Hur fördelarna gör det: undvika förlägenhet och leverera perfekta presentationer

Annons

Ah! Presentationen. Några av oss älskar dem. Några av oss hata dem. Men oavsett vad, måste vi alla ge dem på en eller annan punkt, vare sig de är i skolan, arbeta eller bara för att njuta av (se Bli inspirerad med TED: s 20 mest sågade videor [Stuff to Kolla på]). Vissa väljer till och med offentligt talande som en karriär.

Offentligt talande och presentationer är dock en konst - har du någonsin gått igenom en fasansfulla prata? Jag vet att jag har det och jag "ranted" något om dem i en annan MakeUseOf-artikel (som jag kommer att hänvisa till ibland i det här stycket), Undvik mord av PowerPoint: Hur du gör dina presentationer övertygande och minnesvärda Undvik mord av PowerPoint: Hur du gör dina presentationer övertygande och minnesvärdaDe flesta av oss har skapat en PowerPoint och gjort en presentation (eller kommer någon gång) och ändå är det troligtvis en av de mest dåliga sakerna på en dator. Dålig PowerPoint ... Läs mer . Så vad gör det perfekt presentation? Det finns inte bara ett sak du måste göra, men ett samarbete mellan saker.

Organisation för forskning och innehåll

Grundlig forskning är nödvändig (som allt som nämns i det här stycket) för en framgångsrik presentation. Här är några viktiga punkter för forskning:

• Skapa en handlingsplan.
• Samla all din forskning på ett ställe.
• Var öppen där du förvärvar din forskning.
• Backup, backup, backup.
• Bläddra på webben på ett säkert sätt.
• Organisera dina filer Skapa ordning från kaos: 9 bra idéer för att hantera dina datafilerDet är frustrerande är det inte när du inte hittar den filen? När du har sökt i alla tänkbara mappar på din dator, och på något sätt förlorade det... eller värre, raderade. Nu finns det utmärkta sökverktyg för Windows som ... Läs mer .
• Spara två kopior: en för redigering, en för presentation.

Läs mer om hur du gör det erövra ditt nästa forskningsprojekt på det enkla sättet Erövra ditt nästa forskningsprojekt på det enkla sättet med dessa verktygOavsett om du är i skolan eller har ett jobb, har du troligtvis eller måste du undersöka vid en eller annan punkt. Och om du är som de flesta måste du göra det flera ... Läs mer .

Innehållsorganisation kan organisera dina fysiska filer (vilket är viktigt), men det kan också betyda på vilket sätt du organiserar det du presenterar för din publik. Detta kommer också att beröras i nästa avsnitt när du täcker monteringen. I artikeln jag skrev (och nämnde) tidigare om att göra dina presentationer övertygande och minnesvärd, talade jag om flera saker att göra för att organisera ditt innehåll på dina bilder.

Skapa en disposition

Att ha en disposition i början av din presentation fungerar inte bara som en introduktion, utan det ger din publik något att se fram emot, utan att förstöra samtalet. Du vill hålla det enkelt. Om du behöver ha några delpunkter här och där - är det bra, men förläng inte din översikt överdrivet.

Känn din publik

Oavsett vilket avsnitt av din presentation (disposition ingår) är det viktigt att känna din publik och tala på deras nivå. Förhoppningsvis lyssnar din publik redan på dig eftersom de är intresserade - det gör ditt jobb enklare. Men om de är där för att de ha att vara, du har en större utmaning att locka dem och koppla dem till dig och din presentation - men det kan göras genom att hålla saker enkla.

Se inte på de viktigaste punkterna

Detta är särskilt sant om du, precis som vi diskuterade, har en publik som inte riktigt "är" i ditt samtal. Det spelar också stor vikt när det är ett ganska torrt ämne. Men det är de enda två gångerna som detta är viktigt - du bör alltid göra det. Och ibland borde du göra det endast presentera de viktigaste punkterna.

Skapa din egen personliga delning

Att göra utdelningar engagerar publiken, men har du någonsin skapat en för själv? Hur många gånger har du glömt var du var, medan du stod "uppe" ensam - alla stirrade på dig... och väntar på att du ska sluta stamna? Förhoppningsvis aldrig - men jag tror att vi alla har upplevt detta till en viss grad.

Detta papper är för dig och bara du - ingen annan ser det. Det borde organiseras på ett sätt som gör att du enkelt kan följa det så att du kan titta ner och hitta var du befinner dig när som helst. Detta gör att du kan hålla fokus och på ämnet.

