Här är den mest avgörande e-postsorteringslösningen du någonsin kommer att behöva

Annons

Oavsett om du använder Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail eller något annat, e-post är e-post och förr eller senare översvämmas din inkorg. Men ett enkelt sorteringssystem kommer att säkerställa att du aldrig känner att det har gått ur handen och alltid är ovanpå dina meddelanden.

Har du någonsin försökt att tillämpa att göra listtricks till din e-postinkorg? Jag gjorde. Oftast än inte fungerar de inte. Vad vi inte förstår om skillnaden mellan e-post och att göra-listor är att uppgifter bara kräver en åtgärd från dig, medan e-postmeddelanden handlar om att kommunicera med människor.

Men att ändra ett populärt produktivitetssystem är svaret på att tämja den ständiga överflödet av e-postmeddelanden. USA: s president Dwight Eisenhowers matris för att sortera uppgifter är underbart effektiv när det gäller att sortera e-postmeddelanden också om du justerar det rätt.

Modifierad Eisenhower-matris för e-post

De Eisenhower Matrix är hur han sorterade sin uppgiftslista i fyra kvadranter, vilket hjälpte honom att ta reda på vilken uppgift han borde göra därefter. Grundmatrisen ser ut så här och vi kommer att hålla den intakt:

Du klassificerar varje e-postmeddelande i en av dessa fyra kvadranter. Kvadranterna kommer att diktera vad du gör med det e-postmeddelandet och när du agerar på det. Glöm "Inbox zero", vi kommer bara att koncentrera oss på att få saker gjort.

Det är bäst att kombinera matrisen med mappar i Outlook eller använd Gmail-etiketter för att temma din inkorg Upptäck Gmail-etiketter igen och tam slutligen din inkorgDet finns massor av tricks att hantera överbelastning via e-post, men det finns en rätt under din näsa som du kanske inte använder: gamla gamla Gmail-etiketter. Läs mer . Så varje kvadrant kommer att ha sitt eget etikett / mappnamn och kanske också sin egen färg.

Vad du än gör, ändra inte namnet på dessa kvadranter. Så dina mappar eller etiketter har bara dessa fyra kategorier:

• Viktigt och brådskande
• Viktigt (inte brådskande)
• Brådskande (inte viktigt)
• Inte viktigt och inte brådskande

Vad är "brådskande"?

Det är lätt att identifiera vad “viktigt” är - det är ett subjektivt samtal som vi enkelt kan ta, beroende på våra prioriteringar. Men "brådskande" sätter upp en bild av en tidsbaserad beräkning, och det kastar bort människor.

Koppla av, få inte panik. "Urgent" här kommer att betyda vad du vill att det ska betyda. Om du har en hektisk dag utan ett enda ögonblick att skona, får "Urgent" en ny mening. Om du har en dag fylld med möten, får "brådskande" en annan mening. Låt det vara flexibelt; i själva verket är det viktigt att det är flexibelt.

Flera produktivitetsexperter gillar faktiskt att sätta en tidsbegränsning för den "brådskande" kolumnen i Eisenhower Matrix, men det är bara inte hållbart med tanke på att de tidsbaserade behoven för liv och arbete fortsätter att förändras.

Det finns ingen magisk formel eller en tidsbegränsning för att definiera ”Urgent”. Du vet det när du ser det. Det är inte ett svårt ord att förstå, så tänk inte på det.

Håll det enkelt, ha inte "kvadrantregler"

Du kommer att frestas att associera en handling med din kvadrant. Till exempel, Tutums Bryan Lee använder systemet och har vidtagit en specifik åtgärd för varje kvadrant, som "Bestäm när du ska göra det" för "Viktigt men inte brådskande" och "Delegera det" för "Urgent men inte viktigt".

Motstå det. Det finns två problem med detta.

