Hur bara fyra steg kan hjälpa dig att njuta av en 5-timmars arbetsdag

Annons

Det är ganska sällsynt att träffa någon som önskar att de kunde arbeta Mer.

Jag antar att du inte är någon av dessa människor heller. Faktum är att en traditionell 8-timmars arbetsdag är väldigt föråldrad och hjälper sällan produktivitet jämfört med en kortare arbetsdag. Förutsatt att du är smart med din tid.

Förutsatt att du är smart med din tid.

Med det här i åtanke är det här anledningen till att spendera långa timmar på arbete inte är nödvändigt, och hur du kan använda vissa beprövade metoder och verktyg för att hjälpa dig att uppnå en fem timmars arbetsdag.

Förbandet på åtta timmars arbetsdag

När den industriella revolutionen var i full gång under 1800-talet var 12+ timmars arbetsdagar normen. Detta gjorde att fabrikshjulen vred och produktiviteten ökade.

Det var först efter en tid senare som aktivister som Robert Owen kampanjer hårt för ett mer humant arbetsschema. Hans slogan var:

”Åtta timmars arbetskraft, åtta timmars rekreation, åtta timmars vila”.

Detta var en dröm för de flesta arbetare. Men när andra organisationer såg att framgången uppnåddes av Henry Ford efter att han introducerade en åtta timmars arbetsdag till sina fabriker 1926, följde andra efter.

Sex år senare pendlade socialkritiker och politisk aktivist Bertrand Russell sin berömda uppsats, I beröm av ledighet. Han hävdade att

”Om den vanliga lönearbetaren arbetade fyra timmar om dagen, skulle det räcka för alla och ingen arbetslöshet - förutsatt att det är en mycket måttlig förnuftig organisation”.

Tidenes ledande ekonom, John Maynard Keynes ekade mer vetenskapligt Russells tankar i en essä från 1930 med titeln Ekonomiska möjligheter för våra barnbarn. I det här uppsatsen hoppades Keynes att på grund av den tekniska utvecklingen, 2030, skulle vi behöva arbeta mer än 15 timmar per vecka.

Idag arbetar vi 8,9 timmar per dag

I verkligheten, enligt OECD, den genomsnittliga amerikanen tillbringar nu 34,4 timmar per vecka på jobbet. Detta är ett genomsnitt på heltid och deltidsarbetare. Den verkliga siffran för heltidsanställda är mer sannolikt 44,5 timmar (8,9 timmar per dag), som rapporterats av Bureau of Labor Statistics.

Ironiskt nog har vi sett produktiviteten stiga under de senaste decennierna. Men våra arbetsdagar har förblivit i stort sett samma längd. Denna koppling mellan arbetade timmar och uppnådd produktivitet visas i diagrammet nedan (OECD).

Det vi ser här är att produktiviteten (BNP per arbetad timme) minskar när antalet arbetade timmar ökar. Detta är en punkt som Adam Smith klargjorde i On the Lages of Labor långt tillbaka 1776.

Det är också en punkt som konsekvent har visat sig vara korrekt av människor som implementerar idéer som finns i Tim Ferriss. Den 4-timmars arbetsveckan. När energi fokuseras på Vad vi gör, snarare än hur lång tid vi spenderar på den kan tiden utnyttjas för oproportionerliga resultat. Resultat som kan göra det möjligt för oss att gå av med 9–5 och faktiskt uppnå en fem timmars arbetsdag (eller mindre).

"Fokusera på att vara produktiv istället för upptagen." (Tim Ferriss)

Detta är särskilt användbart för de miljoner kunskapsarbetare vars uppenbara arbete kan expandera för att enkelt fylla åtta timmar. Men det kanske inte är praktiskt för personer som får betalt att bokstavligen vara närvarande under ett visst antal timmar (sjuksköterskor, poliser etc.).

