9 Sällsynta Office-filformat du måste veta

Annons

DOC, XLS, PPT - låt oss se vad som ligger bortom dessa Microsoft Office-filtyper som vi har använt i åldrar.

Har du uppmärksamt några av de okända filformatalternativen som dyker upp i din kontorssvit när du försöker spara en fil? Eller har du tagit emot filer från någon i ett av dessa format och tyckt filerna är "oläsliga"? Vi är här för att berätta mer om dem konstigt utseende filtyper Hur man öppnar konstiga filtyper i WindowsDatorer känner till tusentals olika filformat. Ibland är både du och Windows oklara om hur man öppnar en konstig fil. Så här kan du ta reda på hur du öppnar dessa filer. Läs mer .

Notera: De tillgängliga filformatalternativen kan variera beroende på kontorssviten du använder Vilken Office Suite är bäst för dig?Du kommer att tryckas på för att hitta ett yrke som inte kräver någon eller flera ordbehandling. Och du kanske undrar, är Microsoft Office verkligen den bästa lösningen? Här är dina alternativ. Läs mer . Online-kontorssviter har vanligtvis färre alternativ. Microsoft Office - det ursprungliga kontorprogrammet - har dem alla.

Några användbara kontorsrelaterade villkor att ha i åtanke

Innan vi utforskar olika filformat, låt oss ta en snabb titt på några "Officespeak" som kommer att vara praktiska när du har att göra med Office-program. Observera om du inte känner till dessa villkor redan.

1. Äldre filformat: Dessa hänvisar till filformat som inte längre utvecklas (men som kan fortsätta att användas).

2. OOXML eller OpenXML: OOXML står för Office Open XML - ett filformat som Microsoft introducerade 2007. Förväxla inte det med Open Office XML, som var ett filformat som utvecklats som en del av open source-kontorssviten Öppet kontor.

3. arbetsbok: En arbetsbok är bara en Excel-fil som innehåller ett eller flera kalkylblad eller kalkylblad.

4. Makro: Ett makro är ett litet program som kan hjälpa dig att automatisera upprepade uppgifter i Excel. När du spelar in ett makro är det som att du skapar en sekvens av instruktioner med tangenttryckningar och musåtgärder. När du har sparat och kört makroen kör den den sekvensen utan att be om din inmatning.

5. Lägga in: Ett tillägg utökar funktionaliteten i ditt Office-program med några användbara extrafunktioner. Till exempel tillåter detta Office 2003 / XP-tillägg [Inte längre tillgängligt] dig att ta bort dolda data (t.ex. kommentarer) från dokument.

DOCX, XLSX, PPTX

Denna uppsättning filändelser, som råkar vara i OpenXML, blev standardinställningen i Microsoft Office 2007, ersätta DOC-, XLS- och PPT-format i Microsoft Word, Microsoft Excel och Microsoft PowerPoint, respektive.

Om du alltid har använt DOC, XLS och PPT, kan det hända att den nya uppsättningen får lite vänja sig vid.

Kära Powerpoint:
Som Mac-användare är jag trött på att hantera konverteringsfrågor på konferenser.
.xlsx och .docx har det räknat ut, varför inte du?

- Curry Cunningham (@CurryCunningham) 16 februari 2016

Du kommer att märka att filer i de nyare formaten är mindre i storlek än motsvarande i de äldre formaten. Det beror på att de har en förlustfri komprimeringsmekanism. Om du vill dela dessa filer med personer som använder äldre versioner av Microsoft Office kan du välja att spara OpenXML-filen i motsvarande tidigare version via Arkiv> Spara som.

Om du är kör en version av Microsoft Office före 2007 Du kan fortfarande köpa Microsoft Office 2003 online och vi visar varMedan Office 2016 rullas ut, längtar vissa fortfarande efter Office 2003 istället. Så här får du din 2003-fix. Läs mer , kan du visa och redigera OpenXML-filer enkelt genom att installera detta Microsoft Office Compatibility Pack [No Longer Available]. Eller så kan du låta Saikat övertyga dig om det uppgradering till Microsoft Office 2016 13+ skäl till att du ska uppgradera till Microsoft Office 2016Microsoft Office 2016 är här och det är dags för dig att fatta ett beslut. Produktivitetsfrågan är - ska du uppgradera? Vi ger dig de nya funktionerna och de fräschare skälen för att hjälpa dig ... Läs mer .

Vissa andra kontorssviter som Google Docs stöder också OpenXML-format, så du bör inte ha några problem med att importera, säg, en XLSX-fil till Google Docs.

Förresten, dessa OpenXML-format är i huvudsak zippade filer som innehåller separata mappar för media, XML-filer etc. Det betyder att du till exempel kan se innehållet i en DOCX-fil genom att döpa om tillägget från DOCX till ZIP. Det är ganska bekvämt när du behöver komma åt en bild inbäddad i DOCX-filen utan måste faktiskt läsa filen i det formatet.

ODT, ODS, ODP

Denna trio av filtyper finns i Open Document Format (ODF), som är ett standardiserat filformat som är fritt från användningsbegränsningar av något slag. Detta innebär att alla företag kan implementera detta format som en del av sin programvara. Inte konstigt att ODF används i olika kontorsprogram, både egenutvecklad och öppen källkod, inklusive Öppet kontor, Google Dokument, Libreoffice, Zoho Office Suite, och AbiWord.

