Hur man använder stilar i Microsoft Word för att spara mycket arbete

Annons

De flesta diskussioner om stilar i dag handlar om webbsidor och CSS Topp 5 webbplatser för att lära sig CSS online Läs mer , men alla verkar ha glömt hur stilar kan hjälpa till i Word.

Jag ska visa dig hur du använder stilar i Word 2007, men om du har en äldre version kommer du att ha det bra. Det här är i stort sett oförändrat sedan Word för DOS, och det var för länge sedan att diskutera. De flesta andra ordbehandlare har liknande funktioner, så se inte på om du inte är Word-användare.

En analogi är det enklaste sättet att närma sig detta, så kom med mig utanför och titta på staketet. Nej verkligen.

Okej, du arbetar som målare. Du har all utrustning. Borstar och färgburkar. Overall. Tyvärr arbetar du dock inte själv. Din chef är en trevlig kille, men det är en sak som han gör som är riktigt irriterande. Han ändrar sig i sista minuten.

Så med det här staketet har han sagt att du målar alla vanliga pickets vita och de större stolparna blå. Du har lagt in lite tid, och resultatet är fantastiskt. Chefen kommer flyger förbi sin nya bil, tittar på staketet och bestämmer att stolparna måste vara samma röda som hans sportbil.

Så du måste slipa, förbereda, prima och måla alla blå stolpar. Tre rockar.

Skulle det inte vara trevligt om du istället för att måla inlägget blått skulle du ha taggat dem alla på något sätt till säger att de var densamma, kallade dem något förnuftigt, och sa bara att alla "˜posts" borde vara blå? Sedan, när killen med Porsche kom förbi, kan du säga systemet att ändra alla "ostsposts" till rött.

Det är exakt vad stilar gör, i Word.

Det enklaste sättet att göra detta är att använda de fördefinierade stilarna.

Låt oss lägga till lite text i ett dokument till att börja med. Ingen formatering. Skriv bara upp det.

På bandet, på Hem fliken finns det ett antal stilar listade. De du kan se beror på din skärmupplösning.

Den text du har där nu använder redan stilar. Det är helt klart med Vanligt stil. Så det första vi vill göra är att ändra rubriker så att de ser annorlunda ut. Det är lätt. Välj var och en av rubrikerna och klicka på Rubrik 1 alternativet på bandet.

Och du kommer att sluta med något liknande.

Oroa dig inte om din inte ser helt ut. Om någon har trasslat med standardvärdena för stilarna kan du ha några skillnader.

Okej, här är samma situation som med staketet, eller hur? Du har tagit in dokumentet för att visa din chef, och han har sagt att rubrikerna måste vara röda. Som hans bil.

För att förstå hur mycket tid detta kan spara dig måste du tänka på en rapport som är hundra och femtio sidor lång, snarare än den kod du har här. Om du har gått in på varje rubrik och ändrat den till Cambria 14pt Blue, och nu måste göra var och en av dem Arial 15pt djärv och röd, skulle du vara i en stor ansträngning. Med stilar är allt du har gjort att tagga alla rubriker för att säga att de är det Rubrik 1, och tog sedan standardvärdena vad a Rubrik 1 ser ut som.

Så för att göra dem röda, definierar vi bara vad a Rubrik 1 är, och de förändras alla.

Hur lätt är det? Mycket.

Högerklicka på samma ruta som du använde för att ställa in stilen i första hand ”¦

Klick Ändra”|

Och ändra sedan inställningarna efter behov. Du kan se här jag har gjort rubrikerna precis som chefen sa att han ville ha dem. Du kan också se en förhandsgranskning av hur resultatet kommer att se ut.

Klick OK.

Allt fixat.

Det är värt några ansträngningar från början att försöka endast använd stilar i dina dokument så att du snabbt kan hantera det oväntade senare. Och kom ihåg att eftersom kroppstexten också är en stil kan du ändra det.

Så med tanke på att din chef har mycket makt och absolut ingen känsla av stil, låt oss tillämpa nästa uppsättning galna krav.

Huvudtexten, oavsett anledning, måste vara indragad, blå och kursiv.

Högerklicka på Vanligt låda:

Lätt, eller hur?

Men det finns en fälla. När du väl vet det är det inte så mycket problem, men det kastar bort människor första gången. Stilar kaskad. om du arbetar med webben kan det vara tillräckligt med förklaring, men om inte fungerar det så här. De flesta av standardstilarna är baserade på Vanligt stil. Genom att ändra Vanligt stil, som du just gjorde, du ändrar också saker i andra stilar. Så det är därför de röda rubrikerna nu är indragna tillsammans med karaktärstexten, och även kursiv.

Du kan fixa det på några sätt. I det här fallet är det enklaste att gå tillbaka och ändra inställningarna för Rubrik 1 stil tillbaka som du vill ha dem. Observera att allt du redan har orkar med (som det röda) inte rörs.

Vi vill ändra rubrikerna mer ändå, så låt oss gå och ta itu med det.

Högerklicka på Heading1 stil. Klicka på Ändra.

Porsche-killen vill att rubrikerna ska vara inuti skuggade rutor, så låt oss fixa teckensnitt först och sedan titta på hur vi gör det.

Istället för att klicka OK, Klicka på Formatera knapp.

Klick Border”|

Följ mitt exempel eller formatera det som du vill. Klicka på Skuggning flik.

Hitta en skuggningsfärg och / eller mönster både du och den stora killen kan leva med och klicka sedan på OK.

Du kan se ett exempel på vad dina designinsatser kommer att göra mot rubrikerna.

Klick OK om igen.

Tänk igen på långa dokument snarare än något kort.

Du kan också skapa helt nya stilar och tilldela stilarna tillbaka till mallar så att de alltid ställs in som du vill ha dem, men det kan behöva vänta tills en annan tid.

Så berätta, hur använder du stilar i Word? Hur hittar du dem? Har du några problem? Smarta idéer? Berätta om det i kommentarerna.