Gå till en 5 timmars arbetsdag

Om du arbetar är 9–5 är det att reducera detta till fem timmar per dag 37,5% reduktion. Det betyder att varje timme du tillbringar på jobbet måste du eliminera 22,5 minuter, samtidigt som du slutför dina viktiga uppgifter till en hög standard.

Tyskland lyckas vara mer produktiva än USA medan de arbetar mindre, så det borde inte vara för hårt, eller hur?

En bra heuristik för att arbeta mot detta mål är TERA: Spårning, eliminering, reduktion och automatisering. Detta är en utveckling av Ferriss DEAL heuristic (definition, eliminering, automatisering, befrielse)

Steg 1: Spårning

Innan du kan förstå var För att spara tid måste du först veta hur din tid spenderas. Spendera minst en vecka på att spåra vilken tid som helst du arbetar. Lägg märke till vad du gjorde och hur lång tid det tar.

För att göra detta manuellt använder du en gratis Excel kalkylark eller Googles kalkylblad. Det här är den metod som jag skulle rekommendera eftersom du kan mycket mer exakt kategorisera dina uppgifter.

Alternativt kan du använda ett plattformsverktyg som RescueTime för att automatiskt spåra hur lång tid du spenderar på specifika appar och webbplatser (andra tidsspårningsverktyg är tillgängliga för Windows Hur man slutar slösa så mycket tid genom att spåra din Windows användningVet du faktiskt hur mycket tid du slösar bort på din dator? Med hjälp av några gratisverktyg kan du redogöra för varje sekund som slösas ut på Facebook och liknande; här är hur. Läs mer och för Mac Den bästa tidspårningsprogramvaran för Mac OS XVart går tiden? Ta reda på med dessa Mac-tidspårare. Läs mer ).

När du har byggt en bild av hur din tid spenderas kommer du att märka ineffektivitet. I de flesta fall blir du chockad över hur lite tid du faktiskt har arbetssätt.

Om du vill ta din spårning ett steg längre, följ detta metod för att ta reda på vilka timmar på dagen du är mest produktiv Upptäck dina mest produktiva timmar med denna enkla metodBygg din perfekta arbetsdag runt dina energinivåer. Detta enkla Excel-kalkylblad och några sekunder av arbetet varje dag kan hjälpa dig att ändra dina vanor och få mer gjort. Läs mer och fokuserat och planera dina dagar kring dina resultat.

Steg 2: Eliminering

Nu har du en ganska detaljerad bild av hur dina arbetsdagar tillbringas, det finns förmodligen ett antal saker i din rutin som inte behöver vara där. När du försöker spara tre timmar per dag finns det inget utrymme att vara värdefull.

Om du har turen att lämna jobbet när ditt dags arbete är klart (om du är egenföretagare, huzzah! Om inte, prata med din chef om detta), börja hänsynslöst gå igenom ditt tidsspårningsark och ta bort allt som inte behöver vara där.

Om du bara arbetar i fem timmar, behöver du verkligen den lunchpausen? 45–60 minuter sparade.

Om du kontrollerar e-post alltför ofta, ta med lite självdisciplin och ställ stränga regler för din inkorg. Vi har täckt undvika e-post utan negativa resultat Hur du tar bort din e-postapp utan negativa resultatFörbud e-post från ditt liv och få mer gjort. Är det en praktisk lösning att ta bort e-postappen från din enhet och inte längre bor i inkorgen? Läs mer i detalj. Använd auto-responders, eller placera en anteckning i din signatur så att folk vet att du bara kontrollerar e-post ett par gånger per dag. Om det är brådskande, få folk att ringa dig.

Många människor kommer också att se sina uppgifter spridda hela dagen. Samtal tas på alla timmar och du reagerar sporadiskt på saker som landar på skrivbordet. För att bekämpa detta, använd tid-blockerande Tidsblockering - Det hemliga vapnet för bättre fokusLetar du efter ett mer effektivt sätt att organisera dina arbetsdagar? Försök tidsblockering. Denna taktik för tidshantering kan hjälpa dig att hålla reda på samtidigt som du håller distraktioner, förhalning och oproduktiv multitasking i avstånd. Läs mer . Det är här du samlar liknande uppgifter tillsammans, vilket hjälper dig att hålla fokus hela dagen.