Om du kör Office 2010 och högre, kan du enkelt öppna ODT-filer (för ordbehandling), ODS (för kalkylark) och ODP (för presentationer), eftersom dessa versioner har ursprungligt stöd för ODF-filer. För tidigare versioner av Microsoft Office, detta gratis OpenXML / ODF Translator-tillägg tillgängligt på SourceForge är praktiskt.

Naturligtvis, om du vill läsa en engångs-ODF-fil, kan du lika gärna ladda upp den till Google Dokument och visa den där. Du kan till och med ladda ner Google Docs-filer i ODF.

Microsoft Office stöder inte några av dess vanliga funktioner (eller stöder dem endast delvis) i ODF-filer.

xlsb

XLSB, som står för Excel Binary Workbook, uppträder mer eller mindre som XLSX-formatet, förutom att det sparar data i det binära formatet. Den främsta fördelen jämfört med XLSX är att den förra hugger ned filstorleken med en betydande marginal och följaktligen påskyndar läs-skrivoperationerna.

Om du kan? skicka inte en Excel-fil för det? är för stor, spara den som .xlsb. Detta kommer att krympa storleken!

- Google Tips (@GoogleTipsFacts) 17 januari 2016

Om du vill komprimera ett kalkylblad för att spara lagringsutrymme och underlätta filöverföringar är XLSB en bra lösning. Du kanske vill spara en testfil som XLSB innan du använder detta format regelbundet.

Fångsten är att XLSB sällan är kompatibelt med kontorssviter utanför Microsofts domän, så du gör det väl att hålla sig till ett universellt format som XLS om du planerar att dela filen du är sparande. Om du känna till mottagaren använder en kontorssvit som stöder XLSB, skicka gärna den i det formatet för att påskynda saker.

Om du får en XLSB-fil ska du inte öppna den såvida du inte litar på avsändaren, eftersom XLSB-filer stöder makron och kan innehålla skadlig kod. Naturligtvis är Microsofts standard säkerhetsinställning för inaktiverade makron där för att skydda dig, men varför bjuda in problem?

PPS, PPSX

PPS eller PowerPoint Slide är presentationsläget för PPT-filer (PowerPoint-mallar). Det betyder att när du klickar på en PPS-fil öppnas den som ett bildspel direkt - ganska bekvämt när du vill starta i en presentation utan att fumla runt för att komma till bildspelsalternativet.

Tips för att få människor att tro att du är en guide: byt namn på dina PowerPoint-filer så att de slutar i .pps före din presentation.

- Paul Briërley (@paulopadopalos) 9 december 2015

En PPS är inte redigerbar, dvs. visa endast om du öppnar den genom att dubbelklicka på filen. Tack och lov är att konvertera en PPS till en PPT (redigerbar) och tillbaka är lika enkelt som att byta namn på .pps-filändelsen till .ppt eller vice versa som krävs.

Naturligtvis behöver du inte konverteringen ovan för att redigera PPS. Du kan dra och släppa PPS-filen från Windows Explorer i ett tomt PowerPoint-fönster. Alternativt kan du använda Arkiv> Öppna i PowerPoint för att öppna en redigerbar version av PPS. Detta gäller också för redigering av PPSX-filer.

För PPTX-PPSX-kombinationen är konverteringarna lite komplicerade. Du måste öppna Microsoft PowerPoint och använda Arkiv> Öppna alternativet för att öppna PPSX-filen och sedan använda Spara som för att spara presentationsfilen som en PPTX.

På tal om filkonverteringar, bokmärke vår Microsoft Office-filkonverteringsguide Komplett guide för Microsoft Office File ConverterOm du någonsin har konverterat en textfil som PDF till Word är du bekant med utmaningen. Ibland är det lika enkelt som att skriva ut, andra gånger behöver du specialverktyg. Gå in i denna konverteringsguide. Läs mer för djupgående information om konvertering mellan olika filformat.

Gör filformat uppför sig

Om du vill ha ett snabbt och pålitligt sätt att visa onlinefiler i olika format, prova en lösning som rollMyFile eller Docs Online Viewer. Om du letar efter konverteringsprogramvara rekommenderar vi Zamzar. Det är en av våra favoriter gratis konverteringsverktyg för filformat Hur du konverterar alla filformat online med gratis verktygOm du behöver konvertera en fil är här den ultimata listan med webbplatser du bör vända dig till. Läs mer .

Andra Microsoft Office-produkter som Access har sitt eget protokoll för att spara filer, men för tillfället har vi valt att fokusera på den mest populära trioen i Microsoft Office: Word, Excel och PowerPoint.

När det gäller kontorssviter är en sak tydlig: de grundläggande arvformaten i Microsoft Office går inte tyst. Till och med 2016 verkar DOC, XLS och PPT vara de mest pålitliga och kompatibla formaten för att spara filer i, särskilt om du planerar att dela dem med andra.

Vilka format sparar du dina Microsoft Office-filer i? Kommer du ofta på kompatibilitetsproblem när du delar dem med andra? Hur löser du dem? Vi vill gärna veta!

Bildkrediter: Koncept för finansiell planering redovisningsrapport av Rawpixel.com via Shutterstock, Talare på företagskonferens och presentation. Publik i konferenssalen. av Matej Kastelic via Shutterstock