Utveckla din Gmail Inbox Nightmare till ett strömlinjeformat meddelandesystem

Annons

Jag måste erkänna att när det gäller att organisera e-post är jag lite lat. När jag får ett e-postmeddelande från någon avbryter jag vanligtvis ett snabbt svar och lämnar e-postmeddelandet i min inkorg. När jag brukade använda Yahoo Mail mycket resulterade det i att min inkorg växte till cirka 3000 till 4000 meddelanden. Nu, hur exakt gör du för att fixa ett mardrömsscenario som det?

Situationen blir ännu mer kritisk när du börjar arbeta på distans. Dina jobbuppgifter och teamdiskussioner sker alla via e-post. Detta gör e-postorganisation och effektivisering ännu viktigare, eftersom det kan påverka kvaliteten på ditt arbete och om du kommer över som en välorganiserad och mycket funktionell person eller inte.

Först av allt är MakeUseOf helt klart platsen att vända dig när du behöver hjälp med ditt Gmail-konto. Två av mina favoritartiklar från MUO som fokuserar på att effektivisera Gmail är Angelinas fantastiska lista över sätt att använda Gmail som ett multitasking-verktyg Hur man förvandlar Gmail till en multitasking-maskin (del 1) Läs mer

; och jag gillade också Ann Smartys artikel med några exempel på hur man använder Gmail filtrerar för att förbättra din produktivitet 3 bra exempel på att använda Gmail-filter för produktivitet Läs mer . I den här artikeln kommer jag att dela tre kraftfulla sätt som du kan få din inkorg att organisera sig själv, snarare än att spendera timmar på att försöka reparera effekterna av din latskap i ett sammanträde.

Städa upp din inkorg som en evolutionär process

Att organisera och rensa min Gmail-inkorg är ungefär lika tilltalande för mig som att göra tvätt eller tvätta diskarna. Istället för att organisera hela din inkorg och hela högen med meddelanden som samlats där, kan du dock göra en vana att göra bara några saker annorlunda framåt. Dessa "få saker" kommer så småningom att få din inkorg att rensa sig själv. Ljudet omöjligt? Det är inte - det är bara en fråga som utbildar din Gmail-inkorg för att agera mer intelligent och för att sortera dina meddelanden åt dig.

Det första steget att lova dig själv att hantera inkommande e-postmeddelanden genom att berätta för Gmail hur du ska sortera eller organisera dem. Genom att omdirigera vanliga inkommande e-postmeddelanden upptäcker du att din inkorg städar upp sig mycket snabbt.

Till exempel har jag nyligen skapat Google Kalender för att ge mig påminnelsemails för de uppgifter som jag har planerat att göra för dagen. Även om detta är ett trevligt sätt att få saker att göra, är det också ett utmärkt sätt att lera upp en inkorg i mycket kort ordning. Jag har låtit dessa meddelanden staplas upp, men nu har jag att göra med meddelandemailen som jag just har fick idag och använda den för att retroaktivt gå tillbaka och omorganisera alla de som för närvarande röror min inkorg. Medan du har meddelandet öppet, behöver du bara klicka på "Fler åtgärder" och sedan välja "Filtrera meddelanden som dessa.

På det här sättet behöver du inte ta reda på vilka filterkriterier du bör använda för att tillämpa denna bildgrupp, e-postmeddelandet systemet känner redan e-postadressen som e-postmeddelandet kom från, och det fyller automatiskt ut "Från" -fältet för du.

Kom ihåg att när du hanterar sådana e-postmeddelanden som de kommer in i din inkorg idag kommer du att lära ditt e-postkonto hur du ordnar din inkorg för dig. Det kan ta extra tid idag eller imorgon, men efter en stund kommer du att inse att ditt Gmail-konto håller sig ren och organiserad! Den verkliga hemligheten med att "lära" ditt Gmail-konto vad du ska göra med meddelandet kommer i nästa steg för att ställa in filtret.

Om du just har börjat göra det så har du förmodligen inga etiketter redo för de meddelanden som du hoppas organisera. Var inte rädd - använd bara rullgardinsmenyn bredvid "Använd etiketten" för att välja "Ny etikett ..." Detta gör att du kan tilldela en etikett som väl beskriver den här typen av e-post. I det här fallet kallade jag till exempel e-posttypen "Kalender_Notifikationer" och berättade sedan för Gmail att tillämpa den nya regeln på tidigare meddelanden.