Om läsning är en del av ditt jobb, pressa allt i ett 30-minuters fönster.

Om folk vill schemalägga ett samtal, låt dem veta att du bara tar samtal mellan kl.

Ställ in perioder med oavbruten tid för att fokusera på ett viktigt projekt utan distraktioner. Använd hörlurar för att avskräcka dina kollegor från att avbryta dig.

Och ibland blir du distraherad av webbplatser som Facebook eller Reddit. Använd verktyg som Håll fokus (Chrome), Leechblock [No Longer Available] (Firefox), eller Kall kalkon (Windows) för att blockera dessa medan du är på jobbet. I själva verket varför inte förvandla hela din dator till en distraktionsfri maskin? Hur man får en distraktionsfri dator i 10 enkla stegDin uppmärksamhet konsumeras av distraktioner. Ta bort dem för att öka ditt fokus och produktivitet. Vi visar dig de vanligaste datorelaterade tidssugarna och hur du inaktiverar eller blockerar dem. Läs mer

Steg 3: Minskning

Du har nu tagit bort de överflödiga uppgifter som onödigt tvingade dig att spendera längre tid i arbetet än du behövde. Av de återstående uppgifterna finns det fortfarande lite bortkastad tid.

Om dina samtal till exempel är i genomsnitt 15 minuter kan du försöka få dem ner till 10 minuter. Detta kan vanligtvis göras genom att låta den person du chattar med veta i början av samtalet att du behöver stänga av telefonen om 10 minuter. Det är så enkelt. Detta ger en känsla av knapphet, och därför blir konversationen mer effektiv.

Om dina möten drar på för länge skickar du dessa regler för effektiva möten Tröttade på ineffektiva möten? Skicka dessa 8 regler till din chefOm ett möte är välorganiserat, finns det ingen anledning att det inte kan förbättra produktiviteten, känslan av syfte och moral. Här är några regler att följa för effektiva möten. Läs mer till din chef. Du kan till och med skicka dem anonymt.

När det gäller e-post ska du stanna två steg före mottagaren så att du kan minska antalet e-postmeddelanden du måste få igenom. Med andra ord, förutse svaret och försök att täcka alla grunder i ditt ursprungliga e-postmeddelande. Detta innebär att du skickar lite längre e-postmeddelanden, men de kommer att innehålla mer detaljer och undvika den irriterande, alternativa fram och tillbaka-metoden.

Steg 4: Automation

Slutligen titta på dina återstående uppgifter och ta reda på vilka delar av dessa som kan automatiseras.

I den extrema änden av spektrumet kan du göra det börja outsourcing Hur man blir superproduktiv genom att lägga ut dina dagliga uppgifterFå mer gjort på en dag. Genom att lära dig vad du kan lägga ut, plus några "bästa praxis" -tips för att delegera dina dagliga sysslor, kan du också bli superproduktiv. Läs mer okvalificerade men nödvändiga uppgifter (rekommenderas endast om du är egenföretagare). Dessa uppgifter kan inkludera filtrering av e-post, ordna möten, forskning, datainmatning etc.

Om det finns rutinuppgifter du behöver utföra om och om igen, se om dessa kan åtminstone delvis automatiseras. Om du utför dessa uppgifter i Excel, lära dig att skapa Excel-makron 4 misstag som ska undvikas vid programmering av Excel-makron med VBAEnkel kod är avgörande för Microsoft Excel-användare. Men hur kan du göra eller säkert avsluta en for loop med VBA i Excel? Läs mer att utföra dessa uppgifter åt dig. Om du använder en rad webbappar, se om du kan ansluta dessa appar till IFTTT eller Zapier så du behöver inte längre utföra dem själv.