Förberedelse och montering

Det är mycket som går till förberedelserna och montering av ditt föredrag. Vi har redan tappat om detta ämne, eftersom "innehållsorganisation" är något i samma kategori.

Säkerhetskopiera dina data och Ha en säkerhetskopieringsplan

Ofta listas ”säkerhetskopiering” sist eller mot slutet i artiklar - det har jag gjort många gånger (eftersom jag nämner detta varje möjlighet jag får). Och jag anta detta är inte det först avsnitt, men det är den första delen av detta avsnitt. Anledningen till att jag nämner det först är att det måste beaktas först. Du bör vara så ovanpå att du säkerhetskopierar din information att du sparar vad du har när du börjar skapa den.

En del av säkerhetskopieringen handlar om filorganisation Skapa ordning från kaos: 9 bra idéer för att hantera dina datafilerDet är frustrerande är det inte när du inte hittar den filen? När du har sökt i alla tänkbara mappar på din dator, och på något sätt förlorade det... eller värre, raderade. Nu finns det utmärkta sökverktyg för Windows som ... Läs mer , som vi redan har behandlat kort i den här artikeln. Utan det är säkerhetskopiering inte nästan lika bra. Men om du inte är organiserad ännu, låt inte det vara en ursäkt för att inte backa upp eller ens starta organisationsprocessen. Du kan läsa mer om detta i artikeln jag länkade till, men den övergripande tanken är att du ska ha en plats där allt är för att underlätta säkerhetskopiering.

Här är fyra säkerhetskopierade "måste-läsningar" på MakeUseOf:

• Varför du behöver säkerhetskopiera nu och 6 skäl till att du inte har gjort det redan Varför du behöver säkerhetskopiera nu och 6 skäl till att du inte har gjort det redanHur kan jag annars säga detta? Egentligen finns det inget annat sätt mer enkelt än det: du måste säkerhetskopiera nu. Riskerna med att inte göra det är helt enkelt inte värda det. Det finns ingen... Läs mer
• Förbered dig på de värsta tips om katastrofåterhämtning du behöver använda nu Förbered dig på det värsta: Tips om återhämtning av katastrofer du behöver använda nuDin största fiende är helt enkelt att skjuta upp den. Läs mer
• Dessa killar säkerhetskopierade inte sina filer, se nu vad som hände Dessa killar säkerhetskopierade inte sina filer, se nu vad som händeOm det finns något jag lärde mig under de tidiga åren med att arbeta med datorer (och de människor som använder dem), var det hur kritiskt det är att inte bara spara viktiga saker, utan också att ... Läs mer
• Stuff Happens: Backup & Restore Guide Windows Backup and Restore GuideKatastrofer inträffar. Om du inte är villig att förlora dina data, behöver du en bra Windows-rutin för säkerhetskopiering. Vi visar dig hur du förbereder säkerhetskopior och återställer dem. Läs mer

Säkerhetskopiera dina filer är dock bara en del av att ha en säkerhetskopieringsplan. Tänk om din dator kraschar? Vad händer om din presentationsfil på något sätt går vilse? Tänk om du glömmer nätsladden? Tänk om…

Det finns många scenarier som kan komma och gör din perfekta presentation, inte så perfekt. Så hur kan du fortfarande ha en perfekt presentation mitt i katastrofen? Genom att förbereda sig för det värsta. Några av de mest grundläggande sakerna är att testa och testa om din presentationsfil för att se till att den fungerar, och spara det i ett format som är kompatibelt med andra datorer om du behöver använda ett annat.

Har också flera kopior av din fil på annorlunda källor: flash-enhet, SD-kort, till och med molnet.

Se följande artiklar för utmärkta molnlagringsråd:

