Hur du organiserar din Google Drive som en proffs

Annons

Google Drive kan vara en fantastisk produktivitet och samarbetsverktyg. När du börjar använda det mycket kan det dock bli svårt att hålla allt organiserat. Lyckligtvis förutsåg Google detta problem och gjorde det enkelt att hitta det du letar efter och se till att du inte tappar det igen.

1. Grundläggande installation av Google Drive och läggning av filer

Liksom vanliga filutforskare ger Google Drive dig möjlighet att organisera dina filer i mappar, vilket är praktiskt om du arbetar med flera olika projekt. Det som gör det lite mer komplicerat är att dina filer kan komma från upp till tre olika källor, listade i sidofältet under drive.google.com: My Drive, Delade med mig, och Google Foton.

Om du letar efter en fil kan den eventuellt vara i någon av dessa kategorier, vilket gör det svårt att bläddra fram till en fil. För att göra det enklare kan du lägga till valfri fil eller mapp till din egen Drive. Om du klickar och drar en fil till din enhet tar den bort filen från sin nuvarande plats och flyttar den till din enhet.

För att undvika att förvirra andra människor genom att få sina filer och mappar att försvinna använder du Lägg till på Min enhet från högerklick-menyn. Att lägga till en fil till din enhet lägger i grunden till en genväg till filen eller mappen till din övre nivå. På så sätt kan du hitta det snabbare, men du behöver inte flytta den från sin ursprungliga plats,

2. Sortera efter olika faktorer

Det här är väldigt grundläggande, men det förklarar för det är inte direkt klart var man kan hitta det här alternativet. De Sortera alternativ -knappen är till höger om verktygsfältet och visar bokstäverna A och Z mellan två pilar. Klicka på den ikonen så får du möjlighet att sortera efter namn, senast ändrat datum, senast ändrat av mig datum och senast öppnat av mig datum.

Det verkar mycket enkelt, men det kan vara mycket användbart!

3. Välj filer snabbare

Ett annat mycket enkelt tips, men visste du att du kan SKIFT + klicka eller Klicka och dra välja flera filer på Google Drive?

Vissa onlinetjänster stöder inte den här funktionen, men Google Drive gör det, och det låter dig välja filer och gör batchoperationer på dem mycket snabbare än om du hade försökt göra ändringar till var och en individuellt.

4. Använd avancerade sökverktyg

Att söka efter en fil med hjälp av sökfältet högst upp på skärmen är definitivt det bästa sättet att hitta något att du har tappat bort, och att använda de avancerade verktygen som bara är ett par klick bort kommer att göra det ännu mer effektiv.

När du klickar in i sökfältet ser du att du kan klicka på vilken filtyp som helst för att begränsa din sökning till den typen av fil. När du klickar på den kommer "typ: [filtype]" att visas i sökfältet och du kommer att se en lista över alla de typer av filer som du har på din Drive. Bläddra igenom den här listan är ett bra ställe att börja leta efter.

Du kan också ange "[din sökterm] -typ: [filtyp]" för att söka efter ett dokument, kalkylblad, PDF, presentation eller annan filtyp för att göra din sökning snabbare.

Förutom att söka efter filtyp kan du klicka på Fler sökverktyg längst ner i menyn för val av filtyp för att få tillgång till mer avancerade sökalternativ, som datum ändrat, ord som finns i filen, ägare och delat med.

Dessa alternativ kommer att vara till stor hjälp för människor som lagrar massor av filer i Google Drive, särskilt om du har många olika filtyper runt (studenter som använder Google Drive 7 nya Google Drive-funktioner som varje student måste känna tillSkolan är i session och Google är redo att underlätta för elever med Google Drive. Nya funktioner har introducerats och gamla förfinats. Vi har detaljerna. Läs mer kan hitta dessa verktyg användbara).

5. Använd färger och stjärnor för att skapa kategorier

Du kan skapa komplexa hierarkier av mappar, men ibland är det lättare att ha ett mer visuellt system. Genom att högerklicka på en mapp kan du välja Ändra färg och välj en ny färg för mappen.

Istället för standard (och ganska oinspirerande) grå har du nu en färgad mapp som du kan hitta bland massorna av andra mappar på din Drive.

Du kan också stjärna objekt genom att välja Lägg till stjärna i högerklick-menyn och alla filer och mappar som du har spelat visas när du klickar Medverkade i menyn till vänster.

Det är precis som att använda stjärnor i Gmail, om du är bekant med den praxis.

6. Förhandsgranska dokument för att skanna dem snabbt

Om du inte är säker på vad ditt dokument heter eller bara vill ha en snabb påminnelse om vad som finns i ett fil kan du använda förhandsvisningsknappen på ett bra sätt - den finns i menyraden längst upp och ser ut som en öga.

