Låt Outlook-reglerna hantera din e-postinkorg

Annons

Det finns tider i livet då regler är obehagliga. När det gäller applikationer som Outlook kan regler emellertid vara livräddare, tidsräddare och rörig eliminator. Oavsett om du använder Outlook 2016 på skrivbordet eller Outlook.com på webben Microsoft Outlook Web Vs. Skrivbord: Vilken är bäst för dig?Outlook.com är en kraftfull e-postklient som levereras gratis med Office Online. Men kan Outlook på nätet konkurrera med sin stationära motsvarighet? Vår jämförelse av Outlook hjälper dig att själv bestämma dig. Läs mer , regler finns tillgängliga för hjälper dig att hålla dig organiserad Hur du spränger genom dina e-postmeddelanden i Microsoft OutlookLåt inte dina e-postmeddelande monopolisera din dag, använd dessa Outlook-tips för att ta tillbaka kontrollen över din inkorg. Läs mer .

Vad är exakt regler?

För Outlook är regler verktyg som du kan använda för att automatiskt flytta och flagga e-postmeddelanden och varna dig om specifika. När du har skapat en regel kommer alla nya meddelanden som kommer till din inkorg tas om hand för dig enligt alla regler du ställer in som gäller.

Regler används vanligtvis för meddelanden som tas emot, men du kan också skapa dem för e-postmeddelanden som du skickar. Till exempel kan du bli meddelad när din e-post levereras och läses eller Välj att skjuta upp leveransen Hur du kan återkalla ett e-postmeddelande i Outlook efter att du skickat detHar du någonsin träffat skicka och ångra det ögonblick senare? Vi har alla varit där och önskat att vi kunde ångra skicka. Vi visar hur du kan hämta ett e-postmeddelande i Outlook eller försena skickandet i Gmail. Läs mer under en viss tid.

Hur kan regler användas?

I både arbets- och personliga situationer kan reglerna i Outlook ge en effektiv organisering av dina meddelanden och hålla dig uppdaterad om viktiga artiklar. Här är några grundläggande exempel som du troligtvis kan relatera till.

• Låt alla e-postmeddelanden från en viss kontakt be en skrivbordsvarning.
• Få alla e-postmeddelanden med ett specifikt ord på ämnesraden flyttade till en viss mapp.
• Ta bort alla e-postmeddelanden med specifik text i meddelandet.

Reglerna kan vara så detaljerade och avancerade som du vill eftersom det finns ganska många alternativ. Här är några fall där du kan definiera fler parametrar.

• Låt alla e-postmeddelanden från en viss kontakt med ett specifikt ord i ämnesraden spela ett anpassat varningsljud.
• Få alla e-postmeddelanden med bilagor inom ett visst storlekar och datumintervall flyttade till en viss mapp.
• Har alla e-postmeddelanden där du befinner dig på CC-linjen som är mötesförfrågningar och markerade som viktiga markeras.

Hur kan man nå regler?

Outlook 2016

Om du använder Outlook 2016 på skrivbordet ser du det regler överst i Flytta avsnitt när du är på Hem flik.

Om du har ett meddelande öppet kommer du att se regler överst när du är på Meddelande flik. När du klickar regler, har du snabba alternativ för det för närvarande visade meddelandet till Flytta alltid e-postmeddelanden från den avsändaren eller skickas specifikt till dig, till en viss mapp. Du har också alternativ till Skapa en regel eller Hantera regler och varningar.

Outlook.com

Om du är använder Outlook.com i din webbläsare Outlook.com får avancerade regler, ångra funktionen, svar online och merNu kommer alla Outlook.com-användare att fyra nya funktioner som är avsedda att göra ditt e-postliv mycket lättare: avancerade regler för sortering, en ångrafunktion, svar på nätet och förbättrad chattfunktion. Läs mer , klickar du på kugghjulsikonen längst upp till höger och väljer sedan Hantera regler. På nästa skärm ser du en lista med aktiva regler.

Hur kan regler läggas till och skapas?

Outlook 2016

Det är här den verkliga magin börjar. Du kan välja en av de snabbregelåtgärder som beskrivs ovan och få meddelanden flyttade med den specifika avsändaren eller bara de som skickas till dig med ett enkelt klick. Men om du vill bli detaljerad med dina regler, har vissa behov eller vill bli bättre organiserad, har Outlook definitivt täckt.

I Outlook 2016 väljer du regler från din toppmeny och sedan Skapa regel. Nästa kommer du att se ett popup-fönster med vanligt förekommande regelvillkor och åtgärder. Du kan välja mer än en kryssruta för att begränsa villkoren. Mer än en åtgärd kan också väljas vid behov.

När du är klar klickar du på OK. Bekräftelsefönstret låter dig markera en ruta för att köra regeln om meddelanden i den aktuella mappen, vilket är praktiskt för att ta hand om en stor del av meddelanden som regeln gäller. Du kan också välja Avancerade alternativ för fler parametrar, som beskrivs nedan.

