Hur man skriver ut Microsoft Office-dokument på rätt sätt

Annons

Många människor tror att skriva ut ett dokument 5 sätt att skriva ut dokument när du är ute i husetUtanför huset och behöver skriva ut något i tid? Hitta de närmaste platserna att skriva ut dina dokument med dessa tips. Läs mer är så enkelt som att knacka på den lilla skrivarikonen i menyfältet i Word eller Excel, och allt ska skriva ut perfekt. Tyvärr är det inte exakt fallet. Ibland kan det verka som en omöjlig prestation att få saker att skriva ut som du vill.

När du skriver ut dokument måste du överväga hur marginaler påverkar formateringen, konsekvenserna att skriva ut ensidig eller tvåsidig, vare sig det är smartare att skriva ut landskap eller porträtt, och så mycket Mer.

I den här artikeln hjälper jag dig att känna till allt dina utskriftsalternativ 7 Tips för Excel-utskrift: Hur du skriver ut ditt kalkylblad steg för stegHar du problem med att skriva ut från Microsoft Excel? Den här guiden visar dig hur du skriver ut ett Excel-kalkylblad perfekt. Läs mer och hjälper dig att välja rätt inställningar för att göra alla dokument som du skriver ut blir helt perfekta.

Hur utskriftsformatering kan hjälpa dig

Istället för att automatiskt slå ikonen för snabbtryck och hoppas på det bästa, ta några ögonblick för att fundera över vilken typ av dokument du skriver ut. Hur du svarar på dessa frågor avgör vilken typ av inställningar du vill konfigurera innan du faktiskt skriver ut - detta kan spara papper 5 steg för att spara papper och gå digitalt Läs mer , bläck och tid.

Följande är några snabba överväganden att ta hänsyn till innan du skriver ut något dokument.

• Skrivar du ut grafik, till exempel diagram eller tabeller?
• Har några sidor bara en eller två besvärliga, långvariga rader (du kan kontrollera detta i förhandsgranskning - se nedan)?
• Använder du sidhuvud eller sidfot i ditt dokument?
• Är du orolig för miljön (detta är verkligen ett viktigt övervägande)?
• Begränsas du av riktlinjer (som en professor som kräver ett visst antal sidor)?
• Betalar du för utskrift per sida på en offentlig plats som ett bibliotek?

Du kan använda mycket enkla "hacks" för att konsolidera text på färre sidor om du står inför sidgränser eller dubbelavstånd. Du kan också minska antalet sidor du skriver ut så att du antingen kan spara papper och bläck eller undvika utskriftsavgifter.

Få grafik att se bra ut

När tryckta diagram Hur man skapar kraftfulla grafer och diagram i Microsoft ExcelEn bra graf kan göra skillnaden mellan att komma över din poäng eller att låta alla slumma. Vi visar hur du skapar kraftfulla grafer i Microsoft Excel som kommer att engagera och informera din publik. Läs mer , diagram eller tabeller fyllda med information, formatet på sidan du skriver ut den informationen på kan göra en enorm skillnad i presentationen. Ett stapeldiagram krymper för att passa in i den övre halvan av en porträtttryckt sida gör betydligt mindre påverkan än ett diagram som sträcker sig över ett helt landskapstryckt pappersark.

Så hur gör du det här? Det enkla sättet är att välja att skriva ut hela dokumentet i liggande.

När vi går framåt i den här artikeln kommer de flesta inställningar under Skriva ut i huvudnavigeringsmenyn.

Det här området i Word är där du kan se en exempelbild på hur utskriften kommer att se ut. Det är också där de flesta av tweaks och inställningar som jag täcker i den här artikeln är gömda bort.

Bara till vänster kan du se hur Stående format är standardutskriftsformatet. När du ändrar detta till Landskapsorientering, gå tillbaka till redigeringsvyn och sträck det diagrammet över hela sidan. När du gör detta kan du se hur stor påverkan diagrammet kan göra när det skrivs ut med liggande formatering.

Det här är riktigt coolt, men nackdelen är att de flesta inte vill att textdelen av sina dokument ska skrivas ut i liggande format. Avsnitten sträcker sig över en bredare sida, vilket gör dokumentet mycket mindre läsbart.

Vad mest professionella folk Hur Google Dokument kan hjälpa dig att komma över som en professionellGoogle Docs har ett stort, gratis arkiv med färdiga mallar som du kan använda för nästan alla professionella scenarier. Låt oss ta en titt på fem vanliga dokument som behövs på arbetsplatsen. Läs mer gör, är att växla upp formatet beroende på sidan. Till exempel kan de två första sidorna i dokumentet vara all text, punktlistor och sådant allt formaterad i stående orientering, och sedan sida tre skulle vara ett diagram som skrivs ut i liggande orientering.

Är detta möjligt? Det är det säkert, och det är inte heller svårt.

1. Placera markören i början av det avsnitt du vill ha i stående orientering. Gå in i Skriva ut inställningar och se till att dokumentet är inställt på Stående format Skriv ut.
2. Rulla ner till sidan med din första grafik och klicka på den sidan så att markören är precis före grafiken på den sidan.
3. Gå tillbaka till Skriva ut inställningar, klicka på marginaler och bläddra nedåt så att du kan välja Anpassade marginaler ... längst ner på listan.
4. Välj Landskapsorientering.
5. Bläddra till botten och ändra Ansöka till: inställning till Hädanefter.
6. Nu kommer du att märka att den nya liggande formateringen bara börjar på sidan där din grafik är. Efter detta bläddrar du ner till nästa sida där din text börjar och upprepar proceduren ovan genom att ställa in formateringen tillbaka till stående.
   

