Hur man skapar professionella rapporter och dokument i Microsoft Word

Annons

Om Microsoft Office hade varit ett land, skulle det ha varit det tredje mest folkrika landet i världen. 1,2 miljarder människor att använda en enda svit med appar är förbluffande. Och de "talar" 107 språk!

Men just nu pratar du och jag på engelska och vi ska prata om det mest populära verktyget i Microsoft Office-arsenal - Microsoft Word Ja, få Microsoft Word gratis: Så här gör duVill du inte betala för hela Microsoft Word-upplevelsen? Oroa dig inte, här är några sätt hur du kan använda Microsoft Word gratis. Läs mer 2016.

Denna dokumentredigerare används för att skriva en mängd olika dokument. Från en enkel applikation till nödvändig CV. Från en vanlig hinklista till ett kontorsmemo. Vi tror att vi kan arbeta med Word. Men det är när vi sätter oss ner för att skriva en seriös professionell rapport, vi upptäcker ett viktigt faktum.

Professionell rapportskrivning behöver en annan uppsättning färdigheter.

Så fråga dig själv detta - kan du göra hoppet från ett enda dokument till en lång rapport? Gör du känner till alla Microsoft Word-funktioner 9 tips för att lära dig allt om Office 2016Microsoft Office 2016 är bland oss. Hur behärskar du den senaste versionen för din produktivitets skull? Vi tipsar dig om de bästa länkarna för Office-lärande. Stjäla en marsch med dessa ... Läs mer som kommer att hjälpa till att hantera detta stora skalprojekt? Kan du samarbeta i arbetet med andra teammedlemmar?

Du kan vara en student, en liten företagare eller en kontorist... du måste skapa en rapport eller ett professionellt formaterat dokument av något slag. Denna MakeUseOf-guide hjälper dig att uppdatera dina tekniker och skärpa din designmetod.

I den här guiden:

Skriva en rapport — Introduktion | Rapportlistan

Användbara Microsoft Word-verktyg — Klistra in special | Forskare | Frys delar av ditt dokument

Arbeta med layout och design — Intro | Omslag | Innehållsförteckning | Sidhuvud och sidfot | Sidnummer | Font Styling | Avsnitt Styling | Sidbrytningar | Stilar och teman | Bildtexter | Snabbdelar | Sidgränser

Referenser och samarbete — Index | bibliografier | Korsreferenser | kommentarer

Slutför din rapport — signaturer | vattenmärken | Läs endast | Skriv ut till PDF

Nästa steg — Slutsats

Skriva en rapport

Rapportskrivning innebär forskning och publicerar sedan resultatet av analysen. I den professionella världen är "utseendet" eller utseendet på det du publicerar av största vikt. Det iögonfallande slutresultatet kan förvärra ditt rykte och förbättra ditt personliga märke.

Stegen nedan håller dig igenom expertfunktionerna i Microsoft Word 2016. Spendera mycket tid på en plan. Börja med dessa riktlinjer ...

Steg 1: Bestäm syftet

Innan du börjar rapporten måste du först veta varför du skriver den i första hand. Rapporter är av många slag men de är antingen avsedda att informera eller övertyga. Det kan vara avsett för att beskriva en teknisk process, dela bakgrundsinformation eller visa framsteg i ett projekt.

Fråga dig själv - Vad och Varför. Detta hjälper dig att destillera syftet till en huvudpunkt och hålla fast vid det istället för att gå vidare med onödiga detaljer.

Steg 2: Identifiera din målgrupp

Den andra viktiga övervägningen är att utvärdera din publik. Kommer de att kunna förstå vad du pratar om? Finns det olika nivåer av läsare som kommer att läsa rapporten? Läsarens kunskap om ämnet kommer att påverka den information du behöver inkludera i stor utsträckning.

Bestäm den primära publiken och skriv sedan rapporten på tillräcklig teknisk nivå. Den sekundära publiken kan stödjas med kompletterande information i slutet av rapporten.

Steg 3: Känn ditt ämne

Du måste veta vad du pratar om. Så undersöka ämnet och inkludera all relevant information för att bevisa din poäng. Se till att du kommer till en slutsats baserad på fakta och inte personlig åsikt. Informationen måste vara korrekt, aktuell och väl refererad.

Använd också en mängd resurser som tidskrifter, tidningsartiklar, böcker, webbplatser, broschyrer, rådata, årsrapporter och tal för att stödja din poäng. Håll dig inte fast vid Wikipedia.

Steg 4: Ange rapporten

Du har gjort forskningen. Det finns massor av information som väntar på att skrivas och skrivas ut. Men vänta! Drunka inte innan du går in i vattnet. Förbered den slutliga konturen av rapporten, som kommer att vara schemat över vägpunkter som hjälper dig att navigera från början till slut. Konturen är planen. Det ger dig en fågelperspektiv över landet och visar dig var du behöver fylla i detaljerna.

Strukturen i en idérapport kan innehålla följande element:

• Titelsida
• Sammanfattning
• Innehållsförteckning
• Introduktion
• Rapportens kropp
• Slutsats
• rekommendationer
• Bilaga
• Bibliografi och referenser

Microsoft Word Dokumentöversikt är en kraftfull funktion som kan hjälpa dig att organisera ett dokument redan innan du börjar fylla det med forskning. Utnyttja brainstorming och mind-mapping mallar 8 MS Word-mallar som hjälper dig att brainstorma och tankekarta dina idéer snabbtGratis Word-mallar handlar inte bara om vackra dokument, perfekta CV och omslag. De kan vara avgörande för brainstorming och tankekartor också. Här är åtta Word-mallar för dina idéer. Läs mer för.

Steg 5: Skriva, redigera, korrekturläsa och avsluta

När du har strukturerat din rapport är det dags att fylla i rubrikerna med innehåll. Jag tycker personligen att det är bäst att ta itu med lite av varje avsnitt och sedan fylla på det med information. Du kan göra det om du vill, eller avsluta varje avsnitt när du går ner i rapportstrukturen. Se till att du fokuserar på att presentera dina idéer och använda stödjande bevis snarare än stavning och grammatik först. Beskriv ditt argument och skriv några meningar som kastar dina huvudidéer. Om du hittar något värt att citera, citera det.

När majoriteten av din text har skrivits är det nu dags att läsa igenom den och se till att den flyter bra. Se till att du leder läsarens förståelse med övergångsord som "Denna information visar ...", "Med andra ord ...", "På liknande sätt ..." och markerar relevanta och viktiga punkter.

