Möten vs. Möten: Två Mac-applikationer för hantering av dagordningar och protokoll

Annons

Om du behöver omfattande, detaljerade mötesplaner och protokoll, erbjuder två Mac Store-applikationer - båda kallade Möten - användbara lösningar som inte finns tillgängliga i annan OS X-programvara.

Möten ($ 12.99) av Exquisitus Inc och möten ($ 19.99) av Kommando Guru var och en erbjuder en uppsättning liknande funktioner, med några viktiga differentierande funktioner för att skilja dem från varandra. Trots nyligen upptäckt kraften i Evernote för att organisera möten Hur man använder Evernote för att hantera dina mötenVisste du att de senaste verktygen och funktionerna i Evernote gör det till en mycket användbar applikation för att hantera möten? Läs mer , var och en av dessa applikationer innehåller funktioner som inte har erbjudits av den anteckningsfulla behemoth än.

Båda applikationerna kan synkroniseras mellan OS X och deras motsvarande iOS-appar, men jag kommer att fokusera på OS X-versionerna idag.

Meeting by Exquisitus Inc ($ 12.99) [Inte längre tillgänglig]

Exquisitus 'möten är en app som är uppdelad i tre delar: en sektion för dagordningar och minuter (hanteras under

Aktiva ämnen avsnitt), en dedikerad kalender (märkt instrumentbräda), och en Inmatning avsnitt för en lista med påminnelser, åtgärdsobjekt och mötesämnen.

Applikationen kan vara lite svår att ta reda på när du först börjar. För att ställa in ett nytt möte, välj Arkiv> Nytt möteämne, eller klicka på plus + -knappen i sidofältet. Till skillnad från Command Guru's Meetings, låter det här programmet du lägga till namn och respektive e-postadresser från dina kontakter, vilket som du ser gör det enkelt att skicka ut agendaer och minuter.

Klicka på den lilla “+ Agendapost”-Knappen för att lägga till den första agendaposten för ett möte. Även om du också kan använda kortkommandot Shift + Command + G för att lägga till ett nytt objekt, skulle det vara ännu bättre om användare skulle kunna trycka på kombinationen Shift + Return för att snabbt lägga till agenda-objekt när de skriver.

Lägg märke till att agendaposter för den här applikationen inkluderar möjligheten att lägga till en klisterlapp och bilaga till var och en och en knapp för att selektivt fördriva agendapunkter, två presenterade unika för den här applikationen. Enskilda agendaposter kan också skickas direkt från applikationen till alla eller utvalda mötesdeltagare.

En av fördelarna med att använda denna applikation jämfört med Evernote-metoden är att agendapunkter lätt kan flyttas runt. Detta är både användbart när du skapar dagordningar och gör ändringar i dagordningen i början eller på deltid genom mötet.

Skapa minuter

När du har lagt till alla dina agendaposter klickar du på Nytt möte för att ställa in minuter. Efter att mötesprotokoll har skapats måste alla ändringar på dagordningen redigeras manuellt i mötesprotokollet, så det kan vara en bra idé att bara skapa protokoll efter deltagarna godkänner dagordningen.

Ett annat plus med denna strategi är att om dina möten regelbundet använder samma agendapunkter för varje möte kan du helt enkelt klicka på knapparna Nytt möte för att skapa en ny uppsättning minuter för framtiden möten. Naturligtvis kan dagordningen också ändras för varje nytt möte.

Liksom med dagordningsposter kan protokoll skickas via e-post, exporteras till PDF eller RTF, kopieras till urklippet eller konfigureras för Prissänkning Markdown Here: Använd Markdown Text i Gmail och har den återgivits [Chrome] Läs mer HTML-formatering. När dagordningar eller protokoll skickas via e-post infogar mötena automatiskt e-postadresserna samt mötets innehåll. Detta är en funktion som saknas i applikationen som granskas nedan.

