbetsfokuserad plattform designad med samarbete i åtanke, är Intellinote tillgänglig från alla webbläsare och på de flesta mobila enheter. Att hålla kontakten kan betyda att du använder någon tillgänglig webbläsare eller startar en app på din iPhone, iPad eller Android-enhet.

De UnifiedWorkspace ger relevanta föremål från andra arbetsytor till medarbetarnas uppmärksamhet, vilket gör det enkelt att "fånga upp" eller hålla sig à jour med utvecklingen under resan. Uppgifter sparas under de du måste fylla i och de du har ställt in, och varje arbetsyta har sin egen Hem skärm som ger en användbar översikt över senaste ändringar, tillägg, kommentarer och annan aktivitet.

Medan du normalt överflödas med e-post för varje liten begäran, uppgift eller fråga när du är ute på kontoret, ger Intellinote sammanhangsmedvetna nav för arbetsrelaterade uppgifter. Det stämmer inte bara flödet av e-post, det fokuserar anställda och innehåller diskussioner. De Unified Workspace konsoliderar dessa diskussioner till ett område, så att du kan ägna dig åt att kommunicera med ditt team utan att använda e-post.

Fjärrarbetare hittar också möjligheten att följa enskilda anteckningar, uppgifter eller diskussioner om en viss välsignelse när de är ute på kontoret. Funktionen gör det möjligt för användare att hålla specifikt material nära till hands utan att drunkna i allt annat, och fokusera uppmärksamheten där det måste vara genom att ta bort distraktioner.

Även om en krävande resa sätter dig i en annan tidszon för resten av dina kollegor sover Intellinote aldrig - en asynkron en metod för att arbeta med våra 21-talets krav som tar en 2000-talslösning som Intellinote för att nå sitt fulla potential.

Loggar in

Det finns en universal iOS-app för iPhone och iPad, samt en nyligen släppt Android-app som också utnyttjar större skärmstorlekar. Båda dessa appar liknar nästan själva webbappen och du kan göra ganska mycket allt från en mobilapp som du kan från en webbläsare, med undantag för att skapa nya Google Drive-dokument.

En sista fördel som Intellinote-användare har är en helt webbläsarbaserad strategi. Om push kommer att skjuta, kan du ta tag i alla bärbara datorer, PC eller Mac och logga in via Intellinotes hemsida, ingen programvara behövs.

Leverantörshantering förenklad

Som vi har diskuterat ad nauseum, e-post ses ofta som ryggraden i många organisationer, företag och församlingar med produktiva sinnen. Leverantörer - annars känd som leverantörer, underleverantörer, vänner eller bara personer du behöver för att jaga upp om saker som borde ha gjorts redan - tenderar också att kommunicera via denna metod.

Att hålla reda på dessa diskussioner, avtal, tidsfrister och allt stödmaterial som endast använder e-post är svårt. Även om du redan använder samarbetsverktyg som Google Drive för kalkylblad eller dokumentdelningsändamål, är ditt diskussioner äger förmodligen någon annanstans och du använder förmodligen ett annat verktyg ovanpå detta för att följa upp tidsfrister och uppgifter.

Lösa leverantörsproblem

Det finns ett enklare sätt. Genom att ställa in en arbetsyta för dem du behöver jaga regelbundet kan du innehålla allt detta material och använda ett verktyg för att hantera allt. Det borde inte ta lång tid för tredje par att anpassa sig till en ny metod för att göra saker, och fördelarna ur en organisatorisk synvinkel är enorma.

Om du regelbundet beställer en produkt eller begär en tjänst, tilldelar du en uppgift till den leverantören med dina exakta krav gör det lätt för båda parter att hålla reda på enastående arrangemang. Istället för att ta till e-post kan du diskutera beställningar där i Intellinote med hjälp av kommentarer och det finns en permanent registrering av alla avtal där det är viktigast. Du kan till och med tillåta dina leverantörer att skapa och tilldela uppgifter till dig - så de behöver inte heller ta fragmenterad kommunikation och uppföljningar.

När det gäller att jaga efter dessa tidigare arrangemang eller att göra saker, besöker det relevanta arbetsområdet eller en flick genom Uppgifter som jag har tilldelat i Unified Workspace gör det enkelt för båda parter.