Slutligen spendera tid på att läsa korrektur, kontrollera för grammatik och stavning Hur stavning och grammatik kontrolleras i Microsoft WordDu kan anpassa Microsoft Words inbyggda stavnings- och grammatikontrollverktyg för att tillgodose dina behov. Du kan till och med använda AutoCorrect för att påskynda din skrivning. Läs mer och dubbelkontrollera all relevant information och dess logiska flöde. Det är bäst att lämna minst en dag för att kontrollera och korrekturläsa ditt arbete. Försök inte redigera det direkt efter att du tror att du är klar, eftersom du tenderar att missa läsa det du har skrivit. Sömn och läs korrektur nästa dag.

Rapportlistan

Innan du går in och skickar in eller lämnar in din rapport som du har arbetat så hårt med, se till att du har gjort följande:

• Färdigställde titelsidan med titeln, ditt namn, datum, vem rapporten är till för och en möjlig beskrivning av vad rapporten handlar om.
• Innehållssidan har lämpliga rubriker och sidnumren är korrekta.
• Se till att introduktionen täcker viktiga punkter, rapportens omfattning och det mål den vill uppfylla.
• Du har lagt till bildtexter ovanför tabellerna och nedanför bilder / diagram.
• Presenterar innehållet i rapporten informationen på ett tydligt sätt, logiskt, faktiskt, om det är ämnet, är till sak?
• Anger slutsatsen resultaten, ändrar huvudidén och innehåller inte ny information?
• Är rubriker och underrubriker tydligt märkta?
• Är citat relevanta, aktuella och korrekt refererade?
• Har du använt sidbrytningar där det är lämpligt?

Låt oss nu starta Microsoft Word och ta dig igenom de funktioner som hjälper till att sammanföra utkastet till din rapport och presentera det som ett professionellt dokument.

Användbara Microsoft Word-funktioner för rapportskrivning

Ta dessa som bitstora tips och behärska dem en efter en.

Microsoft Word är en stor howitzer med många muttrar och bultar. Låt oss fokusera på de viktigaste kompetensuppsättningarna och de verktyg du behöver för att planera, förbereda och presentera den professionella rapporten. Microsoft Word-funktionerna som vi täcker nedan är också produktivitetsgenvägar som underlättar ditt jobb.

Dricks: Använd Microsoft Word 2016: s "Tell Me" -assistent för att lära dig mer om nya funktioner i Office-sviten.

Låt oss börja med tre preliminära verktyg ...

Använd Paste Special

För de flesta av oss, när vi behöver kopiera text eller en bild till Word, fungerar CTRL + V-genvägen bra. Men ibland kanske vi vill klistra in den kopierade informationen i ett annat format, till exempel Excel-data som en bild. Med Klistra in special kommando du kan kassera eller specificera formatet när du klistrar in en bild, presentationsdata, tabell eller objekt från något annat program i Word.

Du kommer att arbeta mycket med Excel-tabeller och diagram i ett professionellt dokument.

Om du bara kopierar det du vill och klickar på klistra in kommer du att märka att det kommer att infoga data som tabeller. Men om det är ett stort område med celler du vill klistra in och du inte vill redigera det kanske du vill klistra in det som en bild med det extra alternativet att redigera den.

I Microsoft excel: Välj och markera de celler som du vill kopiera> Tryck på CTRL + C.

I Microsoft Word: Gå till Hem> Klistra in> Klistra in special. Välj Klistra in special och välj från dialogrutan Microsoft Office Excel-arbetsbladobjekt.

Du kan ändra storlek på uppgifterna som en bild, och om du dubbelklickar kan du redigera värdena. Du kan ändra tabellen eller diagrammet och göra om det. Och om du uppdaterar data i diagrammet eller tabellen i Excel kan du automatiskt uppdatera diagrammet i Word.

Prova också med högerklicka på snabbmenyn. Menyn Paste Special dyker upp:

Det finns fler alternativ för att importera data från Excel till Word 8 överraskande sätt du kan importera data till Microsoft WordAtt veta hur du importerar data till Microsoft Word från alla källor, inklusive Excel, PDF-filer eller andra Word-dokument, kan spara mycket tid. Vi visar dig alla tricks. Läs mer . De Microsoft Office-support sidan beskriver dem också i detalj.

Använd forskaren

Ja, det finns Google och Wikipedia. Men att ständigt byta från Word till din webbläsare kan hämma din produktivitet. Office 2016 ger kraftfull forskningsintegration till detta grymt arbete. Forskaren kan inte bara hjälpa dig att hitta innehåll från Microsoft Word utan kan också hjälpa dig att snabbt lägga till citat. Den använder Bing Knowledge Graph för att hitta rätt innehåll för att stödja ditt dokument.

Gå till Band> Fliken Referenser och c Välj Forskare. En ruta öppnas till höger med sökalternativen.

Skriv ett nyckelord för det ämne som du vill söka efter och tryck på Enter.

Resultatfönstret visar en lista med källor som du kan använda i ditt dokument. Välj ett ämne för att utforska i detalj.

Lägg till ämnet i ditt Microsoft Word-dokument med ett klick på plustecknet längst upp till höger. Du kan också klicka på plustecknet på valfritt resultat för att citera källan i ditt forskningsdokument. Cite-källan hjälper dig att stödja din forskning med webbkällor och böcker.

Som vi kommer att se senare är en kommenterad bibliografi en av de tuffaste delarna av ett dokument. Forskaren är en intelligent assistent som går in.

Frys en del av ditt Word-dokument

Låt oss ta för givet att din professionella rapport kommer att vara ett långt och komplext arbete. Du kan dela upp Word-fönstret i två rutor så att du kan visa två olika delar av ett dokument på samma gång. Det är en värdefull tidsbesparing när du vill kopiera och klistra in delar från en plats till en annan eller hänvisa till en del av dokumentet medan du arbetar på en annan.

Gå till Band> Visa flik> Dela.

För att ta bort delningen, klicka på Ta bort Split i samma flik.

Windows-gruppen ger dig flera alternativ för att ändra hur du arbetar med två eller flera dokument. Funktionerna är självförklarande.

Klicka på om du vill bläddra i båda dokumenten samtidigt Synkron rullning i fönstergruppen på fliken Visa. Du kan också klicka på Visa sida vid sida att lägga två delar av dokumentet bredvid varandra.

