7 Tips för Excel-utskrift: Hur du skriver ut ditt kalkylblad steg för steg

Annons

Med lite övning är det inte så svårt att göra göra Excel-kalkylblad som ser bra ut. Att skriva ut det kalkylbladet kan dock vara en utmaning.

Det största hindret som står i vägen för perfekt utskrift är att du kanske inte vet hur du utför processen steg för steg. Följ denna guide, så har du dokumentet i dina händer på nolltid alls.

1. Sätt i dina data

Som med de flesta Excel-projekt är det första steget att göra dina data redo.

Om du redan har ett kalkylblad konfigurerat är du redo att gå! Om inte, importera dina data Hur du importerar data till dina Excel-kalkylblad på det snygga och enkla sättetHar du någonsin kämpat med att importera eller exportera data till ett kalkylblad? Denna handledning hjälper dig att behärska konsten att flytta data mellan Microsoft Excel, CSV, HTML och andra filformat. Läs mer till Excel och fortsätt till nästa steg.

2. Konvertera data till en tabell

Därefter ordnar vi våra data som en tabell. Du kan hoppa över det här steget om dina data inte lämpar sig för tabellformatering, men annars är det ett enkelt sätt att förenkla

tryckprocess Så här ställer du in din skrivare i Windows 10Skrivare har ett rykte för att de är svåra att installera. I Windows 10 är det emellertid faktiskt en bris. Vi visar hur du kan få Windows 10 att upptäcka och ansluta till din skrivare. Läs mer .

Om du vill konvertera data till en tabell drar du ett urval runt allt tillämpligt innehåll och använder sedan CTRL + T. Kryssa för Mitt bord har rubriker ruta om det är lämpligt och klicka på OK.

Tabellformatering gör att vi kan göra användbara saker som att beställa våra rader efter informationen i en viss kolumn. Men det låter oss också behandla alla dessa uppgifter som en enhet, vilket är mycket praktiskt när vi förbereder oss för att skriva ut.

3. Ställ in utskriftsområdet

Vi berättar Excel exakt vad vi vill skriva ut. För att göra det använder du musen för att välja allt som krävs - om dina data är formaterade som en tabell kan du klicka var som helst inom dess parametrar och använda CTRL + SKIFT + 8.

Gå nu till Sidlayout fliken och klicka Utskriftsområde i Utskriftsformat sektion.

Använd rullgardinsmenyn och välj Ställ in utskriftsområdet.

4. Omsluta text, om nödvändigt

Just nu kan varje rad i vårt bord formateras snyggt genom att justera bredden på varje kolumn. Detta skulle dock inte vara fallet om vi skulle lägga till en kolumn med citat i vårt kalkylblad.

Som ni ser överskrider nu innehållet i vår sista kolumn dess normala bredd. Vi kan göra dessa poster passande, men vi måste formatera dem som flera textrader. Det kanske inte är särskilt lätt att läsa, så vi kommer att lägga in texten till lindra alla ögonbelastningar 7 sätt att minska skärmtiden och vila ögonenAtt hålla sig frisk inkluderar omsorg för ögonen. Visionsrelaterade hälsoproblem är en verklig livsstilsproblem och våra digitala vanor främjar. Läkemedlet ligger i tankeväckande användning av skärmen. Läs mer .

Välj alla data i tabellen. Gå sedan till Hem fliken, hitta Inriktning och klicka på Lasta in text.

Alla längre textelement bör nu ha rätt avstånd mellan varje rad. Nu är det bra att göra nödvändiga justeringar av bredden på varje kolumn och höjden på varje rad.

5. Justera marginaler

Klicka sedan på Fil och navigera till Skriva ut. Här ser du en förhandsgranskning av ditt kalkylblad eftersom det kommer att visas på en tryckt sida.

Det här är en bra tid att bestämma om du vill skriva ut i liggande eller stående orientering. Dina uppgifter ska informera ditt beslut. om det finns för många kolumner för att göra saker läsbara i stående orientering, välj landskap. Å andra sidan, om ditt kalkylblad består av massor och massor av rader med färre kolumner, kan stående vara det bättre alternativet.

När du har fattat det här beslutet använder du marginaler rullgardinsmeny för att välja det område på sidan där ditt kalkylblad kommer att visas. Detta beror på skrivarens funktioner, men Smala marginaler förinställning är ett bra sätt att få så mycket som möjligt på sidan, och det kommer inte att orsaka problem för de flesta enheter.

Om du vill se till att ditt kalkylblad är så stort och så läsbart som möjligt när det har skrivits ut kan vi använda Excel's skalningsverktyg för att göra det. Klicka på skalning rullgardinsmenyn och välj Anpassade skalningsalternativ.

På följande skärm kan du använda Anpassat för alternativet för att skala ditt kalkylblad till sidans bredd eller höjd

Det kan vara användbart om du vill begränsa ditt kalkylblad till en enda sida Så här skriver du ut ett Excel-kalkylblad på en enda sidaEtt vackert utformat kalkylblad tappar allt sitt intresse när det trycks på nio pappersark, varav hälften är tomma. Vi visar hur du får allt fint på en enda sida. Läs mer .

Alternativt kan du använda Justera till alternativet att skala ditt innehåll i procent, vilket möjliggör en närmare kontrollnivå.

6. Centrera ditt kalkylblad och lägg till en sidhuvud eller sidfot

Utan att lämna skärmen Skriv ut, klicka på marginaler rullgardinsmenyn och välj Anpassade marginaler. Markera sedan rutorna markerade Vågrätt och Vertikalt i Center på sidan avsnitt för att centrera ditt kalkylblad.

Detta är valfritt, men det är vanligtvis det bästa sättet att organisera de tomma marginalerna som kommer att omge ditt kalkylblad på sidan.

Nu är det dags att lägga till en sidhuvud eller sidfot, om det behövs. Navigera till Header / Sidfot fliken för Utskriftsformat fönstret och skapa så komplexa sidhuvud eller sidfot som du finner lämpligt. Du kan också hoppa över detta steg helt - det är upp till dig.

7. Gör slutliga justeringar och skriv ut

Just nu är vi nästan redo. Gå tillbaka till Skriva ut skärmen och titta på förhandsgranskningen. Om du ser något som inte ser bra ut gör du det lämpliga storlekjusteringar 8 Formateringstips för perfekta tabeller i Microsoft WordMicrosoft Word-tabeller är viktiga formateringsverktyg. Ta reda på hur du gör ett bord och formatera det perfekt med dessa enkla tips. Läs mer till enskilda rader eller kolumner för att ta hand om problemet. När allt är önskvärt kan du börja skriva ut några kopior.

Ready Set Print

Det kan vara trassligt att skriva ut Excel-kalkylark om du inte tar dig tid att konfigurera ditt dokument. Vi hoppas att den här guiden har hjälpt dig att undvika alla vanliga fallgropar.

Kämpar du för att få ditt kalkylblad att se bra ut på tryck? Eller har du ett tips för andra användare som du vill gärna dela med gemenskapen? Hursomhelst är kommentaravsnittet nedan platsen att gå om du vill gå med - eller starta - konversationen.

Ursprungligen skriven av Eyal Sela den 7 augusti 2009.