8 överraskande sätt du kan importera data till Microsoft Word

Annons

Microsoft Word är de facto standardprogram för Microsoft Office-dokument, från forskningsdokument till professionella rapporter Hur man skapar professionella rapporter och dokument i Microsoft WordDen här guiden undersöker elementen i en professionell rapport och granskar struktureringen, utformningen och slutbehandlingen av ditt dokument i Microsoft Word. Läs mer . Men ibland har du data i ett annat program som du behöver referera; det kan vara i Microsoft Excel, det kan vara en PDF, det kan till och med vara ett annat Word-dokument. Att veta hur du importerar dessa data kan spara mycket tid.

I den här artikeln täcker vi åtta olika sätt du kan importera information till dina Microsoft Word-dokument. vissa kommer att vara användbara för saker som rapporter, andra är bra för formulärbrev och liknande projekt, och andra sparar bara tid i några specifika situationer när du behöver något utöver det vanliga 10 enkla Microsoft Word-hackar som alla kan göraVår kunskap om Microsoft Word testas varje gång vi får ett dokument att arbeta med. Varje litet tips lärt sig på vägen hjälper. Vad sägs om tio fler trick för din dagliga produktivitet?

Läs mer .

Eftersom Microsoft Excel är den mest mångsidiga resursen att importera data från kommer vi att börja där.

Importera en tabell från Microsoft Excel

Formatera tabeller i Microsoft Word 8 Formateringstips för perfekta tabeller i Microsoft WordMicrosoft Word-tabeller är viktiga formateringsverktyg. Ta reda på hur du gör ett bord och formatera det perfekt med dessa enkla tips. Läs mer är fruktansvärt. Det är därför Microsoft Excel existerar, eller hur? Lyckligtvis hade Microsoft framsynen att låta dig inkludera tabeller direkt från Excel i ditt Word-dokument så att du kan göra all formatering i Excel, där det är mycket lättare.

För att komma igång, välj de celler du vill kopiera i Microsoft Excel och tryck på Redigera> Kopieraoch gå tillbaka till Microsoft Word.

Gå till Redigera> Klistra in special... (eller högerklicka och välj Klistra in special ...) och välj Klistra in länk i den vänstra sidofältet. I Som… menyn, välj Microsoft Excel-kalkylarkobjekt, slå sedan OK.

Nu ser du cellerna du valt rätt i ditt Microsoft Word-dokument. Och för att du valde Klistra in länk istället för Klistra, kommer dessa celler att uppdateras när du gör ändringar i ditt Microsoft Excel-kalkylblad.

Om du väljer Klistra istället för Klistra in länk, dina celler kommer inte att uppdateras när du gör ändringar i kalkylarket. Det har dock fördelen att arbeta om Excel-arket finns eller inte. Så om du inte kommer att behöva uppdateringar - om du skriver ut eller om du ska skicka filen till någon annan och den måste visa rätt data, till exempel - kanske du vill använda Klistra.

Importera en enda cell från Microsoft Excel

Du kan också använda samma metod som ovan för enskilda celler:

I detta fall istället för att välja Microsoft Excel-kalkylarkobjekt, Jag valde Oformaterad text; det är därför numret kommer med samma formatering som resten av Microsoft Word-dokumentet. Den uppdateras fortfarande på samma sätt, men du behöver inte ta itu med att försöka få textrutan på rätt plats.

Du kan använda samma strategi med en hel tabell om du också vill hålla formateringen konsekvent med ditt Word-dokument. Om detta inte fungerar, eller om du behöver ett mer komplicerat beteende från din enda cell, kan du prova att använda Visual Basic för att integrera Excel-data Hur man integrerar Excel-data i ett Word-dokumentUnder din arbetsvecka finns det förmodligen många gånger att du befinner dig som kopierar och klistrar in information från Excel till Word, eller tvärtom. Så här producerar människor ofta skriftliga rapporter ... Läs mer i ditt Word-dokument.

Importera en graf eller ett diagram från Microsoft Excel

Som att importera en tabell kan det vara mycket bekvämt att importera ett diagram eller diagram från Microsoft Excel till Word, så att det automatiskt uppdateras när du gör ändringar i Excel-kalkylbladet. Detta kan vara särskilt användbart om du måste skapa vanliga rapporter som innehåller diagram. Lyckligtvis har Microsoft gjort denna process extremt enkel: bara kopiera och klistra in grafen från Microsoft Excel i Word.