Dricks: Använd Split View för att visa två olika layouter - till exempel Print och Outline. Ställ in delningen. Klicka sedan i rutan som du vill ändra och välj sedan en annan layout på fliken Visa.

Arbeta med layout och design

Presentationen av en rapport är det som får någon att läsa en rapport i första hand, och det är därför det är avgörande att din rapport presenteras väl. Om du hade valet av fyra rapporter att läsa, vad kommer du att välja?

1. En handskriven rapport.
2. Ett dokument tryckt i svartvitt.
3. En rapport tryckt på normalt A4-papper i färg.
4. En rapport tryckt i färg, med en iögonfallande titelsida, snyggt avgränsad och snygg?

Du kommer att hämta den fjärde rapporten eftersom den kommer att dra dig mot den med det visuella utseendet ensam.

Fronthöljet är inte det enda skälet. En väl utformad rapport är lättare att läsa. Det är också lättare att skanna när du inte har tid att läsa. Det är därför du måste spendera lite tid på sidhuvud och sidfot och olika stilar och teman. Kort sagt - formateringen av varje element i rapporten.

Formatering kan verka som en svår jobb, men det är en rolig övning som kommer att utöva alla dina kreativa muskler. De viktigaste takeaways kommer att vara de färdigheter du kan tillämpa vad som helst i Microsoft Office framöver. Och den tid du sparar med alla produktivitetstips som lärs dig här.

Microsoft Word 2016 har en rik uppsättning funktioner. Det här är bara några av de sätt som din rapportdesign kan sticker ut från resten och vara professionell. Så låt oss dela upp layouten och designfärdigheterna.

Det här avsnittet kommer att täcka dessa funktioner steg för steg:

• Börja med en omslagssida
• Gör en innehållsförteckning
• Skapa din sidhuvud och sidfot
• Lägg till sidnummer

(Formatera innehållet)

• Välj rätt typsnitt
• Formera styckena
• Kontroll av sidbrytningar
• Använd stilar och teman
• Bildtexter
• Använd snabbdelar
• Dekorera med sidgränser

1. Börja med en omslagssida

Den första sidan är den första kontaktpunkten med din läsare. Det är också din möjlighet att göra ett gynnsamt intryck. Låt inte din brist på konstnärliga färdigheter vara en ursäkt eftersom Word tar jobbet med sitt inbyggda galleri med titelsidor. Allt du behöver göra är att gifta dig med ett tema i rapporten.

Microsoft Word 2016 erbjuder dig 16 förformaterade mallar och tre till på Office.com.

Gå till Sätt i> Sidgrupp> Försida.

Försidan visas som standard i början av dokumentet.

Eftersom det bara finns 16 "officiella" mallar att erbjuda, kan du upptäcka att alla dina andra kamrater har samma omslag. Så varför inte anpassa det och göra det lite mer unikt.

Du kan designa en titel (eller försida) i Microsoft Word Hur man skapar en anpassad omslagssida i Microsoft WordEn stark design på omslaget är ett utmärkt sätt att stilisera dokumentet. Vi visar hur du gör din egen försida i Microsoft Word. Läs mer som kan vara ett original i bunten. Spara den som en mall eller ändra designen enkelt.

2. Gör en innehållsförteckning

Tillfälliga läsare skannar. Bra läsare skannar först och dyker sedan djupt. En innehållsförteckning ger vägpunkter som hjälper båda. Om det är ett långt och komplicerat dokument, skulle du inte snarare kontrollera marken innan du går till det avsnitt som intresserar dig?

Tänk på en innehållsförteckning (TOC) om dokumentet är längre än 10 sidor. Du bör först se till att du inte behöver ordna om alla sidor i ditt dokument 3 sätt att flytta och ordna sidor i Microsoft WordNär du arbetar i Word måste du ordna om sidor. Det kanske inte är intuitivt men det är inte svårt med dessa tre tips här. Läs mer innan du skapar TOC.

I Microsoft Word behöver du inte skriva hela TOC för hand. Det finns en Innehållsförteckning automatisk verktyg under referenser fliken som tar din disposition och utformar den åt dig. Du kan också enkelt hålla den uppdaterad när du vill ändra något.

Det finns också mallar som du kan ladda ner och anpassa det till innehållet. Till exempel kommer en TOC för en avhandling att se annorlunda ut än i företagets årsrapport.

Vi har en komplett handledning om hur man skapar en innehållsförteckningssida i Word Hur man skapar en innehållsförteckning i Word- och gratismallarInnehållsförteckning är ett bra sätt att hålla dina dokument organiserade och förbättra navigering. Vi visar hur du skapar din egen innehållsförteckning i fyra enkla steg. Gratis mallar ingår. Läs mer .

Kärnan i det är detta:

Skapa konturen och använd rubrikstilar för att organisera hierarkin. Använd det automatiska TOC-verktyget på rubrikformaten. Word 2016 söker efter dessa rubriker och sätter sedan in innehållsförteckningen i ditt dokument. Då kan du automatiskt uppdatera din TOC om du gör ändringar i ditt dokument.

För mer praktisk kontroll kan du också använda Manuell innehållsförteckning stil. Word sätter in texthållare och du måste infoga och formatera varje innehåll i listan.

3. Skapa din sidhuvud och sidfot

Sidhuvuden och sidfötter är viktiga i rapporter eftersom huvudsyftet är att ge information om rapporten på varje sida. De är de vanliga visningsområdena för sidnummer. Dokumentets rubrik bör innehålla rapportens titel och eventuellt namnet på vem som skapade den. Titeln på det aktuella avsnittet är användbart.

Sidfoten bör å andra sidan innehålla sidnummer, publiceringsdatum och annan administrativ information som krävs. Observera att vissa stilguider har särskilda riktlinjer för sidhuvud och sidfot Hur man lägger till fotnotnot i Chicago i Microsoft WordFotnoter kan hjälpa dig att komplettera text med ytterligare detaljer. Att lägga till fotnoter i Microsoft och använda stilar som Turabian, MLA, APA eller Chicago är mycket enkelt. Vi visar dig vad du behöver veta om fotnoter. Läs mer .

Låt oss börja med rubriken i ditt dokument och ge det ett unikt utseende.

Välj Föra in, välj sedan endera Rubrik eller sidfot från gruppen. Det inbyggda galleriet visar flera alternativ du kan välja mellan.