• The Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive & More Dropbox vs. Google Drive vs. OneDrive: Vilken molnlagring är bäst för dig?Har du ändrat hur du tänker på molnlagring? De populära alternativen för Dropbox, Google Drive och OneDrive har förenats av andra. Vi hjälper dig att svara på vilken molnlagringstjänst du ska använda. Läs mer
• Läs detta innan du väljer en onlinebackupleverantör Läs detta innan du väljer en onlinebackupleverantörSäkerhetskopiera dina filer är en no-brainer - åtminstone borde det vara. Maskinvarufel, säkerhetsöverträdelser, naturkatastrofer, tjuvpinnar och klumpighet kan alla leda till ögonblick när du inser att din dyra ... Läs mer
• Den första inofficiella guiden till Dropbox Vad är Dropbox? Den inofficiella Dropbox användarhandbokenVad är Dropbox och hur använder du det? Vår Dropbox-användarhandbok förklarar allt du behöver veta för att komma igång. Läs mer
• SugarSync: Den mest väl avrundade kostnadsfria säkerhetskopierings- och synkroniseringstjänsten SugarSync: Den mest väl avrundade kostnadsfria säkerhetskopierings- och synkroniseringstjänstenFilbackup är inte ett nytt konversation eller ett ämne på något sätt. Om du söker på Google efter "filbackup" kommer du troligen att bli överväldigad av tjänster och artiklar om ämnet. Det är en enorm ... Läs mer

Din säkerhetskopieringsplan kan variera beroende på var den äger rum och andra olika scenarier, men det är några av grunderna. Men oavsett vad, Tänk i förväg och planera därefter.

En artikel till som kan hjälpa dig med att skapa en säkerhetsplan är Hur du kan vara helt bärbar utan din egen dator eller smartphone Hur du kan vara helt bärbar utan din egen dator eller smartphoneDenna dag och ålder är det ganska ovanligt att inte se någon med en smartphone, surfplatta eller bärbar dator på en offentlig plats som ett bibliotek. Vi har blivit ganska beroende av dem, skulle du inte säga? Så beroende, ... Läs mer . Även om det övergripande meddelandet inte har att göra med att skapa en säkerhetskopieringsplan fungerar många tips och tekniker i båda sinnen - jag vet det eftersom jag har gjort det och skrivit det.

“Prata först, skriv andra”

Detta är i citat eftersom det inte är (helt) min idé, även om jag måste erkänna att jag har gjort det här, men inte 100% innan jag läser om den här metoden. Denna teknik härstammar från en artikel av Justin Fried på 37signals. Han beskrev först det traditionella sättet att förbereda en presentation:

Jag byggde först mina presentationer först och sedan prata om dem för det andra. Jag skulle göra en disposition eller skapa några bilder för att komma igång. Jag skulle försöka tänka logiskt om hur man börjar, hur man fyller mitten och hur man slutar. Sedan när jag hade gjort alla bilderna skulle jag prata igenom dem för första gången. Jag var vanligtvis inte nöjd med resultatet. Jag skulle övertänka och underleverera. Denna process avstannade kliniska, sterila presentationer. Usch.

Han fortsätter med att beskriva något han försökte, som pratade först och skrev för det andra:

Förra året försökte jag något annat. Jag började prata (högt, för mig själv) om något jag brinner för. [...] Vad det än var, jag skulle bara prata först och skriva andra.

Han fann att hans idéer utvecklades mer naturligt och skulle skapa alla slags originella idéer. Han upptäckte också att detta tillät honom att vara mer tidseffektiv och kunde skapa mer innehåll på kortare tid jämfört med den traditionella metoden han tidigare använde.

Öva, öva, öva

Vi har alla hört uttrycket, övning ger färdighet. Och för det mesta är det sant. Även om vi är människor och kommer aldrig vara perfekt, det är ett faktum att ju mer vi övar, desto bättre blir vi. Så gör det - öva!

Se till att när du tränar behärska de svårt att säga orden. Du vill inte tror du kan säga dem och sedan inse att du inte vet hur du väl når det ordet i din presentation.

Var också medveten om tiden medan du tränar. Att memorera allt och inte ha en aning om hur lång tid du tar kommer inte att hjälpa dig. Att öva är lika viktigt för att lära sig att effektivt leverera allt under den tilldelade tiden som för att memorera allt innehåll.

Var medveten om distraktioner: Både personliga och grammatiska

Personliga distraktioner kan vara talfel som um's, ah's, uh's och andra fillerord. Förutom oroande, nervösa vanor som att vända hår och så vidare. Om du kan förhindra detta, som att göra håret så att det inte är i ansiktet, gör det - det är distraherande för alla andra och det tar bort från ditt meddelande. Om du kämpar med att tala utan att säga påfyllningsord, öva ännu hårdare utan dem.

Genom att öva kommer du också att kunna fokusera på att leverera innehållet och inte tänka på inte att säga "uh" eller vilket fyllmedel du är beryktad för att säga. Ibland kan de glida ut, men när du har tappat publiken för att de räknar hur många gånger du säger "uh", det är när det är dåligt och vad du behöver undvika.