Mallar är också ett bra sätt att automatisera delar av dina uppgifter. Oavsett om de är det Evernote-mallar Hur 6 enkla Evernote-mallar ökar min dagliga produktivitetSkapa anpassade mallar i Evernote. Med dessa mallar kan du öka din produktivitet på jobbet och i ditt personliga liv. Låt oss se hur du snabbt kan skapa dina egna Evernote-mallar. Läs mer , Google Drive-mallar 24 Google Dokument-mallar som kommer att göra ditt liv enklareDessa tidsbesparande mallar för Google Dokument hjälper dig att slutföra dina dokument istället för att kämpa för att sätta ihop dem. Läs mer , eller Kontorsmallar Använd Microsoft Office-mallar för att fånga din publik och leverera information effektivtEn mall är som en virtuell skylt som visuellt förstärker text eller data. Här erbjuder vi en grundläggande översikt över Microsoft Office-mallar och dina alternativ. Läs mer , var och en av dessa ger dig möjlighet att dyka in i dina huvuduppgifter utan att slösa bort tid på att formatera dokument.

Du kan till och med spara tid genom att lära dig användbara kortkommandon för dina mest använda program. Vi har skapat listor över några av de mest produktivitetsförbättrande genvägarna för Syn 25+ Outlook-kortkommandon för att göra dig mer produktivOutlook är en av de mest populära stationära e-postklienterna som används idag. Om du är en av de många Outlook-användare kommer följande kortkommandon säkert att spara dig mycket tid. Läs mer , Excel 35 Vardagliga Microsoft Excel-kortkommandon för Windows och MacKortkommandon kan spara mycket tid! Använd dessa Microsoft Excel-genvägar för att påskynda arbetet med kalkylark på Windows och Mac. Läs mer , och valfri webbläsare 32 Kortkommandon för att påskynda ditt arbetsflöde i valfri webbläsareAtt bläddra snabbare är inte ett svårt mål, och det behöver inte heller drastiska förändringar i ditt arbetsflöde. Att anta några enkla nya vanor som kortkommandon borde göra tricket. Här är hur. Läs mer . Varje litet hjälper ju.

Njuter av extra tre timmar per dag

Utan tvekan kommer några av er som läser det här inlägget att hävda att även om du sparat tre timmar per dag, kan du fortfarande inte minska din arbetsdag till fem timmar. Din chef skulle helt enkelt översvämma dig med fler uppgifter. I så fall förhandla om en löneförhöjning! Du kan tacka mig senare.

Men för många människor, oavsett om du arbetar med flexitid, är egenföretagare eller har en mer förståelig chef, kan du använda dessa verktyg och strategier spara massor av tid.

Som citerats tidigare, med "mycket måttlig förnuftig organisation", bör du kunna fullfölja dina dagliga uppgifter på en bråkdel av tiden det har tagit dig fram till nu. Detta inkluderar inte bara att ta bort, reducera och automatisera uppgifter som ovan, utan också spendera lite tid planera hur du behöver spendera din tid varje vecka Hur man förbereder sig för din perfekta dag med gratisapparDen perfekta dagen är när du känner dig energisk och brister genom din uppgiftslista med tid och energi att spara. Vi visar dig appar som kan hjälpa dig att komma in i zonen. Läs mer för att minimera tiden på kontoret.

Om du fortfarande är tveksam, kolla in hur Sverige införde en 6-timmars arbetsdag under 2016 och hur detta företag på 9 miljoner dollar per år införde en fem timmars arbetsdag.

Hur mycket tror du att du kan minska din arbetsdag genom att använda informationen i den här artikeln?

Bildkredit: 20150613_woc538_0 via The Economist, flicka med smart telefon av Maridav via Shutterstock, lägger på bänken av Marjan Apostolovic via Shutterstock