Sidhuvud- och sidfotsutrymmet infogas i ditt dokument med platshållarens text eller tabell. De Header & Footer Tools öppnas på bandet för annat formateringsarbete som datum, tid eller bild.

Ange din text och välj sedan Stäng sidhuvud och sidfot.

Du kan börja med en tom sidhuvud och sidfot. Om du har designfärdigheter, använd Header & Footer Tools att designa din egen. Behärska topp- och sidfotsutrymmet om du vill skapa anpassade brevhuvud för din organisation. Du kan använda märkeselement som företags- eller organisationslogo längst upp och snyggt formaterade fotnoter längst ner

Låt oss försöka och ändra en av de inbyggda rubrikerna. jag valde Aspekt från galleriet.

Det slutliga utseendet tog två minuter att sätta ihop med enkla texteffekter och en ikon från Microsoft Office-ikongalleriet.

Sidhuvud och sidfot är på plats. Men hur vet du var du är i dokumentet? Sätt in sidnummer som nästa viktiga skylt.

4. Lägg till sidnummer

Sidnumren ser bäst ut i sidfoten (till skillnad från i sidhuvudet som i bilden ovan). Du kan lägga till ett grundläggande sidnummer från Infoga> Sidnummer knappen på bandet. Du kan också lägga till den från Design fliken som visas när du lägger till sidhuvud och sidfot.

Du har mycket kontroll över sidnummer. Välj mellan ett stort antal nummerformat och anpassa dem efter dina behov. I det här fallet lägger vi till numret till sidfoten, men du kan placera dem högst upp eller till och med i marginalerna. I det här exemplet har jag placerat sidnumret längst ner till vänster. Men jag vill ändra standardutseendet och formatet.

Till exempel: Att använda en "Sida X av XXX" ger en bättre indikator på ett långt dokument.

Välj sidnummer. Gå till Sätt i> Snabbdelar. Välj från rullgardinsmenyn Fält. Du kan också nå fältdialogen från fliken Header and Footer Design.

Välja NumPages från den långa listan med fältnamn. Från rutan till höger kan du välja ett specifikt format. Jag valde den vanliga 1, 2, 3. Klick OK, och antalet sidor visas. Nu behöver du bara lägga till din text, till exempel sida X i XXX, och ändra utseendet på siffrorna med de vanliga textformateringsverktygen som finns tillgängliga från fliken Hem.

Det ser nu ut så här:

Designa utseendet på valfritt sidnummer i ditt dokument och Word uppdaterar alla återstående automatiskt. Sidnummer är de vanligaste elementen i en sidfot, men det kan också innehålla annan information som rubriken. Från alternativen i gruppen Infoga kan du lägga till datum och tid, dokumentinfo, bilder och mer till din sidhuvud eller sidfot.

Därefter ska vi formatera innehållet.

Den visuella ritningen av din professionella rapport kommer tillsammans med den "förskönhet" du tillämpar för innehållet. Formatering är också ett viktigt steg för ett dokument som flyter bra. Så du måste fokusera mycket energi på att välja rätt teckensnitt, styckeutrymme och färger.

Oroa dig inte. Även de konstnärligt utmanade kommer att hitta den här delen lätt eftersom Microsoft Word levereras förpackat med standardteman och visuella stilar. Låt oss börja med det mest grundläggande elementet i ett dokument.

5. Välj och utforma rätt teckensnitt

Din val av typsnitt i en professionell Word-rapport Så utformar du teckensnitt i Microsoft Word så att din text sticker utEn välformaterad text kan fånga din läsares uppmärksamhet och hjälpa dem att flyta genom ditt dokument. Vi visar hur du lägger till den sista handen i Microsoft Word. Läs mer bestämmer inte bara hur texten sticker ut utan också hur den skrivs ut. Du vill ha båda för maximal effekt.

Du kan använda ett typsnitt (dvs det visuella utseendet på teckensnittet) på antingen ett helt dokument eller på specifika delar av ett dokument. Alla typsnitt är tillgängliga på fliken Hem. Gå till Hem> Font.

Standardteckensnittet i Microsoft Word 2016 är Calibri. Se bortom det eftersom du har många andra att välja mellan. Om du väljer Times New Roman, kan du anses vara lat, om du väljer lindningar, ja... Jag tror inte att jag behöver förklara det. Så se till att du väljer ett teckensnitt som är lätt att läsa och passar rapporten. Välj ett av dessa för att spela det säkert professionella Google-teckensnitt De 10 bästa gratis Google-teckensnitten för professionella presentationerTypografi kan göra eller bryta en presentation. Här är de bästa gratis Google-teckensnitten perfekt för professionella presentationer. Läs mer ; de är tillgängliga gratis.

Dricks: Baskerville och Georgien är bra alternativ till den överanvända Times New Roman

Försök med olika teckensnitt ihopkoppling för huvudtexten och rubriker (och underrubriker). Flera webbplatser gillar FontJoy och TypeWolf hjälper dig att experimentera med teckensnittsparringar. Du kan ladda ner och använda anpassade teckensnitt för. Men kom ihåg tumregeln - använd aldrig mer än tre olika typsnitt i ett dokument.

För den extra biten av pizazz, prova a släpp locket för att förbättra din text Hur man använder Drop Caps för att förbättra din text i Microsoft WordEn drop cap är ett stilistiskt tillägg till alla dokument. Det kräver uppmärksamhet. Hur skapar du en drop cap i ett Microsoft Word-dokument? Låt oss gå igenom den enkla kreativa processen. Läs mer .

6. Formera styckena

Om du vill ha dina linjer dubbelavstånd, eller enkelavstånd, måste du ändra formatet på styckena. Genom att ändra avståndet kan du göra ett dokument lättare att läsa eller ge intrycket att det är längre och att du har lagt mer arbete i det.

För att ändra stycket för hela dokumentet är det bäst att du väljer varje textblock; annars, om du använder rubriker i din rapport, kommer de också att ändras. Ett annat bättre alternativ är om du anpassar den specifika stilen du använder för att formatera stycket.

För att göra detta, gå till Hem> Stilar. Högerklicka på den stil du vill ändra och välj Ändra. Klicka på Format> Punkt som är längst ner i dialogrutan. Ändra nu avstånd, indragning och justering för stycket. Klick OK för att stänga dialogrutorna.

När du vill ändra en mindre del av dokumentet, välj vad du vill ändra. Högerklicka på den markerade texten och välj Paragraf. Samma dialogruta som ovan visas.