Först slutar dessa "åtgärdsregler" på hur du taggar ett e-postmeddelande. Om du vet att du måste agera på ett e-postmeddelande just nu, men inte har tid att göra det, hittar du din hjärna lurar dig att klassificera det felaktigt.

För det andra har en kvadrant inte alltid samma åtgärd. Att delegera en uppgift kommer inte alltid att vara ett alternativ. "Inte brådskande eller viktigt" betyder inte att du måste ta bort det, du kanske fortfarande behöver det e-postmeddelandet senare.

I stället lita på Eisenhowers matris och lita på din egen förmåga att göra saker. Ett överkomplicerat, överspecifikt produktivitetssystem är ett som du slutar dumpa med produktivitetsregeln med tre strejker 3-Strike-systemet: Hur du prioriterar din uppgiftslistaKommer du inte igenom din uppgiftslista? Problemet kanske inte är din produktivitet, det kan bara vara dina prioriteringar. Låt oss lära oss att prioritera uppgiftslistan och få saker gjorda. Läs mer . Namnen på dessa kvadranter ger dig faktiskt en bra uppfattning om vad ett e-postmeddelande handlar om, och du kommer att kunna fatta rätt beslut i enlighet därmed.

En gyllene regel: Ingen går vidare utan märkning

Tanken är att sortera dina e-postmeddelanden hänsynslöst Kan du inte skicka e-post varje morgon? Prova det här ritualet iställetFrån och med din dag läggs e-postvägen regelbundet ner - även om de flesta av oss gör det. Är det verkligen så dåligt att kontrollera e-post efter att ha vaknat upp? Läs mer , och involverar en handling av självdisciplin - du kan inte gå till nästa e-postmeddelande utan att märka den du läser.

Detta är kritiskt. Varje gång du öppnar ett e-postmeddelande måste du absolut sortera det. Låt dig inte kontrollera nästa e-postmeddelande om du inte har klassificerat det här i en kvadrant.

Som vi har diskuterat tidigare är det inte att sortera eller sortera dåligt anledningen till att din produktivitetsapp inte fungerar 5 skäl till att din att göra-app gör dig mindre produktivVill du ge upp dina to-do-listor? Ditt problem är inte din ambition eller den appplaneringsapp som du använder. Problemet är i hur du använder din to-do-lista i allmänhet. Läs mer . Du måste få sorteringssteget rätt, och sedan faller allt annat på plats.

Hur du attackerar dina e-postmeddelanden

Här är det vackra: När din inkorg har sorterats behöver du faktiskt inte mycket råd om när och hur du ska adressera din e-post. För de brådskande och viktiga sakerna kommer du att ta itu med det i det ögonblick du har lite ledig tid.

För allt annat, som ActiveInboxs Andy Mitchell berättade för MakeUseOf Hur man hanterar överbelastning av inkorgar och att göra-listor i e-postmeddelandenE-post är inte bara kommunikation, det dikterar också till stor del din uppgiftslista. Låt oss prata om de bästa tipsen för att länka inkorgen till vår produktivitet med Andy Mitchell - grundaren av ActiveInbox. Läs mer ,

Välj lågenergipoäng i din dag (som den sömniga halvtimen efter lunch) och släpp i din inkorg för att zooma igenom den.

Om det redan är prioriterat är det enkelt att göra saker utan att gå miste om ett måste-göra-objekt.

I slutet av varje dag ska du agera på alla dina sorterade e-postmeddelanden, även från din smartphone-app. Lita på mig, när det redan är prioriterat kommer du igenom det på halva tiden du tar något annat.

Är det enkelt eller svårt?

Personligen tycker jag Eisenhower Matrix-metoden att sortera e-post är den enklaste jag har använt. Det har faktiskt gjort min inkorg mycket mer hanterbar för mig och jag har inte missat någonting på grund av det.

Tror du att det här systemet är lätt att implementera eller skulle du ha svårt? Berätta varför!

Bildkrediter: Hej Paul Studios / Flickr