För mer hjälp på detta område, kolla in den här artikeln, Hur man blir av med Ums och Ahs av Lisa Marshall.

Få feedback från andra

Det är viktigt att få feedback från andra omkring dig. Återkoppling från en person är trevlig, men det blir mer och mer värdefull ju mer mångfaldiga dina ”domare” är. Att få feedback från flera steg i din presentation kanske inte är en dålig idé. Ibland kan andras feedback trigga något annat du vill lägga till, vilket kan vara frustrerande om du väntade på att be om feedback mot slutet av din förberedelse.

Ändra inte något rätt före presentationen

Detta är be för en tragedi och motverkar ett av de tidigare tipsna om att "ha en säkerhetsplan" på plats. Allt bör göras och förberedas på det hela taget och inga ändringar i sista minuten bör behövas.

Se till att allt fungerar innan samtalet börjar

Vanligtvis finns det ett slags team som hjälper dig att ställa in all teknisk utrustning, så om så är fallet är detta ännu viktigare. Men detta innebär också att du blir bekant med hur allt fungerar och går igenom ditt samtal exakt hur du skulle göra om din publik hade rätt framför dig.

Med "exakt" menar jag med allt kopplat och på samma plats kommer du att prata. Detta är inte alltid genomförbart, men om du kan ha din säkerhetsplan på plats, ditt föredrag memoriserat, dina presentationsmaterial på plats, resten skall träna bra.

Talar & leverans

När du presenterar ditt meddelande finns det andra viktiga saker att komma ihåg.

Var verklig och visa din tacksamhet

Det är viktigt att du är dig själv när du pratar. Om du har en mer humoristisk personlighet, låt den visa. Om du är mer seriös och okomplicerad är det också bra. Var vad du är bäst. Genom att vara dig själv är du mindre fokuserad än någon som försöker vara något annat och Mer fokuserad på att ge din bästa presentation.

Se också till att tacka dem för deras tid. Det antas ofta att bara göra detta i slutet av presentationen, men jag tycker att du borde börja med ett "tack" också.

Prata inte vid din målgrupp

Ingen gillar att bli pratad på. Så varför skulle du göra det mot din publik? Genom att känna din publik och vara på samma nivå som de är, inkluderar du dem ännu mer i din presentation. Detta säkerställer att de är så mycket mer engagerade och känner att de är en del av ämnet, även om det knappast hänger med dem.

Glöm inte din mobiltelefon

Ah mobiltelefonen! Jag är förbryllad över antalet människor som glömmer att de har den här enheten på sig. Hur många år har de funnits nu? Allvarligt! Och här är saken - du behöver inte lämna det någonstans. Faktum är att jag föredrar att ha det på mig. Men jag säkerställa att den är avstängd, tyst, i flygläge osv. Flygplansläge är trevligt eftersom du fortfarande kan använda det för flera saker utan att behöva oroa dig för den e-postmeddelanden eller telefonsamtalet.

Och om du tycker att din telefon är "säker" på vibrationer har du fel. Det kan vara lika distraherande. Visst kanske publiken inte kan höra det (även om de ibland kan). Men du kan och du är den viktigaste personen just nu eftersom du är skillnaden mellan publiken som tar emot allt innehåll korrekt eller inte.

Glöm inte heller de larm du ställer in. Jag vet på min smartphone att jag får dem att ignorera "master volume" -kontrollerna så om jag har ett larm slocknar det inte oavsett om min telefon är tyst, kommer den att sprängas - se till att kontrollera dem för att se till att du inte har några pinsamma missöden.

Och eftersom vi är inne på detta ämne, bör jag nämna att vi har täckt några Android-appar till tystnar automatiskt och återställer telefonens ringsignalläge Hur du tystar automatiskt och återställer din telefon till ringningsläge [Android]Skolan är på väg att börja för många av oss, vilket innebär massor av upprepade kranar för att tystna din telefon varje morgon. Även om du inte är student men arbetar istället behöver du förmodligen också ... Läs mer . Om du är en iPhone-användare kan du kolla in artikeln Från tyst ringsignal till QuickDial: 5 fler iPhone-tips och funktioner Från tyst ringsignal till QuickDial: 5 fler iPhone-tips och funktionerFör prislappen på en iPhone bör du förmodligen vilja veta alla lilla funktioner och tips du eventuellt kan för att få ut mesta möjliga av det. Om allt du gör är att ringa telefon ... Läs mer , som täcker "Stör inte”-Läge och hur man tystar okända samtalare.