Det är detta som effektiviserar dina ansträngningar. Istället för att gå tillbaka och organisera dina tusentals gamla e-postmeddelanden kan du låta dina ansträngningar med ny e-postmeddelanden som kommer med resulterar i en rensning av den befintliga högen med diverse mail skräpande din inkorg.

Använd superstjärnor för att snabbt flagga e-postmeddelanden

Om du är något som jag, kan du få e-postmeddelanden från hela platsen - informationsmeddelanden från din bank eller andra organisationer du gör affärer med, e-postmeddelanden från kollegor eller personer du hanterar eller viktiga meddelanden från gruppmedlemmar som du är arbetar med. Om du har att göra med en massiv tillströmning av e-post är det en mycket smart idé att börja "flagga" dina e-postmeddelanden med stjärnor.

Vanligtvis betyder starring av ett meddelande att meddelandet är mycket viktigt, men det är också ett bra sätt att dela de "viktiga" e-postmeddelandena i underkategorier för snabb och enkel sökning senare. Du kan göra detta genom att aktivera funktionen ”Superstars” Gmail Labs.

Med den här funktionen kan du använda upp till 12 unika stjärnikoner så att du inte bara kan skilja viktiga meddelanden från resten av inkorgshögen, men du kan sortera de viktiga meddelandena i sina egna speciell typ. Du måste känna till namnet på ikonen för att söka, så på din inställningssida för Gmail håller du bara musen över ikonen för ikonnamnet. När du läser ett nytt e-postmeddelande och vill markera det som viktigt och sortera det - kan du klicka på alternativet "stjärna" och sedan klicka flera gånger för att ändra stjärntyp. I det här fallet klickade jag fem gånger för att markera meddelandet som ett viktigt informationsmeddelande om mina Orbitz reseplaner.

Senare, när du vill återkalla de viktiga meddelandena från din inkorgshög med e-postmeddelanden, gör bara en sökning efter typen genom att skriva "has: blue-info" eller vad namnet på ikontypen är - och bara de meddelanden som du har flaggat får returnerad. Här är till exempel alla meddelanden som jag markerade som viktiga informationsmeddelanden.

Detta gör det mycket enkelt att snabbt hitta de meddelanden som du brukade jaga genom din inkorg efter - vilket sparar tid och undviker allvarlig huvudvärk.

Flagga kritiska e-postmeddelanden med snabblänkar

Ett annat viktigt sätt att organisera och hålla reda på de kritiska e-postmeddelanden som du vet att du kommer att behöva hantera det första ögonblicket du kan är genom att aktivera Quick Links-funktionen i Gmail Labs. Detta sätter upp en enkel snabblänkarfunktion i vänster menyfönster i ditt Gmail-konto.

När du får ett e-postmeddelande som du vet att du måste komma tillbaka och hitta senare klickar du bara på "Lägg till snabblänk" och Gmail kommer automatiskt att spela in URL: n för den bilden och lägga till den till vänster-menyn lista. Du kan ge länktexten vilken titel du vill.

Detta visar e-postlänkarna i vänster menyfält med de titlar du valt. Detta är ett mycket användbart sätt att undvika behovet av att gräva efter de e-postmeddelanden som har viktig information som någons telefonnummer som de har mailat till dig. När det är dags att ringa dem, allt du behöver göra är att klicka på länken - du behöver inte söka igenom alla dina andra e-postmeddelanden för att hitta den viktiga informationen.

Lägg märke till att det finns “x” -alternativ bredvid varje snabblänk. Detta beror på att den här funktionen är avsedd för att snabbt spara information som du kommer att behöva i kort ordning. När du har använt informationen är det en bra idé att ta bort snabblänken så att du kan hålla listan med snabblänkar så kort som möjligt. Det är i grunden en snabb skrapplatta för att hålla reda på de kritiska e-postmeddelanden som du vet att du måste gå tillbaka till igen snart.

Känner du till några andra användbara tips som hjälper dig att organisera och effektivisera din inkorg? Dela dina egna idéer och tips i kommentarerna nedan.