Annons
Min Cloud Getting Things Done-installation (GTD) använder Gmail, Toodledooch Google Kalender. För mobil åtkomst till mina uppgifter använder jag Toodledo på min iPhone, tillsammans med ursprungliga iPhone Mail- och kalenderprogram synkroniserade med Gmail och Google Kalender.
Så här konfigurerar jag Toodledos fältinställningar för att använda den för GTD. De fält jag behöver är Kontext, förfallodatum, upprepa, och Soptunna. Min personliga version använder också taggar, vilket ger en lite mer finkornig kontroll över visningen av uppgifter inom standard GTD-sammanhang: Arbeta, e-post, samtal, projekt, en dag / kanske, och Väntar på. (Till exempel har jag taggen 'MUO', så jag kan spåra mina Makeuseof.com-uppgifter inom ramen för projekt, e-post eller arbete).
En av Outlets fina funktioner är möjligheten att förvandla ett e-postmeddelande till en uppgift, antingen genom att dra det till knappen Uppgifter i navigeringsfönstret, eller genom att högerklicka på meddelandet och skicka det till Uppgifterna mapp. Hur som helst, en ny uppgift skapas och vilken information som behövs kan läggas till. E-postens kropp blir huvuddelen av den nya uppgiften.
Toodledo kan inte göra det ännu (det har diskuterats långt i Toodledos forum). Men ändå har jag hittat ett enkelt sätt att förvandla ett e-postmeddelande till en Toodledo-uppgift. Så här använder du Toodledos förmåga att konfigurera en uppgift via e-post.
Först, hitta "Import / Export / Sync”-Knappen på Toodledo-sidofältet. Klicka på det.
Klicka på länken Konfigurera på E-postimport / export panel.
Kontrollera "Aktivera e-postimport", Klicka sedan "Spara ändringar“. Toodledo genererar sedan en privat e-postadress för att importera uppgifter och möjliggör e-postimportering på servern. Adressen bör ändras periodvis för säkerhet.
Skapa en kontakt i en e-postklient för att vidarebefordra meddelanden till Toodledo uppgiftslista.
För att förvandla ett meddelande till en uppgift, skicka bara e-postmeddelandet till Toodledo; som standard kommer den in utan ett sammanhang, förfallodatum eller andra metadata. E-postens kropp sparas i det nya uppgiftsfältets anteckningsfält, vilket är mycket bekvämt. Jag vidarebefordrar ofta uppgifter på detta sätt och redigerar dem senare när jag granskar mitt arbetsflöde. Men det finns ännu ett trick upp Toodledos ärm.
Toodledo tillhandahåller skriptsyntax för att ställa in fälten i en ny uppgift genom att lista dem i e-postämnet. Elva fält kan ställas in på detta sätt; bara de i min Getting Things Done-implementering visas här.
- Förfallodatum: symbolen #, följt av ett datum, anger förfallodatum. Observera att den alternativa syntaxen som Toodledo använder för datum är tillåten: "# morgon", "# nästa tisdag".
- Sammanhang: symbolen “@” följt av namnet på sammanhanget. Till exempel, med GTD-standardkontexter, använder jag “@@ work” för att lägga till uppgiften i @work-sammanhanget.
- Märka: symbolen "%" följt av taggen eller taggarna. Jag använder taggar såväl som kontexter. Exempel: “% MUO”.
Det är lätt att hålla en tom inkorg när meddelanden kan bearbetas till uppgifter under resan. Att fånga allt i arbetsflödet förbättrar verkligen produktiviteten. Toodledo och dess iPhone-app ger en fantastisk gratis lösning för uppgiftshantering.
Vilka gratisprogram använder du för ditt arbetsflöde? Hur gör du mobiltid och uppgiftshantering?
Fler idéer om att få saker gjorda GTD (Getting Things Done) Roundup - Tid att organisera Läs mer
Daniel Lieberman bor i bergen i västra Massachusetts. Han arbetar som projektledare och konsulterar om organisatoriskt arbetsflöde och sociala medier.