Hur man tar bort dolda personuppgifter i Microsoft Office

Annons

Varje gång du skickar ett dokument till en kollega sparar du det, du korrekturläser det, korrigerar eventuella stavnings- och / eller grammatiska misstag och skickar det. Det är en bra vana att komma in i och kan säkert spara tid och energi längs linjen, om ditt arbete konsekvent är korrekt. Redaktörer kommer att älska dig (kommer de inte?). Men hur är det med den andra informationen som vi omedvetet kan ge när vi skickar ett dokument?

Microsoft Office Vilken Office Suite är bäst för dig?Du kommer att tryckas på för att hitta ett yrke som inte kräver någon eller flera ordbehandling. Och du kanske undrar, är Microsoft Office verkligen den bästa lösningen? Här är dina alternativ. Läs mer skapar och underhåller en metadatafil som är kopplad till ditt dokument. Varje gång du skickar den skickas dina uppgifter vidare till mottagaren och alla andra som dokumentet flyttar vidare till. Det är okej i vissa situationer, men vid andra tillfällen kan det vara praktiskt att rengöra dina dokument av personuppgifter innan du släpper dem i naturen.

Låt oss ta en snabb titt på hur du skrubber dina dokument med funktionen Dokumentinspektör 10 dolda funktioner i Microsoft Word som gör ditt liv enklareMicrosoft Word skulle inte vara det verktyg det är utan dess produktiva funktioner. Här är flera funktioner som kan hjälpa dig varje dag. Läs mer från Microsoft Office.

Vilka typer av information pratar vi här?

Microsoft Office lagrar automatiskt flera typer av personlig information, tillsammans med andra former av dolda data. Uppgifterna är inte omedelbart uppenbara. Det visas inte längs med ditt dokument; vi kommer att behöva utrota det. Office-dokument kan innehålla följande informationsformer:

• kommentarer, revisionsmärken från spårade ändringar De 20 bästa apparna för elever att komma igenom en skoladagOavsett om du är i gymnasiet eller högskolan, bör dessa fantastiska appar vara högst upp på din back-to-school to-do-lista! Läs mer , versioner och bläckanteckningar. Om du har samarbetat om ditt dokument kommer det troligtvis att innehålla revisionsmärken, kommentarer och mer från din arbetsprocess. Dessa utdrag kan göra det möjligt för andra att se vem som har arbetat på dokumentet såväl som de ändringar de gjort.
• Dokumentegenskaper och personlig information. Dokumentegenskaper hänvisar till dokumentmetadata, som författare, ämne och titel. Dokumentegenskaperna är till stor del bara information som Office automatiskt genererar och underhåller varje gång du arbetar med ett dokument. Det kan också innehålla information om specifika funktioner du använder i ett dokument. Till exempel, e-posthuvuden Vad kan du lära dig från en e-posthuvud (metadata)?Har du någonsin fått ett e-postmeddelande och verkligen undrat var det kom ifrån? Vem skickade den? Hur kunde de ha vetat vem du är? Överraskande mycket av den informationen kan komma från ... Läs mer , dirigeringskort, skrivarvägar och filvägsinformation är alla vanliga.
• Sidhuvuden, sidfot och vattenmärken. Word-dokument och Excel-arbetsböcker kan innehålla information i sidhuvud och sidfot. Vattenmärken kan också läggas till och döljas.
• Dold text. Word-dokument kan innehålla dold text. Det vill säga innehåll som har formaterats som dold text. Om du är osäker kan dokumentinspektören söka efter den.
• Dolda rader, kolumner och kalkylblad. På samma sätt som ett Word-dokument kan Excel-arbetsböcker innehålla sitt eget dolda innehåll.
• Osynligt innehåll. Excel-arbetsböcker och PowerPoint-presentationer kan innehålla objekt 7 tips för att skapa professionella PowerPoint-mallarIngen drar nytta av en tråkig PowerPoint-presentation. Använd dessa tips för att se till att dina ansträngningar alltid tar tag i deras publik. Läs mer formaterade som osynliga objekt. Dokumentinspektören kan hitta dem åt dig.
• Innehåll utanför bilden. PowerPoint-presentationer kan också innehålla innehåll eller objekt som inte är synliga eftersom de har dragits från sidan av bilden. Detta händer med ett stort antal objekt, inklusive konst, textrutor, knappar och grafik.
• Presentationsanteckningar. Om du är använder alla PowerPoint-funktioner 10 kreativa sätt att använda PowerPoint för självtillväxtTänk utanför lådan. Förstör det faktum att PowerPoint bara är ett tråkigt presentationsverktyg. Låt oss hitta tio kreativa användningsområden för det. Läs mer , kan du lägga till snabbt antagna anteckningar till din presentation. Du kanske inte vill skicka dem till någon annan eller låta dem visas under ditt stora presentationsmoment.
• Dokumentserveregenskaper. Dokumentet kan innehålla ytterligare dokumentegenskaper om du använder en webbplats för Document Workspace eller ett bibliotek baserat på Microsoft Windows SharePoint-tjänster.
• Anpassad XML-data. Ditt dokument kan innehålla dolda XML-data; Dokumentinspektören kan hitta och ta bort den.