7. Kontroll av sidbrytningar

En sidbrytning - med namnet - delar ett kontinuerligt block med text på två sidor. Sidbrytningar är viktiga strukturella element för långa dokument. Word sätter automatiskt in en sidbrytning i slutet av sidan. Men i ett långt dokument kan du placera sidbrytningar där du vill ha dem.

För att infoga en manuell sidbrytning, klicka på Infoga> Sidbrytning. (Kortkommando: CTRL + Enter)

En sidbrytning ser så här ut när du klickar på Visa gömma kommandot i Avsnitt grupp.

Men tänk om du vill hålla ett par linjer ihop på en sida eller kolumn och inte ha dem separata på grund av en sidbrytning? Layouten är i din kontroll. Klicka på den lilla pilen du ser längst ner till höger i avsnittgruppen.

I Avsnitt rutan, klicka Linje- och sidbrytningar. Välj bland dessa fyra alternativ för sidbrytning:

• Änka / Orphan kontrollen placerar minst två rader i ett stycke längst upp eller längst ner på en sida.
• Håll med nästa förhindrar pauser mellan stycken du vill hålla ihop.
• Håll linjerna ihop förhindrar sidbrott i mitten av stycken.
• Sidbrytning innan lägger till en sidbrytning före ett specifikt stycke.

Vi har också visat hur man tar bort sidbrytningar 2 sätt att ta bort en sidbrytning i Microsoft WordSidbrytningar är en del av väl utformade Word-dokument. Låt oss se hur man skapar dem och tar också bort dem snabbt med två metoder. Läs mer när det är nödvändigt.

8. Använd stilar och teman

Stilar och teman är kanske två av de mer underutnyttjade funktioner i Microsoft Word 7 Underanvända Microsoft Word-funktioner och hur man använder demHar du förbi några av Microsoft Words mest användbara funktioner? Denna applikation har ett överraskande antal underutnyttjade verktyg och alternativ. Vi har upptäckt sju och visar dig hur du använder dem. Läs mer . Men jag tycker att du bör använda dem vid varje tillfälle för att spara mycket tid.

Men vad är skillnaden mellan ett tema och en stil? Microsoft säger:

Teman ger ett snabbt sätt att ändra den totala färgen och teckensnitten. Om du vill ändra textformatering snabbt är Word Styles de mest effektiva verktygen.

Så eftersom teman styr det allmänna utseendet med färg, effekter och teckensnitt - börja med ett bra tema för ditt dokument först. Sedan, använd Stilar för att gräva i de specifika delar du vill ändra utseendet för.

För teman: Gå till Design flik. Välj ett tema från galleriet. Du kan se förhandsgranskningar av färgkombinationen.

För stilar: Välj den del av texten du vill ändra. Gå till Styles grupp på Hem flik. Du kan se förhandsgranskningar av hur de ser ut. Välj den stil som passar ditt innehåll. Välj till exempel en rubrikstil för rubrikerna i ditt dokument. Eller en viss stil för alla citat. Du kan också ändra en befintlig stil och skapa nya stilar från början.

9. Bildtexter

Varje bild, diagram eller illustration behöver en bildtext för att tydligt beskriva den. Det är en enda textrad, vanligtvis belägen under en grafik. Bildtexter är också en viktig referens när du måste nämna dem på en annan plats. Många dokument utelämnar denna lilla detalj.

Det är lätt att lägga till en bildtext. Högerklicka på bilden du vill lägga till en bildtext till. Välj Lägg till bildtext.

Lägg till din texttext i dialogrutan och konfigurera de återstående alternativen. Bildtexter kan refereras automatiskt i Word.

10. Använd snabbdelar

Professionella dokument kan bli repetitiva. Därför bör du börja använda Quick Parts för pannplåtinnehåll som du använder hela tiden. Låt oss till exempel säga att det finns en kontraktsklausul du inkluderar i varje dokument. Eller lite inledande information. I stället för upprepad kopieringspasta, spara dem som Quick Parts och återanvänd dem igen och igen.

Quick Parts är också en typ av byggsten. Du kan se galleriet för alla återanvändbara block med innehåll i Building Block Organizer.

Spara och återanvänd dina egna snabbdelar i två steg:

1. Välj frasen, meningen eller annan del av ditt dokument som du vill spara i galleriet.
2. Gå till Infoga> Textgrupp> Snabbdelar> Spara markering i Snabbdelgalleriet. Ändra namnet och lägg till en beskrivning om du vill. Klick OK.

Lika enkelt kan du använda det sparade innehållet.

Placera markören där du vill infoga ett urval från Quick Parts Gallery. Gå till Sätt i> Textgrupp> Snabbdelar. Klicka sedan på meningen, frasen eller annat sparat urval som du vill återanvända.

Du kommer att märka tre andra kategorier i Quick Parts-menyn.

Automatisk text: Word 2016 har behållit det gamla Automatisk text funktion. Det fungerar som snabbdelar för alla textblock som du använder mycket. Exempel: En anteckning du vill använda för varje dokument.

Dokumentegenskap: En uppsättning konstanta egenskaper som du kan inkludera i varje dokument. Exempel: Företagsnamn eller författare.

Fields: Dessa är fördefinierade element som uppdateras automatiskt. Exempel: Datum, tid, sidnummer etc.

Kom ihåg att poster för dokumentegenskaper ibland kan innehålla information som du inte vill dela med alla. Så följ noga dessa fält och ta bort dolda personuppgifter när så krävs.

11. Dekorera med sidgränser

Sidgränser ser bra ut inte bara på flygblad och inbjudningar. Om det görs rätt kan de lägga till en touch av klass i ett dokument. En rad olika linjestilar och bredder och konstgränser finns tillgängliga från Design-menyn på bandet.

Gå till Design> Sidokanter.

I Gränser och skuggning ruta, använd Sidgräns för att designa din gräns.

Inställningarna är självförklarande. Prova skugga eller 3-D med rätt färger för att lägga till en subtil men elegant kant. Konststilarna med sina clip-art-gränser kan vara för snygga för professionella dokument.

Använd de fyra hörnsknapparna i Förhandsvisning fönster för att välja sidorna på sidan för att rita gränser. Klicka på dessa knappar om du vill ta bort eller lägga till gränser.