Du kan också klicka och dra grafen från Microsoft Excel till Word för att bädda in den i filen. Oavsett hur du går, uppdateras diagrammet automatiskt när du gör ändringar i det ursprungliga kalkylbladet.

E-postfusion från Microsoft Excel

Med en e-postfusion kan du skapa ett stort antal bokstäver, etiketter, kuvert eller nästan allt annat i Microsoft Word med hjälp av data från Excel. Breds artikel om hur man mailar samman med Microsoft Excel och Word Hur man skriver ut etiketter med e-postfusion i Microsoft Word och ExcelAnvänder du fortfarande kopiera och klistra in för att skapa etiketter, namnmärken eller annan personlig masskommunikation? Mail Merge, ett enkelt Microsoft Office-automatiseringsverktyg, låter dig skriva ut dina etiketter på några sekunder. Läs mer täcker ämnet mer detaljerat än jag någonsin kunde, men den korta versionen är att du kommer att använda Verktyg> Mail Merge Manager att välja din datakälla och skapa mallen i Microsoft Word.

Om du använder en äldre version av Microsoft Office, så här e-merge-tutorial med Office 2007 Automatisera kontoret med e-postfusion för att skapa professionella adressetiketter, namnemblem och merAnvänder du fortfarande kopiera och klistra in för att skapa etiketter, namnmärken eller på annat sätt anpassade dokument? Låt oss visa dig ett enkelt Microsoft Office-automatiseringsverktyg som sparar timmar! Läs mer kan vara till nytta, och du kan till och med använda e-postfusion för massmeddelanden i Outlook Så skickar du personliga massmeddelanden i Outlook med e-postfusion Läs mer . Det kan ta lite tid att få tag på att använda e-postfusion, men när du väl har fått det kommer det att vara ett av de mest användbara verktygen i ditt Office-arsenal.

Importerar PDF-filer

Ett snabbt varningsord: när du importerar en PDF till Microsoft Word kommer den i princip som en bildfil och inte som text. Om du vill kunna välja eller ändra text måste du kopiera och klistra in den från PDF-filen. Om du emellertid bara vill bädda in en PDF i ditt Microsoft Word-dokument, trycker du på Infoga> Objekt, välj sedan Från fil… och välj din PDF.

Du kommer att sluta med PDF-inbäddad så här:

Det är inte bra för textbaserade PDF-filer, men om det finns bilder i filen är det lättare än att kopiera och klistra in eller hitta ett sätt att förvandla PDF-filen till en bildfil för att infoga den i ditt Microsoft Word dokumentera.

Importerar text automatiskt från andra Word-dokument

Om du behöver skriva samma sak regelbundet kan du kanske spara tid genom att lägga den i ett Microsoft Word-dokument och helt enkelt hänvisa till det från ett annat dokument.

Låt oss säga att du har ett gäng formulärbrev som du behöver skicka som alla behöver inkludera ditt namn och företaget du arbetar för, men din arbetsgivare byter regelbundet. Du vill inte ändra varje brev när du får ett nytt kontrakt, så att du bara kan lagra avmeldningen i ett dokument och få alla andra att uppdatera när du gör en ändring.

Att gå igenom ett exempel hjälper till att göra detta mer tydligt. Här är ett "uppdaterbart text" -dokument som jag har sparat:

Jag vill inkludera var och en av dessa - en avstängning, kontaktinformation och en offert - i vart och ett av brev. För att göra detta skapar jag ett bokmärke för var och en. Om du vill skapa ett bokmärke markerar du texten du vill länka i andra dokument och klickar sedan på Infoga> Bokmärke.

Skriv in namnet på ditt bokmärke och klicka på Lägg till.

Spara nu filen och notera hela sökvägen där den har sparats. För att infoga din sparade text, gå till ett annat Microsoft Word-dokument och slå Infoga> Fält. Välj IncludeText från Fältnamn meny.