Företag har ofta befintliga avtal kring ansvar, antaganden, lönesatser eller villkor. Anteckningar kan användas för att lagra dessa dokument i en relevant miljö innan de taggas. Diskussioner relaterade till uppgifter eller filer bifogade till Notes organiseras slutligen på ett logiskt sätt, under en plattform - inte tre eller fyra.

Använd mallar för

Mallar är en annan del av Intellinote som gör det enkelt att ta sig upp med nya arbetsytor. I stället för att ställa in ett nytt arbetsområde varje gång för varje ny leverantör, ta dig tid att anpassa ett arbetsstorlek i en storlek som passar alla som du sedan kan förvandla till en mall. Anteckningar som beskriver dina förväntningar, kontaktinformation och diskussioner för att få bollen att rulla kan alla rullas ut gång på gång med denna metod.

Du kan förvandla valfri arbetsyta till en mall genom att besöka den, klicka inställningar och markera sedan rutan markerad Tillåt att använda detta arbetsområde som en mall. Du kan sedan klicka på Klonarbetsyta -knappen som visas nedan för att snabbt kopiera, och arbetsytan visas också i malllistan.

När du har skapat ett arbetsområde för en särskilt affärsprocess (som att planera ett evenemang) kan du förvandla det till ett mall så att dina anställda och teammedlemmar enkelt kan följa den varje gång, utan att behöva uppfinna igen hjul.

Håll dina kunder nära

Intellinote är inte ett komplett kundrelationsverktyg, men det kan ta några av de roller som vanligtvis är förknippade med praxis. Beroende på dina behov och dina kunders behov kan det spara pengar på att betala för en separat CRM lösningen och allt-i-ett-strategin säkerställer att saker är där du förväntar dig att de ska vara tillgängliga från samma sak plats.

Precis som leverantörshantering är viktigt för ett företag som konsumerar produkter eller tjänster, är det viktigt att upprätthålla en god relation med dina kunder och nyckeln till detta är ofta tydlig kommunikation. Det är viktigt att vara i tid med dina svar, så det är viktigt att kunna organisera dig själv.

Diskussioner är ett bra sätt att kommunicera på. De stöder inte bara bilagor och formatering, precis som god gammal e-post, utan de är knutna till relevanta arbetsytor och inte spridda över inkorgarna. Det finns till och med ett område som heter Mina diskussioner på Unified Workspace som gör att du enkelt kan följa pågående samtal.

Att använda Intellinote på detta sätt ger din klient en "hemmabas" för vad du än är förse dem med, vilket förhoppningsvis kommer att förse dem med de verktyg de behöver för att fortfarande känna sig nära projekt. Samtidigt får du full kontroll över din klients miljö och interaktioner, så att du snabbt kan få saker uppmärksamma genom att skapa anteckningar, dela filer, tilldela filer du uppgifter eller helt enkelt starta en ny diskussionstråd.

Stärk dina kunder

Att skapa arbetsytor för var och en av dina klienter är inte svårt om du tar dig tid att konfigurera en ny mall, varefter det bara tar några klick. För dina kunder är processen lika enkel; det tar inte lång tid att registrera sig för ett Intellinote-konto.

Om du verkligen vill dra nytta av allt Intellinote har att erbjuda, uppmuntra dina kunder att tilldela uppgifter. Få dem att ställa in förfallodatum, skriva fullständiga beskrivningar, lägga till alla stödfiler som bilagor och använd kommentarerna för att diskutera föremålet. När uppgiften har tilldelats kan båda parter hålla jämna steg med framstegen.

De Uppgifter tilldelade mig och Uppgifter som jag har tilldelat delar av Unified Workspace gör det enkelt för individer att hålla jämna steg med uppgifter oavsett arbetsyta, användbart när man arbetar med flera klienter, upptagen tider på året eller när man är på farten.

Naturligtvis fungerar detta system båda vägarna, och om du behöver ytterligare information, betalning eller något annat från en klient eller kund, skapar du bara en ny uppgift och tilldelar den till den berörda personen. Allt är där det behöver vara - i klientens (eller projektets) arbetsyta.