Placera markören på den första sidan i ett dokument om du bara vill placera en kant runt den första sidan. Du kan också lägga gränser runt vissa sidor i ett avsnitt. Placera markören i avsnittet - antingen på den första sidan i det avsnittet eller på en efterföljande sida.

Referenser och samarbete

En Word-rapport kan verka som en oöverskådlig jobb. Det är som att organisera en miljon hög med hö i fina små stackar. Tanken är att veta exakt vilken stack som har stiftet du letar efter. Dessa funktioner är avsedda att underlätta.

1. Skapa ett index

När du skriver stora dokument, till exempel en rapport som innehåller mycket information, kanske en innehållssida inte räcker. Ett Index bör visas i slutet av dokumentet, med sidnummer för nyckelord och information i rapporten. Skapa ett index som hjälper läsaren att hänvisa till rätt information med bara sidnumret.

Gör ett index om ditt dokument har mer än 20 sidor. Microsoft Word 2016 låter inte processen överväldiga dig. Den har i princip två delar:

• Välj de ord eller information som du vill inkludera i indexet.
• Placera indexet på rätt plats i ditt dokument.

Du kan bläddra igenom det färdiga dokumentet och markera de ord eller fraser som du vill inkludera i indexet eller markera dem när du går. Hur som helst, välj den text du vill använda som indexpost eller klicka där du vill infoga posten.

1. Klick referenser > Mark Entry.

2. Redigera texten i Markera indexinmatning dialog ruta. Du kan också lägga till en underpost som ytterligare definierar huvudordet du använde i indexet. Du kan lägga till flera nivåer och var och en visas intryckt under huvudposten.

3. Under alternativ, kan du också skapa en korsreferens till en annan huvudpost. En läsare kan använda detta för att hänvisa till relaterad information någon annanstans i samma dokument.

4. Använd sidnummerformatet för att bestämma utseendet på sidnumren i indexet.

5. Klick Mark för att markera indexposten. Klicka på om du vill markera denna text överallt där den visas i dokumentet Markera alla.

6. Upprepa processen för alla ord och fraser som du vill inkludera i indexet.

Du har nu byggt ditt index. Sätt i den på rätt plats mot slutet av dokumentet.

1. Klicka på sidan där du vill infoga indexet.

2. Klick Referenser> Infoga index.

3. De Index dialogrutan visas. Här kan du välja att formatera textposter, sidnummer, flikar och ledartecken.

4. Välj utseende från de olika formaten i listan och kontrollera förhandsgranskningsfönstret till höger. Kom ihåg att förhandsgranskningsfönstret inte visar det faktiska indexet. Det är bara en "simulering" av hur det kommer att se ut.

5. Klick OK. Ditt index är nu klart.

Ibland kan du behöva lägga till fler poster i indexet efter att du har lagt in det på sidan. Markera posten och gå till Referenser> Uppdatera index att inkludera de nya nämnderna.

Lägg också till en rubrik för indexet eftersom Word inte gör det automatiskt.

2. Skapa bibliografier

Ditt dokument är nästan klart. Nu måste du kreditera allt annat forskningsarbete och idéer som du har refererat till i ditt dokument. Det är dags för en bibliografi.

En företagsrapport kanske inte behöver en bibliografi men en akademisk artikel är inte klar utan en. Bibliografin är ett av de mest noggranna arbetena i en akademisk rapport. Du måste ha alla dina citat i ordning innan du sätter dig ner för att rama in bibliografin. Bestäm också om citatstil (vanligtvis MLA, APA, eller Chicago-stil) enligt riktlinjerna för ditt ämne.

Tveka inte att dra nytta av generatörer från citerings- och bibliografi från tredje part 5 Appar för automatisk citering som gör bibliografier lättare att skrivaGratis bibliografi och citeringsverktyg online stöder alla typer av skrivande. Dessa appar sparar också din tid med automatiska citat. Läs mer för att konstruera detta avsnitt.

Men Microsoft Word 2016 har en komplett verktygssats för att göra denna process så smärtfri som möjligt. Så gå till den punkt i dokumentet där du vill placera bibliografin. Det är bra om du har minst en citation att inkludera, men även om du inte gör det, låter Word 2016 dig använda en platshållarecitation och fylla i källorna senare.

Klick Referenser> Bibliografi.

Word erbjuder några bibliografi-stilar som endast skiljer sig i deras rubriknamn. Välj lämplig stil och sätt sedan in citat från knappen i Citations & Bibliography group.

Bibliografiverktyget har några steg till det. För korthet kommer jag att rikta dig till det utmärkta Hjälpsida för Microsoft Office vilket är en steg-för-steg-guide.

Vissa akademiska artiklar kommer att be dig skapa en kommenterad bibliografi Hur man skapar en kommenterad bibliografi i Microsoft WordEn kommenterad bibliografi är en viktig del av alla forskningsdokument. Låt oss se hur man skapar en med hjälp av Microsoft Word. Läs mer . Det är en mer fullständig version av en bibliografi med en lista med citat till tidskrifter, böcker, artiklar och andra dokument följt av ett kort stycke. Punkten är en beskrivning av källan och hur den stöder ditt papper.

3. Korsreferenser

Du kan använda en korsreferens för att hjälpa läsaren att navigera genom ett långt dokument. När som helst i ett dokument kan du be läsaren att hänvisa tillbaka till en rubrik, sidnummer, bild, diagram, fotnot, slutnot och stycke. En korsreferenslänk är ett snyggt sätt att koppla relaterad information tillsammans. Läsaren måste bara klicka på länken för att gå till den informationen.

Så här börjar du:

1. Välj plats för korsreferensen och skriv texten som berättar läsaren om den. Till exempel: "Se diagram 3 för framtida trender."

2. Gå till Infoga> Korsreferens.

3. I Hänvisningstyp klicka på rullgardinsmenyn för att välja vad du vill länka till.

4. Alternativen i Infoga referens till listrutan kommer att ändras enligt ditt val ovan.

5. I För vilka, gå igenom valen och berätta Word den exakta informationen du vill länka till.

6. Kolla Infoga som hyperlänkbox för att skapa hyperlänken för den refererade informationen.

7. Klicka på Föra in att inkludera korsreferensen i dokumentet.

Kommer du ihåg att vi nämner bildtexter? Du kan göra korsreferenser till ekvationer, figurer, diagram och tabeller om du använde bildtexter under dem.