När du väl är igång formateras ditt dokument perfekt både text och för grafik.

Få din text att se bra ut

Att få textdokument att se perfekt ut kan vara ganska svårt ibland. Ta till exempel situationen där du är klar skriva ett forskningsuppsats 6 bästa referenswebbplatser för att skriva ett vinnande forskningsdokument Läs mer och det finns en långvarig linje på sista sidan.

Irriterande, eller hur?

Justera sidomarginaler

Svaret på att få sådana dokument att se rätt ut kommer till marginaler. Du kan enkelt spela med marginaler i området Utskriftsinställningar så att ditt dokument ser perfekt ut.

Det kan vara så att välja ett av dessa i förväg valda format kan göra tricket. Kanske att klippa en kvarts tum från vänster och höger kommer att göra susen. Du kanske måste skära ner alla fyra marginaler till en halv tum. Lek runt och se vad du måste göra för att bara få den sista raden att passa tillbaka på sista sidan.

Förresten, om ingen av dessa befintliga marginalinställningar fungerar för dig, kan du alltid klicka Anpassade marginaler och skriv in dina egna marginalinställningar.

Det kan ta några minuter att justera marginalerna så att den sista sidan ser perfekt ut, men när du vill imponera folk med professionalism i ditt dokument, det är några minuter spenderas.

Skriva ut dold text

Om du arbetar med flera versioner av ett dokument 9 måste ha moderna appar för visning, redigering och hantering av dokumentPå en surfplatta eller hybridenhet kan de första moderna apparna vara bra! Även de för hantering av dokument. Låt oss titta på några av dem. Läs mer - kanske du är en student som arbetar i en grupp och delar redigeringar, eller att du är en journalist som skickar in ditt arbete till en redaktör - det finns ofta behovet av att skriva ut dold formateringstext, så saker som styckepauser, strecksatser och andra viktiga formateringselement är uppenbar.

Detta aktiveras genom att klicka på avsnitt symbol ikonen i Hem meny.

Dessa symboler skrivs inte automatiskt ut, så om du behöver människor för att se den här speciella markeringen måste du aktivera det. För att göra detta, gå in i Fil menyn, välj Skriva ut, och under inställningar Klicka på Skriv ut alla sidor falla ner. Längst ner i listan ser du alternativet för att aktivera eller inaktivera utskriftsmarkering.

Förresten, medan du är i den här menyn, glöm inte att kolla in alla dina andra utskriftsalternativ utöver att bara skriva ut själva dokumentet.

Dokumentinfo utskrift ensam är en kraftfull funktion. Detta gör att du kan skriva ut kritisk information om ditt dokument, som var det sparas på din dator och hur många ord eller tecken ditt dokument har.

Om du vill spåra den här typen av information med dina tryckta dokument kan du skriva ut den och arkivera den tillsammans med ditt tryckta dokument. Detta kan verkligen hjälpa om du råkar vilja göra revideringar av dokumentet och inte kommer ihåg var på din dator du sparat den 5 sätt att hitta nyligen använda filer på din MacVill du öppna filer du öppnade på din Mac men inte kommer ihåg deras namn? Här är några trick för att hitta nya flugor på Mac. Läs mer . Om du har skrivit ut det här har du den exakta sökvägen för den sparade elektroniska kopian.

Skriv ut Välj sidor

Ibland när någon skickar ett massivt dokument med hundra sidor (kanske en manual eller hjälpdokument), behöver du egentligen bara skriva ut en eller två sidor ur det dokumentet.

Ja, det finns människor som skriver ut hel dokument bara för att använda en eller två sidor. Jag säger inte vad jag tycker om dessa människor.

Jag är dock säker på att du är den typ av person som hellre vill spara papper, eller hur? Det här är så enkelt att det inte bör vara ett brott. I samma Skriva ut menyn vi har arbetat med i hela den här artikeln, kommer du att märka a sidor: fält.

Ja, det här fältet ska skriva in ett antal sidor du vill skriva ut, till exempel "1-10" för dokumentets första tio sidor. Men visste du att du kan skriva "1-1" eller "1" för att skriva ut bara en sida, eller "1, 20" för att bara skriva ut två sidor, dvs sida en och sida tjugo? Du kan till och med skriva ut specifika delar av ett dokument. Om du till exempel vill skriva ut avsnitt 3 på sidan 5 skriver du "p5s3". Om du vill lägga till fler intervall, sidor eller sektioner listar du bara alla i ordning och separerar var och en med komma. För att påminnas om dessa alternativ håller du musen över sidor: fält för en sammanfattning av verktygstips.

Så gör du det. Så gå vidare och spara träd Framtiden är här - din guide till att ha ett papperslöst liv i dagPapperslös - en term som används ganska ofta nu dagar. Men vad betyder det? Och i vilken utsträckning gäller det? Visst vi alla fortfarande använder papper till viss grad trots framstegen ... Läs mer .

Skriv ut smartare

Alltför få människor ägnar sig mycket åt sina tryckval. Det verkar så enkelt att bara trycka på den skrivarknappen i menyn och glömma bort den, men valen du gör när du skriver ut kan göra skillnaden mellan ett slarvigt dokument och ett professionellt utseende ett. Det kan också hjälpa dig att skära ner bortkastat papper och bläck, vilket sparar mycket pengar över tid.

Har du någonsin justerat dina utskriftsinställningar för att minska avfallet eller förbättra formatet för din slutliga utskrift? Dela dina egna tips i kommentarerna nedan!

Bildkrediter: GrashAlex via Shutterstock, donut8449 via Shutterstock