Håll dina konkurrenter närmare

Det är omöjligt för varje företag att veta vad tävlingen gör upp till hela tiden, men det är säkert möjligt att bygga upp en bild av vad de har redan uppnåtts. Att utveckla din affärsstrategi som ett svar på vad dina konkurrenter gör gör att du förblir fräsch och innovativ, vad du än gör. Intellinote är klar för uppgiften.

Att spåra tävlingens närvaro är ett sätt att hålla jämna steg. Varje omnämnande du ser på bloggar, i reklammaterial eller på sociala medier kan spelas in till en anteckning du håller på det specifika företaget, gruppen eller individen. Att dela denna anteckning eller lägga till medlemmar i ditt team till arbetsytan gör detta till en gruppinsats. Du kan till och med ställa in Google Alerts och vidarebefordra e-post om konkurrenter direkt till Intellinote.

Skicka ett e-postmeddelande till ditt Intellinote-konto. skicka bara ett e-postmeddelande till [email protected] från din registrerade Intellinote-adress och din anteckning kommer att sparas i Mina anteckningar avsnitt av din Personlig arbetsyta. Inkludera #tag eller @ ”Arbetsyta” i ämnesraden för organisatoriska ändamål. Och om du lägger till "+ uppgift" till ämnesraden blir din anteckning en uppgift inom Intellinote.

Med denna information som flödar in i Intellinote kan du börja märka anteckningar för att organisera dem efter företag, konvertera dem till uppgifter och tilldela dem till dina teammedlemmar att följa upp och starta diskussioner för att formulera svar. Möjligheten att konvertera objekt mellan anteckningar och uppgifter, tilldela olika teammedlemmar och samarbeta om marknadsundersökningar på ett sådant sätt hjälper dig att skapa en fullständig bild av tävlingen.

Konkurrensen är bra

Varje företag måste svara på konkurrens. Detta uppmuntrar inte bara till innovation, utan garanterar också att tilltalande direkt till kunder förblir ett centralt fokus i din affärsstrategi. Om du förlorar till en konkurrent kan du spåra och hantera ditt svar i en anteckning och följa upp utan problem med hjälp av uppgifter tilldelade teammedlemmar.

Diskussioner som används för att formulera svar på konkurrerande kampanjer kan vara användbara som referenser nästa gång du tvingas anpassa dig. Nya teammedlemmar kan omedelbart få tillgång till en mängd kunskap hos de människor de tävlar om mot, och som företag tittar du aktivt på tävlingen och bygger upp en allt mer detaljerad bild.

Föreställ dig att du gjorde det under flera år. Inte bara skulle du ha en lista över dina konkurrenters strategier under en viss period utan en levande bild av hur du svarar som företag på sådana hot. Att ha tillgång till detta material gör det enkelt att kritisera din bredare strategi, begära framgångsrika tidigare beslut eller ännu bättre, undvika att göra samma misstag två gånger.

Delegera effektivt

Det är mycket osannolikt att alla medlemmar i din organisation kommer att kunna hålla jämna steg med alla konkurrensvägar, men du kommer förmodligen att hålla engagemanget högt. Genom att bjuda in alla att bidra till arbetsområdet är det enkelt för alla att notera kampanjer, nämnanden eller kampanjer.

Detta kan vara oerhört fördelaktigt för din organisation, men du kan gå vidare. Genom att delegera vissa företag eller intressanta områden till individer kan de använda Följverktyget för att hålla sig à jour med dessa prioriterade artiklar samtidigt som de bidrar till en större bild. Objekt visas i deras Unified Workspace under Följande, samtidigt som de ingår i digereringar via e-post.

Gör känsla för Google Drive

Google Drive (tidigare Docs) erbjuder en hel serie verktyg för samarbete i realtid för ordbehandling, journalföring, datahantering, presentationer och mer. Drag av en prisvärd och beprövad produktivitetslösning är förståelig från en grupp eller affärsperspektiv, men det betyder också att Google Drive är en extra plattform som du kommer att behöva hantera.

Fördelarna med en av Googles stoltaste prestationer uppväger ofta negativerna, men frustrationerna finns fortfarande: ett organisationssystem som förlitar sig på mappar, kommentarer som visas online och är svåra att hålla reda på och den överväldigande känslan av fragmentering när du lägger till en annan produkt i din affärssvit verktyg.

