Annons
För mig personligen är min Outlook 2007 en massiv diskbänk. Det är där en mängd e-postmeddelanden hälls in och Outlook omfattar dem utan klagomål. Men med så många e-postmeddelanden som sjunker ner i en otydlig grop, visar sig Outlook ibland vara mycket som Bermudatriangeln. Ibland kommer det som går in inte så lätt ut och jag måste fiska efter det med lite ansträngning.
Även om de flesta av oss har våra mappar och regler för att ordna alla inkommande e-postmeddelanden Tips om MS Outlook: Hur du automatiskt organiserar inkommande e-postmeddelanden Läs mer och några av oss är ganska disciplinerade när det gäller e-postorganisation, ingen av oss kan undvika att använda sökfunktionen efter e-post en gång i taget. Vi hade gett sökfunktionerna i Microsoft Outlook en kort översyn i 10 kraftfulla produktivitetstips och tricks för Outlook 2007 10 kraftfulla produktivitetstips och tricks för Outlook 2007 Läs mer .
Att behärska varje sökning har nästan blivit saken för att överleva i den digitala djungeln. Så jag antar att det inte skulle göra någon skada om vi tittade mer på hur vi kommer till en förlorad e-post i röran i vår inkorg.
Vårt sökverktyg kommer att vara Omedelbar sökning funktionen i Outlook 2007. Observera att det kanske inte installeras som standard i din klient.
I så fall är det bara en 5,8 MB gratis nedladdning från Microsofts webbplats. Det är en del av Windows-sökning.
Sök efter e-postmeddelanden med omedelbar sökning
Instant Search rutan är konsolen där du kan starta alla dina sökningar. Skriv in dina söktermer och resultaten visas direkt och markeras i resultatfönstret. För att rensa bort resultaten klickar du på det lilla korset intill rutan.
För att utöka din sökning efter e-post kan du klicka på Alla postartiklar. Detta inkluderar alla mappar (personliga och arkiverade) i sökningen.
Sök med hjälp av nyckelord
Sökrutan accepterar användningen av nyckelord med specifika syntaxer. Syntaxen, nyckelord: dina sökkriterier värde följs vanligtvis där nyckelordet kan vara vad som helst till, från, ämne, cc, bcc etc. Till exempel en sökning med till: Saikat, tar upp alla e-postmeddelanden som skickas till Saikat.
Sökningar kan ytterligare minskas med operatörer som OCH, ELLER, etc. på ett sätt som liknar webbsökning. Men här måste alla operatörer vara i versalerna.
Den officiella Outlook 2007 Help and How-to post beskriver de olika nyckelorden du kan använda för snabb sökning.
Sök med frågeställaren
Om allt detta låter mot Windows kända användarvänlighet, kan du vara säker på att det här är praktiskt Frågeformulär kommer in. Klicka på Expandera Query Builder pilen bredvid rutan Instant Search. Som standard visas de fyra vanligaste sätten att söka igenom e-postmeddelanden. Till exempel kan du söka igenom innehållet i alla e-postmeddelanden med ett uttryck som kallas Kropp fält.
Fler sökordsalternativ öppnas med ett klick på Lägg till kriterier. Det är till exempel mycket enkelt att filtrera alla e-postmeddelanden med bilagor genom att välja bilagor och sedan välja Ja från rullgardinsmenyn.
Fältet Query Builder-kriterier kan kombineras i en sökning för att begränsa dina resultat. Värdena och kriterierna som använts i Query Builder visas också som en syntax för sökfrågor, exakt det arrangemang du försökte uppnå med sökord efter e-postmeddelanden.
Sök i ett meddelande
Att söka i ett meddelande fungerar på det mest uppenbara sättet. Öppna ett e-postmeddelande och klicka på F4 eller välj Hitta från bandet.
Som i andra Microsoft Office dokument, Sök / Ersätt dialogrutan kommer upp för en interna dokumentsökning.
Sök efter relaterade meddelanden
Öppna e-postmeddelandet som du vill hitta alla relaterade meddelanden för. Klicka på listrutan som säger från bandet Relaterad och välj sedan Relaterade meddelanden. Om du väljer alternativet som lyder - Meddelanden från avsändaren, alla e-postmeddelanden från den specifika avsändaren sorteras.
Du kan också högerklicka på ett valt meddelande och välja alternativet från snabbmenyn.
Sök med hjälp av avancerat sök
Allmänt Hitta rutan kanske inte är särskilt imponerande, men Avancerat Sök rutan är verkligen med sin mängd sökalternativ. Om du vill hitta en nål i höstacken, gå till Verktyg - Omedelbar sökning - Avancerat sök (eller CTRL + SKIFT + F). Dialogrutan Avancerad sökning öppnar kontextuellt och visar den flik som är mest relevant för dig. Om du är i Kontakter, Avancerad ruta visar fliken Kontakter.
Rutan Avancerad sökning har tre flikar. Namnet på den första fliken beror på var du befinner dig i Outlook och den innehåller de vanligaste sökalternativen. Den andra fliken handlar om Fler val och du kan använda det här för mer riktade sökningar.
Den tredje fliken är för elanvändare och den innehåller ett stort antal kriterier som du kan definiera för att hitta till och med en sten i havet.
Dialogrutan Avancerat sökning är lite överdrivet för en sökprocess och i de flesta vanliga fall kommer du inte att gå dit.
Att använda de mer grundläggande sökfunktionerna bör räcka om dina personliga mappar är organiserade och onödiga e-postmeddelanden raderas. Men om både de förstnämnda och de senare ignoreras har Outlook tillräckligt med verktyg för att hjälpa dig att övervinna de dåliga e-postvanorna.
Behöver du söka efter gamla e-postmeddelanden ofta? Hur skulle du betygsätta Outlook: s sökfunktioner?
Saikat Basu är vice redaktör för Internet, Windows och produktivitet. Efter att ha tagit bort smutsen från en MBA och en tio år lång marknadsföringskarriär brinner han nu för att hjälpa andra att förbättra sina berättelser. Han letar efter den saknade Oxford-komma och hatar dåliga skärmdumpar. Men idéer om fotografi, Photoshop och produktivitet lugnar hans själ.