Uppenbarligen är detta bara ett problem om du anser att det är ett. De flesta personer som skapar och skickar dokument med Microsoft Office bör inte ha några problem med den information som skapas vid sidan av deras arbete. Om du behöver bli av med någon av ovannämnda uppgifter, läs vidare!

Dokumentinspektören

Dokumentinspektören 10 Standardinställningar för Microsoft Word som du kan optimeraNågra enkla optimeringssteg kan förstärka din produktivitet med Microsoft Word. Vi ger dig tio snabba och enkla inställningar för dina vardagliga uppgifter. Läs mer är ett sammanslagning av alla de olika inspektortjänster som finns tillgängliga för Microsoft Office. Deras huvudfunktioner är att hitta och ta bort ytterligare data från dina dokument. Innan du använder dokumentinspektören, spara ditt nuvarande dokument.

När det är klart, gå till Arkiv> Info. Du får en skärm som liknar detta:

På höger sida kan du se en del av informationen som genereras av Microsoft Office: sidor, mängd redigeringstid, mig själv som författare. Ta bort detta genom att gå till Kontrollera om det finns problem> Kontrollera dokument. Du kommer sedan fram till alternativpanelen för dokumentinspektör. Kontrollera alternativen du behöver, följt av Inspektera. Beroende på dokumentets storlek kan det ta ett ögonblick.

När dokumentinspektören har gjort sitt jobb kan du ta bort alla hittade dolda data. Titta ner i dokumentlistan. Tryck Ta bort alla på de avsnitt du vill rensa.

När du har rengjort den dolda informationen från ditt dokument kan du spara den. Försök öppna den igen och skanna igen för att se till att alla data har tagits bort. Annars bör du nu vara klar med all identifierande information som du kan ha skickat oavsiktligt.

OBS!: I Office 2007 kan dokumentinspektören hittas genom att gå till Office-knapp> Förbered> Inspektera dokument> Inspektera. Se till att du spara ditt arbete innan du gör några ändringar.

Kan jag stoppa det från att hända?

Ja - men det är en dokumentspecifik inställning, vilket innebär att du måste tillämpa inställningen på varje dokument du skapar. Gå till till för att förhindra att Office sparar metadata med varje dokument Fil> Alternativ> Förtroendecenter> Integritetsalternativ. Kontrollera under Dokumentspecifika inställningar Ta bort personlig information från filegenskaperna för att spara.

Som nämnts kommer detta att stoppa metadata från att ditt aktuella dokument sparas, men du måste tillämpa det igen nästa gång.

Dokumentinspektör Roundup

Det finns ett enormt antal skäl att ta bort personlig information från en Office-fil, vare sig det är en PowerPoint-presentation, Excel-arbetsbok eller Word-dokument. Som Office 2016 har introducerat samarbete 11 Vanliga frågor från Office 2016 besvaradeOffice 2016 är nära och väcker många frågor. Måste du köpa ett prenumeration, kan du uppgradera nu och kan du gå tillbaka till Office 2013? Vi sammanställde vanliga frågor och ger ... Läs mer verktyg kan det bli allt viktigare att städa upp våra viktiga dokument innan du skickar dem.

Tänk åtminstone på var ditt dokument kan hamna och informationen som det oavsiktligt ger till nästa person.

Skrubbar du dina dokument regelbundet? Vad är din anledning till att städa upp dem? Låt oss veta nedan!