Tröttade på ineffektiva möten? Skicka dessa 8 regler till din chef

Annons

De allra flesta av oss vet hur mycket av ett dräneringsmöte kan vara både för vår tid och produktivitet. Men om ett möte är välorganiserat (och välskött), finns det ingen anledning att det inte kan förbättra produktiviteten, känslan av syfte och moral för varje deltagare.

Det finns gott om innehåll där ute varför vi hatar möten. Facebook hyr ut skrivna i ett ögonblick av fullständig frustration på grund av missade möjligheter helt och hållet tack vare ett dåligt organiserat, till synes meningslöst möte som drog långt bortom den tilldelade tiden.

Här är några regler att följa för bättre möten och för att se till att du inte slösar bort allas tid. Lita på mig.

Ha ett syfte och se till att människor vet om det

Om du helt enkelt samlar alla för att ge en uppdatering eller att klaga, är det en föreläsning. En föreläsning är inte ett möte. Om du behöver uppdatera alla, skicka ett e-postmeddelande eller posta till alla i ett teamverktyg som Slak som underlättar gruppkommunikation Slack gör gruppkommunikation snabbare och lättare

Gruppemails kan verkligen döda produktiviteten. Det är dags att få postklienter att vila och använda samverkanstjänster som nyligen lanserade Slack. Läs mer . Detta kommer att bli en mycket bättre användning av allas tid.

Om du är i en position där ett möte verkligen behövs (dvs. när du behöver lägga till något till gruppen, prata saker igenom, studsa idéer runt osv), se till att det har ett tydligt syfte. Varför exakt samlar du alla?

Dåligt syfte:”Att få alla snabbare på vad som händer”.

Bättre syfte:”För att samla in idéer, ställa in ett schema och tilldela nästa åtgärder till varje teammedlem så att vi kan köra en framgångsrik lansering av produkt X360 i slutet av mars”.

Och snälla, se till att alla deltagare vet syftet med mötet innan det händer. Om folk vet vilka slutresultat av ett möte kommer att vara mycket mer benägna att vara beredda, och förhoppningsvis kommer att ha tänkt igenom några av ämnena för diskussion snarare än att tänka på flyga.

Skapa en tydlig, strukturerad agenda

Ditt syfte är din destination. Din agenda är din färdplan för hur du kommer dit. Utan denna färdplan kartläggs möten ofta utan kontroll, släpps från ämnet och ingenstans nära så många beslut kommer att fattas som du hoppades på. Om du märker att dina möten avslutas från ämnet kan du stoppa den diskreta diskussionen och bringa den tillbaka på rätt väg så snart som möjligt.

Strukturera dina mötesplaner Skapa enkelt mötesdagar med mötesförväntningar [iPad]Även om ingen av oss ser fram emot att delta i möten finns det lyckligtvis ett antal användbara online- och mobilapplikationer, som AgreeDo, som underlättar planeringen av möten. Alla framgångsrika möten börjar ... Läs mer använd noggrant en produkt som Mötets förväntningar (iPad) eller onlineverktyg som MyCommittee och Minutes.io. Sätt en strikt tidsfrist för varje punkt på dagordningen, samtidigt som enskilda människor får en uppfattning om vad som förväntas av dem. Om du vill att någon ska bidra till en viss diskussion i mötet, låt dem veta! Till exempel:

Dagordning

1. Syfteförklaring för mötet och förberedelse- (5 min)
2. Eftermord vid lanseringen av förra veckorna - vad var våra KPI: er (Kim rapporterar om detta). Vad gick bra? vad gjorde det inte? (15 minuter)
3. Idéer om hur vi kan skapa medvetenhet för nästa lansering (alla - tänk på några idéer innan mötet) - (15 minuter)
4. Bestäm dig för 3 av dessa idéer för att få ut mer innan nästa möte - (10 minuter)
5. Tilldela nästa åtgärder till varje teammedlem - (5 minuter)

Se till att alla har vad de behöver

Jag fruktar att tänka på hur mycket tid som slösas bort varje år runt om i världen på grund av att människor dyker upp till oförberedda möten (inklusive att inte veta hur man tar rätt mötesanteckningar Få protokollet att fungera: Hur man tar effektiva anteckningar under ett möteDet är en färdighet som få människor har fulländat; de perfekta mötesprotokollen. Händelseposten sparar huvudvärk längre ner i raden. Så här tar du effektiva protokoll i ett möte. Läs mer ). Dela din agenda med alla deltagare minst ett par dagar före mötet så att de kan samla allt som krävs av dem.

Om du behöver en viss teammedlem för att ta med dig något, se till att de förstår hur viktigt det är är och att det skrivs ut (om det behövs) i förväg för att se till att de inte fastnar i en kö för skrivare. Det sista du behöver är deltagare som ursäkta sig - “Åh, förlåt, jag har inte haft en chans att förbereda den. Jag har den redo för nästa vecka“. Detta hjälper ingen.