Om det är möjligt, använd en fjärrkontroll för att byta bildspel

Har du någonsin gett en presentation där du var tvungen att gå tillbaka till datorn och slå "nästa bild" knapp? Detta kan vara ganska tråkigt. Så innan du håller ett föredrag, se om det finns en fjärrkontroll som du kan använda. Det finns sådana som är gjorda för projektorerna eller så kan du köpa en till din dator. Min HP Pavilion kom faktiskt med en fjärrkontroll som definitivt kom till hands när jag gav presentationer på college.

Pekare är bra, men också distraherande om de inte används korrekt

Ofta har fjärrkontroller en laserpekare. Om du vet hur man använder en kan de vara ett utmärkt verktyg. Men om du inte gör det kan de vara en enorm distraktion. Öva på att använda en först innan du bara antar att du vet hur - att ställa en i handen är den största utmaningen.

Läs inte bilden Word for Word - Skapa ögonkontakt

På tal om distraktioner, detta är ett stort nej. Förhoppningsvis har du förberett dig själv och vet vad du ska säga redan. Presentationsbilderna är inte avsedda för du att läsa, de är helt enkelt ett visuellt hjälpmedel - inte en krycka. Om du vill ha något att läsa, använd den utdelningen du gjorde själv.

Även om du inte borde läsa ord för ord av det här heller - se till att göra mycket ögonkontakt. Faktum är att majoriteten av ditt samtal ska sägas titta in i publiken, bara titta på de projicerade bilderna eller din utdelning ibland.

Oroa dig inte för hur du ser / låter

Förhoppningsvis har du tagit rätt förberedelser, så nu har du gjort allt du kan. Tänk inte på hur du ser ut eller låter. Om du har följt alla andra tips kommer du att bli bra.

Visuell display & projektion

Det handlar mycket om hur dina bilder ska se ut och för det hänvisar jag dig en gång till min artikel som nämnts tidigare Undvik mord av PowerPoint: Hur du gör dina presentationer övertygande och minnesvärdaDe flesta av oss har skapat en PowerPoint och gjort en presentation (eller kommer någon gång) och ändå är det troligtvis en av de mest dåliga sakerna på en dator. Dålig PowerPoint ... Läs mer . Här är några visningstips:

• Var konsekvent med temat och layout.
• Håll det enkelt.
• Överdriv inte galen animationer, ljud och övergångar.
• Använd media, men kvalitetsmedia.

Det finns ett par tips för att hantera visuell skärm från din bärbara dator. Båda nämns i 25 coola Windows 7-tangentbordstrick som kommer att imponera på dina vänner 25 coola Windows 7-tangentbordstrick som kommer att imponera på dina vänner Läs mer .

Först kan du aktivera Windows-presentationsläget, som kan nås i Windows Mobility Center, utlöst genom genvägen: [Windows] + [X].

Det andra tipset bestämmer hur du vill att din skärm ska projiceras genom kortkommandot [Windows] + [P].

Du kan också ha specifika inställningar bara för när du presenterar. Dessa kan nås genom att skriva "närvarande”I sökrutan Startmeny och klicka på“Justera inställningarna innan du ger en presentation ”.

När du har sett inställningarna kan du välja om skärmsläckaren ska vara avstängd, en förinställd volym och vad skrivbordsbakgrunden är.

Slutsats

Phew! Det är mycket att ta in. Men det är Allt avgörande.

Nu är det din tur! Vilka presentationstips har du? Har du använt dessa tekniker? Om så är fallet, hur ändrade de dina presentation (er) jämfört med de som du inte gjorde detta med? Vi skulle gärna höra dina tankar nedan.

Bildkredit: 3D-man presenterar via Shutterstock, Svarta tavlan med forskningskoncept via Shutterstock, Fil- eller dokumentåterställning via Shutterstock, Man tänker via Shutterstock, Övning gör perfekt via Shutterstock, Uttråkad student via Shutterstock, Affärsman som rymmer whiteboard tackar dig via Shutterstock, Ung man som ropade till en megafon via Shutterstock, Ingen mobiltelefon via Shutterstock, Diagram 3d med en grön laserpekare via Shutterstock, Affärskvinna som använder fjärrkontrollen via Shutterstock, Bärbar dator med projektorn via Shutterstock