Ordet kan inte skapa en korsreferens för något som inte finns. Word kommer att informera dig om dessa fel och också uppdatera korsreferenser automatiskt när du ändrar sidnummer eller text för det refererade objektet.

En professionell rapport kan vara ett ensamt jobb eller så kan du ta hjälp av ett team för att förbereda det första utkastet. De ödmjuka Kommentar är ett av de mest underutnyttjade verktygen i ett Word-dokument. Den visas som en rektangulär färgad ballong i marginalen eller i granskningsfönstret.

Du kan använda kommentarer som små "stickies" eller självanteckningar. Lämna lite anteckningar till dig själv i marginalen när du skriver, redigerar och reviderar dig igenom en rapport eller ett manuskript. Var kreativ - lägg till extra länkar till andra resurser, använd dem för tips och pekare, länk till olika delar av ett dokument eller ställ in en feedbacklänk för dina läsare. Och när du slutför, kan du enkelt ta bort alla kommentarer i Word Hur man tar bort kommentarer och accepterar alla ändringar i WordOm du arbetar med kollaboratörer bör du veta hur du tar bort kommentarer i Word. Låt oss se hur du hanterar kommentarer i ett dokument. Läs mer .

Microsoft Word 2016 är också ett förbättrat skrivverktyg. Kommentarer spelar en enorm roll i att kommunicera feedback över ett team. Så här fungerar kommentarsystemet ...

1. Markera texten du vill lägga till en kommentar till eller klicka i slutet av ett textblock.

2. Gå till Infoga> Kommentar. Skriv din kommentar i rutan. Kommentarerna visas i markeringsområdet till höger. Vy för utskriftslayout är vanligtvis det bästa sättet att se kommentarerna bredvid texten.

3. Gå till Recension och se fler alternativ för kommentarer. Den här fliken visar också alla kontroller för spåra förändringar och kommentarer i ett samarbetsdokument. Använd markeringsalternativen för att visa eller dölja kommentarerna. Till exempel: Ingen markering döljer kommentarerna och markeringsområdet till höger.

Slutför din rapport

När huvuddelen av rapporten är klar och sparad är det dags att slutföra rapporten. När jag säger slutbehandla, menar jag inte korrekturläsningen. Det borde också göras. Nu måste du vidta säkerhetsåtgärder för att skydda rapporten från obehöriga förändringar och plagiering.

Dessa säkerhetsåtgärder ger en extra autentisk nivå till din elektroniska fil innan du delar den.

Detta avsnitt kommer att täcka:

• signaturer
• Sätt in vattenmärken
• Gör dokumentet "skrivskyddat"
• Lösenordsskydda ditt dokument
• Skriv ut ditt dokument till PDF

1. signaturer

Du kan lägga till textunderskrift för en personlig touch i rapporten. Men en enkel textsignatur behöver ingen autentisering. En digital signatur är det bättre sättet att skydda ditt dokument från obehörig åtkomst. EN digital signatur Är din elektroniska signatur laglig över hela världen?Är elektroniska signaturer giltiga och lagliga över hela världen? Är de mer föredragna framför den färgade handskrivna signaturen i en papperslös värld? Vi tittar på vad lagen säger globalt. Läs mer bekräftar att dokumentet kom från undertecknaren och inte har manipulerats på något sätt.

Låt oss skapa en signaturrad i Microsoft Word 2016.

I dokumentet placerar du markören där du vill skapa en signaturrad.

1. Gå till Föra in > Textgrupp > Signaturrad och klicka Microsoft Office Signature Line.

2. De Signaturinställning dialogrutan visas. Fyll fälten som anges. Om du skickar dokumentet till någon annan för att underteckna, lägg till instruktioner för undertecknaren i fältet reserverat för det (Instruktioner till undertecknaren). Undertecknaren kan också lägga till ge syftet med signeringen om Låt signatören lägga till kommentarer i dialogrutan Sign är kontrollerad.

3. Klicka på OK och dokumentet kommer nu att visa en platshållare för signaturen.

Ange en signatur:

När du behöver skriva under ett dokument med en digital signatur, gå till signaturraden och högerklicka på den.

Du blir ombedd att skriva under med ett digitalt ID. Om du inte har en, kommer Microsoft att berätta att du får en från en signatortjänstspartner.

Om du inte har ett digitalt ID kan du bara infoga en textlig representation av en signaturrad. Du kan använda en skriftlig signatur eller en bild som inte kräver autentisering.

2. Sätt in vattenmärken

Ett Microsoft Word-vattenstämpel är en "falsk" men ändå användbar visuell indikator för dokumentets status. Du kan till exempel använda ett vattenstämpel som säger ”Utkast” för att skilja det från den slutliga versionen av dokumentet. Eller använd vattenstämpeln för att föreslå att dokumentet är "copyrighted" eller "Confidential".

"Utkast" -märket är det vanligaste. Men Microsoft Word ger dig flera andra vattenmärken att välja mellan.

1. Gå till Design > Sidan bakgrund och välj Watermark. Vattenstämpel-knappen aktiveras endast i utskriftsvyn.

2. Du kan välja en bild eller ett textvattenmärke i galleriet. Både horisontella och diagonala versioner är tillgängliga. Dialogrutan ger dig alla anpassningsalternativ för det slutliga utseendet på vattenmärket. Prova olika typsnitt, layouter, storlekar och färger.

3. Du kan skriva din egen text i textfältet för att skapa din anpassade vattenstämpel.

4. Välja OK för att tillämpa vattenmärket på ditt dokument. Word tillämpar automatiskt vattenmärket på varje sida förutom titelsidan.

3. Skapa dokument "skrivskyddad"

En professionell rapport till sin natur bör inte behöva redigeras av sina läsare. Att konvertera dokumentet till en PDF är ett sätt. Men du kan också tillämpa några ytterligare begränsningar i Microsoft Word och förhindra oavsiktlig ändring eller utelämnande av något slag.

Det finns tre sätt att skydda ett dokument.

Först - Gör dokumentet "skrivskyddat".

Detta säkerställer att ditt dokument bara kan läsas eller kopieras. Det hindrar inte någon från att kopiera filen och göra ändringar i kopian.

1. Gå till Fil fliken> Info > Skydda dokumentet > Markera som final.

2. När läsarna öppnar ett dokument, uppmanar en stapel ovanför läsarna att behandla detta dokument som endast läst. Men de kan klicka på ”Redigera ändå” för att öppna dokumentet i redigeringsläge.

För det andra - Skydda ditt dokument med lösenord.

