Hur man organiserar alla projekt med en arbetsuppdelningstruktur

Annons

Projektledare använda det som kallas en arbetsuppdelningsstruktur för hålla projekt organiserade 6 tips om projektledning Du kan använda för att organisera ditt livProjektledning är yrket att få saker att göra. Våra tips hjälper dig att tillämpa en projektledares perspektiv, färdigheter och verktyg för att organisera ditt eget liv. Läs mer . Från inledningsfasen till den slutliga avslutningen kan detta värdefulla verktyg leda till ett framgångsrikt projekt.

Arbetsdelningen kan ha olika layouter; från en disposition eller lista till en tabellvy till en trädstruktur. För visuella människor är en trädstruktur det mest meningsfulla eftersom det i princip är ett visuellt diagram som gör att du snabbt kan se objekt. Men vissa föredrar listor framför bilder, i vilket fall en disposition är den mest användbara layouten.

Grunderna i struktureringen av arbetet

Traditionellt har arbetsuppdelningsstrukturen varit ett verktyg som används av projektledare för att göra exakt vad namnet antyder, dela upp ett projekt i genomförbara delar. Dess hierarkiska design delar upp projektets omfattning i komponenter i form av storlek, varaktighet och ansvar. Denna översikt hjälper till att skapa ett projektschema genom att definiera leveranser, resursallokering och till och med kostnad.

Den här strukturen sönderdelar ditt projekt i bitar med små bitar för enklare implementering och kan användas på olika sätt beroende på projekt eller slutprodukt. Ett riktlinjedokument från ProjectConnections.com visar de olika metoderna för att identifiera de viktigaste komponenterna i din arbetsuppdelningsstruktur.

Med allt detta i åtanke behöver en arbetsuppdelningsstruktur inte vara komplicerad och kan verkligen hjälpa till med alla typer av projekt. Följande exempel kanske inte följer traditionell sätt att använda detta användbara verktyg. För enkelhetens skull är de emellertid ganska användbara för de som är intresserade av att använda den här strukturen och för att bryta ned och därigenom förenkla ett komplext projekt.

Starta processen

När du har definierat hela projektets omfattning identifierar du projektkomponenter på högsta nivå. Dessa komponenter kan vara faser, platser eller till och med åtgärder som visas ovan, beroende på ditt projekt. När du har valt dessa objekt kommer du att gå ner till nästa nivå under varje komponent och fortsätta att dela upp projektet så mycket som möjligt. Detta hjälper dig inte bara att identifiera allt som behövs för ditt projekt, utan kommer att hålla dig på rätt spår genom att inte glömma någonting.

För ett evenemang

Ett bra projekt där en arbetsuppdelningsstruktur kan vara till hjälp är evenemangsplanering. I det här exemplet använder vi ett bridal shower-projekt med en trädstruktur som är uppdelad efter faser. Detta kan vara ett mycket användbart sätt att borra ner till vad som behöver göras när, från början till mitten till slutet av hela evenemanget.

Nu kan du naturligtvis ha många fler artiklar för att sätta ihop en händelse, så detta illustrerar bara några grundläggande komponenter som ett exempel. Föreställ dig att sitta ner med vänner som är involverade under initieringsfasen och gå över varje komponent tillsammans. Sedan för planeringsfasen är kanske varje person ansvarig för en bit. Men du delar upp arbetet eller huruvida du ens gör är upp till dig. Men denna trädstruktur baserad på faser är ett enkelt sätt att gå.

Ett annat alternativ med den praktiska trädstrukturen är att basera den på objekt som huvudkomponenter. Detta är ett användbart sätt att organisera ett projekt när du har flera personer som planerar evenemanget. Varje person kan ta en komponent och alla bitar som följer med den. Att organisera dessa komponenter i den ordning de borde slutföras gör det ännu enklare.

För ett hemmaprojekt

Ett annat fantastiskt projekt att hantera med en arbetsuppdelningsstruktur är ett hemmaprojekt. Oavsett om du går så långt som ombyggnad av ditt kök Renovera ditt hem: 6 webbplatser för att lära dig grundernaSkulle du hellre ha ett otillfredsställande hem? Eller spendera lite tid och energi på att göra det till en plats som får dig att le när du går genom ingången? Läs mer eller landskap på gården Testa landskapsidéer till ditt hus med Showoff Visualizer Läs mer , kan detta vara ett mycket användbart verktyg. I det här exemplet kommer vi att visa uppdelningen i ett listformat med huvudkomponenterna som åtgärder.

Som ni ser är fördelningen fortfarande lätt att läsa och listar upp alla delar av projektet fint. Med varje åtgärd som en huvudkomponent kan du enkelt hålla reda på vad som behöver utföras. Återigen skulle du troligtvis ha många ytterligare eller olika komponenter för ditt projekt, men detta visar helt enkelt den grundläggande strukturen.

Ett annat alternativ med listlayouten är att använda platser som huvudkomponenter som fungerar bra när olika fysiska områden i ditt projekt behövs. Som du ser, organiserar strukturen på fördelningen efter gårdplatsen det på ett sätt där arbetet kan delas upp per person eller bara för att hålla rakt vilka aktiviteter som behöver göras där.

mallar

Om du inte själv vill skapa en arbetsuppdelningsstruktur finns det några fantastiska webbplatser som erbjuder mallar. Projektledning Dok har en mall med ett Word-dokument, Projektledningsrådgivare har en med Excel En Excel-mall för varje tillfälleHoppa över den branta inlärningskurvan och sortera ditt liv med kraften i Excel-mallar. Vi har sammanställt ett urval av autouppdateringsmallar för att spåra budgetar, hantera projekt och mer. Läs mer , och Snygga formulär erbjuder båda dessa format tillsammans med PDF. När allt annat misslyckas, använder man ett enkelt papper och en penna för att skissa ut en trädstruktur eller listformat fungerar lika bra för vissa.

Håller det enkelt

En arbetsuppdelningsstruktur behöver inte vara skrämmande att använda, som du kan se. Och det behöver inte följa några strikta regler. Det kommer egentligen bara till det bästa sättet att hantera ditt personliga eller hemmaprojekt. Beroende på din stil, visuella eller skriftliga, eller ditt projekt, stort eller litet, hjälper användningen av denna teknik till att säkerställa att ditt projekt är välorganiserat, vilket hjälper dig att hålla det på rätt spår.

Har du provat det här verktyget?

När det gäller projekt måste du arbeta med, vare sig ett evenemang, ett hemmaprojekt eller något helt annat, hur organiserar du dem Enkla tids- och projekthanteringsstrategier du kan använda hemmaÄr du längtar efter att göra förändringar i ditt liv? Vad du än vill uppnå, behandla det som ett projekt och komplettera det med våra övningar för att öka din chans för framgång. Läs mer ? Har du försökt att använda det här verktyget och haft framgång med det? Eller kanske du gjorde det och inte ens insåg det. Ytterligare, kanske du använder ett onlineverktyg 10 unika användningar av Trello annan än projektledningTrello är en listälskares glädje. Dess Kanban-stil var inte bara avsedd för projektledning. Tro inte på oss? Titta på dessa tio unika användningar av Trello. Läs mer . Dela gärna dina tankar med oss ​​nedan!

Bildkredit: baranq via Shutterstock.com