Om du håller ett möte med människor som arbetar på distans, kolla först vår detaljerade "Online-mötesguide Online Meeting Guide: Programvara och strategiModerna videokonferenstjänster är enkla att använda och är tillgängliga för nästan alla med en dator eller smartphone. Förmågan att ansluta och träffa människor online betyder att vi inte längre är begränsade av geografisk plats. Läs mer ”Plus, se till att alla vet hur man använder vilket konferensverktyg du väljer att använda. Innan mötet, uppmana människor att kontrollera deras mikrofon, webbkamera och se till att de har installerade plugins som kan behövas för saker som Google+ Hangouts Tips om att planera och hålla effektiva möten med Google HangoutsMed dagens Internet-teknik kan det vara både effektivt och kostnadseffektivt att hålla online-möten, särskilt om du planerar dem och använder tidsbesparande verktyg. De senaste månaderna har jag deltagit i onlinemöten ... Läs mer .

Bjud bara in personer som behövs

Bjud inte in hela teamet bara för att få dig att känna dig som den stora chefen. Bjud bara in de personer du behöver. Det vill säga de människor som kan hjälpa dig att uppnå målet med mötet. Alla andra kan uppdateras senare genom att läsa mötesprotokollet eller genom att prata med sina kollegor på en bekvämare tidpunkt.

Håll detaljerade protokoll

Använd en produkt som Agreedo (fri att hålla detaljerade minuter Agreedo: Skriv och hantera ditt affärsmöte minuter gratis onlineI flera veckor nu har jag letat efter en lättanvänd webbplats eller applikation som skulle göra det möjligt för mig att hålla och lagra protokoll från möten. Den traditionella metoden för textdokument är inte längre en produktiv ... Läs mer som du pålitligt kan gå tillbaka till och faktiskt förstå. Med det här verktyget kan du ta detaljerade minuter med kortkommandon, spåra resultaten från möten (t.ex. utförda uppgifter) och dela dessa minuter snabbt och enkelt med ditt team. Om du använder en iPad kan du också prova MinuteTaker ($ 7,99) för rapporter om professionella möten MinuteTaker och möten hjälper dig att producera professionella iPad-minutrapporterI min gratis online MakeUseOf online-mötesguide där jag gav några tips för att planera och hålla möten över webben, hänvisade jag till några minuter att ta appar också. Medan väldigt få av oss ... Läs mer .

Se till att när folk läser dessa minuter, vet de huvudpunkterna / sammanfattningarna av vad som diskuterades och vad beslutades, liksom snabbt att kunna återvända till detta dokument för att veta vad de själva behöver göra Nästa.

Uteslutning är inte alltid bättre än inkludering

Jag vet att jag (bara) nämnde att bara de människor som verkligen behövs borde delta på ett möte, men varje så ofta bör du också inkludera alla för en mer informell jam-session, där du alla kan studsa idéer runt, prata om vad som kan förbättra organisation.

Använd detta som en möjlighet att bygga ett starkare team. Gör detta över en måltid eller en öl. Få lite god mat in på kontoret och få alla att ta en timme eller två på sin dag för att få att känna till sina kollegor bättre, samtidigt som alla arbetar tillsammans för att göra några förbättringar av företaget som en hela. Återigen, ha ett syfte och en agenda, men försök att göra den här typen av sammanfogning mer informell, mindre strukturerad, men fortfarande med ett övergripande tema, till exempel "Att göra organisationen effektivare" eller "Idéer om hur vi kan diversifiera".

Tilldela Rensa "Nästa åtgärdsobjekt"

Innan du avslutar mötet, se till att alla i rummet vet exakt vad de behöver vidta nästa och dess tidslinje. Detta är ett trick som verkligen drivs av David Allen i hans fantastiska bok "Få saker gjorda‘. Oavsett projekt som någon arbetar med, se till att det finns en tydlig nästa åtgärd som måste vidtas för att hålla projektet framåt.

För att upprepa måste detta vara en specifik åtgärd (eller uppsättning åtgärder), med en strikt tidsfrist, inte bara en bred idé som måste göras 'ASAP'. Till exempel

Dålig nästa åtgärd:"Sammanfatta förra månadens lansering".

Bättre nästa åtgärd:”Sätt ihop ett kalkylblad (med några användbara diagram) som visar våra KPI: er från den totala lanseringsperioden. Dela detta med lanseringsteamet, tillsammans med att skicka ut en kort e-post som förklarar hur du tror att lanseringen gick. Låt detta göras senast på torsdag.

Be om feedback

Många människor är försiktiga med att kritisera sina 'överordnade' eller kollegor, så efter varje möte, be människor att lämna anonym feedback via ett onlineformulär (det finns en lista med en gratis undersökningsverktyg online Det är vad alla säger: 5 gratis verktyg för effektiva online-undersökningarPå ett tag skulle du inte ha haft mycket val om vilken undersökningstjänst du ska använda, men idag finns det mycket att välja på. Vilken är bäst för dig? Läs mer här). Ta reda på vad folk tyckte om mötet - var det för länge? Kändes det användbart för dem? Hördes deras åsikter? Hur kan mötet förbättras nästa gång?

Oavsett vilken feedback du får, se till att du inte ignorerar den. Utveckla dina möten för att se till att de fungerar bra för alla inblandade.

Sammantaget, genom att följa dessa enkla regler för att se till att dina möten är väl förberedda och välkända, kommer du att kunna för att förkorta längden och öka effektiviteten i dina möten, samtidigt som allas frustration hålls till minimum!

Hur är det med dig? Om dina möten kördes mer så, tror du att de skulle vara mer effektiva?

Bildkredit: Woodleywonderworks, Lag mötevia Flickr