Samarbeta om projekt med små lag med Wedoist-projektspårning

Annons

Ända sedan jag läste Tina nämner kort Todoist på hennes tidshanteringsartikel och naturligtvis Daniel's recension Todoist - Enkel men kraftfull uppgiftshanteringsapp Läs mer av den webbappen har jag varit besatt av att använda den. Jag älskar hur enkelt och enkelt det är att använda, men hur fullständigt du kan ställa in nivåer av uppgifter - helt organisera projekt på några minuter.

Enkelhet är alltid det jag letar efter, särskilt när den enkla inte tar bort från verktygets effektivitet eller funktioner. Du kan åstadkomma mycket mer när du inte slösar bort tid på att tänka planeringsfasen. Det är exakt vad ToDoist hjälper dig att göra.

Så när jag fick veta att tillverkarna av ToDoist hade skapat ett annat, liknande verktyg för att hjälpa team att uppnå fantastiska saker, visste jag att jag var tvungen att kolla in det och jag är glad att jag gjorde det.

Webbappen heter WeDoist, och det gör att små team kan hantera upp till tre projekt gratis. Det hjälper dig att samarbeta med din grupp för att komma med uppgifter kopplade till ett projekt och tilldela dessa uppgifter till medlemmarna i teamet. Det är ett av de snabbaste och enklaste sätten jag har sett för att hantera små grupper - något som verkligen skulle göra komma till hands om du har ett teamuppdrag på högskolan eller ett projekt på jobbet som involverar två till tre folk.

Använda WeDoist för att hantera dina projekt

Om du vill hantera mer än tre projekt, eller om du vill ta in ett större lag, måste du spela en månadsavgift för det. I annat fall, gör dig redo att börja hantera ditt lilla team gratis.

När du registrerar dig först har du möjlighet att namnge ditt första projekt. Glöm inte att ställa in rätt tidszon så att tidsstämplar som andra medlemmar ser när du redigerar uppgifter kommer att vara vettiga.

Varje gång du klickar på "Skapa ett nytt projekt" och namnger ett annat projekt, kommer det att visas i din rullgardinslista under "Dina projekt". Du kan snabbt växla till projektledningsavsnittet för det projektet genom att använda den här listrutan och klicka på namnet. Som ni ser här har jag skapat tre projekt relaterade till att förbättra min blogg och tilldela artikelprojekt till mina författare. De två författarna kommer att utgöra en del av mitt WeDoist-team.

På varje projektsida kan du lägga till statusuppdateringar om du bara vill dela några nyheter eller kommentarer med andra lagkamrater. När du arbetar med ett team är detta ett riktigt bra sätt att kommunicera, eftersom du med e-postmeddelanden aldrig kan vara säker på om ditt team förbises ditt meddelande eller inte. När du lägger din kommunikation direkt i WeDoist är den direkt kopplad till projektet och vem som helst kan gå tillbaka senare för att kontrollera vad du skrev eller få information du publicerade.

När du är på projektsidan klickar du på fliken "People" till höger för att se en lista över dina teammedlemmar och statistik relaterad till hur de har använt WeDoist. Detta visar hur många uppgifter de har slutfört, samt statusuppdateringar och kommentarer över hela projektet.

När du skapar enskilda uppgifter inuti projektet kan du snabbt knyta en teammedlem till uppgiften. Du ser alla tilldelade medlemmar direkt under uppgiftsbeskrivningen.

Glöm inte att lägga till ett förfallodatum i datumrutan i det nedre högra hörnet. Du behöver inte lägga till ett förfallodag, men vanligtvis om en uppgift inte har en förfallodag, får den den lägsta prioriteten, och den kommer att bli offer för uppskov. Ge det en rimlig förfallodag. Om du har problem med att planera ut ditt projekt och komma med förfallodatum för uppgifter som är vettigt, använd ett verktyg som Gantter för att lägga ut allt innan du börjar tilldela uppgifter med WeDoist.

Till höger om uppsatsöversikten kan du också klicka på kommentarrutan för att inkludera en fulltext som beskriver exakt vad den uppgiften innebär. Den här knappen släpper ner en stor textruta för den uppgiften, så det finns gott om utrymme att inkludera så mycket detaljer som du känner att du kanske behöver.

När du vill tilldela någon till en ny uppgift, om du klickar på länken "tilldela människor", kan du välja deras användarkonto i rullgardinslistan. Om du vill att alla ska vara ansvariga för den uppgiften kan du bara inkludera ”Alla”.

På huvudprojektsidan ser du en nyhetsflöde av all projektaktivitet, inklusive slutförda uppgifter, uppdateringar och mer. Det är projektet som är den snabbaste platsen för att få en tio sekunders överblick över hur saker och ting går framåt med projektet, eftersom du får se hur mycket som är (eller inte är) som uppnås på en överblick.

Du kan också bifoga filer till ett projekt eller en uppgift. Det går inte att ladda upp filer till WeDoist i det gratis kontot, men du får länka till filer via URL eller lägga till filer som är lagrade på din Google Drive. Dessa genvägar kommer att visas på ditt projekt- eller arbetssida.

När du lägger till filer, till exempel ett dokument från ditt Google Docs-konto, kan du klicka på namnen på dina teammedlemmar som du vill ha meddelat om filuppdateringen.

Eftersom ditt gratis konto bara tillåter tre projekt åt gången, när du är klar med ett projekt, kan du inaktivera det genom att gå till projektöversiktssidan och klicka på "Arkivera projekt".

En annan cool liten bonusfunktion på WeDoist är att den underkastade längst ner till höger på skärmen ser du en liten liten bubbla som heter "Project Chat". Om du klickar på detta öppnas ett stort chattfönster.

Detta, mina vänner, är ett snyggt litet gruppchattfönster som du kan använda när dina teammedlemmar är inloggade på WeDoist. Detta innebär att ni alla kan träffas vid en viss tidpunkt för att diskutera projektets framsteg eller arbeta genom problem med några uppgifter.

Totalt sett är WeDoist som ToDoist på steroider - en samarbetsprojekt-webbapp som låter dig hantera din litet team, utan att tvinga dig att slösa mycket tid med komplicerade projekthanteringsverktyg som du inte gör behöver. Med WeDoist har ditt team tid att bara få projektet gjort.

Testa WeDoist med ditt lilla team och låt oss veta vad du tycker. Gör det allt du behöver? Finns det något du önskar att WeDoist-utvecklarna skulle lägga till? Dela dina tankar i kommentarerna nedan.