Skydda ditt dokument från oönskade ändringar med en lösenordsbarriär.

1. Under Skydda dokumentet, välj Kryptera med lösenord. Skriv ett lösenord och klicka OK.

2. I Bekräfta lösenord, skriv lösenordet igen och klicka sedan på OK. Dokumentet öppnas med läsaren omfrågad om ett lösenord.

Microsoft använder AES (Advanced Encryption Standard), 128-bitars nyckellängd, SHA1 (en kryptografisk hashingalgoritm som genererar en nästan unik 160-bitars nyckel för att ersätta ren text) och CBC (chiffer block chaining) för att ge en hacker en välförtjänt huvudvärk.

Tredje - Begränsa redigering.

Denna kontrollfunktion hjälper dig som författare att bestämma vilka delar av dokumentet andra kan redigera och vilka som kommer att låsas ut. Tänk på det som hopparen som släpper in VIP men annars låser dörren för vanliga folk.

1. Gå till Recension > Begränsa redigering.

2. Under Redigera begränsningar, kontrollera Tillåt bara den här typen av redigering i dokumentetoch se till att listan säger Inga ändringar (skrivskyddad).

Inga ändringar (skrivskyddad) är standardbegränsningstypen. För en annan begränsningsnivå för dokumentet, klicka på menyn och välj Spårade ändringar, kommentarer eller Fyll i formulär.

3. För att frigöra vissa sektioner från redigeringsblockaden väljer du avsnitten för redigering utan begränsningar. Klicka på för att välja mer än ett område CTRL medan du väljer området med musen.

4. Du kan kolla Alla under Undantag (valfritt) i panelen Begränsa redigering. Eller klicka Fler användare... och låt endast specifika användare ändra avsnitten. De tillåtna områdena kommer att markeras med fyrkantiga parenteser.

5. Klick Ja, börja verkställa skyddet.

Skriv nu ett unikt lösenord i rutan som öppnas. Du måste skriva det igen för att bekräfta det.

Lösenordet är valfritt. Men det säkerställer att ingen bara kan klicka Stoppa skyddet och redigera dokumentet. Om du fortfarande är paranoid, gå vidare och kryptera ditt Microsoft Word-dokument Hur du lösenordsskyddar och krypterar dina Microsoft Office-filerKan du tänka dig att någon tittade genom dina OneNote-anteckningsböcker eller hade tillgång till dina Word-dokument? Om ditt svar är ja, låt oss visa dig hur du skyddar dina Office-filer. Läs mer som vi gjorde i den andra processen ovan.

4. Skriv ut din rapport till PDF

Det bärbara dokumentformatet har många fördelar. Inte minst är dess plattformskompatibilitet på alla datorer. Ditt dokument är klart och nu måste du dela det eller skicka det över för att skrivas ut. Många professionella rapporter - till exempel ett juridiskt dokument - måste behålla formatet som avsett.

Spara eller konvertera en kopia till PDF. Microsoft Word 2016 behöver inga tillägg från tredje part.

Gå till Fil > Exportera > Skapa PDF / XPS.

Kom ihåg att ditt Word-dokument kan innehålla känslig information som du inte vill inkludera i PDF-filen. Ta bort den innan du publicerar till PDF. I Publicera som PDF eller XPS fönster, välj alternativ. Välj sedan Dokumentera och tydlig Dokument egenskaper. Ställ in alla andra alternativ och välj OK.

Bläddra där du vill spara filen och klicka på Publicera.

Nästa steg…

Du är nära mållinjen. Rapporten är redo att överlämnas till dina läsare. Men det finns ett sista jobb kvar.

Vänd sidorna och se till (igen) att din rapport är läservänlig. Närma dig det med läsarens öga. Har du organiserat dina tankar och skrivit på ett övertygande sätt? Flyter informationen bra med diagram och illustrationer? Kan de leta igenom och hitta informationen snabbt? Är texten läsbar? Använd läsbarhetsresultatet för att mäta läsbarhetsnivån för dina dokument som ett sista steg.

Du kanske också har lagt märke till att vi inte täckte några aspekter av Microsoft Word. Till exempel, Microsoft Word-tabeller 8 Formateringstips för perfekta tabeller i Microsoft WordMicrosoft Word-tabeller är viktiga formateringsverktyg. Ta reda på hur du gör ett bord och formatera det perfekt med dessa enkla tips. Läs mer är ett viktigt verktyg för datavisning. Eller den listans kraft Hur du formaterar och hanterar listor i Microsoft WordOavsett hur många punktlistor eller numrerade listor du har skapat med Microsoft Word i ditt liv hittills, jag slår vad om att du kommer att lära dig något nytt från den här guiden! Eller missade vi något? Läs mer inom informationshantering.

Microsoft Word är mer än ett århundrade gammalt och packat med små funktioner. På MakeUseOf har vi täckt alla krön och djur från detta djur. Så använd våra resurser för att lära dig mer om den här programvaran gratis. Varje ny funktion i Microsoft Word 10 dolda funktioner i Microsoft Word som gör ditt liv enklareMicrosoft Word skulle inte vara det verktyg det är utan dess produktiva funktioner. Här är flera funktioner som kan hjälpa dig varje dag. Läs mer lärt kommer att göra ditt liv enklare.

Få din rapport att lysa

Som författaren Nathaniel Hawthorne sa,

Enkel läsning är jävligt hårt skrivande

Stämmer det inte också för professionell rapportskrivning? Trots allt, om det ges ett val, kanske ingen vill läsa den. Att skriva en affärsrapport och använda den för att kommunicera är två olika saker. Microsoft Word är bara ett verktyg - det är ditt jobb att engagera dig.

För några alternativ, kolla in de bästa online ordbehandlarna De 8 bästa gratis ordbehandlarna onlineOrdbehandlare online finns i alla former och storlekar. Använd dessa urval för att välja det skrivverktyg som passar dig. Läs mer . Och för mer hjälp med professionell skrivning, ta en titt på hur man ber om ursäkt i ett e-postmeddelande och menar det The Art of the Apology: Hur man säger ledsen med ett e-postmeddelande (och menar det)Att be om ursäkt ordentligt är inte lätt. Så här ber du om ursäkt professionellt i ett e-postmeddelande så att du kan rätta till dina fel. Läs mer .

Vilka är de bästa metoderna för att skriva professionella affärsrapporter? Berätta i kommentarerna.