Skriv nu "INCLUDETEXT" [sökvägen till filen] "[namn på bokmärket]" i textrutan under menyn. När jag skrev det såg det ut så här:

INCLUDETEXT "Macintosh HD: Användare: dralbright: Dokument: updateable-text.docx" signoff

(Om du använder Windows måste du använda standardnotationen för sökvägar, som börjar med "C: \\". Observera att du måste inkludera två bakstänk mellan varje avsnitt istället för ett.) Nu trycker du på OK, så ser du texten införd i ditt dokument.

Var och då skriver du något fel och du får ett fel, som det här:

För att åtgärda det, högerklicka på var som helst på felet och välj Växla fältkoder - Detta låter dig se och redigera koderna inifrån dokumentet. Du kan också använda detta i fält som fungerar korrekt om du behöver göra en förändring.

Härifrån kan du göra alla korrigeringar du behöver. I det här exemplet finns det ett extra lika tecken i början av koden.

Efter borttagning av likhetstecknet fungerar fältet korrekt.

För att ändra alla dokument som du har länkat till ditt bokmärke, gå tillbaka till din vanliga textfil och bara göra ändringarna. Här har jag bytt ut Groucho Marx-citatet med ett från Oscar Wilde.

Högerklicka på fältet som har uppdaterats i dina andra dokument och välj Uppdatera fältet.

Och där har du det, fältet uppdateras med den nya informationen.

Detta kan tyckas vara mycket arbete, men om du måste skriva in samma saker regelbundet kan det spara en enorm tid på lång sikt. Det tar lite installationstid i frontend, men du kommer att se bekvämligheten med detta system omedelbart. Glöm inte att kolla in andra användbara Office-automationer med IFTTT Hur man automatiserar Microsoft Office-uppgifter med IFTTT-receptIFTTT, automatiseringstjänsten som kommer att slutföra en åtgärd när ytterligare ett villkor är uppfyllt, har nu 50 uppgiftsrecept för Microsoft Office. Vi visar hur det fungerar och erbjuder ett urval av recept. Läs mer för att också spara tid.

Importera text från en textfil eller Microsoft Word-dokument

Om du vill hämta text från en textfil eller Word-dokument, men inte vill öppna den, markera allt, kopiera det, gå tillbaka till ditt dokument och klistra in det (det kan ta lång tid om du har hundratals sidor med text), du kan importera direkt. Bara slå Infoga> Fil och välj textfilen eller Word-dokumentet du vill importera text från.

När du har valt filen (du kanske måste ändra Gör det möjligt rullgardinsmenyn till Alla läsbara dokument), ser du hela texten i ditt Microsoft Word-dokument.

Importera text från en webbsida

Om du vill behålla en uppdaterad kopia av en webbsida i ett Microsoft Word-dokument kan du göra det också! Låt oss säga att jag vill ha en online textfil som innehåller En saga om två städer i mitt dokument. Jag kommer att använda samma INCLUDETEXT-fält, men istället för att använda en lokal sökväg kommer jag att använda URL:

Uppdatering av fältet tar hela boken med i mitt dokument.

Du får de bästa resultaten med en texttung webbplats. Du kan se vad som händer när jag försöker använda INCLUDETEXT för att få in MakeUseofs hemsida:

Om du har behov av att importera den uppdaterade texten från en webbplats till ditt dokument är det definitivt värt att leka med. Du kanske måste experimentera lite, men det kan potentiellt vara ett mycket användbart verktyg.

Vad gör Du Importera till Microsoft Word?

Vi har täckt åtta olika saker du kan importera till Microsoft Word Ja, få Microsoft Word gratis: Så här gör duVill du inte betala för hela Microsoft Word-upplevelsen? Oroa dig inte, här är några sätt hur du kan använda Microsoft Word gratis. Läs mer här - men det finns förmodligen fler alternativ där ute. Vad har du importerat till Microsoft Word? Dela de mest användbara sakerna du har kunnat importera, så att vi alla kan hjälpa varandra att spara lite tid bli Word-mästare 10 väsentliga Microsoft Word-rutiner du måste vetaOrdet "rutin" är själva bilden av tråkigt. Förutom när det gäller en produktivitetsapp som Microsoft Word. Varje sparad sekund ger komforten med att använda den för våra dagliga behov. Läs mer !