Klicka på en fil, tryck på förhandsgranskningsknappen så får du en snabb titt på vad som finns i filen så att du får en påminnelse om vad som finns i den. Det är inte blixtsnabbt, men det kan vara snabbare än att faktiskt öppna filen i en ny flik för att se om det är den du letar efter.

Om du bara behöver en mycket liten titt på ditt dokument kan du använda rutnätsvyn för att se miniatyrbilder för varje dokument på din Drive ( Rastervy knappen är bredvid Sortera alternativ knappen i verktygsfältet).

Det är förmodligen inte så användbart som listvyn, men att veta att det finns det kan spara dig lite tid om du stöter på en situation där det kan hjälpa.

7. Kontrollera revision och redigera historier från Min enhet

En snabb högerklicka kan visa dig vem som har gjort ändringar och när de har gjort dem på något dokument, även om det inte är ett Google Doc. (I den här bilden använder jag det här på en PDF-visste du att Google Drive också är det bra för att arbeta med PDF-filer 10 tips för att göra mer med dina PDF-filer på Google DriveGoogle Drive är en fullständig kontorssvit. Några av dess viktigaste funktioner inkluderar PDF-funktioner inbyggda i moln-appen. Läs mer ?)

För att se den här informationen, högerklicka och välj Hantera revisioner ...

Högerklicka och tryck på för att se redigeringshistoriken för ett Google Doc Visa detaljer. Detta öppnar detaljerpanelen på höger sida av skärmen:

Du kan nu välja andra filer för att se deras revidering och redigera historier eller klicka detaljer för att se saker som skapade och modifierade datum, storlek, plats, ägare och vem som har tillgång till filen.

8. Lägg till objekt i flera mappar

Google Drive brukade tidigare ha en taggningsfunktion som låter dig hitta relaterade filer, även om de inte var lagrade tillsammans. Den funktionen togs bort. Den kan emellertid ersättas av en Google Drive-app som låter dig lägga till en enda fil i flera mappar.

För att ansluta den här appen, klicka på vilken fil som helst, musen över Öppna medoch välj + Anslut fler appar. Använd sökfältet för att hitta Multifolder och lägg till den på din Google Drive. Nu högerklickar du bara på en fil eller mapp, tryck Öppna med> Multifolder, och du kan lägga till den i flera mappar.

9. Använd appar för att hjälpa dig att organisera

Förutom Multifolder, ett antal andra bra Google Drive-tillägg 5 Google Drive-tillägg du behöver användaGoogle Docs och Google Spreadsheet är båda fantastiska gratistjänster, men när du inkluderar några av de tillägg som listas här kan det ge nytt liv i dessa verktyg. Läs mer och appar kan hjälpa dig att hålla dig organiserad - att välja vilka du ska använda beror bara på vad du försöker göra. Till exempel, FileThis är en super användbar app som automatiskt drar kontoutdrag, fakturor och verktygsräkningar i en mapp på din Google Drive.

Gratiskontot från FileThis.com låter dig ansluta upp till sex konton och uppdatera dem en gång i veckan.

En annan potentiellt användbar app heter Dold mapp, och det låter dig förhindra andra appar från att se specifika filer på din Drive. Google Drive är ganska säkert Hur säkra är dina dokument i Google Drive? Läs mer , men den här appen lägger till ytterligare ett lager av säkerhet, om du tappar din mobila enhet.

Det finns alla typer av användbara Google Drive-appar Gör Google Drive helt fantastiskt med dessa verktygGoogle Drive levereras med smarta funktioner. Och du kan kraftigt utöka dess potential med tredjepartsverktyg. Här har vi sammanställt några av de bästa verktygen som ansluts till Google Drive. Läs mer där ute - du måste bara hitta dem. Träffa + Anslut fler appar och utforska för att se vilka som kan hjälpa dig!

Dina favorittips för Google Drive

Dessa tips bör hjälpa dig få din Google Drive under kontroll Den enda Google Drive-guiden du någonsin behöver läsaGoogle Drive är den perfekta kombinationen av online-lagringsfiler och dokumenthanteringsverktyg. Vi förklarar hur du bäst använder Google Drive både online och offline, själv och i samarbete med andra. Läs mer och gör det mycket lättare att navigera.

Vilka är dina favoriter bland de fantastiska strategierna för att organisera Google Drive? Hur ser du till att du kan hitta de filer du behöver i Google Drive? Använder du andra appar, eller bara ett solidt organisationssystem?

Dela dina bästa tips i kommentarerna nedan!