Dessutom kan du välja Hantera regler och klicka Ny regel. Välj vilken typ av regel du vill börja med från listan som kan redigeras på följande skärm och klicka på Nästa. Du kommer då att presenteras med Regelguiden, vilket är samma fönster som dyker upp om du väljer Avancerade alternativ nämnts ovan.

Du kommer att använda kryssrutorna för att markera så många villkor du vill. Eftersom var och en är markerad visas den i steg 2-rutan under den. I det Steg 2-området använder du länkarna för att ange parametrarna.

Om du till exempel har valt att tillämpa en regel med vissa ord i meddelandet klickar du på termen specifika ord och ange dem sedan i nästa fönster. Klick Lägg till och alla ord eller fraser du vill använda visas i rutan nedan. Klick OK och dessa ord eller fraser kommer då att ersätta termen specifika ord i steg 2.

Klick Nästa och lägg till de åtgärder som bör gälla för din regel. Här igen kan du välja mer än en och konfigurera parametrarna i rutan Steg 2 om tillämpligt. Om du till exempel har valt att flytta en kopia av e-postmeddelandet till en mapp klickar du på specifik mapp att göra ditt val. Klick OK och det valda objektet dyker upp i Steg 2-rutan.

Du kan välja fler alternativ för din regel genom att klicka på Nästa och om du är klar klickar du bara på Avsluta. Ge din regel ett namn, kör eventuellt den i din inkorg och se till att kryssrutan för att slå på regeln är markerad. Klick Avsluta och du är redo.

Outlook.com

På Outlook.com, klicka på växelikonen, välj Hantera regler och klicka på Ny knapp. Du kommer att använda samma typer av villkor och åtgärder som beskrivs ovan för skrivbordsversionen, även om du har mer begränsade alternativ.

Välj först villkoret i listrutan och ange parametern bredvid. Välj sedan åtgärden och välj sedan parametern igen.

Du kan klicka på plusikonen för att lägga till både villkor och regler för mer robust filtrering. Om du ombestämmer dig eller gör ett fel klickar du bara på skräpikonen för att radera objektet. När du är klar klickar du på Skapa regel.

Hur kan regler fungera för dig?

För arbete och personliga e-postmeddelanden kan regler vara mycket praktiska och här är bara några exempel.

För jobb

• Låt alla e-postmeddelanden från VD spela ett alarmljud och visa ett skrivbordslarm.
• Låt alla e-postmeddelanden från ditt projektgrupp flyttas till projektmappen plus de från vissa teammedlemmar flyttas till specifika undermappar.
• Har alla e-postmeddelanden medan du är ute på kontoret Så här ställer du in en e-post från kontorssvar i OutlookVad händer när du kombinerar en två veckors semester med ett livligt arbetsliv? Du kommer att ha ett gigantiskt projekt när du kommer hem: e-post! Vänta - varför inte automatisera en del av det åt dig? Läs mer , som har bilagor inom detta datumintervall, flaggas som uppföljningar.

För personlig

• Få alla e-postmeddelanden från din make markerade som viktiga och tryckta.
• Har alla e-postmeddelanden med ordet stipendium i ämnesraden eller meddelandekroppen vidarebefordras till dina föräldrar.
• Har alla e-postmeddelanden från en specifik butik med ordet konto flyttas till en viss mapp medan de med ordet försäljning raderas.

Hur hanteras regler?

Outlook 2016

I skrivbordsversionen av Outlook klickar du på regler från menyn och välj Hantera regel & varningar. I det här fönstret visas alla aktiva regler som du har ställt in. Du kan skapa en ny regel eller redigera en aktuell regel, kopiera eller radera en regel och köra alla regler i en viss mapp eller din inkorg. Om du väljer alternativ, kan du också exportera eller importera dina regler enkelt.

Outlook.com

Om Outlets onlineversion klickar du på kugghjulsikonen uppifrån och väljer Hantera regler, och du kommer att se en lista över alla nuvarande regler. Du har sedan alternativ för att sortera, radera eller redigera dem.

Använder du Outlook-regler?

Du kan spara tid på att söka efter e-post, hålla dig uppdaterad om viktiga meddelanden och hålla din inkorg rörlig Tips om MS Outlook: Hur du automatiskt organiserar inkommande e-postmeddelanden Läs mer med Outlook: s regler. När du börjar skapa regler blir det en snabb och enkel process och kan sparar tid, energi och krångel 6 bästa metoder för Outlook för att öka ditt arbetsflödeOm du tillbringar någon allvarlig tid med att använda Outlook bör du undersöka ditt arbetsflöde. Få din e-post att fungera för dig och spara tid för viktigare uppgifter. Läs mer nerför gatan.

Använder du regler? Om så är fallet, har de hjälpt dig och hur? Om inte, varför har du inte provat dem? Dela gärna dina kommentarer nedan!

Bildkredit: Trafikljus av chonlathit_stock via Shutterstock