5 steg för att spara papper och gå digitalt

Annons

Papper och alternativa material som pergament var en gång mycket sällsynta och värdefulla material. Idag använder vi papper nästan överallt eller snarare - varhelst det inte kan ersättas av plast.

Produktion av vardera material är en belastning för miljön, även om papper - vanligtvis tillverkat av trä, är biologiskt nedbrytbart och därför mycket lättare att återvinna.

Att gå digitalt sparar inte bara papper och hjälper miljön, det sparar också massor av utrymme: skrivbordet eller till och med ditt kylskåp ser mycket renare ut. Att hitta dokument går mycket snabbare. Och trots allt lever vi i den digitala tidsåldern! Så här startar du:

1. Läser in

Allt börjar med att skanna dina befintliga pappersdokument. Om du inte har en skanner kan du använda din digitala kamera, ta ett foto och använda Snapter för att korrigera perspektiv och snedvridning. Damien granskade verktyget i detalj för ett par månader tillbaka: Snapter - Skanna dina dokument utan en skanner Snapter - Skanna dina dokument utan en skanner Läs mer

2. Fil

Se till att du räknar ut ett bra system som gör att du enkelt kan spåra ett dokument du kan behöva. Fråga alltid dig själv, "Var och hur ska jag leta efter det här?"

Det enklaste sättet att arkivera dokument är förmodligen att ha dem som PDF-filer, namnge dem med datum och en kort beskrivning och söka efter allt du behöver inom innehållet med nyckelord.

Eftersom att söka bilder efter text ännu inte är en standard måste filnamnet för bilder vara mycket beskrivande. Alternativt kan du använda ett verktyg som heter JOCR, som extraherar texten från dina skannade dokument och lägger dem i en textfil. Du kan ge textfilen exakt samma namn som bilden, arkivera den i samma mapp och på det sättet kan du enkelt spåra respektive dokument. Varun recenserade JOCR: Hur man extraherar text från bilder Hur man extraherar text från bilder (OCR)Det bästa sättet att extrahera text från en bild är att använda optisk teckenigenkänning (OCR). Vi visar sju gratis OCR-verktyg för jobbet. Läs mer

Om detta låter som för mycket besvär kan du också arkivera de skannade dokumenten och PDF: erna med GMail. Skicka bara filerna till dig själv och skriv lämpliga, relevanta nyckelord i e-postmeddelandet. Tänk bara på den säkerhetsrisk du kan utsätta dina filer för, så försök att inte ladda upp känsliga dokument.

3. Använd verktyg

Vi använder mycket papper för slumpmässiga anteckningar, som sedan kommer att hålla sig kvar på våra skrivbord för evigt eller tills vi spilla kaffe på det. För att spara papper och få skrivbordet att se lite mer snyggt, försök att få en rutin för att använda verktyg.

Påminnelser, snabba anteckningar, att göra-listor, adresser kan organiseras och lagras digitalt. Beroende på vilka verktyg du använder kan det ha en extra fördel att få tillgång till dem var du än är.

För snabba anteckningar bör du använda stickies, som i princip är det digitala alternativet till Post-It Notes.

Google Kalender ger en utmärkt kalender på nätet och på skrivbordet. Det kan också påminna dig om uppgifter. Om du integrerar Google Kalender i Thunderbird kan du till och med skapa uppdragslistor direkt från skrivbordet. I min artikel Så här gör du: Integrera Google Kalender i Thunderbird Hur man integrerar Google Kalender i ThunderbirdDu använder Thunderbird och Google Calendar och undrar hur du kan förena de två? Vi visar dig hur du kan integrera Google Kalender med Thunderbird. Läs mer , ser du hur det görs.

Ett av de bästa verktygen för att hålla sig organiserad och bli av med pappersanmärkningar och påminnelser är Kom ihåg mjölken. Eftersom det är kompatibelt med en rad andra applikationer kan det lika bra bli ditt centrala nav för att hålla reda på uppgifter och information. David täckte 8 enkla sätt att hantera uppgifter med Kom ihåg mjölken 8 enkla sätt att hantera uppgifter med Kom ihåg mjölken Läs mer , vilket ger lite mer inblick i vad det här verktyget kan göra för dig.

I artikeln Hantera ditt liv med gratis onlinehanteringsverktyg Hantera ditt liv med gratis verktyg för onlinehantering Läs mer Jag granskade flera andra användbara verktyg, av vilka några nämns ovan.

4. Säkerhetskopiera, Säkerhetskopiera, Säkerhetskopiera

För att gå helt papperslöst måste du kasta originalpapperdokumenten vid någon tidpunkt eller förvara dem borta. Naturligtvis finns det dokument du måste hålla fast vid. Men för de flesta kommer de digitala kopiorna att vara tillräckligt bra.

Men olyckor inträffar. Din hårddisk kan skadas och ta med dig de digitala kopiorna av dina dokument. Så det är viktigt att skapa regelbundna säkerhetskopior.

Konfidentiella filer ska aldrig lämna hårddisken och du bör säkerhetskopiera dem till externa enheter regelbundet.

Vad sägs om de dokument som är lagrade på ditt GMail-konto? Även om GMail kan vara en ganska säker plats, bör du också säkerhetskopiera ditt GMail-konto, bara för att vara 100% säker på att allt redovisas.

Det finns ett sätt att säkerhetskopiera GMail med GMail Backup, som Karl beskrev i sin artikel Säkerhetskopiera ditt Gmail-konto till din dator Säkerhetskopiera ditt Gmail-konto på din hårddiskDu kan tappa åtkomsten till dina värdefulla Gmail-data. Med så många alternativ tillgängliga är det vettigt att säkerhetskopiera ditt Gmail regelbundet. Den här snabbguiden visar dig hur. Läs mer .

Slutligen, ha en elektronisk kopia av alla viktiga dokument, även om du inte kan kasta originalet, är en säkerhetskopia i sig. Föreställ dig alla dina värdefulla pappersdokument som tappats i en översvämning eller eld - och du har fortfarande ett duplikat på en hårddisk.

5. Upprepa

Gör ovanstående steg till en vana. Det är avgörande. Fortsätt ställa påminnelser för att skanna pappersdokument. Skapa en rutin för allt nytt som kommer in och arbeta med gamla saker när du har tid. Och upprepa.

Så vad hindrar dig från att helt konvertera från en gammal skolan pappersanvändare till den nya tidens digitala mästare? Låt oss veta, digitalt, i kommentarerna.