Lägga till åtgärder och dosera

Ett av de viktigaste syftena med möten är att identifiera vad som måste göras och tilldela förfallodatum. Exquisitus möten innehåller tre användbara sätt att lägga till påminnelser. Du kan använda Arkiv> Ny åtgärd menypost, klicka på Åtgärder Objekt längst upp till höger i mötesdelen eller lägg till påminnelser i instrumentpanelen.

Med hjälp av Dashboard-funktionen kan du tilldela förfallodatum till objekt samt presentera andra kalenderhändelser och påminnelser.

Det som också är användbart med möten är att alla dina ämnen, dagordningar och minuter sparas i en applikation och exporteras till motsvarande iOS-appen Meetings ($ 4,99) [Inte längre tillgänglig].

Möten av Command Guru ($ 19.99) [Inte längre tillgänglig]

Command Guru's Meetings for Mac har en ren men färgglad layout med ett gränssnitt som jag tyckte intuitivt. Trots att det kostar $ 7 mer än Exquisitus-applikationen är den inte lika fullständig för att ställa in och dela dagordningar och minuter. Lyckligtvis kan en 30-dagars provversion av den här applikationen laddas ner från utvecklarens webbplats.

För att skapa ett nytt möte, välj Arkiv> Nytt, och lägg till titel, datum och mötesplats. Det finns delar av användargränssnittet för att lägga till namn på mötesdeltagare, förberedelser och agendaposter, diskussionsanteckningar, beslut och uppgifter. Du kan också välja att dölja avsnitt du inte behöver. Dessa är mycket användbara, och några av dem är inte tillgängliga i Exquisitus-applikationen.

Tyvärr ansluter den här applikationen inte till din Mac: s Kontakter-app, så du måste ange namn och adresser på deltagare manuellt. Det finns inte några kortkommandon för att lägga till agendaposter, men det finns en funktion som kallas ”Smart Task” som när du är aktiverad kan du mata in och lägga till objekt med en tilldelad snabbtangent.

En annan nackdel med denna applikation är att det inte finns någon funktion för att använda agendapunkter för att ställa in minuter. Så i allt väsentligt måste du återskapa agendapunkter för diskussionerna om du väljer den strategin.

Den enda exportfunktionen för den här applikationen är att e-post, och den färdiga exporten ser bättre ut än den layout som produceras av Exquisitus 'applikation. Som nämnts infogar detta program inte e-postadresser och det listar också deltagarnas namn vertikalt, vilket tar onödigt mycket utrymme.

Liksom Exquisitus 'applikation, synkroniseras möten också med motsvarande iOS-app för Meetings ($ 4,99) via iCloud.

Slutsats

Båda dessa mötenapplikationer ger en välbehövlig lösning som inte tidigare var tillgänglig på Mac-plattformen. Och även om det finns flera starka iOS-mötesappar MinuteTaker och möten hjälper dig att producera professionella iPad-minutrapporterI min gratis online MakeUseOf online-mötesguide där jag gav några tips för att planera och hålla möten över webben, hänvisade jag till några minuter att ta appar också. Medan väldigt få av oss ... Läs mer , det är fantastiskt att dessa stationära applikationer åtföljs av mobilversioner som synkroniserar data, eftersom att skriva iPad inte är allas idé om en bra tid. Å andra sidan är iPad-versionerna bra att ha för att granska innehåll.

Ladda ner: Exquisitus-möten [Inte längre tillgänglig] ($ 12.99) / Commando Guru-möten [Inte längre tillgänglig] ($ 19.99)

För andra förslag om planering och hållning av möten, kolla in vårt gratis nedladdningsbar online-mötesguide Online Meeting Guide: Programvara och strategiModerna videokonferenstjänster är enkla att använda och är tillgängliga för nästan alla med en dator eller smartphone. Förmågan att ansluta och träffa människor online betyder att vi inte längre är begränsade av geografisk plats. Läs mer . Vi älskar också att känna till funktioner du skulle vilja lägga till i dessa mötenapplikationer.