Att associera dessa dokument med relevanta teammedlemmar och avdelning innebär ofta delning av webbadresser, "Du behöver tillåtelse för att få åtkomst till detta objekt" -fel och samtal som äger rum inom ett dokument som är svårt att följa och ännu svårare att följa upp. Intellinote är det kontextuella limet som används för att hålla dina Google Drive-dokument fast i deras relevanta sammanhang.

Lösning av Google Drive-problemet

Intellinote tillhandahåller helt enkelt ett kontextbaserat användargränssnitt för ditt Google Drive-innehåll och organiserar dina samarbetsdokument tillsammans med befintliga anteckningar, uppgifter och diskussioner. Du behöver inte ens besöka Google Drive längre, eftersom dina dokument kommer att visas i relevanta arbetsytor, vilket innebär att du inte behöver ta itu med Googles röriga mappsystem heller.

Google Drive orsakar också problem för användare när det gäller flera konton: såvida du inte använder en webbläsare med flera profiler, måste du byta konto varje gång du vill komma åt en dokumentera. Men om du ansluter Intellinote till ditt "arbete" -konto kan du få åtkomst till dina företagsdokument genom det utan måste ständigt logga ut från din personliga Google Drive.

Flytta diskussioner utanför dokument och in i arbetsområdet, gör dem direkt sökbara och alltid tillgängliga från en plats. Skapa nya versioner av idéer genom att ladda ner och bifoga filer, övervinna behörighetsproblem eller duplicera filproblem.

Innehållet kring dina Google Drive-dokument hjälper till att skapa kontext, med uppgifter och anteckningar till stödjande dokument eller relevant information som sitter bredvid dina Google-kalkylblad och presentationer. Diskussioner tar över från kommentarer på nätet, vilket gör det enkelt för medlemmar i organisationen att dela tankar från det relevanta arbetsområdet.

Slutligen, om du har att göra med klienter som använder andra typer av filer som .DOCX och .PDF, gör Intellinote det möjligt att behålla dessa resurser för att lämna in form av bilagor till anteckningar eller kommentarer, tillsammans med din egen Google dokument. Intellinote är utformad för att hålla allt tillsammans, på ett ställe.

Börja jobba!

Det är omöjligt för någon produkt att vara bra på allt, men Intellinote är utformad för att vara enkel. Det betyder att den är flexibel och kan anpassas för användning i alla möjliga situationer. Genom att skapa ett rakt fram system med anteckningar, uppgifter och diskussioner som är fästade till arbetsytor med flera användningsområden är det möjligt att organisera allt; från hela avdelningar till enstaka evenemang.

Tricket upp Intellinotes ärm är organisation, som i det här sammanhanget betyder mer än att bara flytta några dokument till rätt plats. Försök flytta dina arbetsrelaterade diskussioner ur din inkorg och direkt till relevanta avdelningar. Dela filer med dina överordnade genom att koppla dem direkt till den uppgift du tilldelades. Istället för att skicka ett e-postmeddelande om det mockupet eller förslaget kommer du att inse att att kommentera direkt på själva objektet är ett mer produktivt sätt att arbeta på.

När du väl har insett detta verkar inte alternativen så önskvärda. Att förlora tid, fokus och pengar genom att förlita sig på Gmail sökfält är inte exakt en affärsplan.

Gratis att prova

Oavsett om du precis börjar i en liten start och vill bygga upp ditt företag minus fallgroparna på e-post för allt, eller så får du bara reda på hur din etablerade organisation kan dra nytta av en sådan systemet; du kan prova Intellinote gratis (för evigt) för att se om det passar dina krav.

Lag på upp till fem kan skapa upp till tio arbetsytor med 2 gigabyte lagring per användare för filöverföringsändamål. Dessa startkonton är gratis för alltid och har fullt stöd för Google Drive, mobilåtkomst och e-postintegration. För särskilt små startups är Intellinote väsentligen gratis. Professionell prissättning sätter Intellinote till $ 10 per användare per månad, med 5 GB molnlagring tillgänglig för varje medlem och möjligheten att skapa ett obegränsat antal arbetsytor.

Oavsett dina behov - oavsett om det är ett företag eller på annat sätt - ger Intellinote företag, tekniska och kreativa individer som behöver en kraftfull, samarbetslösning för att få jobbet gjort.

Registrera dig idag på Intellinote.net

Bildkrediter: Placera det